大型企业商务会议会务接待流程完全手册

大型企业商务会议会务接待流程完全手册大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一 会务工作总体思路一 会务工作总体思路 一 任 一 任务务分解 分解 将会务工作分解为各专项任务 明确分工 保 证质量 二 二 责责任到人 任到人 每项任务均有专人负责 三 周密 三 周密计计划 划 每项任务均须制订周密的工作计划 四 逐 四 逐项项落落实实 计划的每个环节 步骤均须严格落实 二 会前准备二 会前准备 一 成立会 一 成立会务组务组 1 会会务组组长务组组长 总体负责 2 文秘材料小文秘材料小组组 负责组织 收集 整理 编印会议材料 会议 记录 及录音录像 会议纪要与总结起草 3 后勤保障小后勤保障小组组 负责会议的会场 吃饭 住宿 烟 酒水 饮 料 水果等 等后勤保障事宜 备注 任务分解后形成 会务接待方案 二 明确会 二 明确会议议概况概况 1 全体全体办办会人会人员应员应明确会明确会议议概况 了解以下基本内容 概况 了解以下基本内容 1 会议主题 2 级别与规模 3 参会人员 与会人员的姓名 单位 职务 4 会期与日程安排 会议日期 天数 议程 活动安排等 注 日程安排形成会务指南 5 会议经费申批 根据会议概况 按照神东电力公司本部有 关标准预算会议经费 签报领导批准 三 下 三 下发发会会议议通知 登通知 登记记代表名代表名单单 1 责责任人 任人 文秘材料小组 2 责责任任 在落实以上各项工作后 起草会议通知 报领导批准 后下发或以其他形式通知各参会单位 通知内容应包括 1 会议主题 2 参会人员 3 会期安排 4 会议地点与联系电话 5 会务组联系人与联系电话 6 报到日期 7 有关事项 如要求自带有关材料 物品等 8 会议回执 附表 2 9 会址交通导引 3 落落实实 会议通知以传真 可包括电子邮件 原件邮寄方式传 达各参会单位 会议通知下发后 会务组联系人负责按会议回执登记报名情 况 形成 会议代表登记表 附表 3 制作会议名册 登记内 容应包括 1 单位 2 姓名 3 职务 4 性别 5 民族 6 到达航班与到达时间 7 是否要求接站 登录工作应尽早完成 并在此基础上制订 会务接待指南 四 四 选选定会定会议议地点地点 1 责责任人 任人 后勤保障小组 2 责责任 任 联系几家宾馆 先前最好有一些基本了解 实地考察 比较 应调查的项目包括 1 价格 客房 会场及其他服务项目的价位 2 设施 客房 会议室 休闲设施 环境等 房间有无网线 是否含早餐 3 服务 办会经验 餐饮质量 服务态度等 4 交通 便利与否 5 当期有无接待能力 3 落落实实 综合比较后按优质低价原则选取一家 签报或口头汇 报领导批准 领导批准后 立即完成以下工作 1 与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣 2 根据会议预算在财务借款 五 准 五 准备备会会议议材料 用品材料 用品 1 责责任人 任人 两组分工协作 2 材料内容 材料内容 会议材料由材料文秘小组负责整理 印制 除正 式上会材料外 还应包括 1 会议代表名单 附房间号 2 日程安排 各项活动地点及注意事项等 3 会会议议用品 用品 会议用品由后勤保障小组负责 应准备的会议用 品包括 1 会场条幅 或现场 LED 显示器 2 会议代表证 3 与会领导桌签 4 文件袋 笔记本 笔 5 录音笔 照相机 摄像机 6 便携机 打印机及纸张 投影仪 根据需要 7 花卉 水果及方便食品 可由宾馆准备 或自行购置 分 发 8 药箱 备常用药品 9 现场安全帽的准备 六 餐六 餐饮饮安排安排 1 责责任人 任人 后勤保障小组 2 责责任 任 与酒店紧密协调 尽早落实以下工作 1 吃饭人数 2 包间预定 3 烟 酒水准备 4 饭后车辆安排 七 会 七 会场场安排安排 1 责责任人 任人 后勤保障小组 2 责责任 任 与宾馆紧密协调 现场核查 或在办公区域准备 尽 早落实以下工作 会议室 领导临时休息室 各次分会的会场布局 包括 大会还是圆桌会 座次安排 花 卉摆设 话筒音响 灯光摄影 摄像负责人 投影仪 八 文体活 八 文体活动动安排安排 会后去周边旅游景点应按实际时间安排 九 房 九 房间间安排安排 1 责责任人 任人 后勤保障小组 2 责责任 在确定了参会代表名任 在确定了参会代表名单单之后 即在之后 即在宾馆订宾馆订房 安排房房 安排房 间间 包括 包括 房房间间内水果 烟 内水果 烟 矿矿泉水泉水摆摆放 放 三 会中服务三 会中服务 一 接站 一 接站 二 二 签签到到 1 在正式在正式报报到前日 到前日 应应完成以下工作 完成以下工作 1 将分装好会 将分装好会议议材料的文件袋放至会材料的文件袋放至会议议室或室或宾馆宾馆 2 统统一一领领取代表房取代表房间钥间钥匙匙 3 花卉 水果等分 花卉 水果等分发发到各房到各房间间 2 签签到工作包括以下到工作包括以下