公司行政及财务管理制度

修订稿 员工行为准则 1 本公司员工除本职日常业务外 未经公司法人代表授权或批准 不能 从事下列活动 1 以公司名义考察 谈判 签约 2 以公司名义提供担保 证明 3 以公司名义对新闻媒介发表意见 消息 4 代表公司出席公众活动 2 未经允许 公司员工不得在外兼任工作 3 公司员工不得利用公司资源做与公司无关的事 4 公司员工在经营管理活动中 不准索取或以变相方式收受业务关联单 位的利益和帮助 否则将构成商业受贿 只有在对方馈赠的礼物价值或其 他方式帮助较小 接受后不会影响正确处理与对方的业务关系 而拒绝会 被视为失礼的情况下 可以在公开的场合下接受 由公司决定其归属 5 公司员工对外业务联系活动中 遇业务关联单位按规定合法地给回扣 佣金的 一律上缴公司作为营业外收入或冲减成本 个人侵吞的属违法 可追究法律责任 6 公司员工在与业务关联单位的联系过程中 对超出正常业务联系所需 要的交际活动 应谢绝参加 包括 1 未经公司同意的宴请及娱乐活动 2 设有彩头的牌局或其他具有赌博性质的活动 3 邀请方的目的明显是为了从我方取得不适当利益的活动 7 公司员工有责任保守公司的经营机密 务必妥善保管所持有的涉密文 件 8 公司员工未经批准 不准将公司的资金 车辆 设备 房产 原材料 产品等擅自赠与 转让 出租 出借 抵押给其他公司 单位或者个人 2 9 公司员工对因工作需要配发给个人使用的计算机 办公用品 交通工 具 通讯设备等 不准违反使用规定 作不适当之用途 10 公司员工在不能清楚判断自己的行为是否违反本准则时 可按以下方 法处理 1 以该行为能否毫无保留地在公司公开谈论为简便的判断标准 2 向公司董事长或总经理提出咨询 10 公司要求所有员工有良好的工作习惯 如工作日记 计划书 会 议纪要等 11 尽忠职守 服从管理 不得有阳奉阴违 敷衍 搬弄是非 推诿 行为 12 未得实情 不得私下恶意议论公司人事及各项决策 13 任何员工不得损坏他人和公司的形象 不得与员工 客户和合作 伙伴发生吵闹 打架等有损公司形象的事件 14 参加代表公司的集会活动 不得私自行动 随心所欲 必须听从 公司的统一安排 维护公司的集体形象和团结精神 3 行政管理制度 一 办公室管理制度一 办公室管理制度 1 公司办公区域入户大门钥匙由公司统一人员管理 其他人未经许可 不得自行使用钥匙或其他方式开门 否则将受到公司处理 其行为有损公司 利益者 造成一切后果由其本人负责 2 公司办公室对公司不易隐匿物品 如计算机 打印机 复印机 办 公桌椅 文件柜 会议桌椅等 的安全负责 不负责公司员工日常使用的易 隐匿物品 如办公文具 文件 员工私人物品 等的安全 请公司员工对日 常使用的易隐匿物品自行妥善保管 如出现遗失由员工本人自行赔偿 3 为使公司员工能拥有一个整洁 舒适的办公环境 公司员工应遵守 如下规定 1 每位员工的办公桌应经常整理 保持整洁 2 爱护公共区域的环境卫生 不得乱丢纸屑 果皮等 3 工作结束后 将桌椅放整齐 不得将纸张 资料等留在桌上 二 考勤制度二 考勤制度 1 作息时间 公司实行朝九晚五的每周五天工作制 上午 9 00 12 00 下午 1 30 5 00 2 公司实行由总经理直接领导安排工作的行政制度 早晨上班不直接 来办公室 要外出办事 开会或请假者 须前一天向总经理报告 并在考勤 管理员处同时报备 3 必须严格执行签到制 未签到者按迟到或早退处理 迟到或早退一 次罚款十元 全月累计结算 迟到或早退半小时以上 含半小时 者作旷工 4 处理 无故旷工半天开始扣日薪 无故旷工 3 日可给予除名 4 病假 需出具病假条 病假 3 天以内 由总经理审批 3 天以上由董 事长审批 病假 7 天以上扣发当月基本工资 30 7 天至 15 天扣发当月基本 工资 50 超过 15 天扣发当月基本工资 60 因病住院是否停薪由总经理酌 情审定 5 事假 必须提前一天请假 事假需出具事假条 事假 1 天以上 含 1 天 需总经理签字批准 考勤人员备案 6 全勤工资 本公司设立全勤工资项 作为对全体员工全勤到岗的考 核和奖励 1 病假 3 天以上扣发当月全勤工资 2 因物殊原因总经理同意后 当月事假半天不扣工资 事假 1 2 天扣 除全勤工资 事假 3 天以上除扣去全勤工资外 从第 3 天起开始扣除日薪 3 无故旷工扣除全勤工资外 半天扣除当日薪金 无故旷工 1 天扣除 3 天日薪金 无故旷工 3 天以上可作除名处理 7 因参加社会活动请假 需经总经理批准给予公假 薪金照发 8 加班及调休 由于本公司业务的特殊性 员工如遇节假日出差在外 地 或在本城加班工作 2 日以上的 可以向总经理申请调休 公司不考虑补 发加班工资 5 三 会议制度三 会议制度 1 公司月度工作例会 每月 28 31 日之间进行 由公司总经理组织 各项目负责人参加 检 查上月工作计划进程 制定下月工作目标及各项工作落实 形成会议纪要备 档 并报董事长审察 2 公司全员会议 涉及公司行政 人事 财务 业务等综合事项 由公司临时组织进行 形成会议纪要备档 并报董事长审察 3 项目分析会 由项目负责人申请 总经理随时组织召开 项目负责人必须做充分的准 备和汇报 列出所掌握的原始资料进行汇总分析 4 项目确定实施会议 由总经理向董事会申请 由董事长安排董事会成员及邀请监事参加 所 有项目负责人参加 确定项目是否实施及制定实施方案 形成会议纪要备档 并由总经理向董事会出具报告 申请项目实施批复 5 年度工作会议 分半年度工作会议和全年度工作会议 由总经理组织 公司全体股东 董事会全体成员 监事 公司全体工作人参加 由总经理做半年或全年工作 汇报 由董事会对经营团队进行目标考核 形成会议纪要备档 6 会议注意事项 1 会前通知时间 地点 会议议题 不能出席者必须请假 并在会议 纪要上记录 2 会议参会人员须做到会前有准备 主题发言人必须要有充分的准备 3 形成会议记录备查 其中 1 3 5 6 项会议由公司指定记录人员 会议记录经高层管理人员签字 归公司综合部作档案管理 6 4 会议形成的决定 进入工作计划 业务考核 岗位职责 制度管理 流程管理等范畴 予以有效执行 5 会议期间不允许有与公司无关的非重大事件电话通话或长时间通话 6 会议纪律严格参照考勤制度执行 7 会议人员应增强保密意识 确保会议文件 决定只能在允许及权限 范围内告知 8 根据会议需要 要求上报或传达的会议信息 须及时上传下达 9 会议期间 以不干扰会议进程为原则 手机等通信工具须关闭或消 除铃声 任何因私或因公电话 接听须得到会议管理人员的许可方可离场接 听 7 财务管理制度 第一章 总则 第一条第一条 为了规范公司的财务行为 加强财务管理 根据 中华人民共 和国会计法 和 会计基础工作规范 的有关规定 结合公司的实际情况 特制定本制度 第二条第二条 公司财务部及会计人员必须严格执行 中华人民共和国会计法 根据 企业会计准则 和 企业企业财务通则 组织本单位会计核算及 财务管理工作 第三条第三条 财务人员调动工作或者离职 必须按会计法的规定与接交人员 办清交接手续 具体包括 1 将所有经济业务的凭证全部入帐 并结算 出所有科目的余额 2 对移交时未尽的事项和应说明的问题予以书面交 代和解释 3 中华人民共和国会计法 和 会计基础工作规范 规定 的其他事项 第四条第四条 公司各经营 管理部门以及相关人员必须加强财务意识 严格 执行本公司制定的财务管理制度并自觉地接受董事会的监督 第五条第五条 公司会计年度自公历 1 月 1 日起至本年 12 月 31 日止 每月的 月末为月结算日期 各部门或个人不得提前或延期办理结算 若遇特殊情况 由公司财务部统一安排 第二章 会计核算 第六条 财务部组织公司的会计核算时 本制度未涉及的部分参照财政 部颁发的 企业会计准则 执行 第七条第七条 实收资本以工商行政管理局核准的实收资本登记入账 第八条第八条 固定资产是指使用期限超过 1 年的房屋建筑物 机器设备 运 输工具以及其他与经营有关的设备 器具 工具等 不属于经营性的主要设 备 工具 单位价值在 2000 元以上 并且使用年限超过 2 年的也应视为固 定资产 8 第九条第九条 固定资产折旧采用直线法计算 并按各类固定资产的原值和估 计的使用年限及残值率 5 确定其折旧率 当月增加的固定资产 下月计 提折旧 当月减少的固定资产 下月起不再提折旧 第十条第十条 其他经营性项目的成本 包括各经营项目的直接工资 直接成 本费用 第十一条第十一条 工资总额包括 基本工资 绩效工资 津补贴 浮动工资 加班工资 奖金 职务 岗位 津贴等 福利费的开支控制在每月按工资总 额的 14 内 每月由综合部负责编制工资发放表 转交财务部核对 由总经 理签字审批后 财务部才能发放工资 第三章 有价证券的管理 第十二条第十二条 公司的有价票券是指 国库券 债券 税务发票和收款收据 第十三条第十三条 有价票券按规定应连续编号 指定专人保管 第十四条第十四条 在实际工作中出现发票和收据开废时应将作废的部分全部保 留 不能缺少其中任何一联 并注明作废字样 第四章 货币资金的管理 第十五条第十五条 公司的货币资金是指 现金和各种存款 第十六条第十六条 库存现金原则上以满足公司一周日常零星开支为标准 不论 何种来源收入的现金 超过 5000 元的 原则上应于当日送存开户银行 第十七条第十七条 在金额超过 5000 元以上的各种业务费用 尽量使用银行转 账结算 在特殊情况下规定应转账结算 而不得不用现金结算的 经申请公 司总经理同意 并签字认可后方可办理 第十八条第十八条 财务人员在支付外单位款项时 无论转帐或现金支付必须先 核对发票或其他合法票据再付款 金额超过 3000 元以上的 在核对发票或 其他合法票据的同时还必须配备相关合同 在两项配齐并相符的情况下 方 可予以支付 否则有权拒付 第五章 借款管理办法 第十九条第十九条 借款范围 差旅费借款 公事借款 零星购物借款 业务备 用金 其他临时性借款 9 第二十条第二十条 借款程序和标准 1 对因公出差需借支差旅费时 应填写借款单 注明预借金额 借款 事由等 经总经理签批后到财务部领款 财务部以借款单为借款依据报销差 旅费 原则上返回公司 3 天内报销差旅费 余款在报销时归还财务部 2 对业务备用金和零星购物借款以预算为前提 最高限额为 10000 元 借款人按照相同程序申领定额借款或备用金 由财务总监 总经理签批后 财 务部才能借出借款 总经理批准的单笔借款最高限额在 10000 元 3 由于业务需要 超过 10000 元以上的借款 必须由董事长或董事长 授权的人员批准 包括总经理本人的所有借款额 第二十一条第二十一条 纯属个人借款行为 公司一般不予借给 特殊情况经公司 总经理批准可借给 个人借款额一般不超过其 1 个月工资额 最长不超过 3 个月还款 第二十二条第二十二条 对领用备用金的部门 个人 定期报销 余款未结 不予 再借 第二十三条第二十三条 借款人应严格按照借款用途使用借款 不得挪作它用 否 则 应按情节轻重追究责任 第六章 支票领取和管理 第二十四条第二十四条 支票由出纳或总经理指定专人保管 凡领取支票 须填制 付款审批单 支票按批准金额封头 加盖印章 填写日期 用途 经总 经理签字批准后方可领用 出纳凭经办人填写 各级领导审签后的 付款审批单 填写支票进行支 付 第二十五条第二十五条 日常备用金提取 必须经财务负责人 或会计 在支票存 根上签字后 出纳方可到银行办理取款业务 第二十六条第二十六条 所签发支票应填写日期 金额 限额 用途 不准签发 空白支票 第二十七条第二十七条 公司公章 财务章 法人章分专人分开妥善保管 第二十八条第二十八条 在支票有效期内未使用的支票或因情况变化未使用的支票 应及时退还财务部 对未及时归还者 财务部应及时督促 并不予签发新的 支票 第二十九条第二十九条 持票人应对支票妥善保管 如丢失 被盗等 将由个人承 10 担经济责任 第三十条第三十条 作废的支票要及时注明 作废 并妥善保管 统一注销 第七章 各种款项支付的管理 第三十一条第三十一条 经营性款项 日常经营性开支款项 其金额在 1 万元以 内的 包括 1 万元 由财务总监 总经理核准签字后即可支付或报销 财 务可以入帐 其金额在 1 万元以上的开支 由总经理向董事长请示 由董事 长同意后方可支付 其财务凭证由董事长或董事长授权的人员签字后方可入 帐 非日常经营性开支款项 其金额在 2 10 万元以内的开支 由总经理向 董事长请示 由董事长同意后方可支付 其财务凭证由董事长或董事长授权 的人员签字后方可入帐 金额超过 10 50 万元以内 由董事长同意后方可支 付 其财务凭证由董事长或董事长授权的人员签字后方可入帐 金额超过 50 万元以上 必须报董事会通过 方可以支付 其财务凭证由董事长或董事长 授权的人员签字后方可入帐 大额业务转帐 业务转帐必须要配备齐项目合同 由各级领导审批后方 可转帐 其金额在 2 50 万元以内的转帐 由总经理向董事长请示 由董事 长同意后 总经理 董事长或董事长授权的人员签字后方可转帐 金额超过 50 万元 董事长或董事长授权的人员签字后方可转帐 第三十二条第三十二条 一切费用开支必须履行严格的审批手续 对每一笔开支费 用应取得税务部门的正规票据 报帐时必须由经办人填写报销凭证并签字 部门负责人核准签字 会计审核票据 总经理核准签字等程序 1 万元以内的帐目报销签字流程为 经办人填写支款凭证 经办人签字 部门负责人核准签字 财务 负责人 会计 审核 总经理核准签字 财务报销入帐 超过 1 万元的帐目报销签字流程为 经办人填写支款凭证 经办人签字 部门负责人核准签字 财务 负责人 会计 审核 总经理核准签字 董事长或董事长授权的人员签 字核准 财务报销入帐 第三十三条第三十三条 业务招待费要严格按标准控制使用 确因工作需要招待有 关人员的 须请示总经理 在允许的标准内执行 并严格报销审批程序 11 第八章 内部控制制度 内部控制制度是公司内部各职能部门 各有关工作人员之间 在处理经 济业务过程中相互联系 相互制约的一种管理制度 第三十四条第三十四条 货币资金业务内部控制制度的基本要求 1 1 实行钱账分管 出纳员不得负责收入 费用 往来款明细账的记录 现金日记账由出纳员负责登记 预留银行的印鉴 尤盾 密码由两人分别管 理 互相制约 2 各种收付款业务均应集中于出纳办理 任何部门和个人不得擅自出 具收款凭证和付款凭证 3 3 现金收入和支出必须立即记账 应定期或不定期检查现金记账情况 并进行账实核对 4 银行存款收付业务必须每月与对账单核对 并由出纳编制或会计审 核银行调节表 5 库存现金除日常周转需用外都应及时解交银行 库存现金必须存保 险柜 6 发票和收据由出纳保管 领用空白发票和收据必须进行登记 使用 时必须按编号顺序使用 7 支票签发必须由主管财务领导签字 方可领用 并登记支票签发薄 8 所有付款业务只有经过审核批准后方可支付 第三十五条第三十五条 货币资金收入业务的内部控制 公司所有的货币资金收入均由财务部出纳员收取 并开具相应的收据和 发票 收据和发票应由交款人签字 及时送存银行进账 然后将进账单交 给会计记账 第三十六条第三十六条 货币资金支出业务的内部控制 建立严密完善的结算凭证管理制度 妥善保管各种凭证 尤其是现金支 票和转账支票 严把各种凭证的使用关 出纳员开具支票时 财务主管应当 审查批准 而不能让其独自办理 对已用和未用凭证应当由非保管人员定期 检查 严格限制签发空白支票 随时与开户银行对账等 第三十七条第三十七条 财务档案管理财务档案管理 1 凡是本公司的会计凭证 会计帐簿 会计报表 会计文件和其他由 保存价值的资料 均应归档 12 2 会计报表应分月 季 年报 按时归档 由总经理指定专人保管 并分类填制目录 3 会计档案不得携带外出 凡查阅 复制 摘录会计档案 须经总经 理批准 本制度从董事会审议通过后试行一年 费用管理 报销 办法 为进一步加强资金控制 规范各项费用开支及报销程序 明确费用管理 的各项规定 根据本公司制定的 财务管理制度 精神 特制定本办法 一 差旅费一 差旅费 一 基本要求 一 基本要求 1 员工因公出差借取差旅费须经部门领导 公司领导审批后 凭签批后 的借条到财务借支差旅费 2 出差返回公司后 5 个工作日 一周 内 填写好差旅费报销单 报送 部门领导审查 由财务初审无误 转报总经理签批后 到财务结清借款 对无 正当理由超过规定期限未能报销 结清借款的 按超过天数收取资金占用费 日息万分之三 计算方法 占用金额 占用天数 日息 从次月工资中扣 款直到扣回本息为止 二 报销标准 二 报销标准 1 员工出差分 长途 和 短途 两种 即能当天返回的为 短途 将 在外地住宿 时间在一天以上的为 长途 2 出差地点分为一类区 二类地区两种 即 一类区 除二类区的地区 二类区 直辖市 省会城市 经济特区 计划单列市 3 出差住宿费报销标准 元 人 天 职 务一类区二类区 总经理360420 副总经理300360 一般员工220280 4 出差交通费报销标准 1 公司总经理助理级以上领导可乘坐飞机 部门经理及员工乘坐飞机需 13 报总经理批准 公司总经理助理级以上领导在出差所在城市发生的交通费实报 实销 2 员工出差两地车船费实报实销 在出差城市原则上不得随意乘坐出租 车 如有特殊情况需要乘坐时 报销时写出详细说明报告 需报常务副总批准 后 方可报销 三 出差补助标准 三 出差补助标准 1 短途出差视同出勤 不享受出差误餐补助 2 公司不报销餐费 误餐补助标准如下 元 人 天 职 务一类区二类区 副总经理及以上人员80120 部门经理6080 一般职员3050 3 综合部司机出差 短途视同出勤 不享受出差补助 将在外地住宿 按长途进行以上一般职员标准的误餐补助外 另加 30 元 天的劳务补贴 注 在公司已领薪酬的员工到贵阳 公司的矿山 成都的 不算出差 二 手机通讯费二 手机通讯费 1 总经理 副总经理 通讯费每月按缴费发票金额填写费用报销单 由财务初审无误 报送总经理签批后 再到财务实报实销 但总额应控制在 400 元以内 副总经理控制在 300 元内 超过部分自理 2 其余职员按 100 元限额报销 由四川派驻贵州的其他职员每月按 150 元限额报销 实行定额报销制 每月初将定额发票交到财务 由财务初