发票报销管理细则

第 1 页 共 4 页 发票报销管理细则发票报销管理细则 为严格执行公司规章制度 加强财务支出管理 规范费用报销程序 结合公司实际情 况 特制定本细则 本细则所列条款如无特殊说明 同样适宜于 深圳同尊数字技术有限 公司 和 杭州同尊信息技术有限公司 一 发票报销管理规定一 发票报销管理规定 一 发票必须印有税务机关统一发票监制章 并加盖发票使用单位发票专用章或财 务专用章 税务局已经停止使用的旧版发票 视同废票 不能报销 二 严禁报销假发票及其他单据 一旦发现 按照国家的相关规定处理 另外复印 件不得作为报销凭证 三 发票正面所有项目 包括顾客名称 时间 开票人 收款人 大小写金额等所 有项目必须全部填写 并且字迹清楚 四 单据金额不得涂改 挖补 大小写金额必须一致 否则无效 原始单据有错误 的 应由开出单位重开或者更正 更正处须加盖开出单位的公章 五 发票上必须加盖开具单位发票专用章或者财务专用章 漏项者不能报销 尤其 是定额发票 例如出租车票 餐饮发票 六 顾客名称 一栏 必须填写 XX 有限公司 确实不能填写顾客名称的发票 比如 汽车加油发票 洗停车票可以填写具体的车辆 牌号 例如 苏 E88888 七 发票报销 不能一次性累计集中报销 应做到随时发生随时报销 发票要按月 报销冲帐 从发票开具时间起 超过二个月的过期发票 原则上不能再报销 跨年的所有 发票均不能报销 必须在年底全部清理报销做帐 超期不报销者由经办人自行承担费用 八 行政事业单位开具的 行政事业收据 可以报销 但必须有相关单位加盖的公 第 2 页 共 4 页 章 比如 中国人民解放军通用收费票据 可以报销 但必须有相关单位加盖的公章 九 发票报销 必须严格依照以下程序 报销人收集原始单据并申请报销 填制费 用报销单 报销人部门负责人 或上级主管 确认签字 区域总监 副总审批 侧重真实 合理性等方面负全责 财务部审核 单据 数据等方面要求 公 司总经理审批 侧重真实 合理性等方面负全责 出纳复核并履行付款或冲账 涉 及到董事长面签的 需董事长确认签字出纳才能付款 报销流程详见公司 费用报销管理 办法 十 发票报销 由经办人自己分类粘贴 填写 计算金额 统计原始单据总张数 财务进行复核和审核 十一 填写报销单据或签字时 一定要按财务规定 用黑色钢笔或签字笔填写 切 不可用铅笔 圆珠笔等填写 十二 列明通讯费 市内交通费 住宿费 招待费 差旅费 办公费等项目的发票 原则上均可报销 购买的 礼品 劳保用品 福利用品 统称作为费用项目开具发 票 必须开具详细的商品名称 数量和单价 如一次性购买种类较多可以开具 办公用品 一批 但必须取得加盖发票专用章或者财务专用章的销售清单 十三 对开支内容为烟 酒 茶 食品等的发票 单张金额应控制在 5000 元以内 十四 开具发票时应尽量避免同类商品联票过多的现象 同类商品联号发票累计金 额最好控制在 2 万元以内 十五 对开支内容为礼品 纪念品 保健品 服装 化妆品 虫草 健身 按摩 洗浴 娱乐 旅游等与企业经营无关的项目不得作为企业费用予以报销 十六 对于确实不能取得发票的 例如补胎等小金额白条 可以用其他发票代替报 销 或者有相应单位的盖章或收款人签名的收据 并且 在一次报销时 白条的总金额不 能超过 200 元 第 3 页 共 4 页 十七 发票报销 必须先进行归类整理 可以分为以下几类 办公费 办公用耗材费 办公用品购置费 通信电话费 文明施工费 水电费等 招待费 分填为餐费 烟 酒 茶等 交通差旅费 分填为车费 出差住宿费 出差途中餐费等 车辆使用费 分填为修理费 洗停车及过路费 油料费用 规费等 十八 车辆使用费的报销 应进行分类填写 可分为加油票 洗停车及过路费 汽 车修理费等几类 油票必须按照时间的先后顺序进行粘贴 且油票不能在同一天或者无间 距日期发生 驾驶人员不能报销与车辆使用费无关的费用 非专职驾驶员者擅自开车 发 生任何费用本项目部一律不给予报销 由非专职驾驶员自行承担 车辆使用费发票 必须附详细清单并加盖开具发票单位发票专用章或业务专用章 车 辆发生修车时 须报行政部审核 然后报部门经理审批同意 方可进行维修 大金额 一般超过 1000 元 汽车修理费用 应该通知财务以转账方式进行结算 不 能支付现金 否则发生的费用由修理经办人员自行承担 财务不予以报销 特殊情况除外 十九 办公用品等采购 须填具物品采购申请表 经部门负责人同意 后报项目经 理审批方可办理 原则上只能由行政部指定的专门人员进行购买 但金额较大的办公用品 必须由行政部统一上报计划 总经经理审批后方能购买 开具发票的同时必须附有详细的 清单 发票金额与其附件清单总金额必须一致 不一致者 按照金额小的报销 且发票及 购货清单上必须同时加盖采购单位的发票专用章或其他业务公章 购买的办公用品 烟酒 日用品等 必须经行政部指定专人签字验收 行政部经理购 买以上物品 需经行政部其它相关人员签字验收 同时行政部应做好办公用品 招待用品 等物品的收发领用登记台帐 二十 交通差旅费报销必须填写 差旅费报销表 写明出差天数 出差事由等事项 第 4 页 共 4 页 经部门经理领导签字 相关领导审批同意 出差人员应本着节约的原则 为公司节约开支 因私事请假发生的费用一律不予报销 一般人员乘坐火车不得超过硬卧标准 飞机不得超过经济舱标准 超过部分由个人自 行负责 出差途中的出租车票无特殊情况不予报销 产生者由个人自行承担 差旅费报销 应结合行办的考勤制度 由行办签字 检查是否超假 对于公差超假者 超时部份的住宿费 误餐费 交通费不能报销 行办应本着实事求是的态度认真做好考勤 工作 每月不定期的查看考勤情况 交通差旅费报销标准及规定见公司 出差管理规定 V2 0 二十一 公司员工若享受电话费 手机费 补贴 由出纳根据公司规定的标准 一 般每月月初或者月底统一交纳 原则上个人不能再报销电话费 特殊情况 可由部门主管 领导批准 经办人可以自己先交纳费用 再将发票交出纳统一报帐 个人不能将手机发票 混在其他发票中报销 二十二 发生业务招待