秘书学概论11会议组织ppt课件.ppt

2020 3 31 第十一章会议组织 1 秘书学概论 2020 3 31 第十一章会议组织 2 第十一章会议组织 第一节会议概述第二节会前准备第三节会间工作第四节会后工作第五节会议组织列举 2020 3 31 第十一章会议组织 3 第一节会议概述 一 会议的涵义与作用二 会议的要素1 与会者2 主持人3 议题4 名称5 时间6 地点 2020 3 31 第十一章会议组织 4 第二节会前准备 一 会议计划和成本预算二 文件准备三 会场准备四 会议议程 程序的拟定五 会议通知的发送 2020 3 31 第十一章会议组织 5 第三节会间工作 一 会场的组织与服务1 报到与签到2 材料发放3 选举工作4 会场服务5 会场临时调动二 会议信息的收集与编发1 会议信息的作用2 会议信息工作的程序与方法3 会议信息编发的形式三 会议文件的起草闭幕词 决定 会议纪要 会议总结 2020 3 31 第十一章会议组织 6 第四节会后工作 一 会后事务二 会议文书立卷三 会议传达四 会议催办 2020 3 31 第十一章会议组织 7 第五节会议组织举例 1 工作会议2 代表会议3 联席会议4 学术会议5 记者招待会6 报告会7 座谈会8 国际会议9 签约仪式10 电视 电话会议 2020 3 31 第十一章会议组织 8 一 周五下午2时 H公司总裁将来你公司就技术合作一事进行商谈 请你制订出接待方案 二 秘书正在接电话 正好有客人来访 不巧总经理又让秘书马上去他办公室处理一份急件 这种情况下 秘书该怎么办 情景题操作训练 2020 3 31 第十一章会议组织 9 情景题操作训练 三 公司将召开一次专业性会议 参加会议人数约50人 会期两天 请按要求写出如何做好会议服务工作的具体意见 要求 意见应包括 选择与布置会场 发放会议用品 签到工作 会场设备操作 会场座次安排 会议活动安排 四 领导安排你负责会议期间会议文件的分发和会议结束前文件资料的收集 你将如何去做 2020 3 31 第十一章会议组织 10 情景题操作训练 五 总经理外出参加一次交谊活动 按要求草拟一份活动安排方案 六 如果你校请一位科学家给全体师生做一场学术报告 你认为应有哪些议程 会场怎样确定 需要哪些设备 可以怎样布置 试拟出你的简单方案 2020 3 31 第十一章会议组织 11 一 答案要点 一 安排好会谈等有关事宜 搞清楚来宾的情况和来意 根据来宾意图及本机关实际情况安排好商谈日程 安排领导会见来宾 安排双方商谈 安排来宾考察 参观 做好安全保卫工作 准备好送给来宾的纪念品 准备好新闻报道工作 二 安排好生活接待工作 安排好食与宿 安排好车辆使用 办好返程车 船 机票预定工作 安排好就医保健工作 安排好来宾业余活动 2020 3 31 第十一章会议组织 12 二 答案要点 礼貌地与通话人说 请稍等 用手盖住送话器 热情欢迎来访者 请客人坐下稍候 尽快与通话人结束电话 记录好电话内容 请客人再稍候 马上去总经理办公室迅速处理好急件 办完急件回来接待来访者 并做好谈话记录 礼貌地送走客人 整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容和来访者意见后 向领导者汇报 2020 3 31 第十一章会议组织 13 三 答案要点 意见应包括 选择大小适中的会议厅 布局形式选择 而 字型 倒 山 字型或半圆型 会场装饰要讲求艺术性 会场用品包括文具用品与饮品 会场的音像 音响 灯光 空调等设备使用 薄式签到或卡片签到 标识座次 食宿 娱乐活动安排 2020 3 31 第十一章会议组织 14 四 答案要点 一 分发文件包括会前未发的文件和会议期间所产生并使用的文件 要进行编号 履行登记手续和分装 保密文件要注明密级 征求意见稿或保密文件需退回的应付上清退目录或清退说明 要求及时分发 尤其是会议简报 会议临时产生的讨论稿等文件也应及时分发 注意分发不能出现漏装或重装的情况 二 收集的八个范围的文件 三个方面的渠道 四种方法 四条要求 注意收集后清退 立卷和归档工作 2020 3 31 第十一章会议组织 15 五 答案要点 一 详细活动计划要包括时间 地点 参加人的范围 人数等项 活动前与活动中的具体安排 二 注意协调 2020 3 31 第十一章会议组织 16 六 答案要点 简单方案举例 一 议程 可以安排 校领导 主持人 致辞欢迎 介绍科学家情况 科学家做报告 师生提问交流 限时 校领导 主持人 致辞感谢 欢送科学家离场 散会 二 会场安排 在校大礼堂 三 设备需要 音响设备 投影设备 黑板粉笔等 四 会场布置 横幅写 欢迎 科学家来我校做学术报告 或 科学家学术报告会 主席台上设发言席 并放置需要的设备 听众席前排安排领导和教师就坐 学生按班级安排就坐 2020 3 31 第十一章会议组织 17 情景题练习 一 某公司总裁将来我公司就技术合作事项进行商谈 请制定接待方案 二 公司要召开经理办公会议 由秘书负责会议文件的准备 秘书应做好哪些工作 三 公司召开科技研讨会议 会议结束后 由秘书负责会议文件和资料的收集工作 请写出需要收集的文件及资料的范围 2020 3 31 第十一章会议组织 18 情景题练习 四 某公司要召开一次新闻发布会 作为秘书应该如何准备会议用品 五 一家超市要举行开业庆典 请写出庆典开幕式的操作程序 六 某公司要召开一次大型会议 会期时间为3天 需要安排与会人员的吃 住 行及娱乐活动 请拟制一份后勤保障方案 2020 3 31 第十一章会议组织 19 情景题练习 七 两家公司要进行商务会谈 双方代表各15人 请对会场进行布局 八 在会议期间 秘书人员要负责会议文件 资料的分发 在分发文件时 需要注意哪些方面的问题 2020 3 31 第十一章会议组织 20 情景题练习 九 秘书人员在会议召开时 需要负责会议文件工作 请你以自己的认识和了解谈谈需要做哪些方面的工作 十 公司召开小型座谈会 会议结束后 要求秘书人员做好会议文件的收集工作 请列出收集的渠道和方法 2020 3 31 第十一章会议组织 21 一 答案要点 一 安排和来宾的有关工作事宜 如 1 查清来宾的基本情况和来意 2 根据来宾意图和公司实际情况安排日程 3 安排领导会见来宾 4 安排好双方商谈的会议室 5 做好安全和保密工作 以及礼品 纪念品的准备工作 二 安排好生活接待工作 如食宿安排及车辆使用安排等 三 安排好来宾业余活动 2020 3 31 第十一章会议组织 22 二 答案要点 一 确定议题 二 做好会议文件的印制或复制工作 包括 会议程序性文件 中心文件 指导性文件 参考性文件 管理性文件 三 认真校对会议文件 四 做好会议文件的分发工作 要注意文件的编号 登记 2020 3 31 第十一章会议组织 23 三 答案要点 1 召开会议的请示和批复 2 提交会议审批的文件 3 会议期间使用的文件 4 会议参考性文件 5 会议管理性文件 6 会议记录 简报 7 会议宣传性文件 2020 3 31 第十一章会议组织 24 四 答案要点 一 会议必备物品的准备1 文具用品 如纸笔 本册 2 桌椅 台布 3 茶具 4 扩音设备 照明设备 空调设备 二 会议特殊用品的准备1 录音 录像设备 2 会议横幅 宣传标语 花卉等 2020 3 31 第十一章会议组织 25 五 答案要点 一 准备工作1 拟写邀请宾客名单并呈领导审定 2 拟制并寄送请柬 3 拟定开幕式程序表 4 为主方领导拟好开幕词 答谢词 5 布置场地 二 开幕活动1 宾客签到2 接待宾客休息 并为记者采访提供方便 3 剪彩 4 主 宾方致词 5 安排开幕式摄影 录像 录音等 三 余兴节目 视情况安排文艺演出或引导来宾参观等活动 2020 3 31 第十一章会议组织 26 六 答案要点 一 拟制饮食工作方案1 制定伙食费用标准 2 制定卫生标准和准备卫生用品 3 做好就餐人员的统计 包括少数民族及不同饮食习惯的情况 二 拟制住宿安排方案1 统计好住宿人数 性别 年龄 2 预定客房 档次和房间数量 3 拟定房间分配的标准或方法 2020 3 31 第十一章会议组织 27 七 答案要点 1 摆放会议桌 2 选择布局 可以选用圆型 方型 长方型布局 3 在座位上放置座位名签 4 在座位中央空心处摆放花木 2020 3 31 第十一章会议组织 28 八 答案要点 1 分发文件要进行编号 履行登记手续 分装 2 分装文件要认真 细致 不能出现漏装或重装的情况 3 分发文件要及时 4 要注意分发文件的准确性 5 要注意保密文件的分发 2020 3 31 第十一章会议组织 29 九 答案要点 一 负责会议文件的分发 主要是会议简报的分发 1 文件分发要履行严格的登记手续 2 文件分发要及时 二 负责会议文件 资料的收集 1 明确收集文件的种类和范围 2 掌握收集的渠道和方法 2020 3 31 第十一章会议组织 30 十 答案要点 一 收集渠道 1 向全体与会人员收集 2 向会议的领导人 发言人收集 3 向会议的工作人员如记