合同评审流程

XX XXX006 第 1 页 共 6 页 合同评审规范合同评审规范 1 1 目目 的 的 规范合同评审的规程 降低合同风险 确保市场部合同顺利执行 2 2 适用范围 适用范围 市场部各销售单位与客户签订的销售合同 3 3 内贸合同评审控制流程内贸合同评审控制流程 信信 N Y Y N 4 4 职职 责 责 信息收集 与客户沟通 产品相关要求 有无合作意项 报价测试 客户要求 法律法规 公司其他要求 合同评审 商务中心 销售中心 财务中心 市场总监 技术部 供应部 物控部 生产部 有无修改要求 合同签订 销售经理 总经理 征求销售方案 已签合同更改 XX XXX006 第 2 页 共 6 页 4 1 销售部 负责收集信息与客户沟通合作意项 制作销售报价 制定销售合同草案 填写合同评审表基 础信息项 并对签批后的评审表进行存档 登记 保存合同评审台帐 合同生效后进行修订 通知评审 部门并展开评审工作 4 2 商务 津销售 中心 确认运输重量 里程及费用 作为市场 津销售 公司与工厂沟通的桥梁 组 织生产 供应 财务 技术 品质等相关部门进行合同评审 对合同评审结果存档保存 做月度分析后 上报 合同条款确认完毕后 到财务盖合同章 根据合同约定工期 跟进合同进程 4 3 销售中心 对报价低于销售经理权限释放销售报价 审核销售合同草案 评审其他各评审部门评审外 的其他条款 4 4 财务中心 负责审核销售报价与结算期限 方式 测算合同毛利 核实客户信誉及应收款数据 评定 客户风险 制定资金支持方案 4 5 市场总监 销售总经理 对合同报价 结算期限与方式进行批准 制定销售策略和方案 4 6 技术部 负责与销售部确认技术标准及图纸 编写产品使用作业书 对技术要求进行确认 判定合 同标的物是否出示相关检验资质 判定验收标准要求 4 7 供应部 提供采购合同中涉及的原材料 半 产成品的供货期 价格 质量 确保其按技术要求进行 供应 4 8 生产部 确认库存 制定原材料需求计划 审核包装要求 确认生产能力及排产工期 根据产品性能 或用户需要的包装要求 制定包装方案 确定包装物材料明细 根据订单或生产单 技术部图纸 品质部要求进行生产 调配运输车辆 辅助核算运输重量 里程及费用 产品出厂完工 发运前需 检验合同中指明协带资质 合格证件及证明报告是否齐全 4 9 品管部 确认是否能满足用户的品质 证书 资料 检验 试验的要求 预算相关费用 完工时间 组织检验 检测及取得相关证书 资料 负责出厂前按合同要求对产品品质 数量 资料进行全面 查验 4 10 总经理 负责审批评审通过的销售合同 5 5 工作程序 工作程序 5 1 合同分类 5 1 1 一般合同 指除了特珠合同以外的其他与客户签订的销售合同称为一般合同 一般合同的评审流 当本单位有存货 价格在销售经理管控范围内且最长欠款期限 含原应收帐款 不超过 90 天 本 单 位负责人签批即可 否则必须有合同评审相关部门会签 经区域经理 商务中心 财务中心签批方 可生效 Comment Microsoft1 草拟前实际前 期已经走过流程 建议改变程序 从 报价开始就进入评审流程 价格回款 技术生产各环节进行对此单的评审 都没有问题对额度等问题经总监和总 经理审批后草拟合同 根据结果草拟 合同 而不是根据合同进行审批 监管过程 审批 形成草拟合同 厂办 总厂财务部门监管合同原件条款是否 满足评审 满足盖合同章 目的 是避免对于客户处出现反复已 经达成一致的内容 XX XXX006 第 3 页 共 6 页 5 1 2 特殊合同 5 1 2 1 年度供货协议 5 1 2 2 一般合同外 或市场部各销售单位与客户签订的 5 万元以上 含 5 万元的 销售合同 天津市各 销售单位与客户签订的 30 万元以上 含 30 万元的 销售合同 称作为特殊合同 必须有合同评审相关 部门会签 经市场总监 销售总经理 或总经理审批后生效 5 1 2 3 特异的吊索具 异型吊索具或有特殊要求的产品合同由销售部组织相关部门按 合同评审表 进 行评审 异型索具必须预付定金 定金比例按照具体定单确定 最低收取合同金额 50 定金 建议降低 到 30 定金 争取 50 整体合同评审流转的周期 得到迅速的流转 24 小时内完成 5 25 2 工作基本流程 5 2 1 销售报价 销售部负责进行信息收集后 确定价值信息与客户沟通 并按 询 报 价流程 销售 报价 当客户针对报价提出异议时 需要针对报价的下浮情况请示销售经理或销售中心区域经理仍 不能满足客户价格要求时 需由财务中心测算 并由财务中心上报市场总监测算情况 由市场总监 决定是否财务中心给予价格授权 5 2 2 货品组织 如果销售单位可自行报价的产品 超过 5 万元仍需要进行合同评审 销售部门需将销 售报价需求产品数量及需要加工产品的图纸 大概工期情况以及需要出示的资质等要求传于商务 中心 由商务中心根据所报产品的管理形成部门不同 需要与物控确认货品库存量 与技术部确 认图纸 资质是否可出示 生产部是否可安排排产 在要求日期日交货 与品质部确认能否满足 用户的品质 证书 资料的要求 当物控部发现原材料或产品不足时 要与采购部进行协调购买 当客户需求产品为非常规产品时 4 2 1 项 与 4 2 2 项 程序颠倒 5 2 3 结算审核 当报价达成 货品组织无问题时 财务中心根据对方的付款意向确认结算条款是否可执 行 并根据报价情况及对该客户的评估 来提出付款要求 由销售部与客户进行进一步沟通 5 2 4 合同草拟 销售报价达成 货品组织顺利 工期确定 结算条款确认后 由销售部根据评审部门 的评审事项 在双方沟通后 进行合同草拟 合同也可能由购货方提出 5 2 5 合同确认 草拟合同后 进入双方的审查过程 进行进一步沟通 按照各相关部门的工作职责重复 4 2 1 4 2 4 项 对于 4 2 1 4 2 4 项以外涉及的条款内容 区域经理必须严格审核与把关 必要时必需请示市场总监 对于合同中 争议解决方式 等法律条款 必要时 需请示法律顾问 评审部门评审后 由市场总监 总经理 最终确认 客户签字盖章后生效 6 6 生效后的合同修订生效后的合同修订 生效后的合同修订 需销售部填写 合同评审表 中合同变更评审内容 商务中心 销售中心 负 责根据修订的内容 组织相关评审部门按照原评审资料和新变更内容进行重新评审 根据修改所 涉 XX XXX006 第 4 页 共 6 页 及部门不同相应报由总经理或市场总监 销售副总 审批确认 相关内容以协议等形式做为合同附 件 执行合同管理制度和程序 7 7 评审中的特殊情况 评审中的特殊情况 当评审部门不能参加现场 会议评审 由销售部门通过邮件或电话形式通知评审人 并做好相关 记 录 适时进行对合同评审表进行补签 8 8 相关记录 相关记录 合同评审表 XXX XX006 XX001 合同评审台帐 XXX XX006 XX002 天津市 XX 有限公司 20XX 年 XX 月 FM CW006 BG001 合同评审表合同评审表 Comment Microsoft2 增加项 最迟 不超过 24 小时 不填写视为同意 Comment Microsoft3 是指财年吗 Comment Microsoft4 指什么 办事 处销售额度吗 Comment Microsoft5 标准 Comment Microsoft6 意思是客户出 合同多少份 我公司出合同多少份 Comment Microsoft7 指什么 需要 明确 Comment Microsoft8 是指客户授信 资料吗 Comment Microsoft9 合同还没签订 复印件和原件怎么区分 Comment Microsoft10 价格是否还 需要评审 公司提供的价格或销售经 理权限内或申请后提供的价格 XX XXX006 第 5 页 共 6 页 销售单位 流转周期要求 年 月 日 编号 合同评审基本信息 一 合同编号客户名称 提出合 同 方 客 户 方 我 方 累计交易占有份额信誉 好 一般 差差 预计年购 飞马产品 客户年用量 签订 份数 客户 份 公司 份 单位性质 国有 股份制 外资企业 民营 上市公司 客户信誉授信额 0 90 天 90 180 天应收帐款 360 天以上 违约记录 无 有 违约次数 笔 违约金额累计 元 违约日期累计 天 单位 授信资料 企业执照 委托代理人员证明书 委托代理人员身份证 市场及 竞争信息 合同评审基本信息 二 被评审合同可视性 完全在评审表体现 复印件作为评审附件 原件作为评审附件 合同产品属性 常规产品 异型产品 国标产品 非标产品 标准产品 产品名称报价单价成交单价数 量成交金额 合 计 所报产品类别 价格执行情况 吊带及吊带索具 钢丝绳索具 钢丝绳 链条及链条吊具 卸 扣 钢板钳 机器设备 其他 交货时间 交货地点 附带检验资 料及资质 材质单 产品合格证 拉力实验报告式 船检报告 CCS CCSI 产品使用作业指导书 质量保证体系证明 外购产品资质 技术要求 无特殊要求 有要求 包装要求 常规包装 特殊要求包装 使用期限 要求明确期限 天使用期限 无明确提出期限 货物验收检验 当场检验签收生效 三天后默认生效 发现问题随时提出异议 验收发现不良 品处理方式 合同中未提出 发现后拉回并在 天内更换 Comment Microsoft11 XX XXX006 第 6 页 共 6 页 结算 期限 预付货款总额的 其余部份在交货且出具发票后 天付清余款 货物验收合格后见发票后付款 货物验收合格后 天见票付全款 预付货款总额的 其余 在交货后 天付清 余下 作为保证金 天给付 结算 期限 预付货款总额的 其余 部份在交货且出具发票后 天付清余款 货物验收合格后 天见发票付 款 作为保证金 天给付 结算方式 电汇 支票 现金 银行承兑 天汇票 商业承兑 天汇票 合同期限 明确有效期 年 无明确合同有限期 合同中规定 评审方式 传递会签 会议评审 其他 备注请考虑是否需要增加备注栏 注明重点沟通事项及附件资料等 评审部门销售单位商务中心销售中心财务中心市场 销售 总监 市 场 销 售 部 评审人销售经理 商务助理 区域经理 财务主管 市场 销售 总监 评审部门技术部 生产供应部 品质部财务部总经理 生产环节意见 生 产 部 市场 销售 环节 意见 评审人 技术主管 生产主管 供应主管 品质主管 财务主管 总经理 评 审 结 果 商务助理 合同变更评审 合同变更内容 XX XXX006 第 7 页 共 6 页 涉及评审部门 评审结果 审批 市场总监 销售总经理 总经理 关闭 结果 成功关闭 签署合同 清余款 失败关闭 流弹原因如下 价格因素 工期因素 技术因素 资质及证书 产品品种不全 公共关问题 品牌知名度问题 注 1 合同评审表的基本信息项目由销售公司销售助理进行填写 2 合同评审表的基本信息项目 二 为首填项目 审核的重点是产品质量 含包装 技术 工期 成本及资金支持 本表一式六份 在审核及执行时商务中心 技术部 生产部 供应部 财务部 销 售部各一份 关闭 完全执行完毕或确定流单 后由商务助理收回整理后存档于商务中心 2 合同评审表的基本信息项目 一 在基本信息项目 二 评审完毕后填写 审核的重点是用户信 誉 销售策略及相关授权 本表一式六份 在审核及执行时销售部 商务中心 销售中心 财务中 心 各一份 关闭 完全执行完毕或确定流单 后由商务助理整理后存档于商务中心 3 销售合同除销售部 商务中心 区域经理 财务中心 市场总监外不流转于其他部门 4 最终评审结果由商务助理进行整理 存档保留 批准 审核 制作 XX XXX006 第 8 页 共 6 页 FMM CW