word文稿录入排版技巧(最终版本)2007-7-16

文稿录入排版技巧文稿录入排版技巧 学者风范学者风范 2007 年年 7 月月 16 日日 文稿录入排版技巧目录文稿录入排版技巧目录 1 word 中正文的输入 1 1 1 普通文字 1 1 2 上下标及公式的输入 1 快捷方式的调出方法 1 输入方法 3 1 2 特殊符号的输入 4 1 3 格式刷的使用 5 2 文档排版技巧 5 2 1 设置首行左缩进 5 2 2 设置标题字体 样式 无需生成目录的操作 6 2 3 打印 B4 拼页 16 开文件 带页码格式 6 2 4 设置标题 可用来生成目录 7 2 5 自动生成目录 9 2 6 文本框及图文混排技巧 9 3 网页内容复制到 word 以后的排版及查找替换功能的使用 12 3 1 网页内容快速转入 word 12 3 2 文档内查找替换空行的操作 13 4 word 中表格的处理 14 4 1 表格调整及表内数据的处理 14 4 2 三线表的设置 16 第 1 页 文稿录入排版技巧文稿录入排版技巧 学者风范学者风范 摘要 以 word2003 为例 简要介绍了文稿录入 排版的技巧 并对某些功 能进行了独家详细介绍 关键词 word 上标 下标 公式编辑器 排版 表格处理 折页打印设 置技巧 文档目录自动生成技巧 使用 word 进行文档编辑是一件十分轻松的事 如果不掌握技巧 就不是那 么简单了 为此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳 想必会 对大家的学习 工作 生活有所帮助 1 1 wordword 中正文的输入中正文的输入 1 1 普通文字普通文字 使用各种输入法正常输入正文 无需对排版等进行设 置 要使用两端对齐的基本设置 不然右侧边界的字会出 现进进出出 很不齐的现象 打字完成后再进行排版 推荐使用的输入法有 拼音加加集合版 紫光拼音输入法 自然码输入法 微软拼音输入法 2003 再有就是五笔字型 适用于专业人员 以上输入法均 可以在网站上下载安装使用 本文作者推荐使用 拼音加加集合版 自定义的 特殊符号输入 在该输入法中全拼 双拼 简拼均可以使用 效果同样好用 并有其它一些特殊功能 如自动保存词组 人工删除词组 ctrl 词组序号 直 接输入特殊字符 非插入方式 直接输入字母无需转换 回车直接上字母 查生字 1 21 2 上下标及公式的输入上下标及公式的输入 快捷方式的调出方法快捷方式的调出方法 可以通过菜单调出上下标 方法为 在工具栏的任意位置单击鼠标右键 弹出菜单后选择最后一行的 自定义 然后在 命令 格式 选项中找 第 2 页 到 x2和 x2 并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置 当出现 I 标志时 松开左键 上下标的快捷方式设置成功 如图 1 图 2 所示 图图 1 上下标快捷 方式的调出步骤上下标快捷 方式的调出步骤 图图 2 上下标快捷 方式的调出步骤上下标快捷 方式的调出步骤 公式编辑器的快捷方式从 插入 选项中调出 也要用鼠标左键拖拉到桌 面工具栏的任意位置 如图 3 所示 但是如果在安装 word 时没有安装公式编 辑器 就需要在使用这个功能时进行安装 系统会有提示 如果当时已经安装 就可以正常使用了 第 3 页 图图 3 公式编辑器快捷方式的调出步骤公式编辑器快捷方式的调出步骤 输入方法输入方法 如 a2 b2的输入只需在输入 a2 b2 后 选中 2 然后单击快捷方式 X2 即可 转为上标 其余雷同 也可以在完成一个下上标的设置后 选中该上标格式 用格式刷刷其它需要设置上标的文字 即 先设置 a2为上标 然后选中 2 然后双击格式刷 就可以到其它地方刷上标了 如果用到公式录入 就要使用公式编辑器 打开后出现图 4 的公式界面 单击选择格式 详细的对应关系见图 5 这些格式可以组合使用 如输入比较 复杂的数学公式就要用到这些组合功能 第 4 页 图图 4 公式编辑器菜单栏公式编辑器菜单栏 图图 5 公式编辑器全部输入格式对照图公式编辑器全部输入格式对照图 1 21 2 特殊符号的输入特殊符号的输入 一般根据输入法来确定如何输入特殊符号 如 和外国人名中间的小点 等就要在输入法提供的功能中选择输入了 如拼音 加加可以直接定义成组符号 紫光拼音可以单独定义符号 微软拼音 智能 ABC 和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入 只是有些 需要转换 而有些则可以直接输入无需进行转换 如拼音加加 紫光 自然码 等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换 而是有一些特殊的设置 如自然 码 可以引入拼音加加使用 以字母 O 开头 可以输入 od oz ot oh 各种希腊字母 oe 各种俄文字母 or 各种日文符号 oi 各种编号 第 5 页 用户还可以自己定义或增加特殊符 号 这样就可以像输入正文文字一样的快速录入 从而提高办公效率 1 31 3 格式刷的使用格式刷的使用 格式刷属于常用工具栏的命令 其图标为 可用来简化批量重复操作 如设置标题为黑体 3 号字 只要完成了一个标题的设置 就可以在选中该内 容之后双击格式刷图标 然后让鼠标 带着 刷子将其他标题刷为相同的格式 作者在使用中经常用格式刷处理标题样式 如字体 字号 行距等 段落缩进 设置上下标 表格内统一样式等 学会了格式刷 以后就不用逐个设置相同格 式的标题 段落的内容了 2 2 文档排版技巧文档排版技巧 由于工作用纸多为 16 开或 B5 因此纸张一般设置成 16 开的 正文字体 字号一般使用宋体 小四号 标题可以适当大一些 如三号字或小二号字 一 般设置成黑体字 文件内容输入完成后 一般按下面操作进行排版 2 12 1 设置首行左缩进设置首行左缩进 首行左缩进就是第一行开始空两格 设置方法为 选中全部文字 快捷操 作方法是 ctrl A 或者在打字区域的左侧 出现如图所示的箭头时 三击鼠标 左键 其实 快速选中文字另有几种快捷方式 选中一行 单击鼠标左键 选 中一段 快速双击左键 选中全文 快速三击左键 选中文章中的部分内容 鼠标点到开始点 然后移动鼠标到目标位置 暂不点击 先按住 shift 再点击 鼠标左键 该范围的文字即被选中 这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多 而且方便操作 然后单击 格式 菜单项的 段落 设置首行缩进 2 个字符 这样之后全文即完成了首行缩进 第 6 页 图图 6 快速选中一行 一段或全文时的鼠标状态快速选中一行 一段或全文时的鼠标状态 2 22 2 设置标题字体 样式 无需生成目录的操作 设置标题字体 样式 无需生成目录的操作 先设置文章的大标题字体 字号 它是单独设置的 计算机内安装的字体 均可以供选择 字号系统提供了 1 1638 点阵的字号 标题一般选择三号或者 小二号 以示与正文区别 如打印特大字 会用到人工输入字符点阵的情况 如打印 50 号 300 号字等 可以试试看 文章内部的各级小标题字体 字号设 置 可以在设置好一个后 用格式刷进行快捷设置 2 32 3 打印打印 B4B4 拼页拼页 1616 开文件 带页码格式 开文件 带页码格式 在打印页数较多的文件时 如想打印蜡纸 没有页号是相当麻烦的事情 一般使用 16 开 B5 的纸张格式 而打印时又想打印成 8 开 B4 的 还想 保留原有的页号格式 如第 X 页 共 Y 页 怎么办 折页打印 不行 没有 单独的页号 我们可以这样操作 如图 7 所示 先按 B5 或 16 开纸张正常输 入文字 并设置好页码样式 页眉 页脚 然后将页面设置成 B4 纸张 相当 于 8 开 横放 在页面设置 页边距 页码范围选项中选择 拼页 这样设置 后就可以打印出 8 开纸张 左右都是 16 开 且都有页码格式的文件了 根据打 印机的不同 蜡纸一般都是纵向放入打印机 有商标的一侧先装入 如使用 EPSON LQ1600 系列的打印机 装蜡纸后 可以通过调整纸张装入打印机的默 第 7 页 认位置 按住控制 微调进纸 直到打印机出现声音提示 不再能够微调为止 打印机的装纸初始位置设置完成 在本次使用而未关打印机的过程中 每次装 纸 自动进纸到此位置 为打印蜡纸 还应在每次自动进纸后人工微调进纸 8 下 点动 这样能够确保打印的文字在打印蜡纸的有效区域内 这样就减少了 人工调整蜡纸进纸位置 可能引起的打印位置不准确或纸张损失 这种拼页排 版打印进纸调整方法 已经在我公司推广使用很长时间 效果很好 图图 7 B4 拼页拼页 16 开文件打印设置开文件打印设置 2 42 4 设置标题 可用来生成目录 设置标题 可用来生成目录 在编辑讲义 成册的技术或管理文件时 总想快速查找到指定章节 同时 还要自动生成目录 序号 章节 页号 这就用到了 标题 概念 在 Word 的 格式 工具栏的最左侧 单击样式的下拉箭头 出现标题样 式 如图 8 所示 第 8 页 图图 8 标题下拉菜单标题下拉菜单 图图 9 设定标题样式设定标题样式 下面简要介绍标题设置方法 鼠标选定需设置的标题行 以设置 1 级标题 为例 单击样式出现图 11 所示的下拉菜单 鼠标移至标题 1 单击鼠标左键 完成第一个标题设置 然后修改标题 1 的字体 字号 行间距 完成后再执行 一次图 8 下拉菜单出现图 9 的对话框 单击图 9 中箭头所指位置 标题 1 黑体 小四 标题设置即告完成 其他同级标题可用格式刷刷一遍 二级及下 级标题设置步骤同上 超过三级标题后 需将页面从 页面视图 调为 大纲视图 然后应用提升标题或降低标题的命令 如图 10 所示 来设置标题样式 图图 10 大纲视图页面提升 降低标题操作大纲视图页面提升 降低标题操作 使用 Word2000 设置标题的操作与上述步骤有所不同 在选定一个作标题 的行后 单击 样式 下拉菜单 单击标题 1 仍以设置标题 1 为例 进入编辑 状态后 修改标题 1 的字体 段落等格式 选中标题行后 光标单击并移到样 式下拉菜单的标题 1 一行 回车或单击确认 在出现的对话框中 选择第一行 更新样式 以反映最近所做修改 这样对标题 1 样式的修改及设定就完成了 其余等级的标题操作类推 第 9 页 2 52 5 自动生成目录自动生成目录 标题设置完成后 执行插入 引用 索引和目录 命令 Office2000 可直接 插入索引和目录 光标移至目录选项 如图 11 所示 将格式调整为作者希望 的格式后 单击确定 完成目录插入 图图 11 插入索引和目录对话框插入索引和目录对话框 有时插入目录后 还需对文件内容 如正文 标题等 进行修改 这就会 使部分章节的名称 页号发生变化 这样目录就需要进行更新 否则修改过的 内容就无法正确显示 更新目录时 只需在文件内容修改后 在目录区域单击 鼠标右键 在出现快捷菜单中选择并单击 更新域 在弹出的对话框中 选择 更新整个目录 如图 12 所示 目录立即被更新 图图 12 更新目录操作更新目录操作 2 62 6 文本框及图文混排技巧文本框及图文混排技巧 在一般的技术文献中 经常会使用到文本框 图片 图文混排等操作 下 面仅就文本框及图文混排的技巧进行介绍 第 10 页 文本框的使用技巧 在工具栏区域内单击鼠标右键 调出 绘图 工具栏 使用绘图工具中提供 的自选图形 直线 箭头 文本框等可进行一般简图的绘制 图 13a 为作者使 用 Word2000 绘制的简图 在图 13 a 的绘制过程中 使用了矩形 自选图形 曲线 直线 虚线 文本框 选择对象以及文本框组合 在图 13a 中所有文字 数字均通过文本框 输入 以便进行组合 具体步骤为 使用矩形 曲线 直线绘制基本图形 两条竖线设置为虚线 添加图中文字标识的文本框 横坐标 纵坐标标识 绘制图 X 的标识文本框 随后进行组合操作 单击绘图工具栏 选择对象 将鼠标移到图 13b 的左上 方 按住鼠标左键不放 并向右下方拖 直到覆盖图形的所有区域 松开鼠标 图形就被选中了 选定后的样式如图 13b 所示 之后在图形区域单击右键 选 择组合 如图 14 所示 图片即成为图 13a 的样式了 这时你可以任意移动图 片 图片会跟着整体移动 而不至于有的跟着移动 有的不动 造成图形混乱 a 绘制完成效果图绘制完成效果图 b 组合选定效果组合选定效果 图图 13 文本框绘制组合样式文本框绘制组合样式 第 11 页 图图 4 文本框组合对话框文本框组合对话框 图文混排技巧 当文本框及图片插入到文档后需要进行图文混排 具体步骤为 选定图片 后单击鼠标右键 在弹出的对话框中 选择 设置图片格式 然后选择高级对 话框 此时会出现图 15 所示的两个高级选项 在图 15a 中最下方的三个选项都 可以选定 在图 15b 中 一般使用上下型或四周型 偏右侧 的混排样式 以 上内容都选定后按 确定 即可完成图文混排 需要说明的是图 15a 选项不适 用于数码相片 扫描照片等格式 该格式的图片仅使用图 15b 的设置即可完成 混排 这种格式的图片如需进行图文混排 应在执行 分解图片 命令后才能 进行 该命令在 绘图 选项中 如图 15c 所示 可以通过自定义将快捷方式 拉到桌面上 a 图片位置高级选项图片位置高级选项 b 文字环绕高级选项文字环绕高级选项 c 分解图片选项 第 12 页 图图 15 设置图片格式对话框设置图片格式对话框 3 3 网页内容复制到 网页内容复制到 wordword 以后的排版及查找替换功能的使用以后的排版及查找替换功能的使用 网页内容下载到计算机或粘贴到 word 后 在编辑时经常发现文章中有多行 空白区域 逐行人工删除 需要删除的太多了 累一点不说 显得操作者太没 有水平 本人最近发现了一种快捷方式 短时间内就可以把这些空行清除 而 且毫不费力 也无需记住太多的命令 下 面对网页内容向 word 复制 粘贴 查找 替换等进行技巧介绍 3 13 1 网页内容快速转入网页内容快速转入 wordword word2000 以后的版本提供的智能剪贴 板功能 如图 16 所示 单击该命令即可调 出 剪贴板 对话框 word2000 可以一次 智能粘贴 12 次 word2002 XP 2003 可 以连续粘贴 24 次 即连续复制 一次性粘 贴 具体操作方法为 先打开 word 调出剪贴板 可以在 word 中设置好 如图 17 所示的设置即可 图图 16 office 剪贴板命令剪贴板命令 图图 17 office 剪贴板的设置剪贴板的设置 第 13 页 在复制时 直接显示剪贴板 然后打开网页 或其它文稿的内容 选定复制 范围 选择复制 word2000 可以 12 次 word2002 3 可以 24 次 然后回到 word 编辑界面 单击 全部粘贴 图 17 上方左侧按钮 多个复制内容一次性的被 整合 复制 粘贴 到一起 要想继续复制其他内容 需将刚才的复制到剪 贴板的内容清空 点击 全部清空 图 17 上方右侧按钮 然后再去复制其 他内容 如果是已经下载的网页内容 推荐使用 flashget 网际快车在网页上下载全部 链接 可以一次性的通过 插入文件 或一次打开多个下载文件逐个选择范围 向 word 复制 但两者都要求计算机有足够的内存 当然 word 的剪贴板也可以用来进行 特殊符号的快捷输入方法 如在编辑 文稿过程中经常用到某些特殊字符 就可以将其编辑一次 然后调入剪贴板 随时显示在屏幕右侧 单击即可插入正文中 岂不方便多了 这得益于 word 的 智能剪贴板可以将所有复制 包括剪切 的内容在右侧按复制顺序显示 3 23 2 文档内查找替换空行的操作文档内查找替换空行的操作 经分析 从网页导入到 word 的文件一般包括 手动换行符 显示为 连续的回车符 段落标记 在段尾显示为 可通过显示隐藏标志调整出来 或者回车符 一个短空格 回车符 这些都可以通过下面的操作来快速的进行清 除 图图 18 显示段落标记等控制符的按钮显示段落标记等控制符的按钮 打开 word 的 编辑 菜单栏打开 替换 然后 单击对话框的 高级 一般显示为 常规 在 查找 栏内点击特殊字符的 手动换行符 输入 l 在 替换 栏内点击特殊字符的 段落标记 输入 p 即图 19 所示 然后选择 全部替换 立刻全部更换为段落标记 第 14 页 下一步将多余段落标记全部替换掉 操作方法为 查找特殊字符两个段落 标记 即 并在替换栏内输入一个段落标记 即 然后执行 全部替换 若干次后 文档中的重 复 连续段落标记就被删除了 文章内容显得紧凑多了 随后按照正常的排版 思路就可以快速的进行排版了 关于 word 查找 替换中的其它特殊字符如何进行替换 不妨试试 应该会 有收获的 比如将一个代号 如 photo 单词 替换为一幅图片或照片 也是可 以的 而且与上述操作基本一样 当然要先对照片执行一次 复制 操作 图图 19 word 查找替换特殊字符查找替换特殊字符 4 4 wordword 中表格的处理中表格的处理 4 14 1 表格调整及表内数据的处理表格调整及表内数据的处理 当你向表格内输入数字 文字时 你只管按要求完成输入即可 不用顾及 格式有多难看 规范格式的工作可交给计算机来做 比如表 1 的内容经过计算 机的简单操作 见图 20 即可转为规范的表 2 格式 转换具体步骤为 将鼠标移至表 1 上方 表格左上角会出现四个方向箭头的标志 用鼠标 第 15 页 左键单击该标志 选定整个表格 然后移动鼠标到 表格 自动调整 选定 第一行 根据内容调整表格 或 和 第二行 根据窗口调整表格 表 1 马上 变为表 2 的样式 表表 1 输入后未作调整的表格样式输入后未作调整的表格样式 抗拉强度 MPa 伸长 率 杯突 mm执行 标准 生产批号 工艺 1 110 12520 23 5 0 6 0GB31 98 9999 1 工艺 2 115 13021 25 6 0 7 0GB31 98 9999 2 工艺 3 120 14023 26 6 0 8 0GB31 98 9999 3 表表 2 经计算机自动处理后的标准表格样式经计算机自动处理后的标准表格样式 抗拉强度 MPa伸长率 杯突 mm执行标准生产批号 工艺 1110 12520 235 0 6 0GB31989999 1 工艺 2115 13021 256 0 7 0GB31989999 2 工艺 3120 14023 266 0 8 0GB31989999 3 第 16 页 图图 20 表格自动调整对话框表格自动调整对话框 如果某个表格内的文字较多 可通过调整该表格内的文字首行缩进 左 右缩进 见图 21 比较快捷的方式是同时按住鼠标左右键 向左或右侧移动 缩进位置 这样有微调的效果 并有较为准确的尺寸 正常的缩进调整是粗略 的 在表格操作中使用不方便 图图 18 表格内文字缩进调整按钮表格内文字缩进调整按钮 另一种就是采用文字 字符缩放 的方式进行简单调整 如图 22 所示 这样设置后 字号没有明显变化 而大小却有 胖瘦 之分 在表格内一般经 常用到的是 90 或 80 还可以自行定义所需的缩放比例 图图 22