合同档案管理工作流程及规范

文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 1 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 目目 录录 1 适用范围 3 2 政策依据 3 3 执行原则 3 4 关键节点 3 5 操作规范 3 5 1 劳动合同签订标准 3 5 2 劳动合同签订流程 4 5 3 劳动合同存档 6 5 4 人事档案管理规范 6 5 5 人事档案管理流程 7 5 6 档案的管理 7 5 7 档案查阅流程 8 6 工作流程图 9 6 1 劳动合同签订工作流程图 9 6 2 劳动合同续签工作流程图 10 6 3 劳动合同改签工作流程图 11 6 4 劳动合同填写工作流程图 12 7 相关表单 13 7 1 劳动合同签订告知事项 13 7 2 劳动合同签收表 13 7 3 解除劳动合同协议 13 7 4 合同期满评估表 13 7 5 解除 终止劳动合同通知书 13 7 6 查阅登记表 13 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 2 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 7 7 员工档案明细表 13 7 8 员工入职承诺书 13 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 3 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 1 1 适用范围适用范围 加多宝下属各人力资源工作人员 2 2 政策依据政策依据 2 1 劳动法 劳动合同法 2 2 员工手册 合同档案管理制度 3 3 执行原则执行原则 3 1 劳动法 劳动合同法 等相关法律法规 3 2 严格按照公司 员工手册 合同档案管理制度 相关规定执行 3 3 合同档案管理须符合操作规范 确保流程的规范性和资料的完整性 4 4 关键节点关键节点 4 1 劳动合同填写需字迹清楚 不得涂改 4 2 员工入职当天与员工签订 劳动合同 并告知劳动合同签订告知事项 4 3 劳动合同续签时间需提前一个月与员工确认 4 4 新入职员工劳动合同签订期限为四年 第一次续签合同为六年 第二次续签为无固定期 限劳动合同 4 5 员工在签订劳动合同时应使用正楷字 字迹清晰 4 6 劳动合同签订后的 15 个工作日内返还员工本人一份 员工需在 劳动合同签收表 上 登记签收 4 7 合同期满评估表 应于员工合同期满前二个月下发至部门 4 8 劳动合同与档案资料由专人保管 不得泄漏员工的个人信息 4 9 员工档案入档时按部门 按工号存放 并检查档案资料的完整性 5 5 操作规范操作规范 5 1 劳动合同签订标准 5 1 1 合同版本 集团及各工厂 营销的劳动合同版本须参照公司所在地的劳动部门颁发的 合同样本 由法务部审核通过后形成统一的劳动合同模板 5 1 2 填写劳动合同信息时需字迹清楚 不得涂改 劳动合同包括员工基本信息 包括 姓 名 身份证号 户籍地址 劳动合同期限 工作内容 部门 职位及岗位说明 劳 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 4 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 动保护和劳动条件 劳动报酬 由薪酬同事填写 劳动纪律 劳动合同终止的条件 违反劳动合同的责任等 5 1 3 所有新入职员工之劳动合同签订期限均为四年 试用期均为六个月 返聘人员不再约 定试用期 劳动合同第一次续签期限为六年 第二次续签为无固定期限 5 1 4 所有员工均需签订劳动合同 劳动合同一式两份 双方各执一份 5 1 5 集团各部门 各工厂 营销对接触到公司技术秘密 商业秘密等特殊岗位 例如 研 发 监察 人事薪酬等岗位 可以视需要与员工签订保密协议 保密协议模板由用 人部门起草 经所属人力资源补充 法务部审核后使用 5 2 劳动合同签订流程 5 2 1 新入职员工 劳动合同的签订 5 2 1 1 在收到新员工报到基本信息后 负责劳动合同签订的人员 以下简称 工作人员 按照 劳动合同签订标准 提前一天写好合同 新员工入职当天与其签订劳动合 同 5 2 1 2 劳动合同签订前 工作人员应告知员工劳动合同的内容及各条款的明确含义 在劳 动合同签订后 与员工确认签署 劳动合同签订告知事项 劳动合同签订告知事 项 确认说明 一栏 需员工填写 本人确认已经明确被告知以上内容 并且已 经详细知道以上内容及双方签订的劳动合同的明确含义 填写完成后 员工签字 确认 并将其作为该劳动合同附件一同装订 5 2 1 3 以上事项完成后 将 员工入职承诺书 发予员工 由员工确认并签字 并将其作 为该劳动合同附件一同装订 5 2 1 4 劳动合同签订后的一周内 加盖合同章 法定代表人或委托人签章 自签订之日起 15 个工作日内通知员工领取劳动合同并由员工签收 另一份存入员工档案 注 根据当地劳动局及相关管理部门要求如签订一式三份将其中一份提交劳动管理部门 备案 5 2 1 5 对于保安员 厨房人员 生产体系操作工 营销体系业务员等流动性较大的岗位 可与员工签订 劳动合同 补充协议 如增加一个补充条款 甲方有关书面文件 通知无法直接送达给乙方时 乙方确认劳动合同中所填写的家庭住址或通信地址为 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 5 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 邮寄送达地址 将书面文件 通知的送达地点进行明确 若合同中已有类似条款 可不用增加 5 2 2 调动员工 劳动合同的签订 5 2 2 1 对于跨厂调动员工 涉及到劳动合同主体变更 导致原劳动合同所约定的内容发生 重大变化无法继续履行时 需与员工签订 解除劳动合同协议 解除原劳动合同 同时签订调动后新的劳动合同 新劳动合同起始日期将从调动生效日期开始 员工 因个人原因申请调动的 办理重新入职后工龄从零开始计算 以往在加多宝的工龄 不再累计 因公司原因调动的 以往在加多宝的工龄将延续 5 2 2 2 负责办理调动的人员需要在调动生效前 3 个工作日内将调动信息发给负责劳动合同 签订的人员 解除劳动合同协议 由调出方的人力资源相关工作人员在 员工调 动单 生效前 1 个工作日按照其填写标准进行填写好 解除劳动合同协议 在 员工调动单 生效后的 3 个工作日内与员工签订 解除劳动合同协议 加盖合 同章及法定代表人或委托人签名 并将 解除劳动合同协议 及人事资料在 员工 调动单 生效后的 5 个工作日内寄给调动后新的公司负责档案管理的人员 5 2 2 3 档案管理人员在收到调入员工的 解除劳动合同协议 及人事资料后 需按照 劳 动合同签订标准 填写新的劳动合同 并与调动人员签订 加盖合同章 法定代表 人或委托人签名 5 2 2 4 调动后新签订之 劳动合同 一式两份 员工持有一份 调动后用人单位持有一份 解除劳动合同协议 一式二份 员工持有一份 调动前用人单位持有一份 自签 订之日起 15 个工作日内通知员工本人领取劳动合同及 解除劳动合同协议 由员 工签收 5 2 3 合同期满考核 与劳动合同续签 5 2 3 1 合同期满考核 5 2 3 1 1 负责合同期满考核之工作人员每月从 E HR 系统中导出合同期限将于 2 个月后到 期的员工名单 填写 合同期满评估表 包括 员工基本信息 既往职位异动 信息 合同期内奖惩信息 并下发到相应部门呈给部门相关负责人签批意见 注 文件下发时须提醒部门相关负责人 员工本次劳动合同续签的期限 并 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 6 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 在合同期满前提前至少一个月零十天将 合同期满评估表 返回至人力资源部 对于个别部门未及时返回 合同期满评估表 的 必须于两个工作日内追回 5 2 3 1 2 对于已回收的 合同期满评估表 需认真审核表格内容 其中 工作表现 一 栏由部门直接领导打分 评估 处理意见 一栏由部门负责人填写并签字 5 2 3 1 3 审核合格后及时提交人力资源部负责人 由人力资源部负责人依据部门评估意见 做出处理及签署最终意见 5 2 3 2 当有不予续签劳动合同出现的 须提前一个月知会员工关系组同事以书面通知形式 即 解除 终止劳动合同通知书 告知员工 具体规定详见 离职管理相关规定 5 2 3 3 对于需要续签劳动合同的员工 由工作人员按照 劳动合同签订标准 填写好续签 合同 并提前一个月安排与员工续签劳动合同 加盖合同章 法定代表人或委托 代理人签章 劳动合同自签订之日起 15 个工作日内通知员工领取劳动合同并由员 工签收 5 3 劳动合同存档 5 3 1 劳动合同签订及盖章生效后一周内存入员工个人档案中 5 3 2 员工档案包括 职位申请表 员工简历 身份证复印件 学历证明 特种工作证复印 件 劳动合同 工作表现评估表 试用期满考核表 合同期满评估表 年度调薪考核 晋升及调动资料 工资职位变动通知单 奖惩资料 体检资料 离职证明 薪资证明 培训资料 申请书及其它相关资料 5 4 人事档案管理规范 5 4 1 所属人力资源应为每一位员工建立员工档案 统一保管员工在职期间的纸质人事资料 离职再次入职的员工应将原档案合入新档案的其他类别中 5 4 2 员工档案分类参照 员工档案明细 设立 如有需要可在其后增加 按照分类顺序进 行归档 5 4 3 新入职员工的个人档案资料应在一周内归档 归档前须对员工资料完整性进行审核 5 4 4 其他需要存档的资料应在人事手续办理完毕次月归入员工档案存档 合同签订或资料 办理与员工档案不在一地的 由办理所属人力资源按规定递至档案管理所属人力资源 双方应有交接记录 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 7 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 5 4 5 所有需员工签名的人事资料 如 劳动合同 职位申请表 调动申请表 必须保存 有 员工签名原件版本 5 4 6 因员工调动需交接档案的 调出方所属人力资源将员工人事档案交至调入方所属人力 资源 因档案管理人员工作发生调整需交接档案的 直接上级应监管交接过程 确保 员工档案完整 无丢失损坏 5 4 7 离职人员档案 员工离职手续办理完毕后 将离职员工个人档案从档案柜中抽出后和 离职人员手续办理及薪资结算资料一起 按离职时间分类 保存于离职档案柜里 自 员工离职之日起 员工人事档案将保存 5 年后方可销毁 5 4 8 员工档案的借阅 因工作需要借阅员工的个人档案资料 必须由相关部门负责人核准 且在人力资源部领导同意的情况下 办理相关登记手续方可外借 借阅期限为不超过 一个星期 5 4 9 员工个人档案的保密性 未经过相关部门负责人允许 档案管理员不得随意借出员工 个人档案 或透露员工个人资料 档案柜钥匙不得随意带出办公场所 不得随意借给 他人使用 5 4 10 员工档案的统计 定期统计员工的档案 入职与离职人员的档案及时更新 5 5 人事档案管理流程 5 5 1 员工的个人档案资料归档程序 在收到员工 包括新入职及调动 的人事资料后 首 先对员工的资料进行审核 包括 职位申请表填写规范 签批程序完整 身份证复印 件清晰 学历证已经过验证 特殊岗位具备资格证和上岗证 包括电工证 驾驶证 会计证 叉车证 钳工证 焊工证 锅炉工证等 证件在有效期内 有合格的体检 资料 入职培训 安全培训考试成绩 若员工已婚需提交结婚证等 如上述资料不完 整 应向相关人员收齐 5 5 2 入职资料齐全后 用档案夹将其资料整理起来 具体顺序可根据档案封面的内容顺序 按部门存放 5 5 3 如员工发生晋升 调动 试用期满 合同期满等事项 手续办理完成后需一并存入员 工的档案中 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 8 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 5 6 档案的管理 5 6 1 三级及以下人员的档案由日常管理所属人力资源保管 二级以上档案由人力资源总监 管理 营销体系档案由营销体系管理 5 6 2 人力资源应设专人负责合同档案的保管工作 未经过人力资源负责人允许及不符合档 案查阅规定的 档案管理人员不得借出员工个人档案 档案管理人员或其它能够接触 员工个人资料的人员除工作需要外不得透露员工个人资料 档案管理人员及其他任何 人不得对各类存档档案进行删除 涂改 变更或销毁 档案室 柜钥匙不得随意借给 他人使用 如有违反 按 员工手册 相关规定严肃处理 最高可处以即时解除劳动 合同 5 6 3 所属人力资源应根据存档条件定期对档案进行检查与核对 一年不少于 1 次 对在职 员工档案的完整性 存放的规范性 安全性进行检查 如有资料缺失和损坏应查明原 因并补齐 如因故无法补齐经所属人力资源负责人确定 在员工档案中留存缺失记录 检查档案的安全 既包括对合同档案材料本身进行检查 如查看有无霉烂 虫蛀等 也包括对合同档案保管的环境进行检查 如查看档案室 柜环境保持良好等 5 7 档案查阅流程 5 7 1 由借阅人以邮件形式提出查阅申请 说明包括 部门 姓名 查阅原因 5 7 2 查阅人在接收档案资料时需在 查阅登记表 上签收 5 7 3 所申请查阅的资料必须在一周内完整归还人力资源部并在 查阅登记表 注销 5 7 4 借阅档案的人员须严格遵守档案的保密性 不得泄密 涂改 转借 复印 遗失和携 带档案外出 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 9 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 6 6 工作流程图工作流程图 6 1 劳动合同签订工作流程图 入职培训结束后 相关部门相关部门 人员人员支持文件支持文件 表单表单流流 程程 填写薪资 结 束 提供新入职员工资料 招聘助理 薪酬组 合同盖章 签署合同签收表 合同存档 劳动合同 劳动合同签收表 劳动合同 劳动合同 劳动合同 填写劳动合同及 劳动合同签收表 人事助理 劳动合同签收表 薪酬组 薪酬组 人事助理 与员签订劳动合同薪酬组劳动合同 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 10 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 6 2 劳动合同续签工作流程图 人事助理合同期满评估表 相关部门相关部门 人员人员流流 程程支持文件支持文件 表单表单 提前 1 个月 10 天回收 评估表 人事助理合同期满评估表 部门评估 审批 人力资源部审 核 填写合同 填写薪资 签订合同 盖章 合同存档 结 束 提前 2 个月下发评估表 合同期满评估表 合同期满评估表 员工直接上级 部门负责人 人力资源负责人 YES NO 人事助理 人事助理 人事助理 薪酬组 劳动合同 劳动合同 劳动合同 劳动合同 合同期满评估表 劳动合同终止 文件编号 M HR HQ 02 04 制定部门集团人力资源部 版本 修订 A 0生效日期 JDB 加多宝集团 合同档案管理工作流程及合同档案管理工作流程及 规范规范 页 码第 11 页 共 13 页 编写人 日期审核人 日期批准人 日期 修改标志修改次数修改人 日期 6 3 劳动合同改签工作流程图 相关部门相关部门 人员人员支持文件支持文件 表单表单流流 程程 签订 解除劳动合同协 议 结 束 提供调动员工信息 薪酬组 调动前用人单位 将 解除劳动合同协议 及人事资料转交给新用