时间管理高效职业人士必备技能

时间管理 高效职业人士必备技能时间管理 高效职业人士必备技能 课程提纲 通过本课程 您能学到什么 通过本课程 您能学到什么 第一讲第一讲 时间的真谛时间的真谛 1 时间的意义 2 时间运用的种类 3 时间分配的方式 4 时间价值说 第二讲第二讲 对时间管理的认识对时间管理的认识 1 时间管理概述 2 第一代时间管理 3 第二代时间管理 4 第三代时间管理 5 第四代时间管理 第三讲第三讲 第四代时间管理第四代时间管理 1 第四代时间管理的要素与核心 2 人生的四种需求与能力 3 现代时间管理强调自然法则 第四讲第四讲 时间管理的心态时间管理的心态 1 如何进行心理建设 2 运用时间时应注意的层面 3 如何区分事情的轻重缓急 第五讲第五讲 目标设定与时间管理目标设定与时间管理 1 目标设定的意义 2 有效目标的特质 3 目标的种类与作用 第六讲第六讲 时间管理规划时间管理规划 1 目标搜寻 2 时间规划 第七讲第七讲 时间管理时间管理 80 2080 20 规则规则 1 决策的必要性及 80 20 规则 2 授权的基本原则 第八讲第八讲 浪费时间的外在因素之解决方法 一 浪费时间的外在因素之解决方法 一 1 浪费时间的外在因素 2 电话干扰的解决方法 3 不速之客的解决方法 4 用人不当的解决方法 5 社交困难的解决方法 第九讲第九讲 浪费时间的外在因素的解决方法 二 浪费时间的外在因素的解决方法 二 1 浪费时间的外在因素 2 权责混淆的解决方法 3 沟通不良的解决方法 4 进度失控的解决方法 5 资料不全的解决方法 第十讲第十讲 浪费时间的外在因素的解决方法 三 浪费时间的外在因素的解决方法 三 1 浪费时间的外在因素 2 会议耽搁的解决方法 3 文件复杂的解决方法 4 工作搁置的解决方法 5 安排旅行的解决方法 第十一讲第十一讲 浪费时间的内在因素的解决方法 一 浪费时间的内在因素的解决方法 一 1 浪费时间的内在因素 2 危机应付的解决方法 3 计划欠妥的解决方法 4 贪求过多的解决方法 5 事必躬亲的解决方法 第十二讲第十二讲 浪费时间的内在因素的解决方法 二 浪费时间的内在因素的解决方法 二 1 浪费时间的内在因素 2 条理不清的解决方法 3 欠缺自律的解决方法 4 无力拒绝的解决方法 5 做事拖延的解决方法 第十三讲第十三讲 依靠高科技竞争的时间管理依靠高科技竞争的时间管理 1 何谓快 准 空 多 闲 2 如何运用快 准 空 多 闲 第十四讲第十四讲 管理时间管理时间 管理自己管理自己 1 时间的价值 2 轻松管理时间五步骤 第十五讲第十五讲 妨碍时间管理的四种观念与时间管理的策略妨碍时间管理的四种观念与时间管理的策略 1 妨碍时间管理的四种观念 2 时间管理的策略 第十六讲第十六讲 培养管理时间的好习惯培养管理时间的好习惯 1 如何培养管理时间的习惯 2 时间管理的法则 第十七讲第十七讲 个人成就篇个人成就篇 高效的秘诀高效的秘诀 授权之道授权之道 1 为什么要授权 2 授权的类型 3 授权的原则 4 如何接受授权 第十八讲第十八讲 如何有效地组织会议如何有效地组织会议 1 需要开会的四种情况 2 召开会议 3 会议开始 4 主持会议 5 控制会议 6 会议记录 第十九讲第十九讲 时间规划系统时间规划系统 1 目标的时间规划 2 达成目标的条件 3 时间规划系统 第二十讲第二十讲 运用时间的规划运用时间的规划 1 日计划的五步骤 2 高效的时间管理 第一讲 时间的真谛 本讲要点 时间的意义 时间的划分 时间的运用 时间的价值 故事给我们的启示 时间的重要性时间的重要性 小故事小故事 有两个人 到非洲去考察 他们突然迷路了 正当他们在想怎么办时 突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来 其中一人马上从自己的旅行 袋里拿出运动鞋穿上 另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说 没用啊 你怎么跑也没有狮子跑得快 同伴说 嗨 你当然不知道 在这个紧要 关头最重要的是我要跑得比你快 这个故事让人联想到 人们正处在一个激烈竞争的世界 你必须参与一场人生的竞赛 而这场竞赛的对手可能是你的同事 也可能是你生意场上的对手 然而 不管怎样竞争 最让你感到束手无策的一样东西 时间 时间就好比故事里的狮子一样 怎么跑也不能 跑得比它快 你不断地去尝试走在时间的前面 例如平时做事要快一点 把工作时间延长 一点 但是久而久之 到了极限 你就会变得心力交瘁 最后还会感叹到 什么都做不到 甚至会说没有时间 虽然你经常抱怨没有时间 但是你确实从早晨忙 到晚上 甚至废寝忘食 忙到没有家庭观念 没有休闲活动 但回头来看 你仍感到非常 地沮丧 无奈甚至焦虑 感到时间还是不够用 自检 请回答下列问题 1 你的时间够用吗 2 你如何看待以下问题 时间就是金钱吗 时间 金钱 金钱对你的意义重于时间吗 时间 金钱 时间对你比金钱更有价值吗 时间 金钱 你选择哪一种答案 相信每个人答案是不尽相同的 案例 曾经有一家顾问公司对 100 名经理人做过一次调查 结果表明 仅有 1 人认为有足够的时间 10 人认为需要 10 的额外时间 40 人认为需要 25 的额外时间 其余的人认为需要多于 50 的额外时间 从这个数据可以感觉到 很多人需要有更多的额外时间 事实上 时间不只是金钱 时间比金钱更有价值 时间就是生命 时间的运用 时间运用分为几类时间 大块时间 首要时间 零碎时间 固定时间 安静时间 弹 性时间 交通时间 1 1 大块时间 大块时间 你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情 大块的时间至少需要两个小时 其实也可以分散地安排大块时间 这样安排时间你便会觉得身心愉快 且会产生一种成就 感 2 2 首要时间 首要时间 一日之际在于晨 首要时间与大块时间接近 它指每天早晨的那段时间 有人把早晨的时间用来进修 有人把早晨的时间用来运动 有人把早晨的时间用来做一些重要的思考 因人而异 3 3 零碎时间 零碎时间 零碎时间看起来好像不太重要 但是这种时间如果能够把它积少成多 化零为整 把 那些小块时间充分利用起来 以很少的时间来做一些小事 坚持下来 也是非常可观的 零碎时间称为时间的存储器 4 4 固定时间 固定时间 如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好 把它固定下来 就称为固定时间 5 5 安静时间 安静时间 读书也好 工作也好 是否能够专心有效 环境的因素是很大的 不少办公室都感觉 到非常吵闹 工作经常受到干扰 这时可以由大家互相来约定 安排一段安静的时间 6 6 弹性时间 弹性时间 每一项工作都需要时间 最好是留有弹性 即预估的时间应该稍微宽裕些 可以在两 三项工作之后 安排一个弹性时间 来弥补以前还没有做完的事情 或者说是留作被干扰 以后的调节时间 弹性时间不能够太长 10 分钟甚至 20 分钟是比较适当的 7 7 交通时间 交通时间 一般人对交通时间都是用两个字来形容 抱怨 特别是居住在大城市或者都市里的人 所以要工作有效率 就要学习如何去缩短或利用你的交通时间 例如早点出门 晚点 回家 选择走哪条路线 坐车的时候你还可以思考一些问题 可以听听音乐 看看书 充 实自己 时间的划分 时间可以花费在不同的事情上 因此就有了工作或学习时间 休闲时间 家庭时间 个人时间 思考时间等 1 1 工作或学习时间 工作或学习时间 时间用在工作 或用在学习上 称为工作或者学习时间 它是为了谋生以及充实生活 学习是谋生前的准备 或者是工作时的进修 也是为了充实生活 工作并不是你生命 的全部 活到老 学到老的终身学习的观念已经来临 学习的重要性与日俱增 每个人都 必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物 2 2 休闲时间 休闲时间 休闲时间包括休息 睡眠及体育活动 人生就像马拉松比赛一样 你别一开始就猛冲 浪费甚至透支了你的体力 要懂得放松 要养成一种良好的睡眠 休闲以及运动的习惯 才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态 3 3 家庭时间 家庭时间 家庭是你休息最佳的避风港 只有家人与你没有所谓的利害关系 你要跟家人真心地 相处 不要到了需要时你时才回家 你才懂得去珍惜亲情 4 4 个人时间 个人时间 个人时间是用来修身养性 充实自我的 是完全属于个人独自享受的时间 个人时间 就是自己跟自己约会的那种时间 每个人不论是求学还是工作 甚至在家中 都有一种不 允许被侵犯的个人时间 利用这些时间人们可以充实自己 5 5 思考时间 思考时间 思考时间就是思考未来的时间 思考时间可着重用在计划自己未来的发展 也可用在 反省以前自己所做的事情是否正确 是不是值得等 思考如何再改进 如何再调整 如何 让自己变得更好 而不必特别为了什么目的思考 可以天马行空地去想象 可以胡思乱想 如果发现了一些好的想法 或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来 时间的价值 时间的价值基本上分两种 一种叫做无形的价值 另一种叫做有形的价值 无形价值无形价值 时间的无形价值是把时间投资于你的工作 家庭 社交的功能方面 建立工作关系 家庭关系 人际关系等 你为此花掉时间 但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的 这叫做无形的价值 有形价值有形价值 时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系 社会关系 会在以后带来有形的 报酬 例如你是一名销售人员 拜访客户 跟客户建立关系 最后与客户达成交易 你定 会有报酬 时间具有有形和无形的价值 浪费自己的时间 等于是慢性自杀 浪费别人的时间 等于是谋财害命 其实 时间对每个人都是平等的 每个人都有相同的时间 但时间在每个人手里价值却不同 自检 你的时间价值是多少 你计算过吗 请根据下表来计算一下你的时间价值 你的时间价值几何你的时间价值几何 年收入 万元 年工作时间 天 日工作时间 小时 每天价值 元 每小时价值 元 每分钟价值 元 125084050 08 2250880100 16 32508120150 25 52508200250 42 102508400500 83 你的时间价值 每天 元 每小时 元 每分钟 元 那么 人们该如何管理时间 让自己的时间增值 让自己更有成就 可以支配的时间就是财富本身 马克思 世界上最珍贵的东西就是时间 爱迪生 人类都忽略了时间的可贵 失去它 才懊恼不已 伏尔泰 要充分利用时间 每一事务都要安排时间 富兰克林 时间是最高贵而有限的资源 彼德 杜拉克 总结 本讲主要从时间的意义 特征 功能 价值以及时间运用几个方面 阐述了时间的真谛 时间不只是金钱 时间比金钱更有价值 时间就是生命 时间具有无形的价值和有形的价值 时间对每个人都是平等的 每个人都有相同的时间 但时间在每个人手里价值却不同 因此 珍惜时间才是你生命中最重要的事情 学习时间的管理是非常必要的 心得体会 对时间管理的认识 本讲要点 时间管理的定义与目的 时间管理理论的历史演进 时间管理的定义与目的 时间管理定义时间管理定义 时间就是生命 时间就是金钱 人们往往是重视生命 乐于理财 而忽略了时间管理 善用时间 就是善用自己的生命 时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧 引导并安排管理自己 及个人的生活 合理有效地利用可以支配的时间 时间管理的目的时间管理的目的 时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作 达到 三效 即效果 效率 效能 效果 是确定的期待结果 效率 是用最小的代价或花费所获得的结果 效能 是用最小的代价或花费 获得最佳的期待结果 图图 2 12 1 时间管理的时间管理的 三效三效 关系关系 自检 描述一下你今天的主要工作 是否达到了 三效 即效果 效率 效能 如果没有 你将如何改进 时间管理的目的特点是否达到如何改进 效果确定的期待结果 效率以最小的代价或花费获得结果 效能以最小的代价和花费获得最佳的 期待结果 以上效果 效能 效率三个主题 需要你慢慢地在心目中反省 检讨 找到你生命中 的那种真正的具有人生方向 又有价值观的东西 时间管理理论的历史演进 学习时间管理 首先了解一下时间管理理论的历史演进 因为科技发展的过程中 每 一个人追求的就是更好的效率 效能 效果 在追求的过程中 如何去节约更多的时间 如何把时间投入到最有效率的结果上 历史上曾存在几种方式 这种方式间发生的变化就 好像一个历史的演进 第一代时间管理理论 基本是备忘录型 一方面顺其自然 另一方面也会追踪时间的安排 备忘录管理的特 色就是写纸条 这种备忘录可以随身携带 忘了就把它拿出来翻一下 如果今天一天结束 完成了大部分的事情 就可以在备忘录上划掉 否则就要增列到明天的备忘录上 这就是 第一代时间管理 叫做备忘录的时间管理 这种时间管理的优点是 重要的事情变化时的应变力很强 是顺应事实的 另一个优 点就是没有压力 或者压力比较小 备忘录型的管理便于追踪那些待办事项 但备忘录管理没有严整组织架构 比较随意 所以往往会漏掉一些事情 忽略了整体性的 组织规划 有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情 这是第一代 时间管理的缺点 第二代时间管理理论 强调的是 规划与准备 特色是记事簿 特点是制定时间表 记录应该做的事情 表 明应该完成的期限 注明开会的日期等等 这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情 通过制定的目标和规划完成的事情 达成率比较高 缺点是容易产生凡事都要安排的习惯 找不到思考的空间 第三代时间管理理论 主旨是 规划 制定优先顺序 操之在我 这一代的管理强调的是价值 制定中长短 的目标以期实现一种价值观 因此它的特色就是将每天活动 写在纸上或者输入计算机 详细地规划各式各样的规划表或者组织表 它主要是为了提高工作和生活效率 第三代时间管理的优点是比较强调价值观 以价值为依据 或者以价值为导向的一种 生活工作的方式 它能够发挥长期 中期或者短期目标的效果 也能透过每天的规划 安 排优先的顺序 可以提高生产力 它的效率比较高 可以感到井然有序 第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则 缺乏远见 因为它是以价值为导向 你要得到这些东西 你认为这是你生命中最重要的 所以在安排上往往会有些疏失 其实 价值观未必是自然法则 第四代时间管理 强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论 这种管理法则超越传统上追求更快 更好 更具有效率的观念 它不是换一个时钟 而是提供一个罗盘 因为人走的多快是一回事 方向对才是最重要的 怎么走 不是求快 而是怎么向未来的目标接近 这种管理理论强调的是每一天的行动 每一个时段的行动 都要与未来的目标很接近 所以它强调的是一种方向 也叫做正北理论 表表 2 12 1 时间管理理论的历史演进时间管理理论的历史演进 理论的演进特点优点缺点 第一代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意忽略整体规划 第二代时间管理记事簿规划与准备追踪约会事件达成率比较 高 产生安排的习惯 第三代时间管理强调价值规划 制定优先 顺序 以价值为导向提高生产率忽略了自然法则缺 乏远见 第四代时间管理自然法则和罗盘理论效率方向对 在你的生活过程当中 每一个决定不是离开你人生的目标很远 就是离你人生的目标 很近 所以你每一个时刻都在做选择 每一个时刻都在做决定 总结 本讲主要阐述了时间管理的定义及时间管理的目的 时间管理理论的历史演进 对四代 时间管理理论的特征 优点和缺陷分别作了阐述和分析 时间是每一个人生命的一部分 时 间对所有的人都是平等的 关键是如何规划 如何进行有效的时间管理 要从内心深处找到 你生命的价值 心得体会 第四代时间管理第四代时间管理 第四代时间管理的要素与核心 第四代时间管理的要素与核心是 改变的是思想而不是行为 是一种思维方式的变革 这种时 间管理强调的是一种人生的远景 而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来 所以它 是一种改变 这种改变是一种思想的改变 而不是行为的改变 是一种思维方式的变革 掌握时间是迈向成功的秘诀 时间是珍贵的资源 时间是珍贵的日用品 时间是你生命的基础 没有时间 你什么事都做不成 怎样才能掌握时间呢 决定哪一件事情必须马上去做 暂时把其他的事情抛开 把你的全部精力投入到这项活动 时间的定义时间的定义 时间是什么 韦氏大辞典中的定义是这样的 时间是由过去 现在及未来构成的 时间就是过去 现在及未来的连续不断的连续线 图图 3 13 1 时间的过去 现在和未来时间的过去 现在和未来 时间的基本元素时间的基本元素 时间的基本元素是事件 是过去的事 现在的事和未来的事 时间是由每一个时间的事件构成 的 图图 3 23 2 单个时间和时间的过去 现在和未来单个时间和时间的过去 现在和未来 时间管理的关键时间管理的关键 时间管理的关键就是事件的控制 即把每一件事情都能够控制得很好 时间管理是日常事务中 执行的一种有目标的可靠的工作技巧 例如 如何安排你的生活 怎样去规划你的职业生涯或者工 作的步骤 关键是合理有效地利用可以支配的时间 很多人都有一句口头禅 请他帮一个忙 或者有什么事情找他 一般他总会讲 我没有时间 那他到底什么时候有时间呢 成功与失败最大的差异性 失败者总会说 我没有时间 而一个 成功的人 他一定会说自己能腾出时间来 这就是成功与失败最大的差异性 赢得时间 就可以赢得一切 因为时间管理的关键就是事情的控制 所以能够把事情控制得很 好 就能够赢得时间 因为时间就是生命的本身 连自己生命本身都管理不好 还能管理些什么呢 管理名言 不能管理时间的人 就不能够管理一切 彼得 杜拉克 时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐 因为人生的过程中 不是快乐就是痛苦 所以时 间管理的基本目的就是更能够活出你自己 有意识地掌控你自己的生命 这叫做自己做决定 而不 是为他人生活 不是为了某一项事情 或者成为被别人利用的一种工具 学习时间管理的理由学习时间管理的理由 时间是不能储存的 时间不会停止 时间也不可能增加 时间无法转让 时间是租不到 买不到 也借不到 时间是一种心态 心境的表现 你如何看待时间 如何运用时间 就是心态和心境的表现 良 好的时间管理 是一种习惯的养成 有的人去锻炼 重视他的身体健康 他早晨起来去运动或者锻 炼 他就是在善用每一天的这个时段 这是一种好习惯 有的人有固定思考的时间 把这个时间运 用在规划未来上 这也是一种运用时间的好习惯 走出时间管理的误区走出时间管理的误区 在时间管理中 存在许多误区 那就是忙 盲 茫 要走出时间管理的误区 就要抛开这三个 字 不要瞎忙 也不要去乱忙 甚至也不是那种茫茫然 走出时间管理的误区就是马上行动 调整好心 态 调整好自己的思想 改变你的心境 浪费时间的外在因素及解决方法 一 浪费时间的外在因素及解决方法 一 导 言 使用相同的时间 不同的人有不同的结果 在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用 其中包括外部因素和内部因素 首先分析这些干扰因素浪费时间的原因 然后针对其原因 提出 具体的解决办法 浪费时间的外部因素 包括电话干扰 不速之客 用人不当 社交闲谈 权责混淆 沟通不 良 进度失控 资料不全 会议耽搁 文件复杂 工作搁置 安排旅行等 针对各项因素浪费时 间的原因 然后提出相应的解决方法 浪费时间的内在因素包括危机应付 计划欠妥 贪求过多 事必躬亲 条理不清 欠缺自律 无力拒绝 做事拖延等 这些内在因素都是人为的因素 而人为的因素绝大多数是取决于他的心 态和习惯 因此解决之道就是让自己培养更积极心态 养成良好习惯 因此 浪费时间的内在因 素的解决办法就是 学习做你自己 做到自律 自控 自觉 唯有自律 自控 自觉 以诚实负 责的心态来面对自己 你的工作在未来才会更有效率 所有的解决办法只要有心 丢弃那种茫然 丢弃那种每天瞎忙 甚至不知道如何去忙的情形 有心就是做计划 有心就是让自己内心有一股对生命的热爱 对工作多一份执着 你所安排的一切事情必有两种结果 一个是离你的目标很远 一个是离你的目标很近 怎么 做 关键在乎于心 关键在于你自己的选择与决定 电话干扰的原因及解决方法 浪费时间的原因浪费时间的原因 电话干扰会浪费很多时间 许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间 与电话有关的许多 问题都牵涉到人性 牵涉到人的心理 接电话的强烈欲望不是来自电话 而是来自于人的心理 电 话之所以会吸引你有很多原因 例如你假设每次电话都来的名正言顺 需要你注意 而如果你不中 断自己的工作去接电话 就是不负责任的结论 你总有这种错觉 不管来电者想要做什么 他的需 要都比你当时所做的事来得重要 1 1 害怕冒犯别人 害怕冒犯别人 你之所以在不该接电话的时候接电话 而且讲电话的时间比应讲的时间要久 是因为害怕 如 果不接的话会让来电者觉得不愉快 2 2 希望保持消息灵通 希望保持消息灵通 不想漏掉任何情形 例如助理接电话时 许多管理者会下意识地停下工作旁听 3 3 自我膨胀 自我膨胀 别人打电话来向你索取资料或者信息 你会有一种好像身价不凡的感觉 这就叫自我膨胀 4 4 享受社交的乐趣 享受社交的乐趣 有些人无法抗拒社交的诱惑 把每次电话变成社交活动的工具 还有当成现成的借口 如果你 不愿意承担某项艰巨或乏味的工作 接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口 解决的方法解决的方法 电话干扰的确会给你的工作产生干挠 带来很多时间的浪费 会影响你的时间管理 解决方法 主要有阻绝干扰和集合电话 1 1 阻绝干扰 阻绝干扰 很多人就是因为不了解过滤电话 不知道如何处理电话 以至于他在一天的时间里往往都浪费 在接电话上 学会过滤电话 阻绝干扰有几个步骤 1 处理 如果有可能尽量由助理回答来电者的需求 并记下有关的信息 2 转接 如果助理无法处理电话 下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人 3 暂缓 如果遇到只有你能处理的状况 助理要试着写下留言 避免使你受到打扰 你可以下一步再去 处理这个事情 4 速办 如果来电者合乎你们事先约定好的原则 紧急事或者重要人物的电话可以直接接听 速办可以 把时间压缩更短 圆滑过滤电话的一些诀窍 例如可以说 处理 你稍微等一下 我翻一下我们的档案 转接 我们的企划主任今天下午正在着手这个计划 要不要我把您的 电话转给他 暂缓 我想他 11 点左右就可以回你的电话 这样可以吗 速办 我看我可不可以去打断他一下 如果你没有助理怎么办 那么 你就必须与同事互相帮助接电话 安装留言系统 如果有开关你可以暂时切断 或将电 话移到视线以外 关键性的时间索性拔掉电话的插头 甚至把你的工作带到没有电话的地方 2 2 集合所有电话 集合所有电话 在某时间段把电话一起回掉 同时去做别的事情 就是说在这个时间你同时在回电话 就不会 受到电话的干扰 良好的电话交谈技巧 有几个简单的方法 暗示他谈话即将结束 尽量简短扼要 提到您有时间限制时 就说待会儿得开一个会 开会之前有一分钟的 时间 问对方还需要任何帮助吗 坦率直言 拜托 等一下我得走了 老板要我几分钟之内到达他办公 室 明天见 不速之客的原因及解决方法 突然有人来拜访你 只借用你一分钟时间可以吗 或者说你是一个经理人 你把门大开着 就 是欢迎来打扰 不速之客会造成你时间管理不当 对于突然造访的不速之客 及由于敞开门户而来 的不速之客 有不同的解决方法 一个高效率的现代人 要学习如何去应对不速之客 突然造访的不速之客突然造访的不速之客 1 1 解决的方法解决的方法 突然有人来造访你 只借用你一分钟时间可以吗 只占用你一分钟时间 这绝不表示你会 只花一分钟的时间解决问题 应对这种情况可以有以下几个解决方法 1 延后处理 遇到不速之客干扰时 如果需要可以另外安排谈话的时间 即延后处理 你可以说 对不起 我们改天或者什么时候再来讨论这件事情 你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上 表示你 会守信用 2 把访客转交给别人 经常是访客来找到你 明明不是你的事情 那你可以转交给别人来处理 如果可能 鼓励部属 自己去寻找答案 或寻求找其他的同事帮助 3 另外安排时间 可以另外安排时间 重新安排与不速之客见面的时间 要定一个时间上限 这样你可先安排好 多次谈话的时间 访客在你结束见面之前也才不会感到意外 如果你对谈话的时间没有把握的话 绝对不要因为迟疑而不敢发问 2 2 回答问题回答问题 对于有很多人说我可以打扰你一分钟吗 在你回答有或没有之前 永远要问 什么事 对于不 速之客的问题 回答时应注意 1 简明扼要 如果你可以回答而不至于打断正从事的工作 千万要扼要地回答 然后双方都可以继续做自己 的事情 有人到你的办公室来 你甚至可以站起来跟他讲话 如果你坐着 就是给那些不速之客机 会 2 长话短说 一个你以为可以很快问完的问题 有时常常会变成一个比较复杂的问题 例如与访客谈了几分 钟以后 你发现这个事要多花点时间 你就可以说 我原以为这是个简单的问题 但现在看起来问题有点复杂了 对不起 我早该问你花多少时 间 我 12 点以前要完成老板交给我的任务 把你的事情延期到明天好吗 坦率直言 你可以开门见山地说 我真的不想让你扫兴 但是我现在真没空 希望你能够见 谅 或者希望你能够谅解 门户开放的不速之客门户开放的不速之客 1 1 浪费时间的原因浪费时间的原因 浪费时间的第二个原因就是敞开你的大门 门户开放等于是听命于别人 这种方式可以让需要 找你的人都能够找到你 但是在很多情况之下 你却变成了公然欢迎别人的打扰对象 你把门打开 了 不速之客当然会进来 2 2 解决的方法解决的方法 1 学会过滤 让部属安排见面的时间 如果没有助理的时候 一开始就设好时间 当这个不速之客要找你谈话时 你可以到别的办公室去谈 或者站起来说话 不速之客如果是你的上司或你的老板 你要尽早谨慎地提到你正在替他进行的工作及完成期 限 询问自己是否可以晚一点去他的办公室以便讨论别的事情 2 不要让别人找到你 不算是很好的方法但却很有效的做法就是不要让别人找到你 因为你的工作特别是你的职位越 高 你的工作任务越重 你的时间就越宝贵 不让别人找到你 即不干扰别人也就不被别人干扰 如果一个组织认为需要强化有形的门户开放政策的话 你和所有的同事就必须发挥相互尊重的 精神 留意他人的作息时间 不要让自己变成干扰者 用人不当的原因及解决方法 浪费时间的原因浪费时间的原因 在竞争激烈的社会环境里 公司改组 缩小规模 裁减人员的管理方式已经司空见惯 管理人 员必须会利用较少的员工去完成较多的或至少与过去等量的工作 因为越是竞争 人手越不足 工 作量就会越大 管理人员必须学会如何利用较少的人去完成更多的工作 或者说与过去等量的工作 员工能力不足或部属欠缺完成工作的能力是浪费时间的重要原因 这意味着 公司雇人程序出了错 该职位提供了不正当的训练 因为不正当的训练造成员工不知道他的工作中 每一天做的最 有价值的事情是什么 解决的方法解决的方法 1 1 教导员工善用时间教导员工善用时间 教导员工善用时间 学习良好的时间管理 告诉他们排除干扰包括来自你的干扰 并示范如何 为一天设立目标 以及将这些目标排出优先次序的技巧 案例 海尔公司的企业文化中强调的逐日完成计划的一种习惯 即 OEC 管理的日清 日结 日高 海尔 教导他们的员工提高效率 今天要把今天的事情完成 而且要比昨天更进步 提高效率就是在节约时 间 他们运用每日计划完成他们的工作 如果员工没有做好 主管就会要求他站在海尔公司里一种叫 做 6S 大脚印上面 检讨一下为什么今天的工作没有完成 为什么进度没有完成 要怎么样做才能做 得更好 2 2 提升员工时间管理的成本意识提升员工时间管理的成本意识 改善现有员工运用的情况 如果还是不足 就必须拟定一套职位管理计划 根据工作日志做一 次详尽的成本利用分析 现在很多员工比较缺乏成本意识 有的人是为工作而工作 不知道得他今 天的工作价值 他仅是为了这个公司而上班 所以作为主管 你必须让你的员工 你的团队里的每 一个人了解时间的成本观念 你这个月做多少业绩是用多少时间完成的 你每一次的时间成本是多 少 透过这种时间成本的训练去影响他们 让他们去接受训练 让员工接受良好的训练 同时你也 可以带领他们完成每天的工作 对员工发挥极大的影响力 所谓开发潜能就是训练并教导你的员工 了解时间的成本意识 社交闲谈的原因及解决方法 浪费时间的原因浪费时间的原因 纯粹的社交动机用一句话来讲叫做不甘寂寞 需要改变工作的步调异常和好奇心理 渴望消息 灵通 满足自我 害怕冒犯别人 无法抗拒 喜欢社交的人 工作时间在办公室里闲谈 都是造成 浪费时间的原因 解决的方法解决的方法 1 过滤访客与电话 来访的客人要让秘书首先接待 谢绝与工作无关的人员和电话 2 衡量办公地点是否恰当 很多大公司设置 A 办公区 每人一个空间 不要造成员工与员工之间的对话 避免无谓的言 谈 过去的办公室是属于开放式的 你坐在我前面 他坐在我后面 一个人讲话大家听得到 然后 办公室里面你说我说他说 造成了工作效率的降低 3 设置一些暗示社交时间的结束技巧 社交的闲谈 如果不是跟工作有关的 要尽量保持站姿 因为保持站姿时 别人的谈话就会很 快结束 如果你保持坐姿 话一讲起来就没完 浪费时间 同时不要向那些聊个不停的人让步 说 话要有重点 总结 本讲主要针对浪费时间的电话干扰 不速之客 用人不当 社交闲谈四种外部因素进行分析 首先分 析浪费时间的原因 然后对这四种干扰因素提出了解决之道 浪费时间的外在因素及解决方法 二 浪费时间的外在因素及解决方法 二 导 言 使用相同的时间 不同的人有不同的结果 在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用 其中包括外部因素和内部因素 首先分析这些干扰因素浪费时间的原因 然后针对其原因 提出 具体的解决办法 浪费时间的外部因素 包括电话干扰 不速之客 用人不当 社交闲谈 权责混淆 沟通不 良 进度失控 资料不全 会议耽搁 文件复杂 工作搁置 安排旅行等 针对各项因素浪费时 间的原因 然后提出相应的解决方法 浪费时间的内在因素包括危机应付 计划欠妥 贪求过多 事必躬亲 条理不清 欠缺自律 无力拒绝 做事拖延等 这些内在因素都是人为的因素 而人为的因素绝大多数是取决于他的心 态和习惯 因此解决之道就是让自己培养更积极心态 养成良好习惯 因此 浪费时间的内在因 素的解决办法就是 学习做你自己 做到自律 自控 自觉 唯有自律 自控 自觉 以诚实负 责的心态来面对自己 你的工作在未来才会更有效率 所有的解决办法只要有心 丢弃那种茫然 丢弃那种每天瞎忙 甚至不知道如何去忙的情形 有心就是做计划 有心就是让自己内心有一股对生命的热爱 对工作多一份执着 你所安排的一切事情必有两种结果 一个是离你的目标很远 一个是离你的目标很近 怎么 做 关键在乎于心 关键在于你自己的选择与决定 权责混淆的原因及解决方法 浪费时间的原因浪费时间的原因 权责 其中权是指职权 是完成你所负责工作的权利 责是责任 是谁有义务做什么工作的问 题 权责混淆是浪费时间 降低效率的一种最主要的因素 主要表现在 权责问题主要是发生在工作项目的说明上 说明含糊不清就会导致权责不清 权责配合不当 会浪费许多时间 甚至浪费精力 有些管理者每天都给很多员工做某件事的 责任 却没有授予他们完成指示的权利 案例 某公司的总经理聘用了一位秘书 A 这名秘书上班不到一个星期 出差的董事长在外面打电话 到总经理室 秘书 A 接了电话 董事长交代了很多事情叫他去办 A 非常负责任 把事情都安排好了 其中有一件事情 就是帮董事长定机票 后来由于行程更改 机票又只得重新订了 你认为这个秘书的问题出现在哪里呢 事实上问题出在这个秘书身上 她非常负责任 但是买机票的行程她应该与董事长的秘书协商 或者把这个事情交给董事长的秘书或办公室的成员去处理 她的职责是总经理的秘书 董事长交代 她买机票 她也应该买 但她应该去跟别人协调 她直接独揽完成了 这就出现了权责混淆问题 解决的方法解决的方法 1 定期更新所有员工的工作说明 以保证他们真正的权责得到清楚的界定 2 权责对等 交出职责时一定要授予同等的职权 主动检讨并提供对等的职权 案例 某公司销售部的一名副经理 A 计划对销售人员做一次培训 他直接跟外面的一些培训师资联络 讨论 甚至谈到报酬问题 可是公司的人力资源部主管 B 在他的年度计划里已经安排在某一段时间 对销售部的员工进行类似的培训 这就造成了权责混淆 没有做好协调工作 造成公司无谓的浪费 公司的人力资源部要跟销售部协调 所有的培训工作应该是由人力资源部的培训主管统筹办理 的 销售部要做培训 应该把培训的时间 培训的地点 师资的要求等统一交给培训部门的主管来 负责 上例中销售部要办培训 他的上级主管销售部的总监或者销售部的总经理 可能批示了 在批 示之前可能以为 A 已经协调好了 所以公司便投入时间 投入精力 但是公司人力资源部已经安排 了销售培训 而销售部又在办 所以出现了重叠培训现象 这是因为权责不明 没有充分的沟通与 协调 销售部承办培训的人 没有主动地去跟人力资源部统一和协调培训事宜 造成权责混淆 因 此在发生权责混淆情况时 应该主动检讨工作项目重叠的可能性 沟通不良的原因及解决方法 浪费时间的原因浪费时间的原因 一个群体 一个团队的士气是否高昂 彼此之间的融洽度是不是良好 一个重要的原因就是沟 通 沟通不良是造成浪费时间的原因 1 1 不明白事情的重要性不明白事情的重要性 上例中那个秘书主动承揽了一些事情 但她不明白事情的重要性 没有去沟通 造成了一些不 好的影响 2 2 没有时间没有时间 没有安排时间 让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通 大家彼此表述一下对工作 对目标的一些看法 往往是你做你的 我做我的 彼此之间没有互通信息 甚至也不知道如何去协 调 一个团队沟通不良 这个单位的主管要负完全责任 3 3 没有倾听没有倾听 没有学习倾听 每个人的工作都是绝对的重要 你说你的重要 我说我比你的还重要 那到底 谁最重要呢 所以不知道事情的重要性 因为没有安排时间来沟通 大家对事情不了解 就是没有 所谓的倾听 要知道 上帝给你两只耳朵 就是要让你多去听听别人的意见 4 4 沟通的目的不明确沟通的目的不明确 有沟通但不知道沟通的目的是什么 为什么事情而去交流 交换信息 或者说是去协调 沟通 目的不明确也会造成时间浪费 5 5 时机不当时机不当 有时候地点不对 方式不对 人不对 时机不当也很难沟通 6 6 沟通的机会不够沟通的机会不够 沟通的机会不够 彼此之间在有些事情上经过日积月累 往往会有一些不良的因素存在 因此 要制造便于沟通的机会 一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的 同时 它也在追求利润最 大化 而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的 就是要让这个团队更具生产力和凝聚力 因此把时间安排好 让员工了解沟通的重要性就很重要 解决的方法解决的方法 沟通的方式有很多 有电话沟通 口头沟通 文字沟通 信件沟通等方式 训练或者培育一个 人沟通的技巧 改善沟通的步骤 关键是如何去沟通 怎样去运用沟通的工具 不管用电话也好 语言也好 文字也好 应该选择什么方法和步骤 要仔细思考 1 1 学习改善沟通的技巧学习改善沟通的技巧 1 学会倾听 在沟通不良造成浪费时间的时候 你要学习的是做一位好听众 这对每一个人都很重要 团队 成员中每一个人的工作都是非常重要的 各有各的难度 但是彼此之间应该都有一个共同的目标 就是希望让这个团队 让这个公司更好 每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人 做一个好 听众 2 使用恰当的字眼 沟通时要使用恰当的字眼 例如总务部的一个职员 马上要买一件东西 首先得到上级批示 然后去取款 假设你是一个 财务人员 在取款的过程中 可能是程序错了 或者步骤错了 不能取款 如果你对他说 不行 没有签字就不能取款 那样就造成了沟通不良 使用恰当字眼 你就应该学习这样说 我非常理解 你的难处 同时我也知道这个事情对你的重要性 我只是做个建议 您不妨再让你的经理签个字 如果没有问题我们马上就拨款 3 运用非语言式的沟通 天下有三大利器 舌尖 笔尖 刀尖 人们常常都是靠语言 但是除了语言以外还有很多可以 沟通的方式 例如你可以用善意的微笑 这也是最好的沟通方式 2 2 改善沟通技巧的步骤改善沟通技巧的步骤 首先弄清目的 如果你不清楚自己为什么要传达这个信息 就会表现出一种没有把握的态度而 破坏了沟通的进行 选择适当的渠道 可以用口语沟通 电话沟通 也可以发一个 E mail 沟通 甚至可以私下喝 杯咖啡来沟通 尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息 传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞 要求对方给予反馈 做个好听众 排除偏见 以开放的心态去跟别人谈话 自检 在你的工作中曾发生过沟通不良的情况吗 请分析一下沟通不良的原因 并提出应如何解决 是否存在沟通不良的原因 是 否 改进计划 不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够 补充 进度失控的原因及解决方法 浪费时间的原因浪费时间的原因 进度失控造成的浪费时间就是不明白事情的重要性 不知道控制的进度工具 认为完善的计划 会自行达成目标 没有加强控制及提出适当的进度报告 解决的方法解决的方法 解决的方法就是拟定计划 什么时候完成什么事情 由谁来执行 完成以后向谁汇报等程序问 题 要拟定详细的计划 要求自己所有重要的工作都应该有进度报告 每一天都要控制的进度 如 果你的进度没有完善 或者没有去做进一步的检查 就会造成浪费时间 资料不全的原因及解决方法 浪费时间的原因浪费时间的原因 不明白事情的重要性 没有系统 不知道要何种资料以及这些资料的可靠性 这种情况也会造成浪费时间 解决的方法解决的方法 认清事情的重要性 排出优先顺序 系统强调的是有条理 有步骤 还要有组织性 所以在拟定计划作决定时 给予成果的反馈 任何资料都要派上用场 还要对资料进行归档和储存 总结 本讲对权责混淆 沟通不良 进度失控 资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道 重 点对权责混淆 沟通不良这两种因素进行了分析 培养时间管理的好习惯培养时间管理的好习惯 引 言 时间不能存储 不能留下来 你只有安排 管理时间 时间管理就是事件的选择与规划 是一 连串的 习惯 组合 管理时间是一种心态 也是一种习惯 时间管理的好习惯 时间不能存储 不能留下来 你只有安排 管理时间 时间管理就是事件的选择与规划 是一 连串的 习惯 组合 管理时间是一种心态 也是一种习惯 时间管理就是要培养一种好习惯 1 1 随手记 随手记 随时随地记笔记 一本好的时间管理手册是必要的 2 2 一日之计在于昨天 一日之计在于昨天 在每天晚上睡觉之前 你永远要给自己一小段时间 为明天的行程安排好计划 一日之计在于昨天 今天则重在实施昨天计划以及为明天做准备 你要立于不败之地 就必须 做好万全的准备 而这种万全的准备 就是要做好你的规划或者计划 成功总是把机会给那些已经 准备好的人 3 3 培养自己的敏锐度 培养自己的敏锐度 养成随时记录的习惯 随时记录事件 心得和灵感 这样可以训练你敏锐的观察力 以及思维 能力 不要相信你的记忆 要相信你的记录 这是一种要养成的好习惯 时间管理的法则 法则是跟习惯息息相关的 时间就是金钱的观念已经深入人心 而且面对职场的人来讲 做好 时间管理 不仅意味着你有丰厚的经济利益 更能够让自己的事业突飞猛进 1 1 永远保持焦点 永远保持焦点 保持焦点的意思就是一次只做一件事情 一个时期只有一个重点 聪明的人要学会抓重点 远 离琐碎杂事 2 2 善用 善用 80 2080 20 法则法则 你应该把精力用在最见成效的地方 案例 美国一名叫威廉 努尔的企业家 最初他在公司销售油漆的时候 第一个月他只赚了 160 美金 他仔细分析了自己的销售原因 做了一个销售图表 他发现 80 的收益来自 20 的顾客 但是他却对 所有的客户花了同样的时间 于是他把最不活跃的 36 个客户重新分配给其他的销售员 而自己把精 力重点摆在那 20 的顾客 不久 他一个月就赚到了 1000 美金 威廉 努尔从未放弃这个原则 后来 他成为了这一家公司的董事局主席 他知道 80 20 法则 20 的顾客掌握了 80 的业绩 3 3 格式化 格式化 许多文件表格都要借助电脑提前予以格式化 到用的时候 你只需要几分钟就可以输出 你的 很多事情也需要格式化 4 4 马上行动 马上行动 许多人都习惯于呆会儿再说 这一呆会儿就不知呆到多少时候 花费了很多的时间才能进入状 态 却不知道状态是干出来的 而不是等出来的 5 5 不得不走 不得不走 要学会限制时间 不仅给自己 也给别人 一个人只有学会说不 他才能够得到真正的自由 6 6 避开高峰 避开高峰 避开在高峰期搭车 避开在高峰期购物 避开在高峰期进餐 你可以省下很多的时间 7 7 巧用电话 巧用电话 尽量通过电话来进行交流 沟通情况 交换信息 打电话前 要有所准备 通话时要直奔主题 不要在电话里说些无关紧要的话 或传达与主题无关的信息 感受 8 8 成本观念 成本观念 时间是一种成本 过了就过了 所以你要事先规划如何去用 要树立成本观念 9 9 慎选朋友 慎选朋友 多而无益的朋友是有害的 他们不仅浪费了你的时间 精力和金钱 也会浪费你的感情 甚至 有的朋友还会危及到你的事业 1010 避免争论 避免争论 无谓的争论不仅影响到情绪和人际关系 还会浪费大量的时间 1111 积极的休闲 积极的休闲 不同的休闲会带给你不同的结果 积极的休闲 应该是有利于身心的轻松 精神的陶冶和人际 的交往 1212 集腋成裘 集腋成裘 生活中有许多零碎的时间都不为人注意 其实这些时间虽然短 却可以充分地利用起来 1313 提前休息 提前休息 人需要休息 休息是为了走更长远的路 所以在疲劳之前 休息片刻 也就避免了过渡的疲劳 所导致超时休息 又可以使自己始终保持一种较好的巅峰状态 从而大大地提高工作效率 1414 搁置的哲学 搁置的哲学 不要固执于解决不了的问题 你可以把问题记下来 让你的潜意识 或者时间稍稍等待一下 然后再去解决它们 1515 学会速读 学会速读 绝大多数的书籍并不值得从第一页开始逐页细读 一般一部三 四百页的图书 有 20 页可取 的内容就已经很不错了 你的任务就是把有价值的这一部分检索出来 在今天这个信息时代 需要 速读 速读还要抓住重点 1616 机会成本 机会成本 美国西屋电脑公司的总经理 他的办公室门上写有一句标语 不要带问题给我 带答案来 这是值得你学习的一句话 自检 你能否进行有效的时间管理 请结合自己的实际情况回答下列的问题 1 你有随时记录的习惯吗 有 没有 2 你是否经常注意到避开交通高峰 是 不是 3 你是否在晚上睡觉之前为明天的行程安排好计划 是 不是 4 你是否充分利用电话 在工作中不打与工作无关的电话 是 不是 5 如果你有重要的工作要处理 而你的同事找你聊天 你能巧妙地拒绝吗 能 不能 6 你每天下班之前 是否将未完成的工作列入第二天的计划 是 不是 7 你是否在工作中利用 80 20 法则 是 不是 8 你读书时经常采用速读的方法吗 是 不是 9 你是否善用平时的零碎时间 是 不是 总结 时间管理就是要发挥你的潜能 在 21 世纪飞速发展的商业环境中 最大的挑战来自于每天大量的信 息 最佳管理的关键 就是你如何管理你的时间 时间管理是一种习惯 当你有好的习惯 你的时间 管理就会越管越好