公司人事档案整理

公司人事档案整理 一 目的 为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理 有效的保守机密 同时为了维 护人事档案的完整 防止材料损坏 便于高效 有序的利用档案资料 特制定 本管理办法 二 档案管理内容 1 员工入职档案 个人简历 员工入职登记表 应聘人员登记表 面试记 录及待遇核定事项审批 笔试试题 身份证复印件 学历学位证复印件 离职 证明 各类合同及协议 2 员工培训档案 培训通知 培训总结报告或者考评结果 培训审批表 员工外派培训合同 外出培训反馈表 证书原件 员工培训统计表 3 绩效管理档案 将员工绩效考核相关资料按月归类整理 4 员工离职档案 员工离岗包括员工与公司解除 终止 劳动关系 死亡等 情形 三 档案相关规定 1 基础管理 1 1 原则 分类标准 归档及时 排列有序 层次清楚 整理规范 1 2 员工入职前 人力资源部对人事档案的真实性 有效性进行核查 如有 虚假 可不予录用和解聘处理 1 3 对人事档案按入职时间分类归档 按在职人员 离职人员进行整理 并及时登记于 入职员工人事档案登记 见附件一 离职员工人事档案登记 见附件二 并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号 人事 档案原则上是永久保存 1 4 当在职员工的基本资料有变动时 如学历变动 身份证号码变动 个人 技术职称变动 婚姻情况变动等 应及时将相关资料复印件交人力资源部归档 原件当场查验 1 5 调动和录用入公司的员工 应在办理手续前调阅档案 在其报到新岗 位前 对调入或新建立的档案都应登记 1 6 对员工进行考察 考核 培训 奖惩形成的材料要及时收集 整理保 持档案的完整性 归档的材料必须认真鉴别 保证材料的真实 文字清楚 手 续齐备 材料须经审批盖章和本人签字的 应在盖章 签字后归档 1 7 员工离职档案每月清查 另外存档 档案保存原则上三年后方可销毁 高管及核心人员保留该员工离岗 8 年止 1 8 人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁 整洁 1 9 档案应分类编号存放 一个员工一个编号 防止重名重姓员工档案交 叉 制电子目录 以便查阅 2 档案的查 借阅 2 1 档案分为保密与非保密 保密档案禁止查阅 只能在档案室阅览 不 得外借 非保密级档案因工作需要查 借阅 须填写 查 借阅人事档案单 附件三 经过行政人力资源部经理批准后方可查 借阅 2 2 任何单位一般不得垮部门查 借阅人事档案 下级员工不得查 借阅 上级员工的人事档案 2 3 公司级领导 行政人力资源部可直接查 借阅员工人事档案 2 4 所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部 除特殊情 况可延长 对借阅后到期未归还者 归还损坏 私自复印档案者 遗失者依照 公司档案管理的相关规定处理 2 5 人力资源部做好查 借阅登记 并在 人事档案借阅登记本 签字登 记 附件三 3 查 借阅档案注意事项 3 1 不得涂改 圈划 抽取 撤换 损坏档案材料 3 2 不得擅自复印 拍摄档案内容 如有工作需要从档案中取证须经行政 人力资源部经理同意 3 3 查 借阅者不得擅自泄露档案内容 违反者视情节严重 予以惩处 4 档案的销毁 4 1 公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料 4 2 某些档案到了销毁期时 由人力资源部填写 公司员工人事档案销毁 审批登记 附表五 经行政人力资源部经理批准后销毁 4 3 经批准销毁的人事档案 人力资源部须认真核对 将批准的 公司员 工人事档案销毁登记 和将要销毁的人事档案做好登记并归档 登记表永久保 存 四 制定 修订 废除与实施 注 查看本文相关详情请搜索进入安徽人事资料网然后站内搜索公司人事 档案整理 公司人事档案怎么建立 1 1 第一类 履历材料 1 履历表 2 学生登记表 各类个人简历及登记表 3 更改姓名的材料 1 2 第二类 自传及属于自传性质的材料 1 3 第三类 鉴定 考核 考察等材料 1 各种鉴定表 包括自我鉴定 单位组 织鉴定 党 团员鉴定 学生及学员毕业鉴定 2 年终考核表 实习鉴定 各种评语 表 3 作为干部任免 调动依据的正式考察综合材料 4 考核登记表 干部考核和 民 主评议的综合材料 5 各种专业人员 专门工作鉴定意见 1 4 第四类学历 学位 成绩 培训 专业性材料 1 报考高等学校学生登记表 审 查表 高校招生 报考 登记表 2 学习 培训结业 成绩表 3 毕业登记表 4 学历 学位 学绩 培训材料 5 选派留学生审查登记表 6 专业技术职务任职资格评审 表和聘任表 7 专业技术职务考绩材料 8 创造发明 科研成果 著作目录 1 5 第五类 政审材料 1 政历情况的调查报告 审查结论 上级批复 本人对 结论的主要意见或说明情况的材料 2 主要证明材料 甄别 复查结论 调查报告 批复等有关依据材料 3 家庭出身 本人成份 社会关系调查材料 4 主要社会关 系 政历情况的证明及有关问题过去档案内记载的现已平反的证明 5 入党 团 参军 出国等政审材料 6 配偶情况登记表 调查材料 7 更改民族 年龄 国籍 入 党 团和参加工作时间的组织审查意见及调查材料 上级批复以及依据的证明材 料 1 6 第六类 加入党团组织的材料 1 入党 团 志愿书 申请书 入党转正申 请书 2 党 团 员登记表 3 预备党员因犯错误延期转正 取消预备党员资格的 材料 4 认定不合格党员劝退或除名的主要依据和组织审批材料 退 党材料 5 加入民 主党派的有关材料 1 7 第七类 奖励材料 1 先进个人登记表 先进模范事迹 嘉奖 通报表扬材 料 2 军人在部队经组织批准立功 授勋材料 1 8 第八类 违反党纪 政纪 国法等材料 1 所犯错误结论 处分决定 甄别 复查报告 2 本人的检查 交代材料 对处分决定的意见 3 上级批复及本人意见 4 通报批评材料 5 法院审判工作形成的判决书等材料 1 9 第九类 工资级别待遇等材料 1 工资级别登记表 调资审批表 2 定级 和解决待遇的审批材料 3 干部任免审批表 4 公务员资格审批表 录用和聘用审 批表 聘用合同书 续聘审批表 解聘 辞退材料 5 学生毕业分配表 报到通知书 6 出国 出境人员审批表 7 党代会 人代会 政协会议 工青妇等群团代表大会 民 主党派代表大会登记表 1 9 第十类 可供参考的有保存价值的材料 1 因工 受伤证明材料 残废等级材料 2 死亡证明 讣告或生平 3 非正常死亡的调查报 告及有关情况的遗书等材料 4 其它需要保留的材料 公司人事档案如何建立 第一章 人事流程 一 招聘标准 l 公司对招聘员工本着精简原则 可聘可不聘者坚决不聘 无才无德者坚 决不聘 有才无德者坚决不聘 真正做到任人唯贤 量才录用 按需录用 2 公司招聘员工的主要原则 乃视其对该职位是否合适而定 并以该职位 的岗位责任书为考核的原则 二 招聘计划 l 各部门需添置人员 需由部门经理填写 招聘申请表 交至管理部 由管 理部根据公司有关组织结构规定及人事管理制度制定相应的招聘计划 确定招 聘的途径 费用 形式等后 报总经理审批 三 招聘实施 l 招聘计划经总经理批准后 由管理部安排实施 收集应聘人员资料 指 定面试人员 安排面试时间 地点及确定面试结果 四 面试流程 1 应聘人员由管理部进行第一次面试 面试人员将从个人性格 个人能力 个人素质等各方面对应聘人员进行评定 在 面试评估表 上做好相应的记录并 确定第一次面试结果 2 第一次面试结果分为 回绝 推荐给部门进行第二次面试 其他三项 推 荐给部门进行第二次面试的应聘人员将由部门经理对其进行第二次面试 面 试人员将从工作经验 工作态度 工作技能及专业知识等方面对应聘人员进行 评定 面试评估表 上做好相应的记录并确定第二次面试结果 3 第二次面试结果分为 回绝 可以录用 其他三项 经由总经理根据两 次面试情况挑选出应聘人员进行第三次面试并最终确定录用人员 4 对于未被录用的应聘人员资料将由管理部负责录入公司人才信息库并归 档 五 录用 报到 l 经总经理批准录用人员 由管理部统一通知其报到及需携带材料 2 新员工应先至管理部报到 按照 员工到任流程表 办理有关手续 六 转正 l 试用期规定 试用过程是公司招聘人员的必要环节 自高层管理人员到 一般工作人员无一免之 并坚持双向选择 优胜劣汰的原则 试用期为 3 个月 具体时间由所在部门确定 倘使部门主管认为有必要时 试用期可酌情延长 最长不超过六个月 2 试聘期满应转正或部门申请提前转正的试聘人员 由部门经理将其转正 申请及试聘工作评价一起提前两周交管理部 由管理部统一报总经理审批 3 经总经理批准转正的员工 由管理部安排与总经理面谈 4 聘用合同的规定 1 凡经公司录用的职员 公司将与每位职员签署劳动合同书 2 劳动合同书主要包括公司用工的权利和义务 职员的权利和义务 违约 责任等内容 3 员工也可以其他方式与公司签署劳务合同 方式及内容由双方商定 5 转正后的员工由管理部负责建立相应的社会福利和社会保险 七 解聘 辞职 l 公司有权辞退不合格员工 员工亦有辞职的自由 但必须按离职流程规定 办理有关手续 员工与公司签订聘用合同后 双方都必须严格履行合同 员工不 得随便辞职 用人单位不准无故辞退员工 2 辞职 员工转正后辞职必须提前以书面形式通知所属部门 提前一个月以 书面形式申请 部门经理在总经理批准后通知管理部 该人员按 员工离职流 程表 顺序办理有关手续 由管理部监督办理完所有手续后 该员工正式离职 其个人资料由管理部保存一年 人事关系应在三个月内调离公司并支付相应存 档费用 逾期不转的人事关系将转入其户口所在地的街道办事处 员工提出辞 职后一个月内仍算公司职员 需照常上班 否则需向公司支付一个月工资总额 作为补偿金 凡未办妥手续擅自离职者 公司按规定追究其法律责任和经济责 任 3 辞退 公司辞退转正后的职员必须提前一个月以书面形式通知本人 公 司阐明辞退理由 否则公司需向职员支付一个月工资总额作为补偿金 被辞退 职员在收到辞退通知的一个月内 仍算公司职员 应照常上班 一个月后应立 即办手续离开公司 第二章 人事管理 一 考勤制度 l 工作时间 工作实行五天工作制 星期一至星期五工作日 星期六 日和国家法定假 日休息 每天工作时间为 上午 8 30 12 00 下午 13 00 17 30 2 考勤管理 公司考勤员由前台兼任 由管理部管理 考勤员应做好每日出勤的监督 每月 1 日将上月考勤统计表报管理部及各部门主管 3 请假 1 各部门员工请假 2 日以内 含 2 日 的 须至管理部填写 假期申请单 报 本部门经理批准交由管理部存档 请假 2 日以上其部门经理需报总经理批准 部 门经理或项目负责人请假需总经理批准 2 公司员工每月享受一天带薪病假 不得累计 凡虚报请假事由 经公司 发现将给与当事人口头警告处分并扣发一定的工资 3 提前书面请假经公司同意并不计入带薪病假者 将按请假天数扣发当月 工资 未经公司同意擅自休假计为旷工 旷工将按其旷工小时数以 200 的比例 扣发旷工者当日工资并给与书面警告处分 4 旷工三日以上 含三日者 公司有权作为自行离职处理 一切后果当事人 自负 4 迟到 早退 1 员工无故迟于 8 30 上班 早于 17 30 下班将记为迟到或早退 超过半 小时的按旷工计 2 凡一个月内达三次 含三次 无故迟到 早退将给予当事人口头警告或书 面警告的处分并扣发 50 元工资 3 午间吃饭时间不得早于 12 00 下午上班时间不得迟于 13 00 否则 记为 迟到 早退 二 休假制度 l 员工按国家法定节假日休息 2 有薪假 员工正式聘用在公司服务满 12 个月后 享受有薪假待遇 3 正式聘用 5 年以下的员工可享受一年一次有薪年假 7 天 以后每年增加 一天 最多不超过 15 个工作日 4 产育假 女员工产假为 90 天 其中产前休假 15 天 以下两种情况可适 当增加产假天数 1 生育时难产 如剖腹 破裂 凭医院证明可增加产假 15 天 2 独生子女证可增加产假 90 天 3 产假期间发放工资总额的 80 原有的福利待遇保留 4 产假期间公司将填补其职位 假期结束后 公司内如有同等薪资和职位 存在 将优先考虑 否则 公司将另行安排其他工作 5 计划生育假 计划生育假按国家有关规定执行 假期内发放基本工资 6 婚假 在本公司服务满一年且符合国家晚婚规定的员工 可享受 10 天有 薪婚假 在本公司服务未满一年者可酌情处理 婚假天数包括星期六 星期日 但不包括法定假日 7 丧假 正式员工直系亲属死亡 可享受有薪丧假 3 天 8 休假补充说明 1 员工在试用 见习 实习期间不享受休假待遇 2 一年内病假累计超过 10 天者 其年假为 5 天 事假累计超过 10 天者 其年假为 5 天 3 女员工产假后 不再享受当年年假待遇 4 如因公无法休假者经申请公司可以给与补偿或将休假推迟到下一年度使 但不能提前享用下年度休假 如有特殊情况 须经总经理批准 5 凡符合休假条件的职员 须由公司根据情况有计划地安排休假 6 上述假期包括公休日 星期六 星期日 但不包括法定节假日 三 薪资 福利制度 一 薪酬福利原则 1 公司的薪酬原则是提供在同行业中具有竞争力的薪酬水平 即员工的 薪酬将保持在同行业人力资源市场的平均水平以上 2 基于公平对待每位员工的原则 根据员工所相应承担的责任和对公司 的贡献 以及员工的业绩表现 来确定每位员工的薪酬级别 3 公司将定期与其他同行业公司的薪酬水平作比较 以确保竞争力 4 薪酬 福利制度每年由管理部修订一次 员工的薪酬 福利将根据新 的薪酬 福利制度进行相应的调整 5 公司按照 按劳取酬 多劳多得 的分配原则 根据员工的岗位 职责 能力 贡献 表现 工作年限等情况综合考虑其薪酬 福利的调整 6 公司按国家有关规定为员工办理各项保险 二 薪酬组成 员工的月薪酬总额由基本工资和岗位工资两部分组成 三 薪酬发放 1 薪酬发放时间为每月 6 日 考勤月为每月 1 日至 30 或 31 日 2 员工于每月 6 日至管理部领取工资单 并持公司为每位员工办理的储 蓄卡至相关银行领取并核对 如有异议 及时至管理部查询 四 加班与加班工资 1 加班工资制度及补假制度仅适用于管理部 其余员工及部门主管级以 上人员因工作性质和岗位职责要求 在确定薪资水平及奖励计划时已计入可能 发生的超时工作报酬 故不另行享受加班工资 2 公司因业务需要 可要求员工在正常工作时间以外或节假日期间加班 公司按劳动法有关规定支付加班工资或给予补假 加班以半天起算 具体方法如下 l 工作日加班工 月薪酬总额 30 1 5 加班时间 工作日加班补假 1 5 加班时间 2 休息日加班工资 月薪酬总额 30 2 加班时间 休息日加班补假 2 加班时间 3 国定假日加班工资 月薪酬总额 30 3 加班时间 国定假日加班补假 3 加班时间 3 出差或客户应酬等交际活动不计加班 4 工作日加班至晚上 7 00 以后以及休息日或国定假日加班的员工 可 申请加班餐贴 费用为 8 元 餐 5 员工如需加班 应如实填写 加班申请表 经部门主管批准后 方可 按有关制度执行 五 奖金计划 公司所有正式员工均有资格享受公司的各项奖金计划 奖金计划是根据个 人 不同部门等具体核定设计的 公司有权根据经营业绩 随时对奖金计划的 设计 发放 对象等作出调整 六 社会保险福利 员工转正后可享受国家规定的有关福利 以 2001 年为例投保比率具体如下 福利总额为基本工资的 35 其中公司支付 26 5 养老保险 19 工伤保险 0 4 失业保险 1 1 大病医疗保险 6 员工本人承担 8 5 养老保险 7 失业保险 0 5 大病医疗保险 1 公司将随时依据相关法律法规的规定 对具体投保比率作出调整 第三章 培训制度 员工培训的基本任务是 通过各种形式的培训 使全体员工达到本岗位工 作所要求的政治思想 专业知识和工作技能的规范标准 并根据业务发展的需 要和现代科枝 管理的进步 适时地对员工进行更新知识的培训 员工培训要遵循 干什么 学什么 缺什么 补什么 学以致用 学用对口 的原则 从实际出发 按需培训 灵活多详 保质保量 公司将努力创造条件 积极支持员工的对口培训 保证员工接受培训的权 利和义务 员工参加培训要服从公司的统一安排 培训后为公司服务 一 培训方式 l 公司对职工进行的岗位责任培训 规章制度的培训以及基本素质的培训 2 公司独立举办或与其他单位合办的各类专业知识 外语培训班 专题讲 座等 3 信息行业新技术认证培训班 研讨班 短训班 管理科学研讨班 短训 班 二 培训组织管理 l 员工培训由公司总经理领导 管理部负责具体组织实施 管理部负责的 培训工作 1 根据公司的要求及部门主管编制的员工培训计划 制定 修改员工培训 方面的制度和长短期规划 2 建立员工知识结构 教育背景及培训档案 3 收集 IT 业培训合作伙伴及其培训课程等最新动态 4 组织举办各种类型的技术讲座 管理知识培训班 外语辅导班 重要岗 位 的专业培训班 含研修 考察 专题讲座 等 5 组织员工或客户参加外部著名 IT 公司 培训机构组织的专业培训或管 理科学培训 6 与国内外著名大学合作 组织并管理公司所需相关专业的研究生班 并 积极吸纳优秀人才加盟公司 7 转岗人员的培训 2 各部门负责的培训工作 1 协助管理部贯彻执行公司有关员工培训的制度和规定 2 根据公司要求 制定本部门员工培训计划 并向管理部反映员工对培 训工作的意见和要求 3 对本部门的员工进行相关业务知识的培训和考核 并将培训计划和培 训考核结果报管理部 三 员工参加培训的条件 l 除公司安排的培训外 其参加的各类培训学习 不应占用工作时间 公 司不予报销费用 2 对品德素质好 工作成绩突出 具有培养前途的员工 经公司总经理批 准 可优先安排参加各类培训并提供所需费用和时间 3 对工作不努力或不安心在本部门工作的员工不予安排在职培训 四 培训的审批程序 l 公司安排员工参加的各类培训 须由部门主管报管理部核批备案并报总 经理审批 经批准后 派出参加培训的员工需与公司签订培训协议 2 由公司统一安排的员工培训 参加人员须由公司有关部门推荐 核报总 经理审批同意 参加培训的人员需与公司签订上述培训协议 五 培训费用和待遇 l 由公司统一安排的各类培训 其培训费待本人提交培训报告 并取得合 格证书后 部门给予报销 培训不合格者 学费自理 2 员工参加各类培训班学习期间 工资 奖金和福利待遇按公司有关定办 理 六 员工培训的奖惩 l 员工参加业余学习所占用的考试时间 每门课程不应超过一天 并经公 司总经理批准 未经批准占用的工作时间 按旷工处理 2 参加培训的员工有义务在公司内传授所学内容 经管理部审查确认质量 后 公司将给予表扬或奖励 3 员工参加培训的专业 时间 形式 成绩 培训总结及费用开支都要详 细 准确地计入员工培训档案 作为员工晋升 评聘专业技术职务及今后继续 培训的重要依据之一 因个人原因要求辞职 调离公司工作的 本人必须按培训协议全部或部分 退还公司所支付的国内外学习费用 司人事档案内容 集团公司人事档案管理方案 人事档案是企业档案工作有机组成部分 是 公司优化人力资源配置 开发 利用的前提条件 因此 为加强企业内部人事 档案管理 提高人事档案管理水平 制定本方案 一 人事档案管理原则及 权限 1 集团公司各级管理人员 子 分 公司副总经理以上管理人员的个人档 案集中纳入集团公司综合办管理 2 各子 分 公司中层以下 含中层 管理人员 的人事档案由各子 分 公司综合办负责保存和管理 未设立综合办的单位 应 设一名专 兼 人管理 二 员工档案基本内容 为使人事档案能够反映员工 的个人全貌 个人材料必须做到真实准确 手续完备 齐全 字迹清楚 并具 保存价值 即员工个人资料应涵盖以下内容 1 应聘人员登记表 2 应聘 人员面试评估表 3 新员工入职手续办理清单 录用审批表 4 证明本人 身份证件 近期照片 户口本 身份证 或暂住证 毕业证书 学位证书 5 专业资格证书 职称证书 6 与原单位解除劳动合同关系证明 7 就业失业登记证 8 体检表 9 党 团关系证明 10 入职承诺 书 11 公司与员工签定的劳动关系合同书 12 员工试用期满后的转正申 请及批复