会议期间服务ppt课件.ppt

1 会议期间的服务 会议期间服务的准备一 会议期间服务1 弥补会议计划中的疏漏2 解决会议过程中出现的新问题 1 宾馆会议服务人员充分了解会议过程中的每一步所需的服务工作以至每个细节内容和要求 2 每个部门的分工明确具体 每一次会议前进行必要的布置和检查 3 对变更的事项进行及时的调整 跟进3 完善服务 提高会议服务质量 2 会议期间的服务 二 会议期间服务的准备1 详细了解会议协议2 周密准备 学练结合3 明确分工 团结协作会议期间的服务一 礼仪服务与会议入场管理1 入场管理2 票证管理3 非控制性入场 3 会议期间的服务 二 录音 录像服务1 录音 录像的质量2 录音 录像带的复制3 录音 录像带的保密工作三 会议商务服务1 打字和复印2 电话服务 1 直拨电话 2 分机电话3 传真服务4 电脑服务 4 会议期间的服务 四 会议期间饮料服务1 根据与会人数制定服务所需茶点的数量的预算2 为了避免拥挤 应将茶点摆放区域内各个食品台分隔开来3 用醒目的标志标明饮料的种类 方便客人取用4 为了使客人取用方便 应按合理顺序摆放食品台上的物品5 每75 100人设一张食品台6 茶点通常是咖啡 茶及其他饮料 夏天可增加冰冻饮料7 在提供完一天的饮料后要统计消耗量 5 会议期间的服务 会议车辆安排 1 会议车辆安排的几种情况 接送演讲者 官员及其他特别邀请的重要客人 车站 机场 接站 到达或离开会场 旅行活动 采购用具和设备 安排特殊宴会和活动 另外 如有展览会 而又与会场不在同一地举行 还需安排来回接送参展人员 6 会议期间的服务 2 车辆安排应考虑以下因素 会场到车站 机场的距离 飞机 火车到站时间 高峰时行车时间 演讲者或与会者到会场的距离会议车辆的收费 1 将本费用计算到登记费中 2 与会者用车时支付 3 车费计算到宾馆房费中 4 为会议提供交通赞助 7 会议期间的服务 选择出租汽车公司的因素 1 汽车公司的信誉 2 车辆的种类和数量 3 车辆的状况 4 汽车司机 5 租车费用 6 特殊服务 8 会议期间的服务 会议派车 1 汽车应提前15 30分钟到达集合地点 等候与会者上车 2 准备比较清楚 明显的车辆标志和上下车站牌 3 如果遇有多个车辆同时使用 应让每位与会者了解所乘车号及车型等 4 如果有两辆以上的车分别去不同地点 最好将乘车地点和时间分别于事先通知与会者并在集合地点做明显的标志 5 会议组织者要安排工作人员协助与会者有秩序地上下车 保证行车的方便和安全 6 考虑影响会议团体到达或离开目的地的其他活动或因素 9 会议期间的服务 六 会议票务服务1 票务工作通常由有在航空公司或旅行社订票经验的人来完成 2 票务服务首先要为与会者提供准确无误的车船航班时刻表3 提供有关信息服务 包括车站 机场的位置4 票的预订七 会议医疗服务 10 会议期间的服务 会议保密一 会议内容与密级绝密会议 会议主要内容涉及到与会者单位的有关能影响或改变其命运的重大方针 政策以及高精尖技术等机密会议 会议内容涉及到与会者单位或组织的基本利益 秘密会议 会议内容涉及到与会者单位或组织的某种利益二 制定保密纪律根据会议内容 议程和时间来制定保密计划 确保保密范围和保密的各个环节建立保密制度 制定分工负责制 保证每个岗位和环节都应该有的机密保密责任 11 会议期间的服务 会议保密三 技术保密移动电话保密 有线电路保密 计算机保密四 文件保密控制会议文件的适用场合建立严格的登记管理制度 保证文件在运送中安全加强对各个环境的检查五 会场保密窃听设备及可疑人物的盘查六 新闻 宣传报道的保密 12 会议期间的服务 会议安全保卫一 会议安全保卫与会客人报失的处理停电事故的处理食物中毒的处理二 会展防盗管理配备安全设施安全闭路电视监控系统红外报警系统楼层紧急报警系统楼层电梯控制其他控制 13 会议期间的服务 会议安全保卫加强员工教育加强内部管理1 员工上班必须佩戴名牌2 员工上下班须由员工通道出入 主动让门卫检查所携带出店的物品3 楼层服务员发现有非住店客人在楼层徘徊 应主动上前询问 必要时报告安全部门4 楼层服务员在清扫客房时 准确填写进出客房的时间5 工程维修人员进入客房内 须由客房人员陪同 并进行登记6 安全部门加强对楼层及其他有关场所的巡逻7 加强客人入店登记工作 注意验明客人身份8 制定有关规章制度 14 会议旅游娱乐活动安排 娱乐项目的选择依据自身的吸引力令人忘记时间 忘记金钱 忘记自我适合与会者的娱乐习惯尊重个人传统习惯遵守有关法律和政策避免选择国家和地方法律不允许或者政府有关政策不提倡 不鼓励的场地适应性 15 会议旅游娱乐活动安排 娱乐服务的流程设计深入市场了解需求 根据与会宾客的需求设计娱乐服务内容和方式服务过程必须最大限度地方便与会宾客 减少不必要的手续环节娱乐服务过程不仅要方便与会宾客 使每项娱乐活动顺利进行 而且应设计高标准的礼仪和周到的细微服务 提供尽可能多的舒适与精神享受 16 会议旅游娱乐活动安排 娱乐项目的服务游泳池服务桑拿服务网球场服务保龄球馆服务台球室服务舞厅服务KTV服务旅游服务 17 会议旅游娱乐活动安排 会议旅游娱乐活动内容的选择一 会议所在地旅游1 导购旅游2 观光旅游 1 风景旅游地 2 古迹旅游地 3 疗养旅游地 4 宗教旅游地 5 体育旅游地 6 科教旅游地 18 会议旅游娱乐活动安排 二 会议期间文娱活动1 社交娱乐活动 1 交际舞会 2 化装舞会2 音乐欣赏 1 欣赏古典名曲 2 欣赏民族音乐 3 欣赏轻音乐 4 欣赏广东音乐 19 会议旅游娱乐活动安排 2 戏剧欣赏 1 欣赏歌剧 2 欣赏话剧3 欣赏地方戏4 欣赏京剧5 舞蹈欣赏 1 欣赏舞蹈 2 欣赏现代舞 20 会议旅游娱乐活动安排 三 其他娱乐活动1 时装表演2 美容表演3 模仿性演讲4 品酒会5 其他四 为与会者家属提供娱乐服务1 向与会者提供酒店小册子和图片 并邮寄包括菜单 酒店活动项目单以及城市景点等材料 21 会议旅游娱乐活动安排 2 通过会议组织者向与会者成员寄发有关描述活动计划的个人信件 并根据气候提供衣着建议3 建议会议组织者指定专人负责安排配偶及小孩的活动4 会议承办单位可以通过广告宣传来说明携带配偶参加的益处 1 文化活动 2 娱乐活动 3 儿童活动 22 会议旅游娱乐活动安排 会议旅游娱乐活动的组织管理一 旅游娱乐活动的组织1 制定文娱活动的组织日程 1 首先要确定旅游目的地 2 其次旅游中的时间掌握 3 必在准备2 游览活动安排 1 出发前的工作 2 往途的沿途导游 23 会议旅游娱乐活动安排 3 社交娱乐活动安排 1 要统筹安排 避免重复 2 避免格调底下的文娱活动 3 在观看文娱演出前 要作简介绍 演出若有剧情 可简单介绍情节 演出结束后可帮助与会者回顾并回答他们的问题 4 注意安全 在大型娱乐场所 应提醒与会者不要走散并注意他们的动向和周围环境的变化 以防不测 24 会议旅游娱乐活动安排 二 旅游娱乐活动的协调管理 1 主动争取各方的配合 力戒短视行为和本位主义 2 尊重各方的权限和利益 在平等的前提下本着互利的原则进行合作 切忌干预对方的活动 侵害他方的利益 3 注意建立友情关系 4 主动交流信息和沟通思想 5 敢于承担责任 25 会议旅游娱乐活动安排 三 旅游娱乐活动的外部管理1 与娱乐部门的协调2 与参观游览部门的合作3 与餐饮部门的联系4 与旅行社的合作四 旅游娱乐过程中的