锦州石化公司ERP系统运行维护管理细则

1 锦州石化公司 ERP 系统 运行维护管理细则 2010 年 4 月 20 日 2 目目 录录 第一节 总 则 3 第二节 运行维护队伍 3 第三节 系统运行管理 3 第四节 日常维护管理 13 第五节 安全管理 14 第六节 考核管理 14 第七节 附则 15 第一节 总 则 3 第一条第一条 为规范锦州石化公司 ERP 系统运行维护支持工作 确保 ERP 系统 安全 可靠 高效和稳定运行 根据 中国石油天然气集团公司信息化工作管 理规定 中国石油天然气集团公司信息系统运行维护管理办法 中国石油 天然气集团公司信息系统总体控制实施规范 的管理要求 制定本细则 第二条第二条 本细则涉及公司所属与 ERP 系统相关的单位 机关处室 直属部 门 第三条第三条 本细则包括运行维护队伍 系统运行管理 日常维护管理 安全 管理 考核管理 附则 第二节 运行维护队伍 第四条第四条 根据集团公司要求组建 ERP 系统一级运维支持中心 由财务处 规划计划处 机动设备处 工程处 电子商务部 营销调运部 信息中心等部 门的 ERP 系统关键用户及信息技术人员组成 中心的职责是 负责公司 ERP 系 统运行维护 系统升级组织管理 为最终用户提供技术指导和支持 负责与总 部主管部门 相关技术支持队伍的沟通和交流 第三节 系统运行管理 第五条第五条 财务处负责 ERP 系统财务管理 FI CO 模块的组织管理工作 确 保系统正常运行 督促检查本部门各科室依据各自的业务职责在系统中需完成 的业务操作 1 在业务上协调规划计划处 电子商务部 营销调运部等部门及时完成财 务月末结帐工作 2 相关业务人员每月及时完成主数据维护表填写工作 并将审批后的主数 据维护表交给主数据管理员 3 主数据变更后 应立刻进行相应检查 主数据读取操作 确保修改内容 生效时间正确 4 及时在系统中打开新的财务帐期 为其他业务部门正常工作做好准备 5 月结完成后及时在系统里关闭相应财务帐期 6 应收财务人员应按照销售标准发票流程处理销售出票业务 并在当日完 4 成财务销售凭证的生成及收款清账业务 并按照流程及时对错误的销售发票进 行相应的财务处理 7 月末最后一天 12 00 前 财务处应收会计核对完成无销售订单的发票 过账 检查是否存在应开未开的发票 8 应付账款财务人员按照标准采购订单发票校验流程处理应付账款业务 及时审核后勤模块集成生成的财务凭证 在当日完成应付账款线上业务 并严 格按流程及时对错误的采购订单进行财务处理 9 ERP 线上互供业务完成后 当日应付账款财务人员检验互供业务的销售 发票及采购发票业务 10 财务处工程会计岗位人员的服务发票校验及付款清账业务须及时完成 11 财务处的会计人员月末最后一天 12 00 前 检查是否所有 PM 工单 PS 项目的当月余额都已结零 并完成相应账务处理 12 每月月底前一天 财务处准备好分摊循环相关数据 13 每月 1 日早 8 00 前 财务成本会计打开下一月份的物料帐期间 并 允许物料帐对前期记账 14 每月 1 日早 8 30 前 财务成本会计在打开物料帐后 立即进行物料 价格维护 其他部门必须在平时做好价格修改的基础资料 提出需要修改的物 料价格 每月 1 日之前提交财务处 15 每月 2 日 17 00 前 财务处成本会计进行月结前检查 检查确认所有 部门业务操作是否完毕 正确 确认财务所有手工凭证 如 外购动力 板块 间互供 损耗处理 是否处理完毕 财务处检查发现的操作错误 通知相关业 务部门改正 16 每月 2 日 20 00 前 财务成本会计结账 17 每月 2 日至 3 日 要求 2 号晚上跑物料帐 运行物料账之前检查系统内 是否有锁定物料的操作 若没有 则运行物料帐至 多级价格确定 步骤 暂 不进行过账清算 然后检查成本核算运行结果 进行物料价格分析 确认无误 后 3 日 12 00 以前 执行成本核算运行最后一步 过账清算 财务处运行物 料账期间 为保证物料账正常运行 禁止其他业务部门进行与物料相关操作 5 18 每月 3 日物料帐结账之后 调整例外的差异 进行其他差异的调整 如 物料报废 检查成本差异 差异类科目余额是否为零 成本结帐 运行装置成 本表 19 每月 3 日物料帐结账之后 取消 允许库存帐对前期记帐 将 CO 的 上月账期关闭 晚 24 00 财务结帐完毕 财务提供油品的库存金额 20 财务各个岗位人员 涉及财物月结的账目核对须在 CO 物料账运行前 4 个小时完成 其他账目核对在每月 10 号之前完成 并在 3 日内出具差异分析 报告 第六条第六条 规划计划处负责 ERP 系统生产计划管理 PP 模块的组织管理工 作 确保系统正常运行 督促检查本部门及其他业务处室 车间依据各自的业 务职责在系统中需完成的业务操作 1 规划计划处负责生产计划基础数据的维护 包括物料清单和生产版本 的维护 生产运行处也负责生产计划基础数据的维护 包括工作中心和工艺路 线的维护 2 生产计划管理主数据相关操作要严格核实账期 主数据生效日期与账 期必须相符 3 规划计划处在主数据线上维护完毕后 在1个工作日内完成计划订单的 建立 计划订单转换生产订单和生产订单的下达 4 生产订单线上维护完毕后 如涉及到需要线上补单操作时 必须在1个 工作日内完成相应补单工作 5 下达后的生产订单由规划计划处维护 如果因工艺调整或计划变化需 调整生产订单时 相关业务人员在1个工作日内完成线上调整工作 6 产成品日常交库由车间相关业务人员按照调度报表的日销售量于销售 线上业务操作前及时完成交库操作 交库数量一定要真实 准确 确保线上数 据与实际业务相符 7 在月末核对交库量过程中 车间相关业务人员需要核对ERP月交库量是 否与实际业务交库量相符 如有差异在1个工作日内调整ERP月交库量 8 月末最后一天的产出与交库工作 要由生产运行处 营销调运部 规 划计划处相关岗位人员紧密结合 沟通后操作 以确保月结前线上数据的绝对 6 真实与可靠 9 月末线下盘库操作后 线上发生的货物移动 交库操作一定要明确记 帐日期 对应新帐期的移动操作必须确保记账日期在新月份 10 如发生 退库 业务时 车间业务人员必须确保退库操作记帐日期与 账期相符 11 车间业务人员用MB1B进行309移动时 根据实际产销数据进行线上操 作 12 每月25日物资工厂关帐之前一定要把化工料 三剂等转到生产工厂 13 禁止使用同一移动类型对同一物料从A工厂转到B工厂 又从B工厂转 到A工厂 禁止对同一生产定单的投入物料和产出物料为相同物料号 如有这 种情况 则在统计平衡时抵销后只做单边投入或产出 禁止原料 MB1A 262发 货 主联产品的 MB31 102收货 副产品 MB1C 532收货 如果 261 101 531收货做错的情况下 必须使用MBST冲销物料凭证 再做正确的 261 101 531收货 14 物料凭证有错误的 必须使用MBST冲销凭证 再做正确的物料凭证 15 车间业务人员对所有订单进行生产装置公用工程确认工作在次月1日 11 00之前完成 16 规划计划处 生产运行处人员在获得财务确认的统计平衡数据后两日 内完成对所有生产订单的产出 投入线上操作 期间规划计划处 生产运行处 对所有订单进行互供 自用及自用燃料气 燃料油 化工原材料 三剂消耗等 进行操作 规划计划处业务人员进行线上盈亏帐务处理 17 若存在新增联产品 非计划产出 则通过添加组件的方式来解决联产 品的产出收货问题 注意添加组件之前必须维护分摊系数 18 原油及规划计划处采购的其他原料等待财务通知后再作投入 采购的 原料投入前需财务确认是否完成发票校验 19 订单结算前 确保订单为完成本月所有装置原料 化工原材料 三剂 投入 产品 半成品产出及能耗确认操作 20 在统计数据无误的情况下 确保不再有针对订单的货物移动 规划计划 7 处在0 2个工作日内执行订单的技术完成 第七条第七条 电子商务部负责 ERP 系统物资采购与库存管理 MM 模块的组织 管理工作 确保系统正常运行 1 为保障物资采购业务正常开展 相关人员及时完成在三维辅助 MDM 平台 ERP 系统进行物料主数据 供应商主数据 预留 需求计划 采购申请 采购订单的审批工作 2 财务处专门人员及时审定电子商务部供应商主数据管理员在 MDM 平台 上申请 主数据管理员及时将 MDM 平台申请下达的供应商编码反馈给计划员 3 与采购工厂相关新的物料主数据需求提交在三维物资系统中完成 主数 据申请由主数据管理员在 MDM 平台完成 4 在三维辅助系统中 各单位材料员提交主数据信息要完整 符合 MDM 数据标准 如未通过计划员或主数据管理员或 MDM 平台审核及时更改 5 在三维辅助系统中 计划员及时审核材料员的主数据申请 如判定主数 据信息有误或不完整需及时退回 6 主数据管理员在每天及时将当日主数据申请信息提交到 MDM 平台 主 数据下达后 由主数据管理员在三维辅助系统和 ERP 系统的物资工厂同时扩展 7 对于 PS PM 模块的网络订单和维修工单 原则上不允许修改 如果必 须修改需及时通知电子商务部 否则造成采购业务数据不准确情况 8 各单位材料员提交的预留 如因本单位实际业务需求减少 需与电子商 务部协商终止 9 如果物资计划确为生产急需 必须有公司主管业务领导签字的正式书面 计划上报 不允许口头或电话通知 有物料编码的物资必须在三维辅助系统中 提出需求计划 或在三个工作日内补齐相关操作及手续 如无物料编码 需在 三维辅助系统中提出物料编码申请 或在三个工作日内补齐相关操作及手续 10 电子商务部对于口头或书面计划 即未在 ERP 系统上提报 原则上不 予采购 11 电子商务部对于未在 ERP 系统中生成采购订单原则上不允许联系供应 8 商送货 12 对于移动类型为 Z03 机动处维修用料 的预留 业务人员需在三维 辅助系统中正确维护工单号 预留号 如因工单信息维护不全 将会造成系统 出库错误 13 对于移动类型为 281 基建项目用料 的预留 业务人员需准确维护 好网络号 预留号 如因网络订单信息维护不正确将会造成系统出库错误 14 实物到货后 送货方需出具合同复印件 电子商务保管员依据采购订 单办理实物入库 记账员依据保管员提供单据在 ERP 系统中即时生成入库物料 凭证 15 各需求单位原则上不允许借料 电子商务部记帐员根据预留进行发料 各部门必须拿打印的领料申请单到记账员处办理相关手续 16 在月结前电子商务部相关人员在 ERP 系统中将与生产原料相关的物料 及时办理入出库 以保障生产投料 第八条第八条 营销调运部负责 ERP 系统销售管理 SD 模块的组织管理工作 确保系统正常运行 督促检查本部门及其他业务处室 车间依据各自的业务职 责在系统中需完成的业务操作 1 营销调运部业务人员应及时按照业务流程创建正确的销售发货单 发票 保证集成生成正确的财务凭证 保证线上数据真实 准确 及时 2 公司规划计划处负责月度销售计划的创建 调整和维护工作 营销调运 部业务科室平衡销售资源 维护日销量控制 3 营销调运部业务科室创建外向交货单 打印外向交货单及各产品的销售 统计 新增销售产品时 营销调运部业务科室及时向公司规划计划处提出书面 申请报告 4 营销调运部价格主数据管理员对产品价格创建完毕后 要立即审批 不 能影响后续的业务的进行 5 营销调运部业务员负责标准订单的维护工作 系统中建立标准订单的日 期必须是当前日期 不得修改 订单的交货默认日期是当前日期 6 标准订单需要打印输出 收货单位名称 产品名称 产品规格 计划量 提货日期及有效期 提货单号 运输方式 到站 港 到达地 业务员 订单 9 日期 定价时期 车号 备注 等字段信息 7 建立标准订单时 需要系统自动检查客户主数据 价格主数据 信用主 数据 物料主数据的完整性 数据不完整的 根据系统自动提示数据维护完整 后再建立订单 8 系统自动进行信用 货款 核查 核对通过后方可建立标准订单 客户 的预付款由财务处人员审核确认 信用检查未通过的结束流程 9 在创建标准订单时需填写客户编码 在抬头项目内填写售达方和送达方 关系要明确 输入要正确 客户组1 流向 车号 车数 运输方式 在行 项目内填写产品代码 订单数量 核对并确定含税价格 发票类型 交货工厂 库存地点 装运点 检查系统默认的装运点是否正确 交货容差等信息 铁路 运输时还应填写到站信息 10 所有销售订单所对应的物料 只能有一个行项目 即物料与订单 包 括合同 是一对一的关系 11 标准订单录入前 客户必须提出明确的提货需求 12 所有销售订单的备注栏 采用系统外手工填写的方式 注明有关事项 13 所有标准订单在创建时必须检查维护相关的出厂价 劳务费 铁路运 杂费等收费项目 对铁路运杂费的处理办法按有关管理规定执行 为了避免欠 款 销售部门要按大车多收预付款 14 打印出的标准订单文本须盖章才能生效 15 营销调运部业务员根据客户需求创建汽运自提发货业务销售订单 业 务科长审核后生成交货单 16 营销调运部业务员打印汽运自提发货业务产品预付通知单交给客户 17 成品车间发货人员根据客户所持汽运自提发货业务产品预付通知单进 行装车 并修改外向交货单的实提量 18 成品车间班长负责汽运自提业务发货过帐 同时发货人员打印产品出 库单和出门证 寄售业务 19 营销调运部业务员根据成品车间或油品车间出具的计量单据创建非汽 运自提发货业务订单 业务科长审核生成交货单并及时发货过帐 10 20 营销调运部结算员根据订单和相应的外向交货单发货过帐数量 创建 系统发票 发票的日期必须是当前日期 21 系统发票创建以后 业务科长登录ADOBE在线审批系统 对系统发票 进行审批 22 系统发票审核通过以后 结算员打印系统发票并打印出门证 汽车自提 业务 23 发票价格依据订单价格 如需变价结算 根据有关审批文件执行 24 销售业务员将加盖财务公章的正式发票后转交或邮寄给客户 由客户 接收发票 25 客户持出门证出门 门卫人员根据出门证上的交货单号登陆ADOBE系 统进行信息核对 如果信息一致允许车辆通行 否则禁止出门 26 错误发票处理由营销调运部业务员根据实际情况提出申请 经相关领 导审批和签字后方可重开发票 27 错误发票处理如果是由于订单价格错误 需在ERP系统中取消错误发 票后 业务人员根据新的结算价格在系统重开发票 28 错误发票如果是由于发货数量错误 需在ERP系统中取消错误发票再 取消发货过账 重新修改发货量并发货过账 系统重开发票 29 错误发票如果是由于客户税码 开户行账号 名称 地址等错误 需 在ERP系统中经由客户主数据维护流程 订单流程 发货流程处理后 系统重 开发票 30 营销调运部业务员须与客户协商 并经相关领导审核通过 方可建立 退货订单 31 退货订单创建时 必须输入退货原因 32 退货订单创建必须参照原发票 并且退货量是由相关领导审核确认 33 成品车间人员确认退货数量 并收货过账 34 退货订单经相关领导审核后方可开立发票 第九条第九条 机动设备处负责 ERP 系统设备管理 PM 模块的组织管理工作 确保系统正常运行 督促检查本部门及其他业务处室 车间依据各自的业务职 责在系统中需完成的业务操作 11 1 由于财务人员要进行甲供乙领账务处理的操作 要求业务人员数据录入 真实 准确 及时 2 JZ05 JZ06 和 JZ07 类型的打印工单将作为材料领用的领料单 工单下 达后才能打印工单领料 打印前 应在组件视图中的接受方字段填写领用数量 库位字段填写该组件所在的库位号 工单打印完毕后 车间领导签字后 方可 领料 3 各部门建立工单时确保工单类型准确 一旦生成工单 工单类型不可修 改 4 各部门对于工单中的检修用主要材料 组件 要把在三维系统审批通 过的物料导入到 ERP 中 检查无误后方可下达 5 工单一旦保存不能删除 将作废的工单描述改为待用 工序和组件删除 下次申报工单时使用待用的工单号 6 基层单位确保维检修计划 JZ06 工单的施工单位选择正确 7 基层单位建立材料需求计划工单严禁修改组件需求 8 各部门维修材料未完全领出时严禁进行技术完成操作 第十条第十条 规划计划处负责 ERP 系统项目管理 PS 模块的组织管理工作 确保系统正常运行 督促检查本部门及其他业务处室 车间依据各自的业务职 责在系统中需完成的业务操作 1 由于财务人员要进行服务采购的发票校验操作 要求业务人员数据录入 真实 准确 及时 2 每年年初 规划计划处与公司财务处等相关部门共同商议 在股份公司 计划下达三个工作日内建立公司投资结构 3 根据概算批复文件 规划计划处业务人员在三个工作日内 在 ERP 系 统上建立项目 并根据股份公司投资计划文件 在五个工作日分配预算并挂接 投资结构 4 规划计划处在分配预算 挂接投资结构后一日内 对项目进行下达 5 在线下结算单到达二日内 规划计划处相关人员完成服务接收工作 6 预算调整根据公司相关规定执行 在批复文件到达二日内完成调整工作 12 7 各处室相关人员根据付款发票两个工作日内在 ERP 系统中创建服务网 络并创建采购 8 服务合同创建成功后五个工作日内 凭生成的采购订单号及相关证明资 料到规划计划处开具结算单 资料完整的情况下 规划计划处于三个工作日内 开具结算单 9 工程管理部项目管理人员在接到施工单位编制提交的物资申请计划后两 个工作日内在系统中创建物资网络 10 各处室相关业务人员待维修项目确定下发后三个工作日内在 ERP 系统 中完成线上导入工作 包括项目定义 预算等 11 除生产维修外 在结算单到达两日内 规划计划处相关人员完成服务 接收工作 12 调整维修项目预算需根据有关规定 在两个工作日内完成 13 在投资结构建立后 规划计划处三日内完成零星设备购置项目的建立 并分配总概算 14 根据线下批复或公司零星设备购置计划 规划计划处在二日内分配具 体设备购置预算 15 相关部门按照公司线下批复或设备购置计划 规划计划处在五个工作 日内在 ERP 系统上提交设备购置网络 并保证系统数据与线下数据一致 第十一条第十一条规划计划处负责 ERP 系统原油模块的组织管理工作 确保系统 正常运行 督促检查本部门及其他业务处室 车间依据各自的业务职责在系统 中需完成的业务操作 1 新增的产成品物料 按照公司炼化产品数据编码流程 提出申请人员为 规划计划处和生产技术处相关人员 专业审核为质量管理处相关人员 2 三维辅助物料及 MDM 平台物料编码下达后 炼油化工主体车间材料员 向原油模块主数据管理员提出扩展要求 原油主数据管理员在炼油生产工厂和 化工生产工厂进行物料扩展 3 原油供应商由规划计划处原油采购业务员负责收集整理 对于需要新增 或维护的供应商 由规划计划处在中石油数据平台 MDM 提报申请 规划计划 处原油采购岗位人员在 ERP 系统中维护采购组织信息 13 4 股份公司月度配置计划原油及一般贸易原油价格确定后 财务管理人员 及时将原油价格及管输费 运 杂费等信息反馈给规划计划处相关人员 不能 确定价格的以暂估的形式填入 5 规划计划处原油采购业务员针对原油每个月变化的计划价格判断是否需 要维护采购信息记录 在确定需要维护采购信息记录的价格条件时 创建采购 信息记录维护原油采购价格 6 原油订单创建必须维护原油供应商 采购组织 采购组 物料编码 工 厂 库存地 采购数量 物料净价 税码及运输方式字段信息 7 规划计划处相关人员收到财务反馈的信息后一个工作日内依据生产计划 做出原油的采购订单 并提交相关领导审批 8 规划计划处原油采购业务员按照采购订单做收货过账业务 过账过程中 需要注意过账日期 如是补单 需要输入补单要求的过账日期 9 规划计划处相关人员及时完成来料加工采购订单的创建 审批 收货 10 财务人员维护好当月互供产品的价格 化工板块生产炼油板块销售的 产品定价必须于当月月初完成 普通互供业务的产品定价必须于当月 25 日之前 完成 11 规划计划处及车间统计人员依据生产实际需用量 于次月 2 号完成上 个月所有互供业务操作 操作之前一定要检查财务岗位是否对当前月价格进行 了维护 互供业务的记账日期为上月最后一天 12 规划计划处及车间统计相关人员及时完成不同板块间物料转储 13 规划计划处相关人员及时完成升降级业务的线上操作 14 规划计划处统计业务员及时完成公司每月的库存盘点 对盘盈 盘亏 业务做库存调账处理 对于月底批量回报库存盈盘亏作业 可以使用开发的上 载程序 第四节 日常维护管理日常维护管理 第十二条第十二条信息中心负责 ERP 系统使用的计算机及相关设备 软件的维护 工作 在接到用户维护需求后及时提供维护意见 必要时到现场维护 保证计 算机及相关设备 软件的正常运行 第十三条第十三条信息中心 ERP 运行维护人员收到各业务部门反映的问题后 及