SD-010-客户主数据维护管理制度

ERPERP 流程配套制度流程配套制度 制度名称 制度名称 客户主数据维护管理制度客户主数据维护管理制度 制度编号 制度编号 SD 010SD 010 二二 四年四月四年四月 DHI DCW SD 010 客户主数据维护管理制度 2 1 1 目的和适用范围目的和适用范围 1 11 1 目的目的 为规范 ERP 系统客户主数据的新增 更改和冻结操作 方便集团公 司各级用户使用和查询 ERP 系统的主数据 避免出现客户编码的一 码多物和多码一物的现象 特制定本制度 1 21 2 适用范围适用范围 本制度适用于各类用户的客户主数据 含集团公司外部客户和内部 客户 需要 ERP 系统进行更改 新增和冻结时提出申请的所有部门 对客户数据的相关信息进行归口管理和审批的业务或职能部门 归 口进行主数据维护的部门 以及所有参与上述工作的员工 2 2 职责职责 2 12 1 申请的提出申请的提出 当存在有下列情形时 营销部及相关经营单位必须提出申请对客户 主数据进行更改 新增和冻结 2 1 1 当新增的集团公司外部 或内部客户 需要进入 ERP 系统处 理业务时由营销部及相关经营单位填写客户主数据维护 创建 申 请表 2 1 2 当集团公司外部 或内部客户 因帐号 税号 名称或其他 要素发生变化时 营销部及相关经营单位填写客户主数据维护 修 改 申请表 2 1 3 当集团公司外部客户 或内部客户 因为同集团公司的往来 DHI DCW SD 010 客户主数据维护管理制度 3 已经完全结束 包括因评审不合格 且估计以后也不会再发生往来 时 由财务部提议 营销部及相关经营单位审核后 一般是每年一 次 向 ERP 系统主数据维护员报送相应的主数据维护 冻结 申请 表 2 1 4 当集团公司外部客户 或内部客户 因为特殊原因需要对帐 户进行冻结时 财务部或营销部及相关经营单位均可以向 ERP 系统 主数据维护员报送相应的主数据维护 冻结 申请表 但必须通知 其余相关部门 2 22 2 申请表相关数据的完善申请表相关数据的完善 2 2 1 申请部门的申请表格交 ERP 系统主数据维护员后 由主数据 维护员对照表格判断是否有另外的数据需要其他部门进行完善时 由系统主数据维护员将相应表格分发至相关部门 2 2 2 营销部及相关经营单位对客户主数据的一般和基本视图进行 完善 2 2 3 财务部对客户主数据的会计成本视图进行完善 2 32 3 客户主数据的维护客户主数据的维护 客户主数据的维护只能由 ERP 系统的客户主数据维护员进行相应的 更改 新增和冻结 ERP 系统的客户主数据维护员必须凭各部门审 批签字盖章的申请才能进行维护 数据不完整不得维护 3 3 工作程序工作程序 3 13 1 正常维护流程和处理时间规定正常维护流程和处理时间规定 DHI DCW SD 010 客户主数据维护管理制度 4 由申请部门的主数据归口管理人员根据需要填写表格 经本部门主 管领导批准 通过 OA 系统将表格发送给客户主数据维护员 同时还 必须用电话通知主数据维护员接收 主数据维护员必须在接到表格 的 4 小时内对表格进行处理 需要其它部门完善相关数据时 通过 OA 系统将表格转发给其他部门的客户主数据归口员 同时用电话另 行通知 其他需要对主数据维护申请表上相关项目进行完善或审批 的部门在接到 ERP 系统的客户主数据维护员转发的表格后必须在 4 小时内处理完表格并转回 ERP 系统的客户主数据维护员 ERP 系统 的客户主数据维护员在接到相关部门转回的表格后必须在 4 小时内 处理完毕并通知主数据维护申请表提出部门 3 23 2 因特殊情况的客户主数据维护时间规定因特殊情况的客户主数据维护时间规定 当因法律纠纷或客户内部人员变更原因需要变更或冻结客户主数据 时 为了不给公司造成损失 提出申请部门必须在申请表上标明 紧急处理 字样 各处理环节必须在两小时之内处理完毕 同时 提出部门必须另外发函通知相关部门 3 33 3 其他规定其他规定 3 3 1 为了使客户主数据维护员能够有针对性地联系各相关部门的 人员 各相关部门必须将客户主数据的处理归口一个岗位负责 并 明确主管领导 客户主数据维护员只同归口人员进行联系 3 3 2 为了避免同一客户重复编码 减少不必要的检查工作 客户 主数据维护申请表提出人员必须反复对系统客户信息进行检查 查 DHI DCW SD 010 客户主数据维护管理制度 5 看所需维护的客户信息在系统中是否已经存在 3 3 3 客户主数据维护员对检查的客户主数据维护申请表的结果及 处理时间进行登记 作为对申请表提供数据的相关部门人员的考核 依据 相关人员对客户主数据维护员的处理时间进行记录 同样可 以检查客户主数据维护员的工作效果 4 4 考核办法考核办法 4 1 处理时间超时考核 客户主数据的处理部门必须在规定的时间内处理完规定的业务 没 有按期完成 每次扣归口人员 50 元 扣处理部门分管领导 20 元 月累计达到 3 次或 3 次以上按每 3 次另扣责任部门 200 元 4 2 对申报不实的考核 客户主数据维护申请部门所报需要增加的新客户 如果被系统管理 员查出不是新客户而