会议策划—策划，会议成功的关键

1 / 5会议策划策划，会议成功的关键一、需要做些什么？ 会议有各种类型，不同的会议需要不同环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集多方信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成众多工作的计划。 二、谁来筹划会议？ 从秘书到公司总裁，每个人都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。 会议筹划者的任务： A 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 B 制定会议议程 C 了解可供使用的场所和设施情况 D 选择或提议合适的场所 E 检查并比较各项设施 F 安排交通事宜 G 协调会务工作人员的活动 H 制定可行预算或按既定预算安排有关工作 2 / 5I 确定各项工作的时间安排 J 视察选定的场所和设施K 与各有关方面进行接洽（健康管理公司等） L 同会议发言人和各位贵宾进行联系 三、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了： A 预计召开会议的日期； B 会议预计召开几天； C 打算在什么地方召开会议； D 会议形式或程序是什么； E 需要多大的场地； F 将有多少人到会； G 会议预算是多少； H 打算选用什么级别的酒店和设施； I 打算选用最高级的房间标准是什么； J 谁来制作会议邀请函； K 会议需要向与会者打印相关资料吗？ L 会议的发言人有哪些？ M 会议需要什么样的视听设备； N 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次； O 与会者可以携带家属吗？ 3 / 5P 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？ 下面这些要点会帮助你主持的会议更为有效。 一、 会前准备1 确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决？2 确定会议的目的。你试图达成什么样的结果？会议准备做出什么样的决定？准备取得什么的行动方案？3 准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组。限定每个项目的商议时间。4 收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多，将其要点摘录出来。5 会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。6 根据要讨论的问题限定与会人员。7 在正式开会之际，查看一下是否有新的信息。如果有，需简要告诉大家。 4 / 5二、会议期间控制1 叙述会议的目的。2 核对并记录与会者。3 根据议事日程顺序提出每个项目，然后进行讨论，征求有关与会者的意见。4 给每一个人表述自己意见的机会。5 控制讨论过程。如果发生与论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到议题本身。6 如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，你要根据自己的理解将各种观点加以概括。7 坚持预定的时间，不要拖延。8 在每个项目讨论结束后加以概括，以便决策或达成结论。9 在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论，可以推迟到下一次会议。10 确定下次会议的议题和时间。三、会后工作1 在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会