行政部门各工作量化考核618

行政部门岗位职责规范表行政部门岗位职责规范表 职位名称管辖范围直接责任任务量化工作原则直属 上级 一 来访人员接 待 1 主动询问来访人员 并问清来访事由 部门 受访 人信息 2 若来访人员为一般访客 则安排进入前台 休息区等候 并由受访人带领来访人员进入相关部 门洽谈室会客 3 若来访人员为重要访客 由前台引 领访客进入相会议室进行等候 必要时 由前台直 接带领访问者送至被访问者办公室 等候期间做好 各项服务工作 提前一天询问好第二天有无中药房 客来访 并确定好来访时间 提前 做好来访准备工作 1 语言规范 2 行为规范 二 会议接待1 会场布置 提前根据会场人数 类型 性质安排会 场桌椅布局 所需具体设备 投影仪 激光笔 电 脑 的正常使用 茶水 饮料 点心 有需要时 提前摆放 会议室内桌椅地板卫生干净整洁 无杂 物 无异味 2 会中接待 会议中随时留意领导指示及访客需求 及时加水 1 提前半小时内完成桌椅 设备摆放 2 提前五分钟内泡好茶水 3 与保洁沟通 提前一个小时内 将会场清扫干净 会议结束半小时 内将会议室清扫干净 行政前台 三 办公室环境1 保持地面 墙面 桌面 柜面 电脑等设施设备 清洁干净 室内无污迹 无纸屑等垃圾 要注意及 1 每天确保擦拭桌面 柜面 墙面 管理时清倒烟灰缸 清理纸杯 2 保持装饰表面整洁 确保盆栽等植物健康生长 3 保持每一项办公物品摆放正确 及时清理杂物 确保办公环境美观 电脑等设备至少一遍 2 每天擦拭装饰品 玻璃至少一遍 3 确保每周盆栽植物浇一次水 四 家具 电器 报修 家具 电器出现损坏 如桌椅螺丝松动 电灯损坏 中央空调运作不正常等 及时向物业楼层客服报修 电话电脑 打印机 饮水机等 出现故障 联系售后维修 家具 电器等出现故障须及时报修 处理 出现故障或损坏的 电器 家具等及时 在工作群里告知维 修情况 一 办公易耗品 管理 1 办公耗材的补充 及时掌握办公用品的库存情况 根据日常办公消耗水平及部门需求制定采购计划 2 办公耗材的管理 按设备类别对办公耗材进行分 类并登记入库 1 领用人填写登记表后 发放办公用 品 2 每月盘点一次办公用品 根据需求 制作采购清单 发起采购申请 抄 送采购专员 行政专员 二 固定资产管 理 低值易耗品 管理 1 公司内部电脑 打印机 扫描机 空气净化器等 电子电器设备 家具 均为固定资产 2 制作固定资产登记表 将公司固定资产登记造册 1 所有的固定资产必须登记造册 详细登记品牌 名称 型号 采购 价格 使用部门 使用人等 2 已有或新增的低值易耗品必须 每 3 个月盘点一次 3 每次新采购的固定资产 在使用或领用前须先登 记 明确使用人 4 一般物品管理包括装饰挂画 摆件 书籍 盆栽 灯具等 登记造册 三 会议管理1 会议组织 与会议主办部门提前沟通拟定会议议程 并根据参会人员提前印制会议资料 与前台沟通并 提前布置好会场 备好座位 会议器材及相关设施 设备 打印会议签到表并做好签到记录 2 会议记录 会议中做好会议内容记录 做好会议 原始记录的原始归档 会后整理会议纪要并明确会 议召开的时间 地点 主持人 记录人 与会人员 缺席人员 会议内容 商议结果等 会议纪要应简明扼要反应会议 内容 并准确真实地反应与会人员 意图 在会后 1 个工作日内整理完 毕 以电子档形式报予行政部 以 电子档形式上传钉钉 因处置突发状态而 召开的紧急会议不 受此限 四 文书工作 1 文件起草 起草会议通知 活动通知 日常往来 信件和工作报告 2 文件 合同 审核 负责企业内部各种往来文件 的颁布与审核 与外沟通的文件及合同审核 五 印章管理 1 妥善保管印章 随用随取 用毕立即存于原处 节假日应封存印章 2 在加盖印章时要严格审查有关文件 合同 资料 是否与审批内容相符 不得有涂改部分 对加盖印 1 每周检查一次用印情况 将用 印审批表汇总进行检查 2 保险柜定期修改密码 确保存 章的材料 应注意落款单位必须与印章一致 用印 位置恰当 字迹端正 图形清晰 放印章安全 六 档案 合同 管理 1 档案 合同 管理 收集 整理企业的文书 档 案 合同 并根据内容 性质依次编号登记入册 收发 传送公司内部文件 2 档案 合同 借阅 按规定和审批制度严格办理 借阅手续 认真检查到期归还资料是否完整 发现 问题及时报告和处理 网络专员网络设备管理公司办公系统的建设和维护 监控 门禁系统的建 设和维护 网络设备维护及管理 负责所有未联网 机器的网络 光驱 打印机等外接设备的安装 负 责计算机 电视等网络设备的定期维护及检查 定期对计算机等网络设备硬件 及软件进行检查和维护 每月一次 低值易耗品采购日常办公所需的基础耗材如纸质笔记本 签字笔 铅笔 圆珠笔 夹子 橡皮擦 胶水 胶带 文具 盒 文具袋等必需品依据各部门需求按季度 三个 月 统一购买 购回的相关物资将进行入库并由专 门的行政人员负责 采购专员 固定资产采购单价金额在 2000 元以上 含 2000 元 等固定资产 设备如电脑 打印机 复印机 空调 相机 相机 1 每月对各部门进行办公耗材及 固定资产需求进行统计 2 在网上和线下进行比价 核价 均不少于三家 在进行购买前 制定项目核价表 详述购买原因及 理由 3 做好货物采购记录 对物品的 1 在采购办公用品 时 务必把握 货 比三家 物美价廉 的原则 确保所购 用品质量 2 采购人员在业务 交往中严禁收受回 投影仪 扫描仪等根据公司整体需求或部门