财务档案管理操作规范

财务档案管理操作规范 总体要求 一 财务档案的内容及分类 二 会计凭证的管理 三 账册的打印装订及存档 四 档案归档管理 五 电子档案的管理 六 档案室的管理 七 档案的保密制度 八 档案的借阅 九 档案的移交及销毁 档案管理应当遵循 中华人民共和国会计法 中华人民共和国档案法 以及地产 财务 档案管理办法 为实现财务档案保管整理工作的规范化 便于档案的管理和利用 依据集团 总部对规范 财务基础工作的相关规定 制定本操作规范 一 财务档案的内容及分类 1 凭证类 主要有原始凭证 记账凭证 其他会计凭证 2 账簿类 主要有总账 明细账 日记账 各类辅助账簿 其他会计账簿 3 报告类 主要有月度 季度 年度会计报告 财务分析及管理报告 专题报告 其他报告 4 银行资料 5 税务资料 6 各类合同 7 财务人事档案 8 公司制度文件 9 其他类 主要有会计移交清册 会计档案保管 销毁清册 税务申报资料 各类证照 银行对账单 银行存款余额调节表 财务档案借阅登记簿 其他财务档案 其他日常核算 和财务管理过程中形成的档案材料 二 凭证的管理 1 票据粘贴 填制 装订规范 详见财务操作指引 2 附件标准 内容及粘贴顺序参 照 报销付款操作规范 三 账册的打印装订及存档 1 会计账簿包括总账 科目余额表 日记账 明细账和其他辅助性账簿 2 现金日记账 和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替 3 会计账簿必须在年度终了后 2 个月内打印装订 4 账簿打印一律用 A4 纸打印 按照账务设置的要求打印数量账 三栏账 多栏账 日记 账 且必须打印到最明细级 应当按实际使用的账页顺序编定连续页号 不得缺号或重号 5 明细帐只打印末级科目 往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页 6 账簿原则 上按 资产 负债 所有者权益 收入 成本费用 分类装订 考虑的装订成本和装订厚 度问题 可适当合并装订 每册内封后附账簿科目目录 7 分档案类别进行按年度汇总装订 用蓝色皮纹纸做封皮 左侧装订 封皮打印上 公司 名称 公司 LOGO 报告名称 报告年度 8 会计账簿由封面 账页 封底三部分组成 装订应符合美观 牢固 易于保管的原则 每本厚度适中 以不超过 3CM 为宜 四 档案归档管理 1 财务档案归档总体要求 1 1 归档的会计档案应具有连续性 系统性 综合性和完整性 必须真实准 1 2 归档分类及顺序 参照总部的 财务档案归档目录 详见附件 1 3 归档时 各种会 2 计档案都必须按规定装订成册 按统一规格 内容详细填写封面和端面 并将单位 年月 名称 卷号等全部写明 不得随意省略 填写时要用钢笔或签字笔 不得用圆珠笔 铅笔 或红笔 1 4 会计档案的封面及档案文件盒侧封 详见附件 要求统一标准 严格执行 要求按照标 准顺序进行摆放 1 5 财务人员在接收各类档案前必须进过严格审查 审查各档案要输是否填写完整 相关签 字是否齐全 审查合格后与送达方当面共同签收 1 6 财务人员在接收到各类会计档案后 必须在当天进行登记归档 2 各类档案的归档要求举例 2 1 每类档案要求资料齐全 完整 以打开该档案资料不用翻阅其他资料为标准 以 纳税 申报资料档案 为例 所需档案资料说明如下 1 封皮 2 目录 若资料较多 3 纳税申报表 4 各税种税款计算清单 若有 5 税票 完税证 若有 拨款回单 若有 复印件 6 付款审批单 纳税 审批 若有 复印件 2 2 装订要求 2 2 1 分档案类别按月或按次整理 按年装订 2 2 2 按月或按次整理时 每月或每次都要有用 A4 白纸打印的封皮 封皮打印上公司 LOGO 2 2 3 分档案类别进行按年度汇总装订 用蓝色皮纹纸做封皮 左侧装订 封皮打印上 公 司名称 公司 LOGO 档案名称 档案年度 2 2 4 此类档案日常进行整理 归入档案盒 会计年度结束后统一进行装订 2 2 5 图片 3 各类档案的存档方式 根据财务档案的零散程度以及查阅频度 可采用不同的存档方式 3 1 订本式 零散度高 查阅频度低的文档 通常采用订本式存档 防止散失 适用类型通常有会计凭证 会计账 簿 银行对账单 会计报表等 3 2 活页式 零散度高 查阅频度高的文档 通常采用活页式存档 装入 取出方便 适用 类型通常有合同 公文 公司制度 台账等 3 3 盒装式 零散度低 查询频度低的文档 通常采用盒装式存档 适用类型通常有审计报 告 验资报告 会计档案保管清册等 3 4 袋装式 零散度低 查询频度高的文档 通常采用袋装式存档 便于翻阅 查找 抽取 适用类型通常有税务登记证 开户许可证等证照类型的档案 存放同类档案的档案袋应装 入档案盒中存档 4 经济合同档案管理 4 1 经济业务合同存档分类 业务分类 编号 合同类型 备注 收入 01 物业管理合同 02 多种经营合同 03 广告位合同 04 租赁合同 支出 05 物管部合同 06 工程部合同 07 企划部合同 08 行政部合同 09 保险合同 10 资本性支出合同 其他 11 其他合同 3 4 2 合同接收前的审查 1 使用集团规定的文本 是否未经审批改动集团规范文本 不能使用集团规定文本的 是 否经过相关审批 2 审查公司法律顾问出具的书面意见 3 经办人按合同审批意见完善合同文本 确保拟签文本同审批文本内容一致 4 合同文本 含附件 超过两页 含两页 的 必须 骑缝 盖章 确保每页均有印痕 5 合同签章页必须含有正文内容 不得单独成页 6 当事人主体名称与印章是否一致 7 如有授权代理人 则需查验是否有授权文件 8 合同内容是否完整 9 附件是否完 整 10 签署时间是否填写等 4 3 合同归档 4 3 1 财务部必须以合同原件归档 4 3 2 按 4 1 合同类别分类归集 装订 保管合同档案 合同文本超过一个档案盒时 在档 案的侧封上标注 一 二 三 进行分类 4 3 3 合同补充条款或补充文件 必须同主合同一起保管 4 3 4 直接委托审批资料附在合同后面 招投标合同仅把合同审批 OA 附后 其他招标资料 单独存放 4 4 采购合同的档案要求 4 4 1 符合制度的直接委托合同后附要件 1 合同审批 OA 2 符合制度的直接委托审批表 原件 3 询价函 三方比价为所有供方反馈的 询价函 原件 4 三方比价会签表 2 万元以上直接委托业务 原件 5 价格及合同谈判会议纪要 原件 6 拟委托单位的营业执照 资质证书 如有 等文件 复印件加盖单位公章 7 外聘律师审核意见 4 4 2 不符合制度的直接委托合同后附要件 1 不符合制度的直接委托审批表 原件 2 市场调研报告 原件 3 拟委托单位原始报价单 盖章 原件 4 价格及合同谈判会议纪要 原件 5 拟委托单位的营业执照 资质证书 如有 等文件 复印件加盖单位公章 6 外聘律师审核意见 4 4 3 招投标合同的后附要件 1 后附合同签订审批 OA 2 合同谈判记要 原件 3 合同审批表 原件 4 中标单位调整报价 若有 5 律师审核意见书 原件 4 4 4 续签合同后附要件 1 合同续签审批 OA 2 履约评估表 原件 3 价格 及合同谈判会议纪要 4 5 招投标采购档案管理 招投标资料分类单独存档 4 5 1 年度招标采购计划 1 审批 OA 2 年度招标 采购 计划审批表 各公司 原件 3 年度招标 采购 计划调整 表 4 5 2 入围单位及招标文件审批资料 4 5 2 1 无合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求 1 入围单位及招标文件审 批 OA 2 招标小组成员审批表 原件 3 单项招标计划倒排表 4 入围单位评定资料 包括 投标单位推荐表 拟入围单位基本信息评审标准 投标 单位基本信息调查表 加盖投标单位公章 拟入围单位评审表 现场考察计划 现场 4 考察评分表 拟入围单位现场考察评定表 投标承诺函 入围单位评定会签表 5 入围单位营业执照及资质证明 加盖对方印鉴的复印件 包括但不限于 有效的营业 执照 复印件加盖单位公章 税务登记证 复印件加盖单位公章 组织机构代码 复 印件加盖单位公章 有效的企业资质等级证书 复印件加盖单位公章 企业近三年的 财务报表 如有 复印件加盖单位印章 企业安全生产许可证 如有 复印件加盖单 位公章 质量 环境及职业健康安全认证证书 如有 复印件加盖单位公章 近三年 内所承揽的类似项目业绩清单 并附主要项目合同复印件 6 招标文件会签表 原件 7 招标文件 4 5 2 2 有合格供方库入围单位及招标文件审批流程附件要求 1 入围单位及招标文件审 批 OA 2 招标小组成员审批表 原件 3 邀请投标的合格品牌库名录 4 邀请单 位投标承诺函 原件 5 招标文件会签表 原件 6 招标文件 4 5 3 定标审批资料要求 1 定标审批 OA 2 定标审批表 原件 3 评标报告 原件 包括 包括封皮 回标登记表 开标记录表 符合性与完整性评审 表 技术标评分表 技术标评分汇总表 商务评分表 评分汇总表 定标会签表等原件 4 各单位投标文件 包括技术标和商务标 原件 5 对招标过程的特别说明 会议 签到表 会议纪要等 五 电子档案的管理 1 财务部须购置专用移动硬盘 用于电子财务档案的备份管理 2 财务电子档案须每季 度集中进行电子档案的存档 3 电子档案目录的建立参照附件 财务档案归档目录 4 电子文档收集需要编制电子版的 电子文件登记表 该表与电子文件同时保存 重要 书面文档需要进行扫描存档 5 电子文档归档前 档案管理员对电子文件的真实性 完整性和有效性进行鉴定检验 验 收合格后存入相关档案目录 6 归档载体的保管 归档载体应由兼职档案管理人负责保管 防止丢失 存放时应远离强 磁场 强热源 并与有害气体隔离 环境温度选定范围 17 20 相对湿度选定范围 35 45 7 电子文档的利用 归档电子文件的封存载体不应外接 未经相关批准不得擅自复制电子 文件 六 档案室的管理 1 档案室要求 1 1 财务部争取设立部门独立的档案室 1 2 档案室必须安装防盗门 防盗窗 窗户不易过大 保持通风 1 3 档案室配备消防喷淋 烟感 灭火器等消防设备 设施 1 4 不得使用木质档案橱柜 1 5 环境温度选定范围 14 20 相对湿度选定范围 50 60 2 档案管理员的岗位职责 2 1 财务部指定一名财务人员作为兼职档案管理员 出纳不得兼任档案管理员 2 2 按照本指引要求建立财务档案 2 3 要求兼职档案管理员 了解一定的档案专业知识 负责对财务部形成的各种文件材料的 收集 整理 立卷 归档工作进行监督和指导 2 4 集中统一管理本部门各种门类载体的档案 积极提供利用 为各项工作服务 2 5 按规定向公司档案室移交应相关档案 2 6 办理领导交办的其他档案业务工作 3 档案室安全规范 5 3 1 财务负责人为财务档案室安全管理第一责任人 3 2 档案库房要保持干燥清洁 做到防雨 防潮 防虫 防尘 防晒 防鼠 防霉变 应配 备降温 去湿 温湿度测试等设备 及时清理杂物 保持室内整洁卫生 3 3 严谨存放和使用私人物品 易燃 易爆等危险品和化学品 严谨任何火种带入室内 严 谨使用酒精炉 燃油炉 煤气炉 气化炉等明火器具 不准使用蜡烛照明 室内消防器材 报警设备常年完好 性能良好有效 3 4 除财务装订机和室内空调外 严谨在档案时内使用其他任何电气设备 装订机使用完毕 必须拔除电源 3 5 档案室是机密部位 非工作人员未经批准 不得随便进入室内 档案室门 箱柜门应坚 固防盗及时上锁 钥匙应制定专人负责保管 工作人员随手关窗锁门 非档案管理人员不 得擅自进入档案室 3 6 各类资料进入档案室 必须严格登记制度 偿还制度 机密资料 人事档案严防丢失 严防泄密事件的发生 3 7 档案工作人员每月应对所保存的档案进行一次检查 并做好检查记录 发现问题应及时 汇报并采取相应的措施 3 8 下班前或工作结束时 做全面安全检查 切断电源 关好门窗 消除一切隐患 假期 节日要特别加强看护 确保安全 七 档案的保密制度 1 档案管理人员必须树立高度的保密观念 遵守公司各项保密制度 2 凡未经公布的统 计数字 未作结论的事项 应作内部管理 不得擅自扩散 3 凡作秘密和内部管理的档案 应严格履行查阅审批手续 严禁擅自拍照和复制 利用者 应严格遵守保密规定 不得泄露公司秘密 4 不得泄露所管理档案内容 不将档案借给无关人员 不准无关人员进入档案室 5 定期检查不安全因素 发现问题及时补救 保证保密档案的绝对安全 6 凡涉及不宜 公开的档案资料和数据 应作秘密保管并严格控制查阅范围 需要查阅者 须经公司相关 领导批准 7 严格档案借阅审批手续 因工作需要 须复印 摘抄相关保密档案时 必须经相关领导 批准 八 档案的借阅 1 公司内部借阅会计档案 需填写 档案借阅审批表 经部门负责人签批后报财务负责 人审批 审批通过后方可进行借阅 2 公司外部人员借阅会计档案需持正式介绍信等有效证明 填写 档案借阅审批表 经 公司业务经办部门负责人 公司总经理及财务负责人批准同意后 方可借阅 3 借阅人员不得将会计档案携带外出 特殊情况需带出室外或需要复制的须经本单位财务 负责人同意并限期归还 档案资料的借出时间 不得超过半个月 确需继续借阅 必须办 理续借手续 4 应设立 财务档案借阅登记簿 登记借阅档案名称 借阅时间 归还时间 备注等内 容 借阅人应在登记簿签字 5 查阅档案时 严禁吸烟 严禁在文件材料上划线 打钩 做记号 折角等 严禁涂改和 拆 撕档案 九 档案的移交及销毁 1 财务档案的移交 1 1 会计档案归档应填写 档案移交清册 一式两份 双方各留一份 以便备查 1 2 超过两年的会计档案 财务部每年统一移交到行政部公司档案室 移交时须填写好 档 6 案移交清册 双方应就移交档案进行核对 并在移交目录上签字确认 1 3 部门员工调 离 职时 应交档案手续整理好后填写 财务工作交接单 含交接清册 进行移交 2 财务档案的销毁 2 1 财务档案一般保管期限为 15 年 期满后可根据具体情况办理销毁手续 2 2 档案 销毁首先须经过鉴定 确认已无查证和保存价值之后 列出清单 登记造册 由存档部门 提出申请和分管领导审批同意后 同意销毁 2 3 对批准可销毁的档案 要填写好 档案销毁清册 再销毁 2 4 销毁工作应由鉴定小 组监销 并在 档案销毁清册 签字 2 5 档案销毁后 要及时在相应的查询工具中予以注销 并保存好销毁记录 附表 2 4 财务档案归档目录 编号 档案名称 存档内容 存档方式 一 工商税务资 料 1 工商年检资料 2 验资报告 原件 3 税务登记证 4 税务登记及变更文件 5 发票领购薄 6 税收优惠批复文件 7 审计报告 盒装 二 税务申报资料 1 地税税务申报资料 2 国税税务申报资料 月度盒装 年末装订成册 三 银行相关资料 1 开户许可证 2 申请开立 变更账户资料 3 银行印鉴卡 贷款卡 4 现金 转账支票领用登记薄 5 支票领购登记薄 指对银行 6 银行余额调节表 对帐单 7 现金盘点表 盒装 保险柜 四 制度法规文 件 1 集团财务部下发相关制度及通知 2 万达商管财务部下发相关制度及通知 3 上报集团相关申请的批复文件 月度盒装 年末装订成册 五 预算考核文 件 1 月度预算执行分析资料 2 资金类报表 3 租金类报表 4 筹备期专项资金使用情况资料 5 上级考核报告及整改报告 月度盒装 年末装订成册 六 7 财务人员档案 1 财务人员入职 转正 晋级 调 薪等审批手续 2 财务人员考核资料 3 财务人员交接资料 月度盒装 年末装订成册 七 核算附件档案 1 每月工资报表 2 月度工资发放表 3 人员调薪相关文件 4 业务招待费申请单 月度盒装 年末装订成册 八 日常经营合同 1 各业主物业管理合同 2 广告合同 3 停车场管理合同 4 工程合同 包括已交易公司资本 性支出类合同 5 保洁外包合同 6 多种经营合同 按合同类别 具 体情况归档 7 保险合同 8 租赁合同 9 其他类 九 台账档案 1 停车场收费台帐 2 物业管理费台帐 3 多种经营收费台帐 4 纳税统计台 帐 5 租金