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第三章商务事务文书写作与实训 商务写作与实训 第三章商务事务文书写作与实训 概述 1 计划 2 总结 3 调查报告 4 5 述职报告 6 会议记录 7 规章制度 第一节概述 一 商务事务文书的概念商务事务文书是组织处理日常事务 用来沟通信息 总结经验 研究问题 指导工作 规范行为的实用性文书 尽管它们不是 办法 中的法定文种 但却是在日常工作中使用的最为普遍和广泛的文书 二 商务事务文书的类型 商务事务文书 一般来说 可以分为计划类文书 报告类文书 规章类文书 简报类文书和会议类文书等类型 三 商务事务文书的写作要求 一 以方针政策为指导 以法律规定为依据 二 深入调查研究 获取真实材料 三 实事求是 切实可行 四 格式约定俗成 语言准确简练 第二节计划 计划是对今后一段时间的工作 活动作出预想和安排的一种事务性文书 计划是计划类文书的统称 因为计划涉及内容和期限的不同 计划文书还有不同的叫法 安排时间较短 内容较具体的计划 打算近斯而指或措施等尚不周全的计划 设想初步的 尚未成熟的计划 意见和要点上级用以向下级布置工作或任务 并交代政策 要求的计划 规划跨越年代较长 范围较广 内容较概括 并具有巨大革新内容的计划 方案从目的要求 方式方法到具体进度都有规定的计划 计划的不同名称 安排 打算 设想 意见 要点 规划 方案 二 基本特征 一 预见性 二 针对性 三 可行性 四 约束性 三 类型根据不同的标准 计划可以分出不同的类型 一 按其所指向的工作 活动的领域来分 可分为工作计划 学习计划 生产计划 教学计划 销售计划 采购计划 分配计划 财务计划等等 二 按适用范围的大小不同 可分为国家计划 地区计划 单位计划 班组计划等等 三 按适用时间的长短不同 可分为长期计划 中期计划 短期计划三类 具体还可以称为十年计划 五年计划 年度计划 季度计划 月份计划等 四 按指挥性的强弱不同 可分为指令性计划 指导性计划 五 按涉及面大小的不同 可分为综合性计划 专题性计划 四 结构与写法 一 条文式计划由标题 正文 落款构成 1 标题有三种写法 一是由计划单位名称 计划时限 计划内容 计划名称四要素组成的完整式标题 二是省略式 即视实际需要省略某些标题要素 有的省略时限 有的省略单位 有的省略单位和时限 三是公文式 即由发文机关名称 事由 文种组成 若计划尚不成熟或未经批准 则在标题后或正下方注明其成熟度 如 草案 讨论稿 字样 并加上圆括号 2 正文计划正文一般由前言 主体和结语构成 1 前言 2 主体 3 结语 3 结尾 二 表格式计划制作表格式计划时 先要把各项内容划分成几个栏目 再把制定好的各项具体计划内容填写进栏目中 形成表格 这种方式适用于时间较短 范围较小 方式变化不大 内容较单一的具体安排 如销售计划 月计划等 三 文表结合式计划即表格式和条文式相结合的计划 一般是将各项目的内容填进表格后 再用简短文字作解释说明 五 写作注意事项 一 要把预测性和可行性很好地结合起来 必须适合本地区 本部门 本单位或本人的实际情况 计划的目标不能定得太高或太低 要坚持实事求是 切实可行 二 计划的目标 任务 措施 步骤程序等都要写得明确具体 切忌含糊不清 模棱两可 三 要集思广益 把计划变成群体的共同意志 以保证计划的认同度和可行性 四 语言要准确 明晰 六 范例例1 造纸厂2007年质量管理工作计划随着我国加入WTO 企业的外部环境发生了很大变化 进入国际市场的机遇越来越多 面对的竞争也越来越激烈 提高产品质量 降低产品成本 成为增强企业竞争能力的重要手段 2007年是本厂产品质量升级 品种换代关键的一年 为进一步提高产品质量 特制定本计划 一 质量工作目标1 一季度增加2 5米大烘缸二台 扩大批量 改变纸页温度 2 三季度增加大烘缸轧辊一根 进一步提高纸页的平整度 光滑度 此项指标要达到QB标准 3 四季度改变工艺流程 实现里浆分道上浆 使挂面纸板和水泥袋纸板达到省内同行业先进水平 二 质量工作措施1 强化质量管理意识 进行全员质量意识教育 培养质量管理干部 2 成立以技术副厂长 为首的计改领导小组 主持为提高产品质量以及产品升级设备引进 技术改造工作 负责各项措施的落实和检查工作 3 由上而下建立好质量保证体系和质量管理制度 把提高产品质量列入主管厂长 科长及技术人员的工作责任 年终根据产品质量水平分配奖金 执行奖惩办法 奖惩办法由劳资科负责拟订 1月15日前公布 4 本计划纳入2007年全厂工作计划 厂部负责监督 指导实施 各部门 科室要协同配合 确保本计划的完满实施 造纸厂2007年1月5日 情景写作实训 思考与练习 1 计划有哪些特征 2 规划 设想 打算 要点之间有何不同 3 以下计划的标题是否恰当 如有不妥 请修改 1 XX企业实现 三五八十 五年发展的计划 2 XX公司二00八年营销工作规划 3 北方雪龙有限公司七月份销售设想 4 XX公司第二季度销售方案 情景模拟写作 1 某企业人力资源处拟到高校招聘员工 请结合企业实际 制订一份招聘计划 2 考试临近 请根据自身的具体情况 制订一份迎考计划 第三节总结 一 概念总结 是指对前段商务实践活动进行全面回顾 检查 分析 评判 从理论认识的高度概括经验教训 以明确努力方向 指导今后工作的一种事务文体 它是党政单位 企事业单位 社会团体都广泛使用的常用文体 二 基本特征 一 自我性 二 回顾性 三 客观性 四 经验性 三 类型根据不同的分类标准 可将总结分为许多不同的类型 一 按范围分 有班组总结 单位总结 行业总结 地区总结等 二 按内容分 有工作总结 学习总结 生产总结 营销总结 财务总结 科研总结 思想总结 项目总结等 三 按时间分 有月份总结 季度总结 半年总结 年度总结 一年以上的时期总结等 四 按性质分 有综合性总结及专题总结 四 结构与写法 一 标题总结的标题常见的有以下三种形式 1 公文式标题 由单位名称 时限 事由 文种构成 如 公司关于 年度的工作总结 有的总结标题中不出现单位名称 如 创先争优活动总结 2007年科技创新工作总结 这种标题多用于综合性总结 2 文章式标题 即概括文章的内容或基本观点的标题 标题中不出现文种 总结 两字 这种标题一般用于专题总结 如 股份制使企业走上成功之路 企业一年来的发展及前途 3 双标题 这种标题的正题揭示主题或概括经验体会 副题标明单位 时限 事由和文种等 如 构建网络营销的新机制 企业营销的实践与总结 加强员工服务意识培养 厂人力资源队伍建设的经验 二 正文正文由开头 主体 落款三部分组成 各部分均有其特定的内容 1 开头开头 也叫前言 要求概述基本情况 通常简述工作或任务是在什么形势下 遵循什么思想或方针完成的 有哪些主要成绩 存在哪些主要问题 介绍时要有所侧重 或重在单位基本情况 或重在指出成绩 不论哪一种形式 前言都要开门见山 简明扼要 紧扣中心 统领全文 有吸引力 2 主体这是总结的主要部分 内容包括成绩和做法 经验和教训 今后打算等方面 这部分篇幅大 内容多 要特别注意层次分明 条理清楚 主体一般有以下三个方面的内容 1 基本做法 成绩和经验 2 问题与教训 3 今后的工作和努力的方向 常见的结构方式有以下三种 1 分部式结构 按 情况 成绩 经验体会 问题 今后设想 或者 做法 效果 体会 的顺序 分成几个大部分来写 每部分可用序号列出 也可恰当地运用小标题 每部分内容用一个小标题表示 或采用段旨句表示 即把观点置于每一段的开头 这是总结中最常见的写法 这种形式适应于单位总结 个人小结或体会 2 阶段式结构 把工作的整个过程 按时间顺序 划分成几个阶段来写 每个阶段写一个部分 在各个部分中再以块式结构来安排内容 这种形式适合写时限较长而又有明显阶段性的工作总结 3 观点式结构 根据内容归纳出几个观点 每个观点就是一个大层次 使用 一 二 三 序号排列 逐条叙述 条文之间具有比较严密的逻辑关系 这种结构形式 能较有效地提升总结的理论性 这种形式较适于写专题经验总结 3 落款在正文右下方署上单位名称 名称下面标明时间 如果单位名称已署在标题下面 则可不再落款 五 写作注意事项 一 注意总结与计划的区别 二 要坚持实事求是原则 三 要注意共性 把握个性 四 要详略得当 突出重点 七 范例企业围绕市场转产品随着效益变 钢厂开展 转 抓 练 增 活动的经验 钢厂是全国独立型特钢企业 全国500家最佳经济效益企业 长期以来 钢厂始终坚持了 育人为奉 管理为头 质量为命 效益第一 的指导方针 立足高原 艰苦创业 以深化改革为主线 以市场经济为导向 加速企业机制转换 在调整产品结构 提高产品质量的同时 增产降耗 加强经营管理 克服了重重困难 使企业得到了长足的进步和发展 经营生产年年持续跨上新台阶 为振兴西北地方经济 发展我国钢铁工业做出了应有的贡献 总结 钢厂在转机制 抓管理 练内功 挖潜力 增效益方面的做法 主要有以下几个方面 一 深化企业内部配套改革 加快转换企业经营机制 一 解放思想 转变观念 走转机制 抓管理的新路子 近年来 多次派人外出考察 学习 开阔了眼界 拓宽了思路 年以来 根据国内外市场需求情况和自己的实际条件 制定了企业战略目标 确立了 企业围绕市场转 产品随着效益变 的经营方针 树立了大市场 大企业 大流通的观念 加强了市场预测 经营决策和营销服务工作 树立了创建全国第一流特钢的观念 积极进取 大胆实践 在建立社会主义市场经济体制中 走出了企业转机制 抓管理的新路子 二 坚持实行 两保一挂 承包方式 进一步完善内部经济承包责任制 1 以全厂利益为重 始终坚持国家 企业 职工三者利益兼顾 责权利相结合 职工报酬与企业效益 个人劳动成果相联系的原则 坚持以市场为导向 突出经济效益的原则 坚持突出成本 质量的考核 增大对成本 质量 安全指标否决力度的原则 从而使企业内部经济承包责任制逐年走上程序化 标准化 规范化的轨道 2 不断完善企业内部经济承包责任制的 指标 考核 保证 体系 把企业对国家的承包指标 逐级分解 层层落实 实行全员承包 设计并完善了多种承包形式 三 深化以 三项制度改革 为重点的企业内部配套改革 不断完善分配机制和竞争机制 二 强化管理 深挖内潜 努力增加效益 一 加强以标准化为重点 以班组建设为落脚点的基础管理 在标准化工作中 在积极采用国际标准和认真执行国家际准 部颁标准的同时 重新补充 修订了企业技术标准 在信息管理中 建立了厂信息中心和17个分中心 扩大信息网络 聘用外部信息员 扩大信息来源 在班组建设中 始终坚持以班组建没为落脚点的基础管理 贯彻落实 二 不断提高专业管理水平 向管理要效益 加强以质量为中心的生产管理 钢厂始终坚持 生产经营以质量为中心 企业管理以全面质量管理为中心 的经营思想 多年来 在全厂范围内先后开展了 西钢质量巡查 质量万里行 等活动 进一步增强了全体职工的质量意识 促进了产品质量的提高 加强新形势下的营销管理 建立健全营销组织机构 成立了经销处和进出口公司 青海西钢物资实业总公司 把开拓两个市场 抓好物资供应和产品销售这 两头 作为营销工作的重点 始终坚持 以销定产 以销保供 的原则 积极开展营销业务 加强以成本为中心的财务管理 钢厂一贯重视成本管理 加强成本核算 针对上游产品不断涨价的严峻形势 紧紧抓住降低产品成本这个关键环节不放 三 大力推广和应用现代化管理方法 积极推进企业管理现代化 先后推广和应用了方针目标管理 网络技术 价值工程 正交试验法等15种现代化管理方法和手段 微机已广泛应用于财务 劳动人事 生产 质量 统汁等专业管理 都收到了较好的效果 三 坚持科技兴厂方针 加快技术改造步伐 一 加快技术改造步伐 提高装备水平 增强企业发展后劲 始终坚持 小步快跑 滚动发展 保证重点 的技改方针 在各项技术改造过程中 把科学管理和现代化管理方法及手段运用于实践 取得了投资省 质量好 达产快的效果 去年 完成了炼钢电炉 650连轧等8项主要工程和公辅设施的配套改造 在资金紧张的情况下 坚持自我积累 自我发展和 自行设计 自行施工 自行制造 白行安装 尽快见效 的方针 重点对炼钢进行改造 进一步改善了企业的装备水平 二 依靠科技进步 积极开发 三新 钢厂坚持市场急需 适销对路的产品研制开发方向 充分发挥新产品研制开发体系和研制开发管理网络的骨干带头作用 根据有关文件规定 每年按销售收入的1 5 提取技术开发费 确保技术开发 工作得以顺利开展 同时 对技术难度高 对全厂经济指标影响大的攻关项目和 三新 开发项目等实行了技术承包 进一步调动了科技人员的积极性 目前 钢厂围绕建立现代化企业制度进行公司制改造 本着 管好主体 放活辅助 加强基层 服务现场 的指导思想 重点抓好经营机制的转换 逐步实现主辅分离 为建立现代化企业制度 进行公司化改制打好基础 情景写作实训 思考与练习 1 简述总结的基本特征 2 总结有哪几种类型 3 总结与计划有什么区别 情景模拟写作 请写一篇总结 具体要求如下 1 根据自己的实际情况 真切感受写作 2 内容可以是专业学习 工作 学生会 团委 班级 社团等 业余学习 考证 旅游 消费等方面 3 总结关键在经验 知其然 知其所以然 4 该文种请用小标题提纲挈领 第四节调查报告 一 概念调查报告是对客观事物进行调查研究 根据所获得的成果写成的反映客观实际 揭示事物本质和规律的书面报告 调查报告是一种在新闻领域和商务文书领域中都可采用的常用文体 也就是说 它是新闻和商务文书的两栖文体 二 基本特征 一 真实性 二 典型性 三 论理性 四 时效性 三 类型 一 介绍典型经验的调查报告 二 揭露问题的调查报告 三 反映新生事物的调查报告 四 社会情况的调查报告 调查方法6种 对论题所涉及的一定范围内的有关情况 作出全面性的调查 探讨XX公司职工的整体素质水平等问题 就要对各部门作全面的了解 对其职工管理体系和管理机制 队伍建设的状况 作系统的调查分析 了解其全面情况 掌握各种有关数据和事例 在此基础上提出如何提高职工素质的管理方案 这样普遍的调查 难度会大一点 需要花费较多的物力和人力 例如 普遍调查 1 针对某个问题作专门的调查 专题调查 2 简论公司培训中的问题 根据调查目的 在对被研究对象进行全面分析的基础上 有意识地选择若干具有代表性的单位 进行深入细致的调查 探索其内在规律性 然后以调查结果推论全面情况 典型调查 3 XX公司职工膳食结构的分析 按照科学的原理和计算方法从所要研究的现象的全部个体单位中 按随机原则抽取部分个体单位作为样本进行调查 取得资料 然后推算出全体数量特征的一种方法 它一般是在总体数量庞大时运用 抽样调查 4 它是在被调查对象的全部单位中选择一部分重点单位进行调查 以求对总体状况有一个大致的了解 重点调查 5 如XX企业调查组在对本企业近十家亏损子公司进行的专项调查基础上 选择其中5家由亏转盈的子公司所进行的 5家由亏转盈子公司的调查 这一重点调查等 它是对某一具体社会单位进行全面深入的调查研究的方法 它与典型调查有许多共同特征 是一种定性研究方法而不是定量研究方法 其缺点是主观随意性较大 优点是耗费的人力 财力相对较少 可全面深入细致 方法多样 得到的资料十分丰富 生动 细致 是其他方法不能比拟的 XX房地产企业发展旅游业的思考 6 个案调查 四 结构与写法从外部形式上看 调查报告由标题 前言 主体 结语四个部分组成 一 标题1 单标题公式化写法就是按照 调查对象 调查课题 文体名称 的公式拟制标题 如 生产车间的财务调查报告 常规文书标题写法 具体方式灵活多样 可以用问题作标题 如 儿童究竟需要什么读物 可以显示作者自己的观点 如 莘莘打工者 维权何其难 可以直接叙述事实 如 三个员工去销售 可以用形象画面暗示文书内容 如 航空母舰 逐浪经济海洋 2 双标题双标题由正副标题组成 其中正标题一般采用常规文书标题写法 具体手段如上所述 副标题则采用公式化写法 由调查对象 调查课题 文体名称组成 如 明晰产权起风波 对太原市一集体企业被强行接管的调查 二 前言调查报告的前言一般要根据主体部分组织材料的结构顺序来安排 常用的有以下几种类型 1 提要式提要式就是把调查对象最主要的情况进行概括后写在开头 使读者一入篇就对它的基本情况有一个大致的了解 2 交代式在开头简单地交代调查的目的 方法 时间 范围 背景等 使读者在入篇时就对调查的过程和基本情况有所了解 3 问题式在开头提出问题来 引起读者对调查课题的关注 促使读者思考 这样的开头可以采用提问的方式引出问题 也可以直接将问题摆出来 三 主体前言之后 结语之前的文字 都属于主体 这部分的材料丰富 内容复杂 在写作中最主要的问题是结构的安排 其主要结构形态有三种 1 用观点串联材料2 以材料的性质归类分层3 以调查过程的不同阶段自然形成层次 四 结尾调查报告常在结尾部分显示作者的观点 对主体部分的内容进行概括 升华 因此 它的结尾往往是比较重要的一个部分 常见的写法有下述三种 1 概括全文 明确主旨2 指出问题 启发思考3 针对问题 提出建议 五 写作注意事项1 选择典型 有针对性地深入调查 2 认真分析研究材料 找出规律 概括出合乎事理的观点 3 要用事实说话 做到观点和材料的统一 六 范例靠名牌赢得市场 关于深圳市飞亚达 集团 股份有限公司的调查报告飞亚达 集团 股份有限公司 以下简称飞亚达 是一家以生产钟表为主的大型企业 1987年成立于深圳 在经济特区这块改革开放的沃土上 该公司坚持不懈地实施名牌战略 终于在竞争激烈的钟表行业后来居上 历经十二年的艰苦创业 飞亚达由一个钟表小厂发展为总资产逾八亿元 年创利润八千万元的上市公司 成为国内同行的翘楚 实践 名牌战略造就了一个名牌企业树立雄心创名牌 飞亚达为什么要树立雄心创名牌 怎样来实行名牌战略 咬定 名牌 不放松 启示 现代企业必须重视实施名牌战略实施名牌战略是提高产品质量 提升企业品位的内在要求 实施名牌战略是企业参与市场竞争尤其是国际市场竞争的客观需要 实施品牌战略是增强国家经济实力的重要手段 当然 创立名牌不是一件轻而易举的事 需要企业坚持不懈的努力 但也应当看到 经过二十年的改革开放 我国经济获得了巨大发展 如飞亚达在钟表行业一样 国内一些企业已经初步具备了创立世界名牌的条件 因此 应该积极采取措施 鼓励和支持企业创名牌 一是从财政 税收 外贸等方面给予有希望创立世界名牌的企业以必要的扶持 二是创造良好的市场环境 维护正常的竞争秩序 保护名牌产品和名牌企业 三是加大舆论宣传力度 引导企业争创名牌 四是对企业创名牌进行宏观调控 防止一哄而上 此外 全社会都应当树立名牌意识 强化知识产权观念 形成尊崇名牌 爱护名牌的氛围 抵制假冒伪劣 使名牌产品和名牌企业有一个良好的生存和发展空间 情景写作实训 思考与练习 1 调查报告有哪些基本特征 2 调查报告与总结有哪些不同 3 调查报告在写作中需要注意哪些事项 情景模拟写作 1 就你感兴趣或比较熟悉的某一论题 进行一次详细的调查 写一篇调查报告 2 请就你所在校园周边的某一家商店或某一行业进行调查 写一篇调查报告 第五节述职报告 一 概念述职报告是领导干部依据自己的职务要求 就一定时期内的任期目标 向选举或任命机构 上级领导单位 主管部门以及本单位的干部群众 汇报自己履行岗位责任情况的书面报告 是干部管理考核专用的一种文体 述职报告与总结的异同 相同 1 都是自述性文种 2 写作范围都是确定的 不同 1 内容侧重点不同 2 引起的效果不同 二 基本特征 一 自述性 二 自评性 三 报告性 一 从内容上分 综合性述职报告 专题性述职报告 单项工作述职报告 二 从报告主体分 从报告主体可分为个人述职报告 集体述职报告 三 从时间上分 任期述职报告 年度述职报告 临时性述职报告 四 从表达形式上分 口头述职报告 书面述职报告 三 类型 四 结构与写法 一 结构述职报告的内容 不同行业 不同层次的领导各不相同 但不论哪一行业 哪一个级别和层次的领导的述职报告 都应该具有以下几个方面的内容 1 岗位职责2 指导思想3 主要工作4 经验和教训 二 写法述职报告没有固定的写作模式 根据不同类型和主旨 可灵活安排结构 一般由标题 抬头 正文 落款四部分组成 1 标题述职报告的标题 常见的写法有三种 文种式标题 只写 述职报告 公文式标题 姓名 时限 事由 文种名称 如 2006 2007年试聘期述职报告 20 年至20 年述职报告 公司总经理述职报告 文书式标题用正题或正副题配合 如 20 年述职报告 思想政治工作要结合经济工作一起抓 造纸厂厂长王 的述职报告 2 抬头 1 书面报告的抬头 写主送单位名称 如 人力资源处 等 2 口述报告的抬头 写对听者的称谓如 各位代表 各位同志 或 各位领导 同志们 3 正文 1 开头 2 主体 3 结尾4 落款 五 写作注意事项 一 实事求是 二 突出特点 三 抓住重点 四 虚实结合 五 语言简练 六 范例 公司总经理秘书述职报告 年10月初 本人通过应试考核走进了百利 走上 总经理秘书 岗位 主要负责总经办秘书性质方面的工作 应试时我就对自己说 无论应试是否成功 作为一名秘书 我都要努力做到 五勤 诚心当好 四员 五勤 就是眼勤 耳勤 手勤 脚勤 腿勤 四员 就是为各级领导和部门当好参谋员 信息员 宣传员和服务员 入职以来 我主要从多方面实践着自己的诺言 力争做到更高 更强 更优 在百利工作的这段时间里 我秉承自己一贯固有的踏实 认真做人的作风 以高度的责任感和事业心来为企业服务 把自己多年来学习和实践的经验用在工作中 严于律己 克尽职守 在领导支持及同事的配合下 较圆满地完成了所承担的任务 在思想觉悟和工作能力上都取得了一定进步 为今后工作和学习打下良好基础 下面就任职以来的从参谋 承办 管理 协调督办等方面的情况作以下述职 一 概述 任职期间 较圆满地完成了应负责的本职工作任务和领导布置的临时任务 二 履行职责情况及工作中取得的成绩清晰定位 清楚自己所应具备的职责和应尽的责任 正确认识所处的位置和所要谋的 政 就地位而言 从领导决策过程看 我处在 辅助者 地位 从执行看处在 执行者 地位 对处理一些具体事物 又处在 代理者 的地位 这个角色的多重性决定了在实际工作中容易产生履职或者越位 何况所要协调工作的对象都是公司领导 自己的上级 同级和下级 在实际工作中我的作法是 为领导参谋到位但不越位 督促 催办到位 但不 拍板 服务到位但不干预领导工作 具体从以下几方面开展工作 略 在领导支持和同事的配合下 通过自身的努力 在工作上也取得了一定成绩 略 三 遵章守纪情况 略 四 个人存在的不足几个月来 虽然作了一些应该做的工作 这与公司的正确领导和各部门同事的大力支持是密不可分的 但细想起来 仍然存在一些问题 主要是 1 调查研究深入还不够 有些情况没有及时地掌握 以致为领导参谋 决策还不到位 2 在工作中偶尔会情绪化 有急于求成的现象 五 未来工作展望及设想 1 通过几个月时间的了解 我发现目前公司在部门归属 组织结构 人员设置等方面存在着弊端 各部门之间缺少有效监督和制衡的机制 各级员工责任感不强 甚至相互推委 应当制定明确的岗位职责 把工作责任到人 并通过领导的以身作则 可以在公司内形成一种敢于批评和自我批评的风气 真正做到出了问题有人负责 有人指正 4 目前公司基层职员的专业知识稍有欠缺 且人员流动性较大 不利于公司的稳定 对整个公司的工作质量的提高也存在不良影响 故应牵头与人力资源中心定期性地对员进行一些技能性或专业性的培训 待有一定基础后 可通过实施目标管理 绩效管理等来加强及巩固各部门的工作 有关月度绩效考核的方法及表格已形成草案 5 要高度重视企业文化的建设 可通过创办企业内刊 保持员工队伍旺盛的士气与活力 由于本人进入公司时间并不太长 对公司的了解不够全面 深入 故以上工作设想及建议难免存在不完善之处 望领导予以指正 批评 情景写作实训 思考与练习 1 述职报告有哪些基本特征 2 述职报告在写作中需要注意哪些事项 3 集体述职报告与个人述职报告有何区别 情景模拟写作 结合校园生活 请你以学生会主席或班长的身份写一份述职报告 第六节会议记录 一 概念会议记录就是把会议的基本情况 报告 发言 决议等内容记录下来 帮助我们今后了解情况 会议记录是进一步研究工作 总结经验的重要材料 做会议记录 速度要快 要认真听取别人的发言 同时根据会议的主旨选择内容 记好要点 二 基本特征 一 真实性 二 完整性 三 快速性 三 结构与写法 一 结构会议记录的基本结构可分为两大部分 第一部分 是记录会议的基本情况 第一部分的主要项目有 1 会议名称2 会议时间3 会议地点4 出席人5 列席人6 主持人7 记录人 第二部分 是记录会议的内容 它是会议记录的主要部分 主要有 主持人的发言 会议的报告或传达 与会者讨论发言 会议的决议等 第二部分内容主要有三项 1 议项2 会议发言3 议决结果 二 写法会议内容的记录 有摘要记录 详细记录和录音整理三种 1 摘要记录2 详细记录3 录音整理法 四 写作注意事项 一 基本要求1 准确写明会议名称 要写全称 开会时间 地点 会议性质 2 详细记下会议主持人 出席会议应到和实到人数 缺席 迟到或早退人数及其姓名 职务 记录者姓名 3 忠实记录会议上的发言和有关动态 4 记录会议的结果 二 写作重点会议记录应该突出的重点有 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 2 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 3 权威人士或代表人物的言论 4 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论 5 会议已议决的或议而未决的事项 6 对会议产生较大影响的其他言论或活动 三 写作技巧一般说来 有四条 一快 二要 三省 四代 一快 即记得快 二要 即择要而记 三省 即在记录中正确使用省略法 四代 即用较为简便的写法代替复杂的写法 五 范例公司第二次董事会会议记录时间 年 月 日地点 公司办公大楼会议室出席人 缺席人 到 市开 会 主持人 记录人 一 汇报 董事汇报公司今年第三季度的产销情况 二 讨论如何采取措施 进一步提高公司产品质量的问题 三 决议 略 主持人 签名 记录人 签名 情景写作实训 思考与练习 1 会议记录在写作中需要注意哪些事项 2 会议记录与会议纪要有何异同 3 会议记录有哪些特征 情景模拟写作 班级将组织召开评比校级 三好学生 的班会 请你做好有关会议记录 第七节规章制度 一 概念规章制度是国家行政单位 社会团体 企事业单位为实施管理的需要 依照国家法律 法令和政策 在自己权限范围内制订的具有法规性 指导性与约束力的商务文书 规章制度也称规章文书 二 基本特征 一 约束性 二 周密性 三 条款性 四 依附性 五 广泛性 三 类型按性质功能的不同 可以归纳为法规类 条例 规定 办法 规章类 部门规章 政府规章 类规章 章程类 制度类 制度 规则 细则 守则 规程 须知 和公约类五类 按对象作用以及约束力来分 大体可分为三种 1 由国家单位 社会团体 企事业单位根据实际需要 以单位名义制订的规章制度 它具有较强的约束力 如 条例 制度 规则 规定 办法等 2 单位或社会团体为明确组织的性质 宗旨 任务 组织机构 成员条件 权利 义务及活动方式等 使其成员遵循和执行而制定的条文 如 章程等 这类条文有一定的约束力 但不具有行政上的强制性 3 群众在自觉自愿的基础上 经过充分讨论而订立的共同遵守的条文 如 公约 规定等 这类条文具有着自我约束和相互监督的作用 四 结构与写法 一 结构与写法规章制度一般由标题 正文 署名日期三部分构成 1 标题一般由制定者 事由 或内容 文种三部分构成 如 XX公司财务管理制度 有的可省略制定者 如 营销规定 有的可省略事由 如 中国企业营销协会章程 如果规章制度是草案或暂行 试行的 可在标题内写明 暂行 试行 等 也可在标题下加括号 注明 试行 草案 等 2 正文正文是规章制度的主要组成部分 写作时本着先总后分 先原则后具体的方法 其内容可大致分为 开头 规章制度的开头 因种类不同而稍有差异 一般是简明概括地说明制定的依据 目的以及基本原则 有的条文不多的文种则不需开头 直接罗列规章条款 主体 这是规章制度的具体内容 内容较简单的 一般用条文表达 如内容比较丰富的 则先分章节 再分条款表述 结尾 一般写明规章适用范围 实施时间 解释权限等 部分文种则不需结尾 3 署名 日期署名日期写在正文末的右下方 如标题中已写明单位名称 署名可省略 二 具体规章制度的格式不同的规章制度有不同的格式要求 下面对结构基本相同的规章制度列出一个简要的格式 1 章程的格式 章程 年 月 日 会议通过 第一章总纲 概述一个组织的性