锦光物流财务管理系统设计方案(10秋会计本...

1 广州市广播电视大学广州市广播电视大学 企业信息管理 课程 课题名称 课题名称 锦锦光物流光物流财务财务管理系管理系统设计统设计方案方案 课题组长 王四美 课题组号 第 2 组 专业班级 10 秋会计本科 教育层次 本科 分 校 财经学院 指导教师 谭剑锐 日 期 2011 5 15 2 目目 录录 前言 3 一 可行性分析报告 3 1 目前状况描 述 3 2 可行性分 析 3 2 1 经济上可行 3 2 2 技术上可行 3 2 3 管理上可行 4 2 4 ROI 分析 4 3 可行性分析结论和建 议 4 二 需求分析说明书 5 1 系统功能结构图 HIPO 图 5 2 系统功能说 明 6 3 现有系统的业务流程图及说 明 6 4 新系统的业务流程图及说明 7 8 附 课程设计任务书 9 10 课程小组成员一览表 11 3 4 锦光物流财务管理系统设计方案锦光物流财务管理系统设计方案 本课程设计是以锦光物流财务管理系统为研究 设计对象 对锦光物流财务管理系统 的建设进行了可行性的分析 并对其应收管理子系统进行研究和分析 以财务部门的身份 编写本文 一 一 可行性分析报告可行性分析报告 1 1 目前状况描述目前状况描述 锦光物流是一家新兴的物流企业 创立于 2009 年 6 月 具备国内道路运输许可资质 其业务涵盖国内零担运输 仓储包装 城际快运 整车包车 代收货款等业务 可为客户 全方位服务 目前在珠三角已经形成以广州为中心辐射珠三角以及泛珠三角的网络布局 公司发展一年多来 公司自主研发的物流信息管理系统正在加紧设计开发中 网点增加业 务量迅速增长 使得物流信息管理系统研发极为重要 目前公司财务管理系统模块还是空 白 由于业务量增长 手工操作带来很多不便及管理上的缺失 主要有以下方面问题 财务管理系统模块不健全 目前只有查询 数据更改 代收货款收款核销三个方面 操作 其它模块都没有开发 全用手工 EXCEL 表统计 随着业务量增长 无法满足工作 需要 工作量大 出错率高 管理 监控不到位等多方面问题出现 IT 人才紧缺 对公司系统研发速度带来较大影响 跟不上业务发展速度 业务运作模块已开发完成 前期开发时间较长 财务管理系统取数与业务运作模块 息息相关 针对公司管理方面的诸多问题 财务管理系统模块的研发迫在眉睫 根据业务流程操 作体系的基础上进行设计开发 不断完善 达到财务管理目标 2 2 可行性分析 可行性分析 本项目是根据实际业务需要和发展公司信息化的要求来建设立项 作为公司财务管理 系统建设的重要任务 为加强财务管理 规范财务工作 促进公司经营业务的发展 提 高公司经济效益 和财务人员工作效率 加强会计资讯的及时性和准确性 同时为保证 项目建设的顺利完成 在项目进行之前进行可行性分析 2 1 经济上可行性分析 建立财务管理系统 必须有足够的资金保障 在这方面 公司领导及各职能部门进行 了多次会议讨论 制定了预算 并列入了今年的总预算 同时 在项目投资实施前 还制 定了一系列的费用使用计划 包括设备采购 软件开发 系统实施 系统维护保养等费用 从预算来看 在整个公司预算比例不大 不会对公司财务造成太大影响 从投资分析看 这种预算是可行的 2 2 技术上可行性分析 已经讨论并收集了财务管理系统的开发需求 并提交 IT 开发部门通过论证 系统能利 用网上银行 与银行 POS 机收款系统对接 与第三方支付平台和电子商务企业合作 与用 5 友或金蝶财务软件对接 在收款 付款 帐务处理等方面适合业务要求 提高效率 便于 监管 财务管理系统设计 分为 应收管理 发票管理 应付管理 固定资产管理 代收 货款管理 结算管理 报表管理提供完整的财务数据和决策分析数据 为保证系统数据的 及时性 准确性 完整性 需要做好以下几点 1 为了确保系统数据和报表分析的质量 原始数据的录入必须及时 完整 准确 2 预期的使用者是公司财务管理系统负责人 IT 负责人 财务管理人员以及软件 开发测试和维护人员 3 在注意系统的可扩展性和可延伸性的同时 还要从全局出发注意系统开发的整 体优化 2 3 管理上可行性分析 本项目是公司本年度的重要项目之一 公司安排了财务管理系统项目负责人直接负责 并组建了项目开发组 成员包括财务部 IT 部 支持部 运营部及邀请合作单位工作人员 等 从组织上确保项目的顺利实施 同时 结合公司现有的资源 进行有效的组织学习和 协调运作 在系统建设过程中 需要其他部门的协助和配合 但不会对正常的生产和业务 造成影响 按照分析 项目周期为 6 个月 实施计划参考了专家建议 按照项目管理方法 进行管理 减少工期和管理上的风险 2 4 ROI 分析 1 投入预算 前期公司已购买系统设备 主要预算在软件开发上 大概需要投入 20 万元 在操作系 统和系统软件上 需要投入 10 万元 项目管理 实施费用和员工加班费约 5 万元 因此 总预算约 35 万元左右 直接收益和间接收益 2 直接效益 1 财务部门能通过新系统及时了解应收款收款情况 应付未付款情况 对网点备用 金使用情况 开发票核销 固定资产购入 使用 调动 报废 代收货款收款与返款情况 提供完整的报表数据 2 领导决策层可通过系统可全面 实时了解公司经营数据 财务数据 从而快速做 出相应的措施 3 使财务管理工作更规范 更系统 提高工作效率 可以更快捷地为公司其它各部 门服务 3 间接效益 1 借助财务管理系统 强化财务管理工作 健全财务管理体系 2 把财务人员从原始手工操作解脱出来 利用更多的时间加强管理 监督 指导工 作 3 实现资源共享 3 3 可行性分析结论和建议 可行性分析结论和建议 经过上述可行性分析和研究 通过对公司的需求 经济 管理和技术多方面的辩证讨 论 明确了建立财务管理系统对整个公司的发展有着不可缺少的推动作用 所以 该项目 系统开发是可行的 6 二二 需求分析说明书 需求分析说明书 1 系统功能结构图 系统功能结构图 HIPO 图 图 公司信息管理系统主要有合同管理 陆运管理 空运管理 系统管理 绩绞考核管理 客户管理 财务管理 基础设置管理 客户服务管理 车辆管理 决策分析 OA 办公平 台 知识平台 人力资源管理十四个子系统 内 容 管 理 平 台 决 策 分 析 系 统 车 辆 管 理 系 统 O A 办 公 平 台 节 目 收 录 系 统 新 闻 采 编 系 统 制 作 管 理 系 统 客 户 管 理 系 统 知 识 平 台 人 力 资 源 管 理 基 础 设 置 管 理 财 务 管 理 系 统 客 户 服 务 管 理 合 同 管 理 系 统 锦光物流信息管理系统锦光物流信息管理系统 陆 运 管 理 系 统 空 运 管 理 系 统 系 统 管 理 系 统 绩 效 考 核 管 理 固定 资产 管理 应付 管理 发票 管理 代收 货款 管理 应收 管理 结算 管理 报表 管理 数据 更改 代收 货款 核销 7 2 系统功能说明 系统功能说明 财务管理系统目前只能使用数据更改和代收货款核销功能操作 无法满足工作需要 其它模块都未开发 后期工作重点是对财务管理各模块的设计开发 数据更改 由于网点人员开单出错或客户要求需要付款方式和金额发生变动 需通过 审批流程审批通过方可在系统中进行数据更改 由专人负责建立责任制 代收货款核销 代客户收回所发货的货款进行系统收款处理 以下将针对应收管理模块进行全面设计 使得功能上全部完善 满足应收管理工作需 要 3 现有系统的业务流程图及说明 现有系统的业务流程图及说明 目前目前应收管理子系统流程图应收管理子系统流程图 通过 未通过 目前目前应收管理子系统流程说明应收管理子系统流程说明 应收管理目前只有数据更改功能 在实际业务发生时需要更改的 财务部负责审批更 改付款方式和金额 因客户要求的需提出书面申请 由网点人员通过系统提交数据更改申 请 通过审批流程按分权手册指定到相关人员审批 审批通过后由 IT 部专人负责处理系统 系统自动反馈查询部 审批未通过 系统不做任何处理 内部员工因操作错误等原因需要 更改的可直接通过系统提交数据更改申请 无需写书面申请 收款方式只有现金 支票 转帐等 对 POS 机 第三方支付平台和电子商务企业平台未合理利用起来 应收款数据通 过业务模块导出原始数据 通过 EXCEL 表汇总 利用网点财务上交单据和银行汇款凭证及 提交数据更改 申请 员工 客户 审批流程 按分权 手册相 关人员 系统更改 系统不处理 IT 部专人 反馈查询部 8 电子台帐审核 通过运单号逐笔在表中核销 网点财务上报电子台帐运单号出错需要花大 量时间查找核对 很容易错销帐 工作质量和效率很低 工作量大而烦琐 再手工录入到 用友中生成会计凭证 全手工操作 人海战术 易出错 管理技术落后等多方面问题 4 新系统的业务流程图及说明 新系统的业务流程图及说明 新设计的应收管理子系统流程图 数据更改流程图保持不变 同上 新设计的应收管理子系统流程图 数据更改流程图保持不变 同上 运费 代办费 系统收款确认 客户通过银 行 第三方 支付平台 网点收银员 银行等系统与物流 系统对接收款信息 反馈到对应运单号 生成银行流水号 收款移交 生 成移交单号 网点收银员 移交到达确认 总部区域会计 单据与系统审 核 记帐 总部区域会计 物流系统与用 友对接自动生 成凭证 凭证 号反写入物流 系统 总部出纳 9 新设计的应收管理子系统流程说明新设计的应收管理子系统流程说明 应收管理模块分为 数据更改 收款查询确认 收款移交子模块 此模块为业务系统数 据合理变动提供依据 收款情况 单据移交审核记帐情况及为报表模块等其它模块开发做 铺垫 数据更改 流程同上 如数据更改对跨月申请更改的 系统不做更改 只在系统中加以 备注 通过手工方式进行调帐 确保系统应收原始数据与用友应收挂帐数据一致 方便月 末对帐 收款查询确认 网点收银员收款时系统中做收款确认表示款项已收 对收到支票和转帐 款项与总部出纳确认到帐后 收银员根据与客户确认对帐单在系统中做收款确认 如客户 通过银行 POS 机 第三方支付平台需录入对应运单号和金额 确认款项到帐后 对接信息 如银行流水号和到帐金额自动反写入物流系统 系统自动做收款确认 由总部出纳核对后 做收款移交 确保款项无差错 收款移交 已做收款确认数据过到此模块 收银员按不同收款方式 移交部门等分类进 行移交 并上传汇款凭证 打印移交明细 单据按明细排列顺序粘贴 签字寄回总部 总 部区域会计收到单据按移交单号做到达确认 系统中完整记录单据移交 寄出 到达时间 避免单据丢失 如出现问题能够清楚的划分责任 总部区域财务对单据做审核 记帐将在 用友里自动生成会计凭证 凭证号反写入物流系统 无需进入用友系统操作 避免工作中 打开多个办公系统 大大提高工作效率 降低出错率 将员工从做大量手工报表中解脱出 来 只要在系统中轻轻一点 方便快捷 10 附 附 1 课程设计任务书 课程设计任务书 企业信息管理企业信息管理 课程设计任务书课程设计任务书 一 课程设计的课程设计的目的的 通过课程设计加深对课程重点内容 企业信息管理系统的开发 的理解 培养学 生解决问题 分析问题的能力 着重培养学生综合的能力 把学到的知识转化为能力 用到社会实践中去 同时也培养学生团队工作的精神 二 课程设计选题 任何一个单位 无论是企业还是事业或其他行业 都离不开信息化 都有大量的信息 需要通过信息系统进行管理 所以 在信息系统的选题上不做限制 既不限制行业 也不 限制具体的系统 原则上选择自己熟悉的行业的信息系统进行设计 下面我们列出几个系 统供参考 1 采购系统 2 生产管理系统 3 销售系统 4 库存管理系统 5 财务系统 6 学籍管理系统 7 图书管理系统 三 课程设计小组的组成 该课程设计以小组的形式完成 每个小组 3 5 人 每个小组完成一个子系统 每个小 组设一个小组长 作为项目经理 负责小组进行课程设计和与老师的沟通 四 课程设计完成的内容 首先任选一子系统 然后完成系统开发过程中 系统调查 和 系统分析 两个阶段 以下任务 1 系统可行性分析 1 1 目前状况描述 1 2 可行性分析 经济 技术 管理 1 3 设备及平台选择 说明选择的原因 单机 网络 多用户平台 1 3 ROI 投资回报率 分析 2 需求分析和设计 2 1 系统的功能划分 绘制系统功能结构图 即 HIPO 图 11 2 2 系统功能说明 即描述所选子系统 模块 的功能 2 3 目前业务流程图及说明 现有系统的业务流程 2 4 新的业务流程图及说明 重组后的业务流程 2 5 系统的数据库设计 ER 图 表及相关的元素 可选 2 6 画面设计 通过画面设计 描述未来系统的操作流程 可选 五 试验步骤 1 制定计划 以 Microsoft Project 作为工具 包括任务的细分 人员分工 时间安排等 2 定期提交项目进度情况 如半个月 3 提交 企业信息管理 课程设计报告 包括 可行性分析报告 需求分