【2012】21#经济合同管理办法

1 山焦北海物字 2012 21号 山东焦化北海国际物流有限公司山东焦化北海国际物流有限公司 经济合同管理办法经济合同管理办法 一 一 总则总则 一 为了维护公司对外经济交往中的合法权益 预防合同纠 纷 根据 中华人民共和国合同法 及公司相关业务规定 结合公 司的实际情况 制定本办法 二 本办法适应于公司相关业务部门以公司名义对外签订的 工程施工 物资购销 经营开发 委托服务 技术开发 房屋租赁 投资 联营 抵押担保等合同或协议 三 本办法主要对公司合同管理部门的职责 合同的审批 订立 履行 变更 解除以及合同纠纷的处理 常用合同条款及 内容 合同专用章和合同档案的管理等方面的内容进行了规范 四 公司各级领导 法人委托人 合同管理人员及签约当事 人 都必须严格遵守 切实执行本办法 并不断提升业务素质 增强法制观念 加强合同管理意识 共同维护公司利益 二 合同的审批及管理部门的职责划分 2 一 合同的审批 1 公司对合同的审批实行合同综合管理部门审批 职能部门 审批和承办部门审批相结合的原则 其中 合同综合管理部门为 办公室 财务等部门为合同管理的职能部门 合同承办部门为合 同的具体执行部门 2 公司拟签订的一切合同经过事先准备和审查程序后 均应 通过办公室审核后报请分管领导和公司主要领导批准 方可签 订 涉及重大投资 对外合作项目的合同签订 须经公司法律顾 问审查或征求法律顾问意见后报办公会或董事会研究同意后 方可签批 3 合同报审前 承办部门应结合审查部门意见 与对方当事 人进行充分协商 修改合同送审稿 形成正式合同文本 合同文 本应确保合同条款有利于公司利益 杜绝损害公司利益的条款 若未完全采纳职能管理部门和合同管理部门的审查意见 应作 出书面说明 与正式合同文本及合同审批单一同上报 需要送审 的合同文件主要包括以下几项 1 拟签订的合同文本 2 合同对方的主体资格 资信能力等有关材料 3 合同的其他必备文件 4 重大项目需提供经公司主要领导签批的项目可行性报告 4 职能管理部门对合同的审查 主要依据本专业的法规 政 策和业务管理的规定 对合同的政策可行性 经济可行性 技术 可行性等方面进行专业审查 并出具审查意见 审查意见应具体 明确 审查期限不超过 2 个工作日 5 合同综合管理部门对合同的审查 主要是根据国家法律和 承办部门提供的资料 审查当事人的主体资格 合同内容是否符 合国家法律 政策的规定 合同法律条款是否完备 合同审核 签订的手续是否按规定的程序办理等 以保证所签合同合法有 效 合同综合管理部门应在收到全部材料之日起 2 个工作日内 3 出具审核意见 重大或需要协调的合同 应自收到全部材料之日 起 5 个工作日内出具审核意见 6 审查部门认为合同背景不清或资料不全 可能影响本部门 审查工作的 应及时通知承办单位补充说明 审查期限于事实查 清或材料补齐之日起重新计算 二 合同管理部门的职责划分 1 合同综合管理部门的职责 1 贯彻 中华人民共和国合同法 及相关法规和规章 2 制定本公司的 经济合同管理办法 并监督实施 3 参与企业重大合同的可行性研究 谈判和合同文本的起 草工作 4 监督检查合同的履行情况 对合同履行过程中存在的主 要问题进行分析研究 并提出可行性意见 5 对合同的合法性 合规性以及合同条款的严密性 合同纠 纷的救济途径等进行审核 向公司主要领导提出审查意见 6 参与处理合同纠纷 主持合同争议的调解 7 负责对合同承办部门进行指导 组织对相关人员进行合 同相关知识的培训及合同管理经验的交流学习 2 合同职能管理部门的职责 1 根据相关法律 法规对本部门审核范围事项的合法性和 合规性进行审核 2 根据行业和公司的相关规定 在部门职责范围内对合同 项目进行专业审查 3 对合同项目是否符合预算 是否立项及合同支付条款是 否合理 可进行审核 4 负责合同经济条款执行情况的统计分析和控制 3 合同承办部门的职责 1 负责合同对方资信情况 履约能力的调查和核实 提供相 应的证明材料 并对其真实性 合法性承担全部责任 4 2 具体负责所承办合同的谈判和文本起草 保证合同的可 行性和完备性 3 严格按照本办法规定的程序完成合同的送审 会签手续 4 按照合同审查部门意见完成送审合同的修改工作 并对 决定不采用审查意见的情况作出书面说明 5 按照法律规定和合同约定 完成或督促对方完成合同登 记 公证或备案等特定手续 6 负责合同的履行 及时解决履行中出现的问题 遇有合同 变更 解除等重大事项 须经合同综合管理部门审核同意 7 负责向合同职能管理部门报送合同统计报表及有关资料 8 负责建立本部门的合同管理台账 按规定保存 移交本部 门的合同档案和有关资料 4 合同专用章管理部门的职责 1 负责公司合同专用章 企业法人代表身份证证明书及法 人代表授权委托书的统一管理 2 负责对合同内容的完整性 有无空白或涂改项目进行审 核 3 负责公司合同档案的管理 三 合同的订立 履行 变更 解除及纠纷处理 一 合同的订立 1 公司合同的订立 必须遵守国家的法律法规 必须符合公 司的实际要求 任何部门 单位和个人不得利用合同进行违法活 动 扰乱公司的经营秩序 损害公司利益 谋取非法收入 2 公司合同的订立必须贯彻平等自愿 协商一致 公平合法 的原则 3 公司订立合同 应以公司批准的计划和公司领导批准的其 他计划项目为依据 4 重大投资合同应进行可行性论证或调查分析 公司内重要 的建设工程项目 包括项目的勘察 设计 施工 监理等 公司 年度各项施工队伍 单价超过一万元且批次价格超过三万元的 5 设备及物资采购 公司常用的大宗物资采购以及公司规定的其 他项目 必须进行招标或比价 5 承办单位在合同订立的准备工作中必须严格审查下列事 项 1 合同主体的审查 对方签约单位或个人是否具有签约主体 资格 经营范围 营业执照 特许经营执照及税务登记证 履约 能力 专业资质及法人授权委托书 2 合同手续的审查 委托代理手续 法律法规规定须经有关 部门批准 登记的手续等 3 合同内容的审查 合同的标的物是否合法 合同约定是否 完整 可操作 权利 义务及违约责任是否明确 文字的表达是否 准确 严谨 妥当 4 执照 许可 证明或委托等书面材料 审查时必须核对原 件 合同对方为委托代理人身份的 应当留存委托代理书原件 6 通常情况下 合同文本应采用行业示范文本或企业示范文 本 语言应简练 明了 不得使用易产生歧义的双关语 含糊语 书写要规范 公司常用合同示范文本每年由相关职能部门组织 修订 7 公司授权委托代理人签订合同时 应有授权委托书 委托 代理人不得超越代理权限行使委托权利 未经被代理人不得转 移代理权 授权委托书采取一事 合同 一授权的原则 合同一旦 履行 委托事项即行终止 8 合同的签订应根据双方当事人的经济目的和具体要求确 定条款 一般应具备以下内容 1 当事人的名称和住所 2 标的 3 数量和质量 4 价款 和酬金 5 履行期限 方式地点 6 违约责任 7 纠纷处理方 式和地点 原则上坚持在我公司所在地 以调解方式解决 9 法律 法规规定应当办理批准 登记 公证等手续或公司 认为需要公证 见证的合同 合同签订后应当及时办理相关手续 6 10 公司所属各独立法人 可直接对外签订合同 但对外签订 重大合同或对公司利益和经营目标有重要关联的合同时应执行 本办法规定的条款 二 合同的履行 变更及解除 1 合同签订后 承办单位应当全面履行合同 合同综合管理 部门有权对合同履行的全过程进行监督检查 2 公司财务部门为合同项目筹资 付款和收款时 应要求承 办部门提供合同正本复印件并进行核对 若承办部门未提供合同 财务部门有权拒绝付款 3 在合同履行过程中 承办部门若发现合同不能履行或不能 完全履行时 应采取有效措施 以减少公司损失 4 合同履行过程中 承办部门不得随意补签对原合同意思产 生变更的协议或说明 5 变更或解除合同应按合同审查程序审核 经合同综合管理 部门 分管领导及公司主要领导审批后 由公司承办部门和合同 综合管理部门及时与对方协商 防止给公司造成损失 6 变更或解除合同应采用书面形式 并作为合同档案材料与 原合同共同存档 包括变更或解除合同的各种书信 传真 电子 邮件等资料 未生效合同需变更主要条款时 直接更换合同文本 不得在原合同上随意修改 7 合同签订后 合同综合管理部门应建立相应的管理台账 对合同的履行情况进行跟踪监督 对于一般性合同 合同综合管 理部门应每季度会同职能管理部门对其履行情况 特别是付款 情况进行一次统计汇总 并上报公司领导 对于特殊合同或重要 合同 合同综合管理部门应经常性的对其履行情况进行监督检 查 对可能给公司造成损失或其它不良影响的 应及时向公司领 导汇报 并提出处理意见 8 合同条款和内容按期全面履行完毕 合同即告终止 三 合同的纠纷处理 1 合同履行过程中发现对方当事人违约或双方发生纠纷时 7 若未能形成变更或解除协议的 合同承办部门应及时通报合同 综合管理部门 研究解决纠纷的办法 按合同约定及有关法律规 定 追究对方违约责任 切实维护公司利益 2 所有合同纠纷 原则上由合同承办部门负责协商处理 重 大合同纠纷或合同承办部门认为需要委托合同综合管理部门协 助办理的一般合同纠纷 由承办部门写出详细的书面材料 包括 合同内容 签订过程 纠纷起因 调解情况及初步解决意见 由 合同综合管理部门牵头会同公司法律顾问负责处理 3 合同综合管理部门接受委托办理案件时 发生纠纷的部门 或单位应指定熟悉业务 了解案情的人员参与纠纷的处理 并提 供全部相关材料 4 涉及仲裁 诉讼等法律事务的合同纠纷 由公司法律顾问 在法人代表的授权委托范围内负责处理 四 公司常用合同条款及内容 一 产品购销合同主要条款和内容 1 供需双方的全称 2 产品的名称 商标 规格 型号 厂家 数量 单价 金额 供货时间及供货要求 3 质量要求 技术标准 供方对质量负责的条件和期限 4 交 提 货地点 方式 5 运输方式 到达站港及费用负担 6 合理损耗及计量方法 7 包装标准 包装物的提供及回收 8 验收标准 方法及提出异议期限 9 随机备品 配件工具数量及供应方法 10 结算方式及期限 11 违约责任及纠纷的解决方式 12 如需提供担保 另立合同担保书作为本合同附件 13 供需双方签字盖章 地址 开户银行及账号 联系方式等 8 二 工程施工合同主要条款和内容 1 发包人 承包人全称 2 工程名称 地点 内容 施工范围 立项工程的批准文号 3 开工 竣工日期 总日历工期 4 工程质量标准及资质等级要求 5 合同价款 6 图纸要求 提供图纸日期 套数 费用等 7 双方驻工地代表要求 8 双方工作要求 如施工要求 工作配合分工等 9 工程进度计划 10 工期要求 如延期开工 暂停开工 工期提前等 11 工程预付款 工程款支付办法 要求及结算方式 12 工程材料设备的供应 采购 13 工程签证 隐蔽工程验收 竣工验收及工程结算 定额取 费要求 14 工程保修 保修的内容 范围 期限 保修金等 15 违约责任 工程争议及其解决的方式 索赔事项等 16 其它方面事宜按国家有关规定参照执行 17 甲乙双方签字盖章 地址 开户银行及账号 联系方式等 三 委托技术服务类合同主要条款和内容 1 委托方 被委托方全称 2 委托内容 3 质量标准 质保范围 4 所有权 使用权的规定 5 交付内容 交付地点 方式 期限 6 服务费用 结算方式 付款方式 7 违约责任及争议解决方式 8 合同双方签字盖章 地址 开户银行及账号 联系方式等 四 其他合同 协议 9 公司其他类型的合同 协议可参照上述合同类型的条款执行 特殊情况由承办部门与合同对方协商后订立 但应坚持不损害 公司利益的原则 五 合同专用章的管理 一 公司办公室负责对合同专用章 法人代表章和公章的统 一管理 二 公司办公室应指定专人负责保管合同专用章 法人章 法人代表授权委托书等 三 公司对外签订的经济合同均应加盖合同专用章 同时办 理启用合同专用章登记 并保留合同审批单和合同原件备查 特 殊合同或双方有约定的 可加盖公司公章或企业法人章 四 使用合同专用章或办理授权手续 应持有合同审批表 正式合同文本 法人代表委托书 合同附件等资料 若承办部门 未完全采纳审核部门的意见 应附书面说明 五 合同专用章一般不得携带外出 确因工作需要需外携带 者 应由公司主要领导批准 由两人以上共同携带使用 并办理 借用登记手续 借用完毕后 应立即交回合同专用章管理部门 六 合同专用章管理人员应妥善保管 使用好合同专用章 一旦遗失或被盗 应立即通知有关部门进行处理 同时登报挂失 作废 如违反本规定给企业造成损失的 应当依法追究其法律责 任 六 合同档案的管理 一 档案管理部门是公司合同的保管部门 公司签定的一切 合同档案管理部门及承办部门各留一份合同原件存档 同时给 办公室及相关合同履行部门复印件各一份 一般合同档案的保 存期限原则上为合同履行完毕后 5 年 重大合同档案永久保存 二 公司签定的一切合同均应将正式合同文本 合同审批单 等合同签订资料以及在合同履行过程中发生的具有法律效力的 凭据 证明或双方往来通知 文件及纠纷处理材料 统一送档案 10 部门归档保存 并建立合同档案台账 三 因工作需要查阅合同原件或复印合同 应征得档案管理 部门负责人同意 需要借阅带出档案室的 应报请分管领导批准 并办理登记手续 但借出的时间不应超过一天 四 如果遇到机构变动 人员调整 应对所保管的合同进行 详细交接 交接不清 人员不得调动 五 公司各部门 单位均应设置合同统计台账 登记合同的 签订 履行 变更 解除 纠纷 注销及归档情况 以便于查阅 交接 七 监督检查及奖惩 一 对未按规定程序进行审查 修改或经审查不符合法律 法规规定的合同 对资信不明或资信状况不好 又无可靠担保单 位的合同 任何部门和个人不得订立 合同专用章管理部门不得 加盖合同专用章或履行授权手续 财务部门不得付款 私自或超 越委托权限对外签订合同 造成的损失由责任人全部承担