国内出差管理办法

北京华泰中昊投资集团北京华泰中昊投资集团 国内出差管理办法国内出差管理办法 编制人 编制人 审核人 审核人 签发人 签发人 签发日期 签发日期 年年 月月 日日 国内出差管理办法 第 2 页 共 9 页 目目 录录 第一章第一章 总则总则 3 3 第二章第二章 出差相关标准出差相关标准 3 3 第三章第三章 出差申请 审批与执行出差申请 审批与执行 7 7 第四章第四章 出差费用借款和报销出差费用借款和报销 8 8 第五章第五章 附则附则 9 9 国内出差管理办法 第 3 页 共 9 页 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 目的目的 为规范北京华泰中昊投资集团 以下简称 集团 员工出差 离 开驻地当天不能返回 管理 合理控制集团费用开支 本着勤俭节约 保证出差人员正常工作和生活需要的原则 结合集团实际情况制定本规 定 第二条第二条 职责界定职责界定 一 各部门负责人负责规划 审核 安排本部门人员的出差方 案和月度工作计划等工作 出差人员依据本管理办法 按照已经审批通 过的月度工作计划 出差方案 自行安排出差往返车票 不含飞机票 和 酒店的预订 结算 报销等工作 二 综合管理中心行政人员根据审核通过的月工作计划 出差 方案 负责出差人员往返飞机票的申请审核 预订 结算和报销工作 行政人员应充分利用网络与电话订票服务资源 根据集团员工的级别和 出差方案批准的交通工具 本着节约的原则预订机票 如特殊情况下由 出差部门自行订购飞机票的 报销时需由行政人员签字确认 三 财务部负责与出差相关的款项借支和费用报销等账务处理 第三条第三条 适用范围适用范围 本办法适用于集团全体员工 不含山西区域 第二章第二章 出差相关标准出差相关标准 第四条第四条 员工出差乘坐交通工具的规定员工出差乘坐交通工具的规定 一 员工出差和驻外员工 新员工来京 需根据员工的职级选 择相应的交通工具 具体标准见表 1 交通工具标准表 表表 1 1 交通工具标准表 交通工具标准表 国内出差管理办法 第 4 页 共 9 页 职职 级级飞机飞机火车火车轮船轮船 副总裁经济舱软卧 一等软座一等舱 总监 副总监 总裁助理经济舱硬卧 二等软座二等舱 经理级及以下经济舱硬卧 二等软座三等舱 二 选择火车卧铺的条件 夜间乘车 4 小时以上或连续乘车 8 小时以上 夜间乘车指 18 00 06 00 三 选择飞机的条件 单程连续乘车 8 小时以上 或距离超过 1500 公里 或机票经济舱价格不超过火车票二等软座价格的 20 总监 级及以上管理人员出行 为降低时间成本和提高效率 可视实际情况选 择出行交通工具 不受本条关于时间和距离的限制 员工若因工作安排 而需要乘坐飞机紧急出差的 可逐级汇报在总裁或常务副总裁批准后可 选择飞机出行 四 如职级不同的人员一同出差 为不影响工作 职级较低者 可随职级较高者乘坐同次交通工具 但出差人员的舱位 席位 坐位级别 原则上仍需依出差人员的职级高低予以区分 五 集团员工在陪同高级客人时或在商务需要等特殊业务情况 下 如需与高级客人 地级市以上领导 省发改委等同级别领导 同行 时并保持同级交通工具标准时 涉及提升舱位 席位 坐位级别的 需由 分管领导批准 六 员工出差乘坐的交通工具如需超标准乘坐 应在出差方案 中列明具体原因 并经分管领导 常务副总裁审批同意 七 交通费用报销注意事项 1 员工降低标准乘坐交通工具时 按实报销 2 员工实际乘坐交通工具的标准高出表 1 规定 事前并未征得分 管领导 常务副总裁书面批准的 超过标准部分的费用由出差者自行承 担 3 订票费一般不得超过 50 元 特殊情况下超过的 需提前报部 国内出差管理办法 第 5 页 共 9 页 门负责人同意并签字 4 员工出差按照本规定或经审批的出差方案乘坐飞机的 可据实 报销市区至机场来回交通费 5 行政人员设立机票购买登记表 将每次预订机票的信息如实记 载 并注明机票实际购买价格 以此作为机票报销时复核签字依据之一 第五条第五条 出差城市分类出差城市分类 员工出差期间的食宿费用标准按照出差目的地城市类别而有所不 同 具体城市分类标准如下 一类城市 直辖市 深圳 广州 二类城市 省会城市 大连 厦门 三亚 青岛 苏州 宁波 无锡 三类城市 指各地级市或地区中心城市 四类地市 县级 含 以下级别区域 第六条第六条 出差食宿包干规定出差食宿包干规定 一 出差员工根据 员工出差食宿合计标准 见表 2 依照审 批通过的 出差方案 自行安排食宿 员工出差期间超出标准范围的食 宿费用由个人自行承担 表 2 员工出差食宿合计标准 员工出差食宿合计标准 每人员工出差食宿合计标准 每人 天 天 二 集团员工在陪同高级客人时或在商务需要等特殊业务情况下 员工职级 食宿标准 一类城市二类城市三类城市四类城市 董事长 总裁实报实销 副总裁550500450400 总监 副总监 总裁助理400350300280 经理级及以下350300280260 国内出差管理办法 第 6 页 共 9 页 如需与高级客人 地级市以上领导 省发改委等同级别领导 同入住一 个酒店时 涉及提升酒店标准和住宿标准的 需由分管领导批准 三 如遇接待出差地高级客人需到酒店洽谈时 由出差人员在五 星级酒店茶座接待 出差人员的食宿标准不变 四 如遇出差地高级客人到出差人员的客房拜访 或需在高档酒 店会议室洽谈但酒店规定只有住店客人才能预订会议室的情况 涉及提 升酒店标准和住宿标准的 需由分管领导批准 五 员工出差期间 不再享受集团午餐补贴 外地新员工来京 办理入职手续 按规定享受集团的午餐补贴 在京期间的其他餐费不予 报销 六 出差人员如到家庭所在地 或父或母 出差 且住所距离办 事地点在 15 公里以内的 应选择回家住宿 且集团不予报销住宿费用 集团报销办事地点至出差人员住所的往返交通费用 七 出差人员的住宿安排应体现在出差方案中 原则上两个同性 别员工一起出差时应住双人标准间 报销标准按单人食宿标准的 1 5 倍 计算 且只能一人报销 如同住两员工级别不同 报销标准按高级别食 宿标准的 1 5 倍计算 特殊原因需单住一间的 应在出差方案中注明原因 并 报部门负责人和主管副总裁审批同意后方可实行 八 集团员工在北京接待客户 外地新员工来京办理入职手续和 培训 驻外员工在京有住宿需求时 在报分管领导批准后 由行政人员 安排入住集团宿舍或由各中心自行预订集团的协议酒店 九 如员工出差期间 关系单位或区域集团 子公司已经安排并 全权负责住宿 或出差不需要住宿 集团不再报销住宿费用 每人每日 享受餐补报销按以下标准执行 十 员工出差期间发生的住宿费用 凭出差期间及出差地合法的 城市分类一类城市二类城市三类城市四类城市 金 额95 元90 元85 元80 元 国内出差管理办法 第 7 页 共 9 页 住宿发票进行报销 住宿费和餐费报销总和不超过规定标准 十一 员工外派 驻项目 长期出差期间 住宿由集团提供 集 团为外派人员每季度提供 5 天探亲假期 并解决往返路费 路费标准按 交通工具标准表执行 第七条第七条 出差地市内交通费规定出差地市内交通费规定 一 出差员工在出差地产生的交通费用实报实销 但需在出差 方案中列明计划出行的路线与费用预算 二 报销出差地的市内交通费时需逐笔详细注明乘车人员 乘 车事由 乘车时间与起始点 同乘出差人员应在相应的报销凭据上签字 确认 三 遇带车出差或出差地能够提供车辆的情况 出差员工可据 实报销油费 过路过桥费 停车费 四 原则上鼓励员工在出差地乘坐公共交通工具 如遇特殊情况 无法乘坐公共交通工具而需改乘出租车或包车的 须事先征得部门负责 人的同意 第三章第三章 出差申请 审批与执行出差申请 审批与执行 第八条第八条 出差申请与审批出差申请与审批 一 部门月度工作计划或出差方案中要求列明出差人员名称 出差时间 出差地点 出差事由和对应的费用预算 经部门负责人 中 心总监 分管领导审批后报常务副总裁签批 特殊紧急情况的出差 可 先由分管领导向常务副总裁口头申请 征得常务副总裁同意后方可出差 且出差方案必须于出差日前 2 日内编制完毕 并指定本部门人员代为办 理审批手续 因特殊原因或紧急情况需发生出差方案内容之外的工作事 宜 必须由出差人电话或者短信请示上级 征得同意后执行 并在回集 团后在出差方案中进行补充说明 每月由财务部汇总全月预实汇总表抄 送给常务副总裁 二 出差方案中要求列明出差期间办理的事项及对应的费用预 国内出差管理办法 第 8 页 共 9 页 算 除列明的费用预算外 可在方案中申请适量备用金作为方案之外的 补充之用 但备用金金额不得高于方案中列明的费用预算总额的 30 有费用预算的出差方案必须经过财务部门审核 三 财务部依据审批通过的出差方案 在方案费用额度范围内 予以出差人员办理借款 具体操作遵守集团关于员工借款的管理规定 第九条第九条 出差执行出差执行 一 员工出差途中因病或遇意外灾害 或因工作实际情况需要 延时返回集团的 应及时电话请示 不得因私事或借故延长出差时间 否则除不予报销差旅费用外 另依情节轻重作出处理 二 员工出差期间 原则上应于每天工作结束后当日 以口头 或邮件形式向其直接领导汇报工作 如遇意外紧急情况 应及时口头汇 报工作进展情况 三 员工出差完毕后 须撰写出差工作总结 出差工作总结要 求简明扼要说明工作行程 工作成果及下一步工作建议 工作总结汇报 给直接领导 第四章第四章 出差费用借款和报销出差费用借款和报销 第十条第十条 非紧急出差方案至少在出差前 2 个工作日审批完毕 要 预留给其他部门配合时间 财务部依据经审批的出差方案或月度工作计 划 在方案费用额度范围内予以出差人员办理借款 具体规定详见集团 关于员工借款的管理规定 第十一条第十一条 关于出差期间的差旅费 招待费的报销事宜 详见费用 报销管理办法 第十二条第十二条 在月度工作计划内的经审批的出差方案 不需再次审批 即可出差 月度工作计划之外的出差 出差前需由所在部门编制出差方 案 经常务副总裁审批后执行 员工在出差过程中因特殊原因或紧急情 况需发生出差方案内容之外的工作事宜 必须由出差人电话或者短信逐 级向经理 总监 分管领导 常务副总裁请示 征得同意后执行 在回集 国内出差管理办法 第 9 页 共 9 页 团后在出差方案中补充说明 每月由财务部汇总全月预实汇总表 第十三条第十三条 出差员工凭核准的出差方案向财务部暂支相应数额的差 旅费 于出差返