英文电子邮件教程

目目 录录 第一章 综述 第二章 商务邮件的基本格式 第三章 准确的表达方式 第四章 准确的用词 第五章 准确的时态 第六章 实用邮件评析 附录一 常用英文缩写汇编 附录二 常用专业术语汇编 说明 1 本教程适合大学英语 CET 四级或以上水平学习 2 本教程的主要参考书目 HIGH SPEED BUSINESS WRITING 美 Bruce Hird 着 张亦辉 编译 3 本教程中所建议的用法 可以用 也可以不用 如果用了本教程中已规定不 可以使用的句式用法 以违反 ISO 处理 4 本教程的附录缩写部分供参考用 写邮件时尽量不用要缩写 尤其是不常见 的缩写 第一章第一章 综述综述 一 出色的电子邮件非但能促成商业活动的成功进行 更能化腐朽为神奇 反 之 大好商机可能由于电子邮件的谬误而化为乌有 二 日常商务往来邮件中 有八成英文写作水平低下 这并不一定是语法问题 而是大部分撰信人对商务邮件风格和语气缺乏起码的认识 专家普遍认为 商 务邮件应该具备积极和自然的语气 初学者写出来的商务邮件很可能一成不变 的沿袭远至 18 9 世纪的过时文风 无可否认古旧的句式能使邮件更显 商业 但事实上 它们大多冗长乏味 甚至含糊不清 呆滞冷漠 Dear Sir This is to acknowledge your message dated April 10 concerning the above referenced billing error Upon checking our records we found that the invoice should indeed read as US 125 00 instead of US 225 00 We apologize for this oversight and attach herewith the correct invoice Thank you in advance for your kind consideration we remain Sincerely yours 53 字 以上信函中 庸俗无意的古旧句式以斜体字标明 写作风格过于拘谨刻板 以下 的修正后的邮件就较为简短且语气友善 切中问题要害 同时提出解决方法 又不失商业味道 Dear Sir Thank you for your message of April 10 We have confirmed that the invoice should read as US 125 00 and not US 225 00 We are sorry for this error and have enclosed have attached will mail will fax a corrected invoice for US 125 00 Sincerely yours 35 字 三 无论电子邮件内容涉及好消息 坏消息或只是一般性信息 撰信人都应表 现出积极的态度和个人的风格 行文应当自然流畅 态度友善 行文流畅的书 信 撰写起来比较快捷 也较能触动收信人的心 使其易于回复 反之 如果 正式的信函 措辞古旧夸虚 语气恃权慑人 只会替双方加设不必要的沟通阻 碍 撰写邮件切忌使用古旧晦涩 呆滞无意或发号司令的词句 应本着 顺 其自然 的态度撰写 并能流露出一点 微笑 四 有些邮件可能涉及需要传递坏消息 如交货问题 人事问题等等 这类邮 件的写作难度较高 因为个人情绪 如挫败 愤怒 忧虑 失落 悲伤等 很 容易影响到撰信人的客观态度或既定的写作目的 再理智的人 遇上心境难平 情绪偏激的时候 也会不知不觉地偏离客观的轨道 此刻不宜撰写这类邮件 五 关于主动语态和被动语态 撰写传递好消息或者一般讯息的信函时 大多数使用主动语态 而非被动语态 例如 应该说 We mailed the check on May 5 而非 The check was mailed on May 5 但遇上坏消息时 就可巧妙运用被动语态来减轻负面因 素的影响 例如 应该说 The document was misplaced during the quarterly audit 而非 We misplaced the document during the quarterly audit 然而 绝大部分高水准的商务邮件都混合了主动和被动句式 令整篇富于变化 主动句式除了较为友善亲切 更能有效表达撰信人的原意 给人一种真诚的感 觉 撰写商务邮件时要养成使用主动语态的习惯 不妨假设自己在通电话 而 不是在写信 商务邮件的行文语调要求自然流畅 甚至近乎口语化 然而在个 别情况下 撰信人最好不要太显露自己的真切感受 避免负面情绪 或者干脆 对某些情况不露声色 这时采用被动句式和名词短语可算是最适当的手法 虽 然名词短语在英文语法中有相当的重要性 但在商务邮件中过多使用名词短语 就像使用过多被动语态一样 显得冗长乏味和过于拘泥 例如 欠佳 Thank you for your inquiry 名词短语 about our products 较佳 Thank you for inquiring asking about 动词短语 our products 六 下表左方所列用语句式过于古旧刻板 切忌使用 可以改用右方列举的用 语句式 1 用于邮件开头 owing tosince because due to per your request 可以使用 但改为 as you requested asked 会较有礼貌 we apologize we are sorry apologize 是正式用语 但有时可以接受 taking this opportunity 删去 此句无实义 in reference to 删去 此句无实义 with reference to 删去 既无实义又不友善 further to your call thank you for your call 或索性删去 we are sorry to say unfortunately regrettably we are pleased to we would like to please be advised 庸俗无意应删去或改为 We would like to inform you that that you are kindly invited we would like to invite you 正式用语是 it is our pleasure to invite you I am writing to inform you I would like am happy to inform you 或索性删去 for your reference information 删去 非标准英文 regret to inform you we are sorry to say unfortunately regrettably acknowledge receipt of we are in receipt of we have received according to our records on checking through our records our records show according to your request in accordance with your request as you requested asked 2 用于邮件结尾 awaiting your prompt reply we look forward to hearing from you would you please let me know as soon as you can right away immediately may we hear from you soon hoping to receive your good news we are looking forward to hearing from you we hope to hear from you soon we await your prompt reply your early reply would be appreciated we look forward to hearing from you prompt 过于古 旧 would you please let us know reply as soon as you can right away may we hear from you soon please do not hesitate to call us if you have any further questions please let us know if you have any further questions your attention to this matter would be greatly appreciated we would much appreciate your special attention cooperation comments would you please give this your special attention we would be grateful if you could take care of this matter soon right away thank you in advance for cooperation 删去 此句既古旧又无实义 3 用于邮件其它部分 as per per 略嫌呆板但常用 as per 则过于刻板 切忌使用 letter dated letter of 只有在日期是极为重要的情况下才使用 dated prompt reply early reply Prompt 过于古旧 也有一种向收信人施压的味 道 kindly send me would you please send me 禁用 kindly in the near future soon upon arrival 可以使用 但考虑改用 when you have it has arrived upon receipt of 可以使用 但考虑改用 when we receive have received by your side on your side 删去 非标准英文 your esteemed firm esteemed 一词属古旧词汇 应删去 above mentioned referenced 删去或改为 above part s order invoice claim arrived at came to the conclusion concluded please find enclosed attached we have enclosed are enclosing 或 enclosed attached is 用 happy to enclose attach 显得友善积极 切忌使 用 enclosed attached please find 七 语法固然重要 态度至为关键 撰信人必须牢记 要写出高水平的商务邮件 一半在于自身是否持正确的态度 另一半才是语法的问题 即使语法有错 只要撰信人的态度真诚积极 同样可 以赢得收信人正面和明确的响应 一般表达自己的最佳方式就是采取主动 切 忌消极被动 更不要发号施令 四大要点 语气主动最自然 态度诚恳又亲切 措词古涩难沟通 行文浅白易答复 八 十大要诀 详述 1 清晰 开门见山 然而 当撰信人不能公开一些机密文件 或在处理负面 事件时 不宜直斥收信人 行文则需适当婉转 如 at your earliest convenience 意思含糊 如果情况紧急 考虑改为 as soon as you can 或 者 right away 情况不太紧急时 可以改为 when you have the opportunity 很多人都会将启首句写成 thank you for the paintings which we received in good condition 这样措辞到底是致谢还是强调油 画完好呢 若要强调油画完好 应写出 we received the paintings in good condition 但若油画是否完好并非重点 就索性写成 thank you for the paintings 2 简洁 言简意赅并非见识浅薄 智者智言精简 从不用花巧复杂的措辞来 吓唬收信人 3 真诚 在处理负面事件时 态度真诚特别重要 阐述的内容和方式均须坦 率 要尽量做到 say what you mean mean what you say 切勿说 we understand your situation 这类看似真诚的表示同情的话 也不应说 please hope you understand our situation 这种软弱羞怯 欠缺说服力 的话 4 友善 坏消息有时会令人气愤或沮丧 难以保持友善态度 然而 长远的 关系总比眼前的困难更加重要 所以应当保护这种关系 如在写邮件时 常会 出现 as you promise 这样的表达 但这一表达有欠技巧 造成一种收信人不 守承诺的错觉 故不要使用 不妨改用 as you agreed 或者 you assured us that 另外 I m afraid 将语气软化 有时也可以代替 unfortunately 还需注意 切勿说 if you have a problem 这样 收信人会误以为时被指精神有问题 5 自然 遇到负面环境时 近乎口语化 却不至于口头化 甚或闲话家常 的行文可以舒缓紧张的气氛 为理性的讨论敞开一扇门扉 僵硬且发号施令的 口吻只会令情况恶化 火上加油 6 迎合对方兴趣 兼顾彼此需要 将收信人的兴趣和需要摆在首位 不要让 不满意情绪操控邮件内容 哪怕处境再恶劣 也务必争取最佳的结果 如 I would prefer meeting with you in the morning of March 31 这样的 表达会给人以 我 为中心的感觉 7 强调正面要点 淡化负面影响 态度积极通常会相应带来良好的效果 多 谈 力所能及 而非 力所不逮 的事情 大多数负面处境都不是绝境 事 实上 每当撰写 传递坏消息 邮件时 只要从众多负面因素中尽力找到一些 正面因素 有时也可以把坏消息转变为好消息 切勿使用 avoid 或者 Please ignore this reminder if your payment is already in the mail 等带有负面含义的词句 不妨改用 disregard 这个既自然又中立的 用词 如 Please disregard this letter excuse us for this reminder if your payment is already in the mail 另外需注意 与其 说 due to our mistake 不如说 due to an office error 相对淡化 了负面的感觉 8 切勿针对讽刺 更忌颐指气使 带着愤怒或嘲讽的字句也许能带来短期的 快感 但恶言相向所造成的心诟也许日久难解 代价沉重 每当心境难平时 撰信人最好先休息一下或者作其他的事情来减轻压力 避免以不满的情绪来责 骂收信人 邮件一旦发出后就无法收回 必须三思而后 撰 9 倚重事实真相 力求冷静客观 事实真相 而非情绪 才是服人的利器 必须慎重的将事实阐述清楚 10 主题前后一致 莫因情绪扭曲 撰信人的情绪有时会令其撰写邮件的目 的偏离 离题或者不切题的邮件只会产生相反的效果 第二章第二章 商务邮件的基本格式商务邮件的基本格式 一 急件的表示方法 使用软件配备标签 This message has high priority 同时在邮件上方正 中位置署名 URGENT 不要用叹号 因为叹号给人过于强烈的震撼 也不要 写到主题上 如 URGENT Dear Capt Rumi Engineer Hoping everything is going on well With best regards Amanda 注 如果在邮件上方正中位置已注明是急件 在邮件正文中就不要再说 urgent 二 启首称谓 一般来说 除非彼此关系亲密 可以直呼其名 否则应当采用正统的称谓方式 在对方全称前加 Mr 或 Mrs 如 Dear Mr Ms Miss Chan 若不知对方 性别 可直接称呼其名字 如果撰信人不知道收信人的姓名 称谓 职务 或 者一并发送给多位收信人时 则应采用简单客气的启首称谓 以下仅列举一部 分 1 Dear Sir 2 Dear Sir or Madam 3 Dear Customer s 4 Dear Friend s 5 Dear Colleague s 6 Dear Reader s 7 Dear Subscriber s 美式写法一般以 Dear Sir 启首 而非 Dear Sirs 因为通常都是一位收 信人阅读邮件 有人甚至认为单数称呼更亲切 更有感染力 称谓的标点符号方面 冒号和逗号均可接受 不可以用其它符号 美式写法惯 用前者 英式则惯用后者 但切忌用分号或无标点 如果同一封邮件寄给多位 收信人 美式写法一般是 Gentlemen Dear Ladies 或者 Dear Ladies and Gentlemen 三 结语句式的常用写法如下 1 Please let me know if you can be of further help further assistance 2 Please let me know if you need more further information 3 We are looking forward to hearing from you 以下句式会给收信人一种压迫感 甚至认为撰信人十分贪婪 切忌使用 We are looking forward to your orders positive answer favorable answer firm order We would be pleased if you could accept our offer 四 结语问候 Complimentary Close 1 Sincerely 2 Yours sincerely 3 Sincerely yours 4 Yours truly 5 Very truly yours 6 Best regards 在电邮和传真中常用 注 结语问候要顶格 五 署名日期 注意英式和美式在写法上的区别 例如 2005 年 1 月 2 日 英式写法 2 1 2002 2 January 2005 美式写法 2 1 2002 January 2 2005 为避免混淆 应尽可能不用数字写月份 全写 January 或简写 Jan 均可 日期 不用加上后缀 1st 2nd 3rd 六 邮件的格式要求 1 启首称谓和结语问候要与邮件正文之间有空行 2 句子中 词与词之间和 逗号后空一格 3 段落中 实心点 问号 叹号后空两格 七 发问时是否使用问号 关键在于撰信人想要给对方留下一个怎样的印象 直接提出一般性请求时 撰信人或许觉得不必使用问号 见下例 1 Would you please make payment by March 15 2 Would you please make the necessary correction and confirm using our number BB109 八 在 the following 后应该使用冒号而非分号 第三章第三章 准确的表达方式准确的表达方式 一 客气明确的提出询问 不但给人亲切感 更能使收信人易于回复 见下例 Could you deliver the order by November 15 We would prefer delivery of the order by November 15 以上两个例子不难看出 前者措词生动 态度鲜明 使收信人感到需要回复 而后者措词含糊软弱 没有明确提出询问 收信人感觉不到需要回复 二 提问时切忌写成 I wonder if 例如 I wonder if they come in different colors 语气软弱 也不是正式提问 反之 当提出敏感的 问题或特殊请求时 就应该有技巧的使用这种表达方式 没有强人所难之嫌 见下例 I wonder if you could share in the advertising cost I wonder if you could pick me up at the airport 三 I m afraid 将语气软化 有时也可以代替 unfortunately 如 I m afraid your explanation about the Terms of Sale is not satisfactory 四 在撰信人提出特别的请求时 使用 would be very grateful if 较为 合适 但在催缴信函中如果说 we would be grateful if you paid the US 350 you owe us 却是一种失礼的表达方式 故不要使用这种表达 五 I would much appreciate it I would be grateful if 略显冗长乏 味 不应过多使用 改为用问句请求较佳 使用时切勿漏了 it 这是人们 常犯的错误 六 We received our order in good condition a few days ago 此时可以 不说 thank you for 七 不需要在一封邮件中说两次 sorry 八 We look forward to your overnight reply 一句中的主语 we 不能省 略 如果缺少主语 应把 Look 转换成动名词 Looking 九 一般情况下 一封邮件 表示感谢一次就够了 在邮件开头已有 Thank you for your reply 后面就不用再写 Thank you 十 I would very much like to discuss this venture in more detail Very much 用得有特色 十一 月底的表达方式应为 the end of 定冠词不能省略 如 Above rate will be effective till the end of Sep 另外 表示产品型 号时 常用 the 作为归类冠词 如 the DC 3 was a famous cargo aircraft of the 50 s 十二 please 引导祈使句 应接动词原形 如 Pls revise your Debit Note and offer us a copy one for our account purpose 十三 在一般性往来邮件中使用 we are pleased to 会给人一种虚伪的感 觉 应改为 We would like to 如 we would like to place an order for the following part 十四 Please do not hesitate to contact me 等表达包含多重否定 do not 和 hesitate 同有否定的意思 延缓了收信人的理解速度 所以不要使 用这个句式 如果希望简洁准确流畅地表达同样的意思 可以使用 feel free to contact us 等更为直接的句式 十五 切勿说 thanks in advance 这样有意无意的向收信人施压 认为对 方有责任顺应自己的意愿 有些收信人对此颇感厌烦 十六 以下启首句犯了内容过多的毛病 Dear Mr Hastings Would like to know whether you have already paid out to Links Publishing Co for Visconti books because Me Chui of Links came to see me on August 10 and asked me to help him so as to be paid immediately the remaining two thirds of total amount 既不清晰又不能突出重点 一般来说 一意一句 一句一意 尽管这并非 放之四海而皆准 但也不失为一个良好的写作准则 One idea one sentence One sentence one idea 十七 不要说 We found out that 索性说 We found that 十八 结语句式的常见写法如下 Please let us know if we can be of further help further assistance Please let us know if you need more further information We hope to be hearing from you We are looking forward to hearing from you 切忌采用以下写法 We are looking forward to your orders positive answer favorable answer firm order We would be pleased if you could accept our offer Please give your comments comments 一词 容易引起读者理解不清 一般不 能使用相同 类似的句子 十九 1 get the total 705EUR 价格或费用金额的表示方法为 币种 符号 金额 故上例中 705 欧元 的正确表达应为 EUR705 不是 705EUR 2 商业发票上 USD1309 12 的英文表达为 US dollar one thousand three hundred and nine and twelve cents 一般不用 one thousand three hundred and nine point twelve US dollars 二十 邮件中尽量少用缩写 尤其是不常见的缩写形式 二十一 We are looking forward to hearing from you as soon as you can as soon as you can 只有行为是对方 才能用这个短语 我们期望对方尽快 回复 行为人是我们 则不能再用这个短语 二十二 Would you please make payment right away or if there is a problem call us at 2345 6789 注 切勿说 if you have a problem 这样收信人会误以为是被指精神 有问题 二十三 Pls see the attached of the debit note for this shpt 这句话的表达太过罗嗦 the attached 就可以直接做 debit note 的定语 没必要用一个限定性的短语 可以表达为 Pls see the attached debit note for this shpt 二十四 Pls see attached email 这个句子中 attached 前应用一个表示限 定的词 如 the 等 二十五 时间状语 1 We ll send you the statement of Oct on next Monday 评 next Monday 前的 on 应去掉 表示时间的名词前如有 this that these those last next some any each every all half yesterday tomorrow 等修饰语时 这些名词前不用介词 2 I m sorry to tell you the cargo was shipped out at 16 Nov 2005 评 at 应改成 on 在具体某一天前 应用 on 在具体某一点前 应用 at 二十六 电放 的准确表达 提单电放就是电报放货 国外的承运人保留全套正本提单 并通知在目的港的 代理 收货人可凭加盖正本公章的提单复印件和保函换单提货 电放的英文表示方法 如 cable release 和 telex release 等 注 SURRENDER 并不是电放的意思 一般以图章的形式盖在正本或副本提单上 因为做电放发货人是要交回全套正本提单的 为了防止此套正本提单再流出 所以盖上 SURRENDER 的章以示作废 或者发货人根本没签正本提单 则签发盖 有 SURRENDER 章的副本提单 用作提货或结汇 虽然 telex release 和 surrender 都被理解为电放的意思 但是建议多 用 telex release 比较通俗易懂 少用 surrender 以免代理不理解 二十七 Pls adv the invoices for GBP 277 77 GBP 852 80 and GBP 300 12 advise 的意思是 告知 建议 如果需要发票原件或复印件 应该要求对方发 给我们 而不是告诉我们 如果只要发票号 可以用 advise 但要说明 请告知发 票号 而不是发票 二十八 Pls note dry battery belongs to dangerous cargo so there are few co loaders like to accept booking there be 句型一般用来表示 在某 处有某物 主语通常是不确定的 而 there are few co loaders like to accept booking 这个句子主语很明确 也不是要表达在某处有某物 所以不应 该用 there be 句型 该句子可以表达为 Pls note that few co loaders accept this booking because dry battery is dangerous cargo 第四章第四章 准确的用词准确的用词 一 定冠词和不定冠词 当谈及数份文件或档案时 常常分不清用定冠词还是不定冠词 正确 Enclosed is a copy of the receipt 错误 Enclosed is the copy of receipt 任何一份收据 不论印刷版本或电子版本 都可以有多份拷贝 但原稿只有一份 使用定冠词就是要指明这项事实 另一种通病是 清晰 Please keep the copy of the receipt that we sent you 含糊 Please keep a copy of the receipt that we sent you 第一句使用了定冠词 清楚指明只送了一份收据 第二句使用了不定冠词 令人 觉得送出的收据不只一份 整个句子变得含糊不清 撰写商业书信时要分外留意定冠词和不定冠词的使用方法 二 归类冠词 当定冠词 the 不定冠词 a an 或广义冠词 即没有冠词 被用来归类时 它们 指的是类别本身而非这个类别中的任何一员 见下例 The computer is an advanced electronic device A dolphin can send and receive communication at the same time Computers are advanced electronic devices 注意 没有冠词的名词归类时 名词多为复数 另外 表示产品型号时 常常采用归类冠词 The DC 3 was a famous passenger and cargo aircraft of the 50 s and 60 s 三 another 和 other 的误用情况 another 是用作修饰单数名词的形容词 如 I am looking for another sales channel other 是修饰复数名词的形容词 如 I am looking for other sales channels another 可以用作修饰有数字或 few 在前的复数名词或短语 也可用 more 代替 但要将语序颠倒 如 I will be here for another few weeks 或者 I will be here for a few more weeks 四 others 是一个代名词 正确 Some printers have paper feeders and others do not Please tell the others that I will attend the meeting 错误 Some printers have paper feeders and other do not Please tell the other that I will attend the meeting 五 and 的误用情况 and 是连接对等或相关的内容 但不能用来引导句子 错误 He will pay today And we will issue him a receipt 正确 He will pay today and we will issue him a receipt 六 if 和 when 的误用情况 if 是在不绝对肯定的条件下使用的 如 We will have an outdoor party if it does not rain tonight when 是在绝对肯定的条件下使用的 如 We will set sail when the sun rises tomorrow 一个广为讹传的表达方式 在香港几乎每部大厦电梯中都贴有这样一个告示 When there is a fire do not use the lift 如遇火警 切勿使用升降机 火警是意外 我们大可以假设不可能知道何时发生 甚至根本不发生 正确的表 达方式应该是 If there is a fire do not use the lift 或者 In the event of a fire do not use the lift 如遇火警 切勿使用升降机 七 incidentally 的使用 正式商业邮件中 应使用 incidentally 而不应使用口语化的 by the way 两者意思相同 但前者较为严谨 后者略显轻率 by the way 可以 在对话和私人信函中使用 Incidentally 犹如一条便捷的桥梁 将两项不同 的内容连接起来 如 Incidentally there are many L 20 left so we suggest that you order soon 八 as soon as possible 和 as soon as you can 同样流行使用 两 者意思相同 但后者给人一种较为亲切自然的感觉 所以我们在写邮件催促对 方时 不要用 as soon as possible 九 impossible 给人一种缺乏弹性和大局已定的感觉 所以在一般邮件中不 要用这个词 改用 not possible we are unable to 或 unlikely 的话 既不会改 变原意 又不会给收信人过于负面或对抗的感觉 十 I we apologize 是当事态较为严重或解决问题的前景黯淡时 才使 用的道歉方式 一般说 I am we are sorry 即可 十一 note 一般指 记住 注意 如果要表示 通知 最好用 inform 如 Once the vessel ships out please inform us 十二 应使用 first second 和 third 等连接词表示顺序 而非 firstly secondly thirdly 或 first of all 等既无谓又造作的连接词组 这类用语可能会给人一种 尚有冗长的后话 的感觉 同时亦削弱了原话的重 要性 十三 contact 是及物动词 如果要表达 联络 联系 某人 的意思时 后 面不接介词 with 如 We have contacted Mr Don 即可 十四 check 是及物动词 其后不需加任何介词 如 S L is checking on the schedule now 中的 on 是多余的 十五 confirm 一般做及物动词 后边不接介词 如 Confirmed the receipt with many thanks 另外 confirm 后面一定要指明让对方确认什么 如 Pls see the attachments and confirm your receipt of it by returning this E mail 十六 Provide sb with sth 表示为某人提供某物 如 Glad to provide you with the ocean rates from the two ports to Colombo 十七 charge 表示各种各样的费用时为可数名词 应加 s 如 Please adv all the local charges 十八 depart 表示 出发 离开 如果后面有具体的地方 要与 from 连 用 如 The nextavailable vessel will depart from Nanjing seaport on Feb 28 十九 because 应该引导一个从句 如果引导的是一个名词 应该用 because of 如 because of the delay the client was so angry 二十 need sb to do sth 指需要某人做某事 need 此时为实义动词 而不是情态动词 不定式标志 to 不能省略 如 We need you to provide us the rate of different break 二十一 but 和 however 的误用情况 but 常被错误的用来引导一个句子 but 为连词 不能放在句首 而 however 可以放在句首 如 However we have not received the bank s notice of confirmation 二十二 quotation 一般用在招投标或估价等方面 在洽谈小笔交易时使 用 则显得过于高调 应改用 rate 另外 quote 是指报价 一般是指 加利润后的价格 如果我们让代理提供的或我们报给代理的是净价 就不宜用 quote 同时在对代理给我们报的净价表示感谢时 也不宜用 quotation 二十三 void 作为动词时是 取消 的意思 作为名词使用则是 已无效 的意思 例句 The contract will become void if not renewed by April 1 二十四 expedite 常被误解为送递或付运的意思 实际上是指加快付运进 度或尽快促成事件进行 为避免混淆 尽量使用常用词汇 如 send mail ship right away as soon as you can 二十五 对于货物的品名 品名 这个词 用 description of commodity 比 nature of commodity 更准确 二十六 Our client will import steelwire from Germany to Shanghai 其中的 our client 是一个集合体 如果要表达 我们的一个客户 应用 one of our clients 二十七 1 Thank you for early reply 这句话中的 early reply 前应加物 主代词 your 或定冠词 the 来限定这个短语 2 Please see attachment 这个句子中的 attachment 前需用定冠词 the 或物 主代词 our 来限定 二十八 send 的用法 send 发送 邮寄 是及物动词 可以表达为 send sb sth 或 send sth to sb 不能用 send to sb 二十九 arrive 的用法 arrive 到达 抵达 是不及物动词 与地点名词连用时 后面要用适当的 介词 如要表达到一个大的地方 如国家 城市 应用 arrive in 如要表达 到一个小地方 如车站 港口 应用 arrive at 同时 由于是不及物动词 故不用于被动语态 三十 follow 组成的词组 如要表达 如下 可以用 as following 或 as follows 但不能用 as followed 三十一 等待 等候 常用的词组为 wait for sb sth 或 await sb sth 注 await 是及物动词 后边不能加介词 for 三十二 email 的用法 email 既可以作名词用 也可以作动词用 如 名词 Would you please let me know by e mail what the status is 动词 Please e mail your answers as soon as you can 三十三 运输条款 运输条款 标准的译法为 Shipping Term 不可以译作 Sales Term 三十四 few little a few a little 的用法 1 a few 可数名词 a little 不可数名词 2 a few a little 为肯定含义 少许 少数 3 few little 为否定含义 很少数 几乎没有 例 Little co loader can accept such chemical in Shanghai port 因为 co loader 是可数名词 所以这个句子中的 little 应改用 few 且 co loader 用复数形式 co loaders 三十五 Pls adv your best air rates break by weight 请按各重量级报 最好的空运费 按各重量级的表达为 break by weight 三十六 The local charges in Shanghai will be as follows xxx 其中 will be 应改为 are 三十七 sta