重庆市涪陵区文书档案条目录入细则

重庆市涪陵区文书档案条目录入细则 为进一步推进我区的档案计算机管理工作 统一档案条目录入标准 便于档案的检索和数据交换 为 全区档案信息化建设打下基础 根据 档案著录规则 DA T18 1999 的规定 按照全市统一推广的 科怡文档一体化管理系统 软件的操作要求 结合我区实际 特制定本细则 其他档案门类参照执行 1 名词术语 1 1 档案 过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 1 2 档案著录 在编制档案目录时 对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 1 3 档案条目 档案著录的结果 是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合 1 4 档案条目录入 按照一定的格式和规则将档案条目录入到档案管理软件的过程 它是建立档案目 录数据库 以供计算机进行检索 统计等项工作的基础工作 2 录入项目 根据 档案著录规则 的规定 档号 归档年度 保管期限 题名 责任者 文件形成时间 文号 页数等为必录项目 其余项目各单位可自行决定是否录入 3 条目种类 按不同的著录对象 分为案卷级和文件级两种条目 3 1 案卷级条目以卷 册 袋 盒 为录入对象进行录入 3 2 文件级条目以单份文件为录入对象进行录入 3 3 以传统案卷整理方式整理的档案 既要录入案卷级条目 也要录入文件级条目 以简化方式整理 的档案 只需录入文件级条目 4 科怡文档一体化管理系统 软件的初始设置 4 1 全宗设置 在科怡软件的 初始化 模块中 根据本单位所藏档案的全宗情况 选择 单全宗 或 多全宗 并输入相应的全宗号 全宗名称 即单位全称 例如 区档案局的全宗号为 30 号 则 在全宗号项输入 030 不足 3 位数的 用 0 补足 全宗名称项输入 重庆市涪陵区档案局 档案 未移交进馆 暂无全宗号的单位 则选择 单全宗 全宗号栏建议输入本单位简称的拼音暂作全宗号 如 重庆市涪陵第二中学校 的全宗号项可输入 fez 涪陵二中 的声母 4 2 档号格式设置 4 2 1 机关单位的设置方法 在 档号格式设置 模块中 将 简化方法整理 即按件整理的档案 的档号格式依次设置为以下格式并保存 全宗号 长度 3 分隔符 保管期限 长度 2 分隔符 归档年度 长度 4 分隔符 件号 长度 4 分隔符选空 将 传统方法整理 即按卷整理的档案的档号格式依次设置为以下格式并保存 全宗号 长度 3 分隔符 目录号 长度 3 分隔符 案卷号 长度 4 分隔符 页号 长度 3 分隔符选空 4 2 2 企业和科技事业单位的设置方法 在 档号格式设置 模块中 将 简化方法整理 即按件 整理的档案的档号格式依次设置为以下格式并保存 实体分类号 长度 1 分隔符 保管期限 长度 1 分隔符 归档年度 长度 4 分隔符 件号 长度 4 分隔符选空 将 传统方法整理 即按卷整理的档案的档号格式依次设置为以下格式并保存 目录号 长度 3 分隔符 实体分类号 长度根据本单位分类方案的分类层次设定 一般可设为 8 分隔符 案卷号 长度 4 分隔符 页号 长度 3 分隔符选空 卷内文件未拉通编页号的 可将此项设为 顺序号 长度 3 分隔符选空 5 档案条目录入细则 5 1 传统整理方法案卷级条目录入细则 5 1 1 归档年度 录入本卷档案的归档年度 即案卷脊背上编制的年度 采用 4 位数年度的表示方法 如 1997 2005 5 1 2 全宗号 录入本立档单位的全宗号 不足 3 位数的 用 0 补足 如全宗号为 46 号 则此项录入 046 无全 宗号的单位则 录入按 4 1 项规定所设定的代用全宗号 5 1 3 目录号 录入本卷档案所属案卷目录的目录号 如属于 2 号目录 则录入 2 5 1 4 案卷号 录入本卷档案的案卷号 如第 14 卷 则录入 14 5 1 5 保管期限 分为永久 长期 短期三种 根据本卷档案所划定的保管期限进行录入 5 1 6 案卷档号 由系统根据录入的全宗号 目录号 案卷号自动生成 不需手工录入 录入前应先检查菜单 工具 中 自动生成档号 功能的状态 确保此项功能已启用 即 自动生成档号 前面应有勾号 5 1 7 题名 题名是直接表达档案内容特征 中心主题并区别于另一档案的名称 5 1 7 1 原则上照录案卷封面上的案卷标题 包括标点 标记 字句 汉语拼音等 涉及年度 时间 的数字全部改用半角阿拉伯数字 录入时字与字之间不得夹杂空格 5 1 7 2 题名中责任者部分原为 本署 本局 本委 等称谓的应修改 使用规范的简称或全称 5 1 7 3 题名含义不清 不能准确揭示案卷内容或题名冗长超过长度限制无法录入的 应根据题名三要 素 责任者 问题 文种 进行适当调整 删改 并在标题第一字之前和最后一字之后分别加 以下各项中 涉及自拟标题的 添加 的位置与此项规定相同 5 1 7 4 题名受当时政治因素影响 为维持历史原貌 应加引号 如 朱毛红匪 等 5 1 8 主题词 暂不录入 在菜单 工具 中的 自动标引主题词 中 去掉前面的勾号 5 1 9 文件起止时间 录入本卷内文件材料的起止时间 即最早的形成时间和最晚的形成时间 5 1 10 总页数 录入本卷档案内文件材料的总页数 5 1 11 总件数 录入本卷档案内文件材料的总件数 5 1 12 密级 根据本卷档案的实际密级划分进行录入 无密级则不录入 5 1 13 本卷情况说明 录入卷内备考表中的内容 5 1 14 其余项目 如归档日期 立卷人 立卷时间 检查人 检查时间 部门 存入位置等 可不 录入 5 2 传统整理方法文件级条目录入规则 5 2 1 件 的确定 原则上尊重档案原有的卷内文件目录所确定的件 当原有的卷内文件目录所确定的 件 明显有误时 则按以下原则重新确定 一般以每份文件为一件 文件印件与底稿 即正本与定稿 合为一件 正件与正 件中明确为其附件的所有材料共为一件 原件与复制件为一件 正文与需保存的文件处理单为一件 完整 的一套报表为一件 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文或去文与复文 包括请示与批复 报告 与批示 函与复函 通知与报告等 各为一件 简报一期一件 会议文件 如会议通知 日程表 工作报 告 经验交流材料等 每份文件作为一件 会议记录原则上以一次会议记录为一件 也可一本 册 为一 件 5 2 2 文号 即发文字号 一般由机关代字代号 发文年份 文件顺序号三部分组成 录入时三部分需全部录入 发文年份不论其原始内容如何 全部改用 4 位年度进行录入 为便于录入和检索 年份前后的圆括号 六 角括号等 统一改用方括号 如年份的原始形式为 92 则修正录入为 1992 文号 内容有明显错 漏的 应结合前后文件同类文号的格式补充完整 简报 信息 会议纪要的期数不属于文号 不录入 文号 项 5 2 3 责任者 5 2 3 1 责任者是指对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人 即文件的署名者 团体责任者一 般以公章为准 机关 团体 企事业单位一律用全称或规范化简称 不常见的单位名称或不便简称 不宜 简称的单位则使用全称 不得简称为 本部 本委 本局 等 详见 涪陵区机关 企事业单位 全称简称对照表 另文印发 个人责任者照实录入 必要时加上单位 职务 5 2 3 2 联合发文的多责任者原则上全部照录 中间用顿号隔开 当录入字数超出限制时 则至少录 入与发文字号相对应的责任者和立档单位本身 如果本单位也是责任者之一 5 2 3 3 会议文件的责任者除明确署名的外 录入会议的组织 承办者 5 2 3 4 合同 协议文件的责任者为双方签字单位 审批表责任者为最后的审批单位 5 2 3 5 无责任者的应考证清楚后再录入 无从考证的不录 5 2 4 文件题名 5 2 4 1 标准的文件题名由 责任者 问题 文种 组成 原则上全部照录 包括标点 标记 字句 汉语拼音等 题名中涉及年度 时间的汉字数字统一改用半角阿拉伯数字 如题名过长超过限制 则可不 录入责任者部分 直接从问题部分 一般从 关于 开始 开始录入 录入时字与字之间不得夹杂空格 5 2 4 2 题名不完整或含义不清 不能准确 全面地揭示文件内容的 应根据题名三要素 责任者 问 题 文种 进行适当调整 删改 自拟新标题 并在新标题的前后加 如原标题为 干部基本名册 表 工资统计报表等 则应自拟并录入为 XXX 单位 XXXX 年度干部基本名册表 XXX 单位 XXXX 年 度工资统计报表 注意年度用阿拉伯数字 又如原标题为 录用国家公务员审批表 修改补充为 XXX 人录用为国家公务员审批表 依此类推 5 2 4 3 涉及同一人的录用通知 介绍信 考察材料等 原档案已将这些材料整理为一件的 录入时 则自拟一个能全面概括这几份文件内容的组合式题名 并加 如 XXX 人录用通知 介绍信 考 察材料 5 2 4 4 一些审批 任免 录用 辞退 转正 调资等涉及个人待遇的文件 内容涉及多人而题名中 未全部列举出来的 录入时应将题名中涉及本单位的人员姓名全部列举出来 并在标题的前后加 如原题名为 XX 单位关于赵 XX 等三人晋升工资的批复 应录入为 XX 单位关于赵 XX 钱 XX 孙 XX 等三人晋升工资的批复 如人名太多 超出题名字段字数限制 可将其拆分为若干件进行录入 并在拆分后的第一件的题名的 最后注明 本件已拆分为 XX 件 被拆分的 件 除第一件完整录入原始件的题名外 从第二件开 始 可直接录入人名 以节省字数 并在题名最后打圆括号标注 续 1 续 2 等 如原标 题为 XXX 单位关于确定 XXX 等六十三人为中级职称的函 应自拟标题第一件为 XXX 单位关于确定 XXX XXX XXX 等 63 人为中级职称的函 本件已拆分为 XX 件 第二件为 XXX XXX XXX 续 1 第三件为 XXX XXX XXX 续 2 依此类推 5 2 4 5 一些审批 普调工资等涉及本单位所有人员的文件以及整个单位年度考核结果的文件材料 可不列举出所有人名 而直接在原题名 关于 之后增添被审批 普调 考核单位的名称 并加 如原标题为 重庆市涪陵区人事局关于调整 XXX 等 401 人工资标准的通知 录入时修改为 重庆市涪 陵区人事局关于调整 XXX 单位 XXX 等 401 人工资标准的通知 原题名为 重庆市涪陵区人事局关于二 000 年年度考核结果的通知 录入时修改为 重庆市涪陵区人事局关于 XXX 单位 2000 年年度考核结果 的通知 5 2 4 6 信息 简报 会议纪要等录入其正文内容的具体题名 无题名的 应根据内容自拟题名 不 能用其期数作题名 期数录入到题名的最后 并在其前后加注圆括号 其格式为 XXX 内容 XX 信息或简报 第 X 期 XXX 内容 会议纪要 第 X 期 5 2 4 7 会议记录录入 若一次会议算一件 则自拟题名为 研究 XXX 问题的党组会议记录 传 达 XXX XXX 等问题的职工会议记录 等 若一本 册 会议记录为一件 则自拟题名为 XXX 单位 XXX 年度党组会议记录 或 XXX 单位 XXX 年度办公会议记录 或 XXX 单位 XXX 年度职工会议记录 5 2 4 8 合同 协议文件的题名一般应自拟 需将双方签字单位 合同或协议的内容补充完整 并在 自拟标题的前后加 如 XXX 单位与 XXX 单位签订的关于 XXX 问题的合同 5 2 4 9 题名中只引用文号而无具体内容的 应在文号后加注其文件题名 并加 如 重庆 市涪陵区档案局关于转发渝档发 2000 23 号文的通知 自拟题名为 重庆市涪陵区档案局关于转发渝 档发 2000 23 号文 关于 XXX 问题的通知 的通知 5 2 4 10 题名受当时政治因素影响 为维持历史原貌 应加引号 如 朱毛红匪 三反五反 等 5 2 5 主题词 可暂不录入 在 工具 菜单中 将 自动标引主题词 前的勾号去掉 5 2 6 文件形成时间 5 2 6 1 采用 8 位阿拉伯数字格式录入文件的形成时间 年采用 4 位数 月 日不足 2 位的用 0 补足 如 2001 年 2 月 3 日 录入格式为 20010203 5 2 6 2 日期不清或有误的 或文件材料上未标注日期的 应考证出正确日期并录入 至少考证出年 度 无法考证的不录 5 2 6 3 各种报表的形成时间 以报表标注的报出时间为准 未标注的 以报表注明的数据截止时间 为准 审批表以最后审批时间为准 合同以签字时间为准 5 2 7 密级 根据文件的实际密级进行录入 无密级则不录入 5 2 8 页数 录入每件文件的页数 包括底稿 5 2 9 页号 由系统根据所录入的页数自动计算后生成 不需手工录入 5 2 10 全宗号 根据本卷的实际情况录入 同 5 1 2 5 2 11 目录号 根据本卷的实际情况录入 同 5 1 3 5 2 11 案卷号 根据本卷的实际情况录入 同 5 1 4 5 2 12 顺序号 即每件卷内文件的排列顺序号 按卷内文件的排列顺序依次录入时 顺序号由系统自动增加 5 2 13 案卷级档号 由系统根据录入的全宗号 目录号 案卷号自动