供应商管理制度采购制度

供应商管理制度 第第1章章 总则总则 第第1条条 目的目的 本着以下本着以下3个目的 特制定本个目的 特制定本规规定 定 1 使 使对对供供应应商的管理有章可循 商的管理有章可循 2 及 及时对时对供供应应商商进进行考核和行考核和评评价 激励供价 激励供应应商提高供商提高供应应 质质量 量 3 定期与供 定期与供应应商商进进行互行互访访 保持良好的供 保持良好的供应应关系 保关系 保证证 本公司采本公司采购购的的顺顺利利进进行 行 第第2条条 适用范适用范围围 凡本公司有关供凡本公司有关供应应商管理的相关事商管理的相关事项项 除另有 除另有规规定外 定外 均依照本均依照本规规定定进进行行处处理 理 第第3条条 管理管理职责职责 本公司供本公司供应应商管理由采商管理由采购购部部负责负责 生 生产产部 部 质质量部和量部和财财 务务部等相关部部等相关部门应门应当予当予 以配合 以配合 第第2章章 供供应应商管理原商管理原则则和相关制度和相关制度 第第4条条 供供应应商开商开发发原原则则 1 供 供应应商开商开发发程序包括供程序包括供应应商商资讯资讯收集 供收集 供应应商基本商基本资资 料表填写 供料表填写 供应应商接洽 商接洽 供供应应商商问问卷卷调查调查 样样品品鉴鉴定 提出供定 提出供应应商商调查调查申申请请 2 供 供应应商开商开发发的基本准的基本准则则是是 QCDS 原原则则 也就是 也就是质质量量 成本 交付与服 成本 交付与服务务 并重的原并重的原则则 第第5条条 供供应应商商调查调查原原则则和管理制度和管理制度 1 由采 由采购购部部牵头组牵头组成供成供应应商商调查调查小小组组 分 分别对别对供供应应商的商的 价格 品价格 品质质 技 技术术 生 生 产产管理等作出管理等作出审审核 核 选选出合格的供出合格的供应应商 商 2 供 供应应商商调查调查必必须须秉承公平 公正的原秉承公平 公正的原则则 以免本公司 以免本公司 的利益受到侵害 的利益受到侵害 第第6条条 供供应应商考核与商考核与监监督原督原则则 1 与供 与供应应商商签订签订合合约约之后 之后 应应当定期 不定期地当定期 不定期地对对供供应应 商商进进行考核 行考核 2 供 供应应商考核商考核结结果将用于果将用于对对供供应应商的商的评级评级 根据等 根据等级实级实 施不同的管理 以帮助落后施不同的管理 以帮助落后 供供应应商商进进行改行改进进 激励供 激励供应应商提供更好的商提供更好的产产品和服品和服务务 3 定期或不定期地 定期或不定期地对对供供应应商商进进行行评评价 及价 及时时解除与不合解除与不合 格供格供应应商的供商的供应应合作合作协协 议议 增加合格供 增加合格供应应商的供商的供应应 第第7条条 供供应应商关系管理原商关系管理原则则 采采购购部必部必须须与供与供应应商保持一定商保持一定频频率的互率的互访访 以促 以促进进与供与供 应应商建立起商建立起战战略关系 略关系 保保证证其其对对本公司的本公司的战战略供略供应应 第第3章章 供供应应商考核与商考核与监监督管理督管理 第第8条条 考核考核对对象象 凡列入我公司凡列入我公司 合格供合格供应应商名商名单单 的所有供的所有供应应商均商均为为本公本公 司供司供应应商商监监督与考核督与考核 的的对对象 象 第第9条条 考核考核项项目目 采采购购部部应应定期或不定期地定期或不定期地对对合格供合格供应应商就品商就品质质 交 交货货日日 期 价格 服期 价格 服务务等等项项目目 作出作出评评价 价 第第10条条 考核考核频频率率 1 采 采购专员应负责对购专员应负责对关关键键 重要材料的供 重要材料的供应应商每月商每月进进行行 一次考核 一次考核 对对普通材料普通材料 的供的供应应商每季度商每季度进进行一次考核 行一次考核 2 采购专员负责对所有供应商每半年进行一次总评 列 出各个供应商的评价等 级 依照规定进行奖惩 3 采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查 复查 流程和供应商调查相同 4 如果供应商出现品质 交货日期 价格 服务等方面 的重大问题时 可以随 时对其进行复查 第11条 考核标准 采购部在进行供应商考核与评价时 应综合考虑以下6 个方面的标准 择优选 取 1 供应商是否具有合法的经营许可证 是否具备必要的 资金能力 2 生产管理水平是否先进 能否进行弹性供货 3 是否具备足够的生产能力 是否能够满足本公司的连 续需求以及进一步扩大 生产的需要 4 是否有具体的售后服务措施并且令人满意 5 之前供应的产品的质量是否符合我公司的要求 第12条 考核方法 1 主观法 主观法根据个人印象和经验对供应商进行评价 评价的 依据比较笼统 适合于 采购人员在对供应商进行初评时使用 2 客观法 客观法依据事先制定的标准或准则对供应商进行量化考 核 审定 具有包括调 查表法 现场打分评比 供应商表现考评 供应商综合审 核以及总体成本法等 第13条 评分制度 公司对供应商试行评分分级制度 对供应商的考核项目 包括质量 交货期 服 务 价格水平等各方面的内容 第14条 考核结果处理 1 考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知 供应商 考核评分以及相 应级别处理如下表所示 供供应应商考核商考核结结果果处处理表理表 级别级别 分分值值 奖惩奖惩情况表情况表 A级级 90分及以上分及以上 酌情增加采酌情增加采购购 优优先采先采购购 特殊情况下可 特殊情况下可办办理免理免检检 货货款款优优先支付先支付 要求其要求其对对不足的部分不足的部分进进行整改 并将整改行整改 并将整改结结果以果以书书面形式提交 面形式提交 对对其采其采购购策策 略略维维 B级级 80 89分分 持不持不变变 减少减少对对其的采其的采购购量 并要求其量 并要求其对对不足部分不足部分进进行整改 将整改行整改 将整改结结果以果以书书面形式面形式 提交 提交 C级级 70 79分分 采采购购部部对对其其纠纠正措施和正措施和结结果果进进行确行确认认后决定是否后决定是否继续继续正常采正常采购购 D级级 69分及以下分及以下 从从 合格供合格供应应商名商名单单 中中删删除 除 终终止与其的采止与其的采购购供供应应关系关系 2 对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导 D 级供应商如果想重 新向本公司供货 应重新按照新供应商选择的流程对其 作调查评核或令其参加本公 司招标 第第15条条 交期交期监监督督 采采购专员应对购专员应对合格的供合格的供应应商商进进行交行交货货期期监监督 要求其准督 要求其准 时时交交货货 同 同时记录时记录由供由供 应应商原因引起的各种超商原因引起的各种超额额运运输费输费用 用 第第16条条 质质量量监监督督 1 采 采购购部部应对应对合格的供合格的供应应商商进进行行质质量量监监督 由督 由质质量部和量部和 采采购购部部对对合格供合格供应应商的商的 供供货质货质量作量作记录记录 出 出现现不合格不合格产产品品时应对时应对供供应应商提出警商提出警 告 告 连续连续两批两批产产品均不合格品均不合格 时时 应暂应暂停向其采停向其采购购 2 责责令不合格供令不合格供应应商商查查明原因并提高明原因并提高产产品品质质量 如果有量 如果有 所改所改进进 再另行决定是 再另行决定是 否否继续继续采采购购 如果供 如果供应应商不能在限期内提高商不能在限期内提高产产品品质质量 量 则则由采由采购购部部经经理理报总经办报总经办批批 准之后 准之后 终终止与其合作 止与其合作 3 由于供由于供应应商商产产品存在品存在隐隐性性质质量量问题问题 造成客 造成客户户投投诉诉及及 索索赔赔 由供 由供应应商商进进行行赔赔 付 付 第第4章章 供供应应商互商互访访与与维护维护 第第17条条 互互访访制度制度 采采购专员应对购专员应对其其负责负责的供的供应应商商进进行行维护维护 经经常与供常与供应应商商 进进行互行互访访和和检查检查 以便 以便 增增强强彼此彼此间间的交流合作 掌握最新的市的交流合作 掌握最新的市场场信息和信息和产产品品发发 展展趋势趋势 第第18条条 互互访频访频率率 采采购专员对销购专员对销售售规规模模较较大的大的A B级级供供应应商必商必须须保保证证1次次 季度的互季度的互访访 对对C级级 供供应应商保商保证证1次次 半年的互半年的互访访 互 互访访中中应应当沟通双方的合当沟通双方的合 作状况 作状况 对对出出现现的的问题问题提出提出 解决方案 交流各自企解决方案 交流各自企业业的信息并提出下一步的合作的信息并提出下一步的合作计计 划 划 第第19条条 互互访访形式以及要求形式以及要求 1 电话电话互互访访 限于日常性事 限于日常性事务务沟通 沟通 2 上 上门门拜拜访访 限于 限于专项专项任任务务及重点及重点问题问题 3 大型商 大型商务务会晤 限于整体策略性 方向性 会晤 限于整体策略性 方向性 规规模性的模性的 洽洽谈谈 第第20条条 互互访标访标准准 采采购专员购专员与供与供应应商商进进行互行互访时应访时应遵循以下遵循以下7条条标标准 准 1 采 采购专员购专员外出拜外出拜访访供供应应商必商必须经须经采采购购部部经经理以上人理以上人 员员同意 同意 2 采 采购购部部经经理 采理 采购购主管需要指主管需要指导导采采购专员购专员拜拜访访供供应应商商 并定期参加商 并定期参加商务务会会谈谈 3 确保与供 确保与供应应商商间间的信息沟通 包括的信息沟通 包括产产品信息 市品信息 市场场信信 息 息 销销售信息等 售信息等 4 遵守公司的各 遵守公司的各项规项规定 定 坚坚持原持原则则 做好保密工作 做好保密工作 5 注意外出拜 注意外出拜访时访时的个人着装 的个人着装 6 高 高级级客人来客人来访时访时 采 采购购部部门门人人员应员应做好接待工作 注做好接待工作 注 意意维护维护公司形象 做好公司形象 做好 桌牌 桌牌 资资料的展示 料的展示 检查检查幻灯片及礼品等是否布置到位 幻灯片及礼品等是否布置到位 7 采 采购购人人员员与供与供应应商商进进行正式商行正式商务谈务谈判判时时必必须须填写填写备备 忘忘录录并建立档案 并建立档案 第第21条条 其他形式的供其他形式的供应应商商维护维护 1 公司采 公司采购购 质质保 可保 可对对供供应应商商进进行行业务业务指指导导和培和培训训 但但应应注意公司注意公司产产品核品核 心或关心或关键键技技术术不不扩扩散 不泄密 散 不泄密 第第5章章 供供应应商档案管理商档案管理 第第22条条 建立供建立供应应商档案商档案 为为了便于管理 必了便于管理 必须对须对所有供所有供应应商建立商建立资资料档案 由采料档案 由采 购购部部设专设专人管理供人管理供应应商商 的档案的档案资资料 供料 供应应商的档案商的档案资资料主要包括下料主要包括下图图所列的所列的9 项项内容 内容 1 供应商调查表 6 供应商顾客投诉登记表 2 供应商产品价格登记表 7 供应商顾客服务登记表 3 供应商企业资料 8 供应商销售业绩分析表 4 供应商采购合同 9 优秀供应商综合评估表 5 供应商洽谈登记表 供供应应商档案商档案资资料料应应包含的内容包含的内容 第第23条条 收集供收集供应应商商资资料料 1 公司 公司签订签订采采购购合同后 一般合同后 一般应应在在3个月内 由采个月内 由采购专员购专员 将将该该供供应应商的材料商的材料进进 行收集 整理 行收集 整理 2 因故不能按期整理的 因故不能按期整理的 应应由由责责任人作出任人作出书书面面说说明 由明 由 采采购购主管定期催主管定期催办办 3 整理的档案 整理的档案应应包括涉及包括涉及该该供供应应商的全部文件材料和商的全部文件材料和 记录记录 采 采购现场监购现场监控系控系统统 录录制的音像制的音像资资料 也料 也应应作作为辅为辅助档案助档案资资料保存 料保存 4 公司采 公司采购购档案不符合要求的 档案不符合要求的 责责任采任采购专员应购专员应尽快尽快补补 齐齐相相应应材料 保材料 保证证档案档案 的完整 真的完整 真实实 有效 有效 第第24条条 变变更供更供应应商档案商档案 若供若供应应商商发发生生经营经营状况重大状况重大变变化以及重要担保 重大合化以及重要担保 重大合 同同纠纷纠纷或或诉讼诉讼 信用等 信用等 级级和和资质变资质变化等可能影响履化等可能影响履约约能力的重大事能力的重大事项项 责责任采任采 购专员应购专员应及及时时要求其向采要求其向采购购 部提供部提供书书面面报报告 并及告 并及时时更新供更新供应应商档案商档案资资料 料 第第25条条 查阅查阅供供应应商档案商档案 相关人相关人员员在在调阅调阅供供应应商档案商档案时时 应应先向先向总经总经理提出申理提出申请请 申 申请请批准后 方可批准后 方可进进 行行查阅查阅 查阅查阅完之后完之后应应当及当及时归还时归还 第第6章章 附附则则 第第26条条 本本规规定的制 修 止定的制 修 止 本本规规定由采定由采购购部制定 部制定 经经公司常公司常务务会会议讨论议讨论后 呈后 呈请总请总 经办经办批准后生效 修批准后生效 修订订 和和废废止亦同 止亦同 第第27条条 生效日期生效日期 本本规规定自定自发发布日起生效 布日起生效 湖南盛科建湖南盛科建设