结合自身经历谈有效沟通在工作中的重要性

宁波大学答题纸 2010 2011 学年第 1 学期 课号 013M09Y01 课程名称 谈判与推销技巧 改卷教师 学号 084770438 姓 名 赵渊瑞 得 分 有效沟通在学生组织工作中的重要性 摘要 大学生在大学生活中 学生组织内的工作经历作为很多大学生在大学中的必修课 之一越来越成为一种趋势 而大学生在组织工作中的磨练也成为自身能力锻炼的一种方式 很多大学生将不断协调组织内部关系 在组织中进行有效沟通作为自己不断晋升得到提拔的 一种手段 在这片论文中 我将以自身的切身经历来浅谈大学生有效沟通在学生组织工作中 的重要性 学生工作离不开管理 离不开沟通 沟通在管理学中的定义是指可理解的信息 思想和情感在两人或两人以上的人群中的传递或交换的过程 整个管理工作都与沟通有关 关键字 有效沟通 大学生 学生组织 学生工作 管理 1 什么是沟通 什么是有效沟通 沟通是人与人之间 人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程 以求思 想达成一致和感情的通畅 沟通可以传递和获得信息 信息的采集 传送 整理 交换 无一不是沟通的过程 通过沟通 交换有意义 有价值的各种信息 生活 中的大小事务才得以开展 沟通也能改善人际关系 沟通与人际关系两者相互促 进 相互影响 有效沟通是指在具备两个必要条件 信息发送者清晰地表达信息的内涵 以 便信息接收者能确切理解 信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时 修正信息的传递 免除不必要的误解的情况下所进行的沟通 有效沟通主要指组 织内人员的沟通 尤其是管理者与被管理者之间的沟通 有效沟通的意义可以总 结为以下几点 满足人们彼此交流的需要 使人们达成共识 更多的合作 降低 工作的代理成本 提高办事效率 能获得有价值的信息 并使个人办事更加井井 有条 使人进行清晰的思考 有效把握所做的事 2 有效沟通在学生组织中的作用 我们在学生工作所遇到的很多事情都需要靠有效的沟通来解决 包括活动策 划 工作执行 组织管理等等 有效沟通能够让我们在学生工作中得到交流 使 我们之间达成共识 减少时间和金钱的不必要浪费 提高大家的工作效率 沟通 的功能从管理的角度看主要有控制 协调 激励 交流等作用 有效沟通不仅仅 能传递意义 还对其加以理解并让各方达到共识 在学生组织的管理中 有效的沟 通所起的作用是显而易见的 所以 我们在探讨有效沟通在学生组织中的作用的 时候就从沟通的功能入手 然后从沟通的功能中找出良性作用作为我们在学生组 织工作中的有效沟通的表现 1 控制 控制指工作人员必须遵守组织中的权利等级和正式指导方针 执 行组织的行为规范 而要做到这些 必须通过沟通才能把上级的方针政策传达给 下级 并把下级的不满和抱怨反馈给管理层 以适时调整 使控制真正得以实现 有效沟通使领导决策得到准确理解 迅速得以实施 在实际的有效沟通运作中 决 策的描述应该是准确 清晰 简洁的 决策的表述应该能够充满活力 引起干事和 下属的注意力和共鸣 有效沟通往往考虑到下属的理解能力和接受程度以及对他 们现有工作状态的影响等 我们在经历一些活动的时候 我们往往会经历很多的 困难 包括说在筹备活动和对下属进行培训的时候 这个时候我们需要很好的控 制大家的思想情况 把握住下属和同事对于工作的看法 对这些情况要有相当的 了解 对于不解的管理措施 我们也需要得到及时的反馈 学生组织的工作成员 都是学生 大家并不把学生工作当做主业 所以大家在工作命令执行的时候如果 得不到支持 就会出现工作效率低下等问题 所以 在学生工作中进行必要的控 制会使得沟通变得有效 也能避免组织内部出现混乱情况等 2 协调 有效沟通是协调各个体 各部门 形成良好组织文化的途径 学 生组织的部门间能否及时消除误解 密切合作 不仅关系到同学间的团结 而且关 系到组织中心工作的顺利完成 严重的会影响到组织的工作进行 还记得我们在 举办宁波大学 2010 十佳歌手大赛的时候 由于组织内部人员存在误解 各个部 门的头形成一个相互抱团的局面 导致各个部门的相关人员也统一进行抱团 严 重的影响的组织工作的开展 对十佳歌手的筹办产生很多不利的影响 也导致很 多工作滞后 所以 进行有效沟通 需要在实际操作中互相补充 互相信任 避免 暗箱操作 每个部门要想做到有效沟通就应该擅长相互理解 正是差异的存在 不 断调整自己的沟通风格 保证信息的接收和理解的准确性 这样才能保证部门间合 作沟通所依据的信息的客观和准确性 即沟通的有效性 促进部门间的团结和合作 保 持工作的高效性 避免不必要的损失的发生 再言 团结是学生组织战斗力的巨 大体现 组织的团结 是组织生命力的体现 也是大家工作效率的助推剂 3 激励 在学生工作中 每个干事或者委员都有要求得到他人尊重和自我 价值实现的需要 对于干事来说 他们能否有效地工作 是否会对组织和组织目标 萌生出责任感 忠诚心和热情 以及他们能否从自己工作中得到满足感 在很大程 度上取决于组织与干事之间 心理契约 的实现程度 管理者在实际工作中只有 根据每个员工的不同情况采取不同的沟通方式关心 鼓励他们 及时肯定他们的 成绩才能构建 心理契约 很多学生干事在成功进入组织成为正式干事以后做 事就会恨松懈 很有能力的干事在一个学期的磨练以后也会觉得学生工作的无聊 大家不了解学生工作的真实快乐 所以 很多时候我们采用激励的手法来使他们 重新建立对组织的新观念 产生继续工作并且踏实工作的念头 在实际的沟通激 励工作中 对待不同的干事 我们应采取不同的沟通激励方式 如对待刚刚进入组 织的干事 我们通常采用的做法是给予更多的关心和爱护 经常与他们交流 把组 织对他们的期望和要求直接传达给他们 并多给他们鼓励和提醒 必要时给予指导 和帮助 在时机成熟时 给他们自主行动的自由 让他们独自承担和完成较重要的 工作 保持经常的接触 并及时给予他们鼓励 肯定成绩和进步 公开地表扬和奖励 工作优秀的员工等 对待资历深的部门副的负责人 我第一是把他们看作是财富 在工作中尊重他们 对他们想法进行参考 让他们认为自己虽然没有当上主要负 责人但是依然能够在工作中主导工作 实现自我价值 可见 有效的沟通能够激 励学生组织的各个成员 使大家永葆对工作的热情和活力 充分的实现自我价值 得到尊重等 4 交流 学生组织的工作很大程度是闭塞的 大家嫉妒彼此的工作成效 暗地的组织活动 进行自我管理 而不是走出去大家畅所欲言式的沟通 无论 多伟大的思想 如果不传递给其他人并被其他人理解 都是毫无意义的 所以 大学生组织之间的交流时非常必要的 不管是学校内部的组织交流还是校际之间 的交流 都会不同程度上促进学生组织之间的相互学习 对各自的工作成效都会 有不同程度的帮助 但是 学生组织在相互交流的时候需要考虑到对方的理解能 力 共同之处以及对方组织的影响 达到双赢的目标 交流只有建立在信息准确 清晰 简洁和具有活力的基础上 才能充分发挥其有效性 而有效沟通的最终目 的也就是要使信息准确 清晰 简洁乃至生动地传达下去 学生组织在交流的过 程中 也会不同程度的考虑自己利益的得失 在这样的情况下需要双方明确各自 的责任 义务和权利 进行有效沟通 即在实际操作中互相补充 互相信任 避免 暗箱操作 遇到特殊情况双方随时进行沟通 这样就能及时解决实际工作中的难题 把 组织之间合作的过程中可能产生的猜测 误解和矛盾得到化解 3 在学生工作中实现有效沟通的策略和技巧 1 学生组织管理者的重视和身先士卒 在学生组织中 负责人与干事进行 有效沟通是实现组织目标最重要手段 负责人必须亲自倡导沟通活动 乐于交流 重要信息 愿意花大量时间与干事交谈 解答他们的问题 倾听他们的需要 并 通过交流传达组织的目标规划 从而减弱员工对正在实施的某些行动的焦虑和不 安 2 负责人必须言行一致 所谓 听其言 观其行 行动比语言更具有说服 力 在给干事的培训中 干事很多时候会问我们 我们做这个工作需要具备什么 能力 需要怎么去做 要求有哪些 我们都会一一解答 告诉他们应该怎么做 而如果我们在工作和生活中没有像要求他们那样去身心力行的去做 他们看到后 就会失望 觉得这不是一种敷衍的行为 从而导致干事们的工作积极性降低 导 致组织工作停滞等问题 3 保证双向沟通 有效的沟通应是自上而下与自下而上相结合的沟通 通 畅的沟通渠道是顺利实现有效沟通的保证 包括鼓励和允许干事提出自己的问题 疑问 并且自己一一作答 对于自己的上级 也要保证沟通到位 及时了解自己 的上级的想法 保证双方的信息畅通 没有沟通方面的障碍等 4 重视面对面的沟通 在变革和动荡时期 例如大家在竞选和组织整顿的 时候 干事的内心充满了畏惧和担忧 很多信息是通过非正式渠道传递 小道消 息 而这些信息常常是非正规的 模棱两可的 因此 作为负责人的我们应走 出闭塞的空间 亲自和干事们交流信息 坦诚 开放 面对面的沟通让干事觉得 上级关心他们的生活 重视他们的意见 使他们愿意与单位同呼吸共命运 5 正确运用语言文字 在沟通中能否正确运用语言文字 与沟通效果关系 颇大 我们在做短信通知和工作安排的时候 如果不能运用正确的语言文字 就 会对信息的接收者产生不解 误解和疑惑等 所以 正确运用语言文字是非常必 要的 要做到正确运用语言文字 需要从以下几个方面加以注意 第一 要真挚 动人 具有感染力 第二 要使用精确的语言文字 措词恰当 意思明确 通俗 易懂 第三 酌情使用图表 第四 尽量使用短句 第五 语言文字要规范化 不要用偏词怪句 避免华而不实之词 6 恰当安排沟通时间 我们在工作中 相相互之间的沟通方式主要是利用 大家的空余时间进行工作上与生活上的交流 这必然会要求统一大家的空余时间 或者是因为我们的交流而改变行程 这或多或少会对大家的积极性和情绪造成影 响 因此 有效沟通要注意安排恰当的时间 对我们来说 可采取两种方式 一 种是规定某一时间接收或发送特定信息 另一种是规定在繁忙工作以外的时间的 接收或传达信息 这可确保注意力不致分散 7 共同承担沟通的责任 每一名学生组织的部长或者副部长都有责任确保 干事充分理解组织的工作目标 当这些信息沿着组织层级向下传递时 目标变得 越来越具体 干事都希望从上级那里 而不是从同事或小道消息那里了解目标将 对自己产生的影响 这就要求各级管理者及时向下属全面通报目标规划 传递必 要的信息 最大限度地减少模棱两可的信息 8 把沟通视为一个持续的过程 一方面 沟通应该是不间断的 如果管理 层致力于保持信息沟通的持续性 组织中的成员就会体谅偶然出现的失误或缺陷 另一方面 选择适当的时机 管理者要在成员最想知道某一信息的时候告诉他这 一信息 这种方法可以减弱小道消息的力量 提高管理层的信誉 9 不要强制干事们对信息的反应 人们都不希望别人告诉自己该如何解释 和感受各种信息 这样做不但不能增进信任和坦诚 反而会激起对抗性的情绪 在沟通中明确指出 谁 什么 何时 何地 为什么 怎么做 最后让干事自 己得出结论的方式会更加有效 10 调整沟通风格 在日常生活中 人们习惯使用某种沟通方式 用这种方 式与人交往 会使人感到得心应手 游刃有余 并逐渐发展成为一个人的沟通风 格 具有不同沟通风格的人在一起工作 若彼此不能协调与适应的话 那么彼此 之间不仅不能实现有效沟通 还会造成无谓的冲突 阻碍工作的顺利进行 总之 由于诸多影响因素的存在 完美的沟通目标是可望不可及的 然而有效的 沟通可以最大限度地实现沟通目标 当然 由于人类本身固有的因素使信息失真 不可能彻底解除 使得信息接收者得到的意义与发送者的本意可能相似也可能不 同 而正是这种现实决定着个体的工作绩效 动机水平以及工作满意度 所以 在企业中要重视沟通的作用 特别是在当今知识经济时代 信息共享的理念已经 深入人心 只有更好地利用沟通才能使组织中的不同个体达成一致 有效的目标 参考文献 1 刘光友 经理人员的管理沟通及其发展趋势 J JOURNAL OF GUAN