客服工作管理办法与工作流程

客服管理办法与工作流程客服管理办法与工作流程 1 客服专员的工作内容 客服专员的工作内容 1 档案 信息统计 备案及时更新 2 负责与招商人员完成客户 商品房买卖合同 签约 并及时登 记 备案 3 配合招商人员解答客户提出的有关签约 按揭 抵押备案 产 权证办理 商品房买卖合同 条款等疑问 4 受理 跟进 处理 反馈客户投诉 5 搜集整理相关签约 按揭 抵押备案 产权证办理 商品房 买卖合同 等政策法规 6 做好客户档案资料的搜集与整理工作 7 跟踪证件办理进展 确保公司与房管局及其他业务对口部门保 持工作步调一致及时更新 反馈 解决相关问题 并积极参与相关 知识培训学习 8 负责统计 更新 编发招商销售日报 周报 月报 9 负责整理 存储相关信息 文件 10 个人月计划 周计划的制定与总结 2 档案与信息的统计 备案的更新 档案与信息的统计 备案的更新 1 本制度适用于招商部所有的档案管理 2 招商部档案分法规性文件 招商部全体成员须遵守的规章制 度 部门重大决议所形成的会议记录 各类周计划与月计划 各类 工作总结与汇报 市场调查报告 合同书与协议的原始记录与文本 项目资料 客户资料与证件 各类工程图纸等 3 招商部的归档与保存工作由客服专员负责 文档需整齐 完整 及时的保存 电子档案与照片应原版原件清晰完整保存 4 客服专员及时将会议记录 工作日志等纪要保存归档 记录清 楚时间 地点 参会人员与重点 5 招商人员应及时更新客户资料并形成文档交予客服人员备案 6 对于招商人员借出重要文件 应写借出单并由招商部经理批准 方可借出 归还后方可销毁借出单 7 客户房产证等资料属重要文件 交予客户时应仔细检查客户证 件确认客户身份 并签字确认才可领取 8 客户档案应完整 及时 准确更新 按照楼号顺序排放在柜子 中 一套完整的客户档案应包括认购书 商品房买卖合同 按揭合 同 补充协议 优惠申请表 身份证复印件 收据复印件 发票复 印件 3 新建项目的测绘 包括预测绘和实测绘 新建项目的测绘 包括预测绘和实测绘 1 预测绘需要提供的资料有测绘申请 开发单位营业执照复印件 规划许可证复印件 2 份 门牌证明复印件 整套请照图复印件 土 地使用权证复印件 2 份 开发公司与物业办协议 人防工程说明 共有部分分摊说明 电子档案 设计院 土地出让合同复印件 委 托书等 2 实测绘需要提供的资料有单位的委托书 被委托人身份证复印 件 建设规划许可证以及红线图 验原件收复印件 建设施工图纸 如果变更 提供变更通知以及相关资料 工程竣工验收证明 验 原件收复印件 高层建筑需提供共有共用部位详细说明 例如电梯 消防通道 楼梯等 阳台封闭情况说明 坐落证明 分层分户定位 表 4 预售许可证的办理预售许可证的办理 1 商品房预售许可申请表 2 开发企业的 营业执照 资质证书 企业法定代表人证 3 国有土地使用证 及其附图 如土地有抵押 还应出具抵押 权人同意开发企业就该项目向我局申报预售的书面证明 验原件后 收复印件 4 建设工程规划许可证 及其附件 验原件后收复印件 和相 关图纸 规划总平图 验原件后收 8K 复印件 规划局 审批图 验原件后收 8K 不同功能层及剖面图复印件 5 建筑工程施工许可证 验原件后收复印件 及建设局 建委 审批图 验原件后收 8K 标准层平面图复印件 6 投入开发建设的资金占工程建设总投资的比例符合规定条件的 证明 工程施工合同 验原件后收复印件 施工进度说明 附注明 座落及拍摄日期的施工现场照片及施工进度表 须经开发企业 施 工单位及监理单位三方盖章确认 收原件 7 商品房预售方案 收原件 预售方案应当说明预售商品房 的位置 附出具的门牌证明 验原件后收复印件 面积 附房产面 积测绘成果报告书 验原件后收复印件 竣工交付日期等内容 并 附上预售商品房价目表及分层平面图 8 其它需要的材料 预售款专存协议 开发企业在本市银行专门 开立的代收商品房预售款的结算帐户 并与开户银行签定的商品房 预售款监督协议 收原件 及预售款专存证明 由上述银行出具 收 原件 经办人委托书 收原件 及身份证明 验原件后收复印件 预测绘报告 地下平战结合人防工程需出售的须提供市人防办出 具的可出售转让证明等 五 商品房买卖合同商品房买卖合同 的签约的签约 1 招商人员协助客户缴纳房款 确定客户以何种方式付款 2 客户提供身份证件或者营业执照原件 有共有人的共有人也需 提供身份证件 可以是居民身份证 军官证 护照 未成年的除了 提供户口本外 还要提供监护人的身份证 3 招商人员与客服专员联机录入该房屋合同信息 4 客户审核同意 注意客户姓名和身份证号 5 网上联机备案 并打印联机备案表 客户签字 6 打印合同一式五份 7 粘贴户型图和客户身份证复印件 8 双方履行签约 9 为客户提供相关购房税费明细 契税 契税 商铺与办公一般为 4 住宅为 2 不超过 90 平米的 住 宅按照 1 收取 具体参照当地房管局的规定 维修基金 维修基金 依据有关法规筹集的用于商品房出售后的共用部位 共用设施设备维修之用的专门款项 有电梯的 每平方米 65 元 不 带电梯的 每平方米 35 元 客户可以自行到房管局维修资金窗口缴纳 但一般情况下由开 发公司设立专项维修资金账户 日后直接冲抵 所有商品房缴纳完 后 剩余款项可以提取 登记费 登记费 住宅为 60 元一户 多一个共有人多 10 元 交易费 交易费 住宅为每平米 3 元 商业与办公为总房款的千分之三 印花税 印花税 以经济活动中签立的各种合同 产权转移书据 营业 帐簿 权利许可证照等应税凭证文件为对象所征的税 为房款总额 的万分之五 按揭还有抵押费 工本费 公证费 按揭还有抵押费 工本费 公证费 根据具体合作银行和公证 处而定 配套费用 暖气费 天然气费等配套费用 暖气费 天然气费等 其他费用其他费用 六 办理银行按揭贷款流程六 办理银行按揭贷款流程 1 向客户提供准备材料明细 购房人及其配偶身份证原件及复 印件各 4 份 购房人及其配偶的收入证明各 2 份 购房人及其配偶 户口本原件及复印件 2 份 首付款收据原件及复印件 2 份 购房人 婚姻证明原件及复印件 2 分 2 预约时间借贷双方面签 3 协助客户复印整理相关材料 4 协助客户到财务部换取首付款发票 5 协助客户与银行签订借款合同 6 贷款保证合同项目公司签章 7 贷款保证合同集团签章 8 银行审批 9 协助银行至房管局办理抵押 需提供登记申请书 申请人身份 证明 抵押合同 借款合同 购房合同 首付款收据原件以及复印 件 预购商品房预告登记证明 预售许可证复印件 房地产抵押具 结书 房地产价值确认书或者 评估报告 10 银行放款 七 新签合同备案 七 新签合同备案 1 合同备案制度可以对开发商进行有效的制约 它不仅能促使 开发商加快建房 按章办理产权证 也可使购房者更加放心 很好 地规避了一房二主为消费者带来的诸多隐患 备案表上会有一个备 案时间 从而制约开发商在约定期限内完工与办理产权证 2 合同信息备案由客服人员到房管局加盖房管局签章 3 需要提交的资料包括 企业联机备案申请表 公司营业执照 复印近 委托书及被委托人身份证复印件 新签合同三份 4 申请合同备案一般需要 3 5 天 之后凭委托书和被委托人身 份证复印件领取加盖有合同备案专用章的合同备案表 5 如发现合同上有错误导致合同备案也出错 应及时申请合同 备案信息的注销与变更 首先必须确认注销的原因与变更缘由 填写备案注销与变更表 委托书等 通知买受人携带本人身份证 原件 如有共有人 共有人也必须到场 前往备案科验人并让 买受人亲自签字确认合同信息的注销与变更 但是由于联机备案 注销与变更的难度较大 除非特殊情况 否则不予注销与变更 八 预告登记的办理预告登记的办理 1 预告登记是指当事人签订买卖房屋或者其他不动产物权的 协议 为保障将来实现物权 按照约定向登记机关申请的一种行为 预告登记后 未经预告登记的权利人同意处分该不动产的 不发生物 权效力 预告登记制度很好地避免了房屋或者其他不动产买卖过程 中出现的 一房两卖 的现象 2 预告登记由客服人员到房管局办理 需要在合同备案完成 后 填写预购商品房预告登记申请书 提请商品房预告登记 需提 交下列证件 登记申请书 申请人的身份证明 已登记备案的商品 房预售合同 当事人关于预告登记的约定 其他必要材料 7 个工 作日后 核发 预告登记证明 九 初始登记的办理 初始登记的办理 1 初始登记是指 在依法取得的土地上 新建成的房屋权利人持 有关证明文件 到县级以上的房产管理部门申请权属登记 理 需要以下资料 登记申请书 营业执照复印件 申请人身份证明 建设用地 使用权证明 建设工程符合规划的证明 房屋已竣工证明 房屋测 绘报告 其他必要材料 房地产开发企业申请房屋所有权初始登记 时 应当对建筑区划内依法属于全体业主共有的公共场所 公用 设施和物业服务用房等房屋一并申请登记 由房屋登记机构在房 屋登记簿上予以记载 不颁发房屋权属证书 申请单位领取并如实填写 房屋产权登记申请审批书 提交申报材 料 市房屋产权登记中心自收到 房屋产权登记申请审批书 之日 起 5 日内进行现场实地勘查 勘查后 10 日内对申报材料进行审批并 颁发房屋权属证书 四 收费依据和收费标准 1 住宅收费依据 是 国家计委 财政部关于规范房屋所有权登记费计费方式和收费 标准等有关问题的通知 收费标准按套收取 每套 80 元 非住宅 收费标准按宗收取 每宗收费标准为 100 含 100 平方米以下的 80 元 宗 100 500 含 500 平方米的 120 元 宗 500 1500 含 1500 平方米的 200 元 宗 1500 3000 含 3000 平方米的 300 元 宗 3000 10000 平方米的 500 元 宗 10000 平方米以上的 800 元 宗 十 产权证的办理与领取 发放产权证的办理与领取 发放 1 由客服专员负责 办理产权证需要提交以下资料 房屋所有权转移登记申请书 房屋分户图 商品房买卖合同 原件 契税票蓝联 维修基金票据黄联 商品房初始登记证明 合 同信息备案表 委托书 房屋坐落证明 由当地派出所出具 买受 人的身份证明复印件 必须和合同上一致 2 产权证的领取 一般情况下一次性付款的 10 日可以领取 贷款需要 20 日以上 由需要客服人员把领证通知单送到贷款银行 由银行客户经理到房 管局领取房屋产权证和他项权证后 公司客服人员再到银行去领取 产权证 3 领取产权证需要提供委托人身份证复印件 委托书 加盖公司 公章 领证通知单 各项费用凭证 登记费和交易费 领取 4 客服人员将房产证从房管局领回之后 负责保管 用电话 短 信通知业主领取 业主凭借本人身份证件和财务相关税费发票后 由本人签字确认方可领取 十一 客户投诉管理十一 客户投诉管理 1 客户投诉是指由于我们工作上的失职 失误 失度 失控伤 害了他们的自尊或利益 及没有满足其合理需求而向管理人员或有 关部门提出的口头或书面意见 2 宗旨 站在客户角度 尽最大可能解决客户实际问题 提升 客户满意度 树立公司品牌形象 3 基本原则 及时原则 诚信原则 专业原则 4 业务要求 1 所有客户投诉应及时记录跟进 定期进行统计分析 2 客服专员负责客户投诉 根据客户投诉意见与内容责任到人 并及时汇总整理 重大投诉应报部门和公司 3 态度好 服务周到热情 能安抚客户情绪 避免矛盾激化 但是不等同于按照客户的意思一直让步 以法律法规 合同 质量 标准 国家规范为依据 明确事实 是处理好投诉的前提 4 对投诉处理结果进行回访 定期评估客户的满意度 5 使用规范的语言 一致的口径给客户留下良好的印象 十二 客户交房十二 客户交房 1 招商部负责客户移交物业之前的工作 准备以下资料 客户 入户分批计划表 入户通知 入户须知 业主须知 房款结算单 业主委托 2 由客服人员和招商人员负责给客户寄发入驻通知书 一般兼 用邮件和电话方式 确保客户能收到信息 3 业主凭借个人身份证件入驻 招