技术资料管理办法

1 11 1 总则 1 1 为建立 健全公司技术档案工作 完整地保存和科学地管理公 司的技术档案 充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用 更 好地为公司各部门服务 特制订本管理制度 1 2 加强技术文件和资料的控制 防止失效或作废的技术文件和资 料被误用 1 3 定型技术文件原件及其他重要文件 如合同 协议 公司对外 发放红头文件等 由综合部统一归档 技术部留存复印件 未定型 技术文件由技术部统一管理 1 4 建立 健全技术档案工作 达到全公司技术档案的完整 准确 系统 安全和有效利用 2 技术文件资料的归档 2 1 每一个技术项目完成或告一段落后 都要有完整 准确 系统 的技术文件资料 将所形成的技术文件资料加以系统的整理 由技 术部经理审查后及时向公司综合部移交归档 2 2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时 交接双 方应按规定办理移交手续 签字归档备查 2 3 归档文件和资料的种类 编制 文件编号 XXXX QW4 2 01 批准 技术资料管理办法 版本号 修改码 A 0 2 11 2 3 1 产品文件和资料 开发协议 技术协议 设计任务书 产品图 包括二维 三维图 清单 材料 采购 图纸 包装图 技术标准 设计更改通知单 设备文件 说明书 操作规程 试验大纲 实验报告等 2 3 2 外来技术文件和资料 外来技术文件和资料包括 a 外来标准 采用的企业 行业 国家 国际标准等 b 顾客或供应商提供的资料 图纸 技术要求 顾客工程规范 清 单等 c 顾客提供的样件 2 3 3 工艺文件和资料 控制计划 过程流程图 包装规范 特殊特性清单 PFMEA DFMEA 作业指导书 打标 装配 检验 包装 等 2 3 4 办公文件及资料 规章制度 通知 会议记录 培训资料等 3 技术档案的保管 3 1 综合 技术档案室应对技术档案进行分类 编目 登记 统计 编制目录 注明移交文件 资料名称 份数 时间 交接人 并备注 用途 做到定位存放 妥善保管 方便利用 3 2 认真执行技术档案的保管检查制度 综合 技术部应在每年年底 对档案联合全面检查 清理一次 做到帐档一致 并于 12 月 30 日 3 11 以前整理出检查报告 交综合 技术部经理审查 综合 技术部经理 根据检查报告的结果 对出现的问题勒令本部门资料管理员进行整 改 并对检查报告的真实性进行复查 3 3 做好技术档案的安全 保密工作 并履行批准和借阅手续 经 常保持室内清洁通风 注意防尘 防火 防水 防潮 防晒和防盗 防止档案被虫蛀 鼠咬 霉烂等 如有破损或变质的档案 管理人 员要及时向技术部经理作出报告 并作出相应处理 4 技术档案的借阅 4 1 凡本公司员工 因工作需要均可借阅技术档案 新产品开发文件 开发协议 技术协议除外 由借阅人员在 文件借阅登记表 登记 后方可借阅 阅后归还 归返文件经管理人员检查后 方可办理注 销手续 4 2 技术档案 均应在公司内控制使用 档案原件仅供在档案室内 查阅 若需外借 原则上在技术档案室提取复印件 由技术部经理 批准后方能借出 凡借阅重要的档案 新产品开发文件 开发协议 技术协议 需由总工批准后方可借阅 借阅者必须妥善保管 不得 遗失 4 3 经同意借出之档案 每次最长时间为三天 如工作需要 到期 后需继续使用的 应办理续借手续 如遇假期 必须将所借技术档 案退回 到期未归还或未办理续借手续者 由档案管理员负责催收 并要求其限期归还 4 11 4 4 借阅者应保持档案的完整 安全 整洁 不得转借 拆散 涂 改 抽换和丢失 借 还双方应共同清点份数 页数 并检查完整 情况 做到认真负责 如发现问题或有损坏者 及时向主管领导汇 报 5 技术档案的保密 5 1 全公司职工必须严守机密 维护技术档案的安全 5 2 技术档案如有丢失 被盗 泄密等情况 应立即上报并采取措 施作妥善处理 5 3 未经允许 不得随意翻阅技术档案 6 技术档案的备份 技术资料应按类别进行光盘刻录备份存档 每年年底在技术档 案检查完成后 由技术部资料管理员将审核后的电子档文件提交综 合部文件管理员 并在 文件发放 回收登记表 上注明移交文件 资料名称 时间 接收人 并备注用途 由综合部对文件进行刻录 存档 存档光盘上需注明资料明细 包括文件所属项目号 文件名 称 刻录时间 文件格式 文件种类不限于二维 三维图纸 word 文档 表格 PPT 视屏 动画 扫描件等 7 技术文件的审批及发放 7 1 技术文件由技术部负责发放至相关部门 7 1 1 技术协议 技术协议外发前需填写 合同评审表 注明相关内容 提交相 5 11 关部门负责人评审 合同评审后 协议需按照评审内容做相应更改 由部门负责人审核后 交总工及副总审批 协议双方盖章签字并存 档 原件交由综合部存档 复印件留技术部存档以便查阅 其他部 门有需求时 经技术部经理同意后可以发放 技术部资料管理员须 在 文件发放 回收登记表 中注明名称 编号 接收部门 接收人 日期 发放份数 共计张数 等 7 1 2 图纸发放 图纸经技术部经理审核 总工批准后 除原件外 其余复印件 应加盖 受控 章后发放 发放需在 文件发放 回收登记表 中注 明名称 编号 接收部门 接收人 日期 发放份数 共计张数 受控号等 供应商处用图纸由市场采购部负责发放 7 1 3 试制文件发放 新产品试制需填写 新产品入库 发运信息 项目采购任务 单 并报部门经理审核 总工及副总批准 除原件外 其余复印件 应加盖 受控 章后发放 发放需在 文件发放 回收登记表 中注 明名称 编号 接收部门 接收人 日期 发放份数 共计张数 等 7 1 4 工艺文件发放 工艺文件由生产或质量部门编制后进行试生产作业 试生产完 成后需由技术部会签 除原件外 其余复印件应加盖 受控 章后 6 11 发放 发放需在 文件发放 回收登记表 中注明名称 编号 接收 部门 接收人 日期 发放份数 共计张数 等 7 1 5 工程更改通知单发放 工程更改通知单 需由项目 或设计工程师注明具体更改内容 交项目负责人 或技术部经理审核 总工批准 除原件外 其余复印 件应加盖 受控 章后同更新图纸发放 发放需在 文件发放 回收 登记表 中注明名称 编号 接收部门 接收人 日期 发放份数 共计张数 等 工程更改通知单 发放后须收回作废图纸 使用 文件发放 回收登记表 注明作废图纸收回时间 处理情况 各部门文件接收人将 工程更改通知单 存档前 需将文件给 相关工作人员传阅 并在文件上签字备查 7 1 6 内部工作联系单发放 内部工作联系单 交部门经理审批 发放需在 文件发放 回 收登记表 中注明名称 编号 接收部门 接收人 日期 发放份数 共计张数 等 7 1 7 外来资料发放 外来技术文件和资料需由接收人在 文件 资料登记表 中注明 来源 名称 时间 份数后 交部门经理审核 技术部存档 文件 和资料发放需在 文件发放 回收登记表 中注明 名称 编号 接 收部门 接收人 日期 发放份数 共计张数 版本等 7 1 8 电子文件发放 7 11 定型产品技术文件电子档由技术部经理审核后 交综合部归档 电子文件使用时需经过技术部经理批准后 方可拷贝 电子文件更 新后需及时报资料管理员进行电子档更新 电子文件发放时需填写 文件发放 回收登记表 并注明名称 编号 接收部门 接收人 日期 发放格式等 7 2 技术文件审批及发放范围见附表 1 7 3 凡对外发的技术文件 发放范围应限定在合同规定的范围内 7 4 外发文件发放形式 电子档二维图纸外发采用 PDF 格式 三维数模采用 STP 格式 电子档文件均采用邮件形式外发 纸质文件以传真或快递的方式外 发 7 5 外发文件需在 文件发放 回收登记表 中注明发放形式 传真 邮件 快递 接收单位 接收人 时间 确认形式 电话 传真回 执 邮件 等 7 6 发放各使用场所的文件资料 使用者应妥善保管 不得损坏或 丢失 因受条件限制 破坏或污损至无法使用时 可到档案室换取 新文件 原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理 凡使用 者无法提供原文件资料 而要求档案室重新发放时 文件使用者需 填写 文件分发 补发申请表 经本部门经理审核交综合部经理和 技术部经理批准 8 图纸及工艺文件的更改 8 11 图纸及工艺更改需填写 工程更改通知单 工程更改通 知单 上需注明文件编号 更改图纸名称 图号 原因 更改处数 客户 公司 供应商库存件的处理方法和相应的工艺是否更改 更 改文件上需注明更改及执行时间 编著者需通过验证人验证过后报 部门经理审核 由总工批准后下发 试样阶段 用 S 表示 图纸更改可不用填写 工程更改通知 单 由编制人手动划改并签名即可 划改次数超过 3 次时 图纸 应重新发布 小批 用 A 表示 及批量阶段 用 B 表示 图 纸更改需填写 工程更改通知单 当新建工艺文件时 版本号为 A 0 变更文件后版本号按如 下要求变更 A 当变更原版本部分内容但仍以原版本内容为主时 版本号依 次改为 A 1 A 2 A 3 B 当原版本内容被完全取代或发生重大修改时 版本号依次改 为 B 0 C 0 D 0 C 当一份工艺文件由多页组成时 某页版本号需要更新时 只 更新该页版本号 当一份工艺文件某页更改超过 5 处时 需更新该 页版本号 当需要更新页数超过其 1 3 时 整份工艺文件更新为下 一版本号 9 作废文件的处理 9 1 作废的技术文件由资料管理员按 文件发放 回收登记表 的记 9 11 录收回 并在 回收日期 栏中记录回收时间 在 备注 栏中注 明处置方式 销毁或保留 9 2 资料管理员对作废的技术文件加盖 作废参考 印章 需作资 料保存的作废文件 由技术部门负责人确定后 由资料管理员在文 件的每页加盖 作废参考 后方可留用 作废文件须在 作废文件 登记表 登记 9 3 凡要销毁的技术文件 需填写 文件销毁申请表 经总工审批 后 在 作废文件登记表 登记 在指定监销人监督下进行销毁 防止失密 10 支持性文件 不限于 技术文件清单 文件发放 回收登记表 文件借阅登记表 合同 评审表 新产品入库 发运信息 项目采购任务单 文件 资料登记表 作废文件登记表 文件销毁申请表 工程更改通知单 文件分发 补发申请表 10 11 11 11 附表 1 技术文件审批及发放范围表 审批权限发放范围 受控号及份数 编制校对审核批准 序 号 文件类型 文件登记 编号 工程 师 项目负 责人 技术部 经理 总工副总 综合技术市场采购生产质量财务 技术 原件受控1 1份 受控2 1份 购销 原件受控1 1份 受控2 1份 1 协议 模具 原件受控1 1份 受控2 1份 客户 原件受控1 1份 产品 原件受控1 1份受控2 3 2份 受控4 1份 受控5 1份 2 图纸 包装 原件受控1 1份受控2 3 2份 受控4 1份 3 新产品入库 发 运信息 原件受控1 1份受控2 1份 受控3 1份受控4 1份