高级秘书考试复习资料

高级秘书考试复习资料 第一章 商务沟通 1 在见面礼仪中要注意到 在日本 鞠躬是常见的传统礼节 在欧洲各国喜欢拥抱的礼节 2 录像中可能出现用餐礼仪 注意 3 馈赠礼仪中 1 与法国人交往 不宜选用刀 剑 剪 餐具或是带有明显的广告标志 的物品作为馈赠礼品 2 与美国人交往 两种场合可通过赠礼 圣诞节期间 当你抵 达和离开美国的时候 3 与俄罗斯人交往 送鲜花要送单数 4 与日本人交往 切忌送 梳子 而且一般不送菊花和荷花 5 与阿拉伯人交往 不送酒 P330 4 商务交往中 日本人不太尊重女性 5 谈话礼仪中 1 避谈政治 宗教等敏感话题 2 不要以自我为中心 3 避免询问他 人穿着 饰物等价格 4 男士不问钱包 女士不问年龄 6 西餐餐具中注意刀和叉的使用 P334 中 7 进餐礼仪时 餐巾放在腿上 完全摊开 塞在胸前 掖在腰带上都是不正确的 P335 8 普通西餐的上菜顺序 面包 汤 各类菜肴 甜点 水果 咖啡或者红茶 P335 9 吃甜点时 要用刀切开后 用叉取食 P336 10 第一大题 背景 要接待一个重要访团 进行岗前培训 请您写一份接待计划 答 1 做接待计划之前我们要了解基本情况 确定接待规格 指定接待计划包括工作准 备 生活准备 参观娱乐准备 最后确定人员和经费 2 书上第 339 页上中要点的第一点 3 书上第 339 页上中要点的第二点 4 进行岗前培训的基本原则和要求 不卑不亢 不论外宾来自哪个国家 所代表公 司 企业的大小 都应该以礼相待 互相尊重 依法办事 国际间的交往合作 都要依 法而行 不仅遵守我国法律 也要遵守对方国家的法律 内外有别 指要有保密观念 既要保守国家机密 也要保守本单位的机密 了解国际交往的基本礼仪 即见面礼仪 谈话礼仪 身体语言礼仪 餐饮礼仪等等 P339 5 在涉外活动安排中 注意安排好礼宾次序 它表示各国主权平等的地位 方法有 1 按身份与职务的高低排列 2 按来宾所在国名称的英文字母顺序排列 3 按时间 先后顺序排列 P339 下 11 单选 对以前来访过的来宾 接待规格应按惯例规格 P340 上 12 会谈时就某些实质性的问题进行交流 选择 P340 中 13 会谈完毕后的合影留念时 顺序按第 341 页的第一种 他遵循的原则 1 以右为尊 2 前高后低 14 对外宴请时要注意 1 环境要雅致 安静 2 点菜时要考虑对方的信仰方面的忌讳 有许多对方不能普遍接受的 如燕窝 鱼翅 海参等 看一下书 P341 下 15 集体来访 组织其参观 娱乐时要一要去有代表性的地方 二是不能泄密 应预先通知 接待方作好准备 P342 16 录像中可能出现 迎宾时秘书要到大门口去迎接 介绍时通常是先由我方人员或翻译按 迎宾者按身份高低向来宾一一介绍 P342 中 注意 在沟通部分可能出现大题 多为小题 17 小题 广义的网络沟通指那些网络沟通与传统沟通并行 或者网络沟通占主导地位的企 业管理沟通体系 P344 中 18 网络沟通的主体有 管理者的角色转换 员工 知识拥有者 网络沟通的环境 P344 19 网络沟通的环境有三个网 企业内部的 Intranet 企业的供应商间的 Extranet 企业外部 的 Internet P344 下 20 基于 Internet 的网络技术的公司内部网 不仅提高了企业信息服务的自动化程度 而且 降低了企业管理费用 P345 21 Intranet 模式以浏览器 Web 服务器和数据库服务器为核心 P345 22 Intranet 的应用有两种形式 发布内部文件 内部通信 P345 中 23 Extranet 是面向公司合作伙伴 相关企业和主要客户 Extranet 通常位于防火墙之后 通常也不向大众提供公共服务信息 P345 下 24 选择题 Extranet 的作用是 三点 书上第 346 上 25 多选题 网络沟通的主要形式 四个 书上第 346 页 26 网络沟通的原则 主要考试前三点 交流面对面 管理最有效 信息传递前 深思又熟 虑 注重影响面 圈内与圈外 P347 27 网络沟通存在的问题 常考第一和三点 沟通信息呈超负荷态 纵向沟通弱化 横向沟 通扩张 P348 和 P349 28 人们愈来愈青睐电子邮件和电子公告板 P349 上第四行 第二章 办公环境的管理 1 办公布局 开放式办公室的优点 易于沟通 便于交流 缺点 房间易有噪音 如说话 声 打电话等影响他人 封闭式办公室的优点 易于保证工作的机密性 把书第 353 页 上表格看一下 2 封闭式办公室又称为传统办公室 网格式办公室 P352 3 预防紧急情况的措施有 主要是第二点和第六点 P354 其中 第二点可能考选择题 第六点在录像中可能出现 4 发生事故时 秘书要填写 事故情况记录表 如果事故中有人受伤 则涉及到的每个人 都要填写一张 工伤情况报告表 里面的主要信息要有 完成表格人员 事故涉及人员 事故见证人 填写表格的人员签名和日期 注意一定不要有伤情鉴定医生 5 第二题 改进日常办公事务工作流程的方案 答 改进日常办公事务工作流程的基本思路是 合并和精简 认识到存在的问题后 提出 如下改进建议 书上第 356 页的表格 把大标题写上 然后在自己添写一些话 是句子完 整通顺 然后再答第 357 页注意事项中 1 流程应由职权明确的专人来负责 2 要考 虑客户的需要 与其他流程以及客户需求适当结合 3 流程本身要有不断改善的空间和弹 性 6 选择题 文稿审定的步骤 1 文秘人员打印文件 首先应浏览一遍文稿 2 校对人 员应认真校对 3 章监管员用印前 对文件内容 文件格式 签发手续再次认真核对一 遍 P358 上 7 选择题 文稿审核的内涵 法律审核 政策审核 实施审核 体式审核 程序审核 P358 8 选择办公设备和易耗品供应商时要比较 1 价格和费用 如批量购买 节日削价或将 其指定惟一的办公用品供货商 但注意一定不要处理的产品 2 质量和交货 3 服务和 位置 4 安全和可靠性要仔细比较供应商的报价单 订货单 交货单和发票是否一致 P359 9 第三题 作为秘书 你如何做到对办公用品的控制和监督 答 第一 要做好库存控制 就要确定好库存卡 既确定最大库存量 最小库存量和再订 货量 其中最大库存量是 定义 在书上第 360 页中间 最小库存量是 定义 在书上第 360 页 再订货量是 定义 在书上第 360 页 第二 加强对办公设备和耗材的库存管理和监督 要求保持进货卡 出货卡和库存卡的三 卡一致 P261 进货卡即记录所有接收信息 出货卡即是申请领用单 记录发放物品的数 量 库存卡是每一次计算物品的库存余额 该余额代表库存物品的实际数量 P260 第三 最后 书上第 360 页下 检查库存物品申请表和库存卡 从而了解各部门和某个 人使用物品的情况 定期检查库存记录卡 了解库存物品的项目和最大 最小库存量和再 定购量 检查实际库存 将库存中实际存放的物品余额对照卡片上的余额相比较 看是否 有出入 其目的是防止浪费和被盗 10 小题 租用或租借合同无法提前终止 否则可能是昂贵的 P361 11 办公用品的采购 由购买货物的人填写 购买申请表 经部门领导批准后交给采购 人员 并复制一份给会计部门 采购人员要根据收到的货物填写入库单 货物入库 库 房人员要签字表示货物进库 会计部门收到发票后 对照交货单 入库单和订购单 要做 到三单一致 经财务主管签字 支付款额或支票 P362 12 做时间表应按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序 P363 中 并指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人 13 行动计划的内容 书上第 364 页第一 二 三 四点 14 现代企业管理要求工作的时效性 制定承办周期的内容和期限要考虑 1 时间期限 2 确定多长的时间期限做标准适宜 包括能体现组织的形象 P365 中 15 承办周期是企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定 P365 下 第三章 常用事务文书的拟写 1 选择题 市场调查报告的特点 其一是针对性 其二是真实性 其三是时效性 P367 中 2 市场调查报告有情况调查报告 事件调查报告 经验调查报告和问题调查报告 P367 3 市场调查报告的主体由三部分 书上第 368 页下 4 市场调查报告最重要的是实事求是 P369 中 5 计划的概念 是实现目标 内容 步骤 措施和完成期限的一种事务性文书 p369 6 计划的特点 其一是针对性 其二是预见性 P369 7 从书上第 371 页下计划的结构与写法开始看到第 372 页的注意事项 看后 第四题题目就是根据背景写一篇计划书 北京的粗略意思是 单位要开展一项学习太极神功的活动 学习完后举行比赛 以次写一 个计划 注明 背景是老师举的例子 未必是考题 仔细看一下书上第 370 页 例文分析 2 8 总结的类型 按内容分 由学习总结 工作总结等 按性质和作用分 由综合性总结 专 题性总结等 选择题 P372 9 总结的结构中主体包括的内容 成绩和经验 存在的问题和教训以及今后努力的方向等 10 选择题 主体由过程式 经验式等多种形式 P374 11 在总结中的注意事项 第一 二 三 四点 P374 12 述职报告的特点是 一是个人性 二是真实性 三是通俗性 P375 13 重点 招标书 招标书由多种类型 企业经营者招标书 企业承包招标书 劳务招标 书 技术引进或转让招标书 P376 下 14 第五题 可能是公文写作题 招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看 一下第 377 页的招标书例文 15 第六题 可能是请柬写作题 参见第 191 页请柬的格式与写法 16 投标书也称为 标函 它的特点是 针对性 求实性和合约性 P378 关于投标书的结构和写法同学看一下即可 第四章 会议与商务活动 1 会议前我们应该做好哪些方面 1 确定会议的议题 2 确定会议的议程 3 确定会 议时间 会期 4 确定经费预算和餐饮安排 P382 2 确定会议主题的主要方法 一是要有切实的依据 二是必须要结合本单位的事迹 三是 要有明确的目的 议题是对会议主题的细化 P382 3 会务组是负责会务组织 会场布置 会议接待签到等会议的组织 协调工作 P382 下 4 开远程会议 预算我们应重点考虑 邮电通信费用 电话和电视费用 5 选择题 三方或三方以上参加会议的桌子药用 A 长方形桌子 B 圆桌性 C 马蹄形桌子 D 正方形桌子 答案 BD 6 选择题 在什么样的会议中 报告人和主办单位负责人座位相间排列 答案 报告会 表彰会 联席会 P385 中 7 远程会议的优点 节省时间 节省金钱 可以使用录音带的形式作永久纪录 P385 8 第七题 秘书如何做好会议协调 答 在总协调中 先要准备工作协调 即答书上第 387 页上面的表格 然后再添加两列 一列的标题是 不完成 存在问题 另一列的标题是 落实日期 在组织工作协调中 秘书要引导会议进程 秘书发言 1 着装要得体 注意表情 2 在 时机成熟时 适时引导 3 发言时要与领导导向相同 秘书还应做到在会上认真倾听 最 大限度地给予鼓励 在会上要尊重他人意见 确信自己能对任何冲突产生积极的影响 9 决定会议效果的因素 书上第 388 页下第二点 第三点 第四点和第五点 10 导致会议承销不高的主要方面 P389 中 看一下即可 了解 11 第八题 某公司开业 请你做好开业典礼的前期准备 答 书上第 392 页到 393 页 一共 9 个点 其中在第四点 阐述来宾邀请的人士包括上级 领导 社会名流 新闻界人士和同行业代表 第六点中 开业现场 可以是正门之外的广 场 也可以是正门之内的大厅 第九点中 向来宾赠送的礼品时 应选择有宣传性 荣誉 性和独特性的礼品 典礼的程序包括 1 7 点 书上第 394 页 其中第五点 详细阐述揭幕人要由本单位 负责人和一位上级领导或嘉宾代表组成 揭去盖在牌匾上的红布 宣告企业的正式成立 以上用自己的语言组织一下 即为答案 12 信息发布会的主题大致有两类 1 说明性主题 2 解释性主题 P395 13 选择 信息发布会的时间选择要注意 1 避开节日与假日 2 避免与重大社会活动 相冲突 3 防止与新闻界的宣传报道重点撞车 P395 下 14 选择 确定信息发布会的地点要考虑 1 本单位所在地 2 事件发生地 3 当地 著名的宾馆 会议厅等 P395 下 15 信息发布会的主宾是新闻记者 广告公司 客户 同行业是受邀请的对象 P396 上 17 信息发布会的主持人大都由主办单位的办公室主任或秘书长 公关部部长担任 P396 18 选择 图片 实物 模型 录像 光碟等也是新闻发布会准备的材料 P396 中 19 信息发布会上要注意 1 讲话重点突出 2 各发言人口径统一 3 对各方记者要 一视同仁 不能厚此薄彼 p397 第五章 信息与档案 多为选择题 这部分也可能出现大题 可能在档案与沟通中选择一个 1 多选 信息开发的主要形式 P401 下 2 剪报的优点 成本低 获得的信息量多 不足的是 缺乏时效性 可靠性 P402 上 3 信息资料索引可分为篇目索引和内容索引 P402 中 4 文摘的类型 指示性文摘 适用于信息篇幅长河内容复杂的情况 和报道性文摘 P402 5 多选题 信息编写的类型 5 点 书上第 403 页下面 6 信息开发的方法 主要注意第三点 纵深发 和第四点 连横法 P404 中 7 仔细看书上第 405 页信息开发的类型 一次信息的形式有剪报 外文文献的编译等 二 次信息的形式有目录 索引 文摘和简介等 三次信息提供的是评述性的 动态性的 预 测性的信息 其形式有 简讯 综述 述评 调查报告等 P405 中 其考察方式是 从中抽 出 4 个 让你选择哪些是一次信息 二次信息 三次信息 8 信息开发技巧 抓住热点 针对难点 找准亮点 超前预测 突出特色 P405 中 9 信息利用中要使用跟踪卡 跟踪卡的定义 P406 中 10 信息咨询服务的表现形式 报刊索引服务 信息线索咨询服务 统计资料的咨询服务 P407 考题形式 在给出别的一个 构成四个选项 11 信息反馈的形式 正反馈和负反馈 前反馈和后反馈 四选题 P408 了解前反馈的定义 在信息发出之前 向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众 中的建议和呼声等后反馈的定义 信息在发出后 信息接受者对信息做出的反应 P408 12 信息反馈的特点 针对性 及时性和连续性 P409 中 13 选择题 开展档案利用的方式和途径有 1 开设阅览室 2 档案外借 3 制发档 案复制本 4 出具档案证明 P411 14 开架阅览的做法是 1 科技档案副本 2 非密的或密级较低的 3 编制 科技档 案检索图表 选择题 P411 15 档案外借的制度 1 办审批手续 2 外借期限不易过长 3 数量要有所限制 4 保证按期归还 P411 16 档案复制本分为副本和摘录两种 P411 17 档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明 在证明中只能对有关材料进行客观地 如实地叙述或摘录 尤其对所要证明的问题起关键 性作用的内容应做到与原件的字 句 甚至标点完全吻合 P412 中 18 印发目录包括内部印发 向内部各机构和下属单位印发 和外部交流两种 P412 20 提供档案利用 是针对档案管理者而言 利用档案 是针对利用者而言 P412 下 21 档案参考资料具有问题集中 内容准确 文字精炼 概括性强的特点 P413 中 22 把书上第 413 页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下他的考题类型可能是根据 一定的背景 让你选择 如对于一个搞科技的企业来说 编写档案参考资料的一句诗 则选书上第 415 页的第八点 第九点和第十点 因此要知道 对于不同类型的企业 其依 据不同 23 大事记的概念 P413 中 秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记 在编写的时候 具体要求是 三点 第一 观点正确 用材真实 第二 大事突出 要是不漏 小事不记 第三 系 统条理 简明扼要 P413 大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成 23 组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考 如 选择题 系统记录一个单位或专业系 统的体制 组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是 选择 组织机构沿革同 时 企业年鉴也是如此的考法 P414 24 统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种 P414 中 25 针对性地提供档案服务的人员 计划决策人员 基层管理者 科研人员 工程技术人员 P416 中的四个大标题 关于录像答题技巧 一般 1 看秘书的着装 看是否着职业装 2 办公桌是否整洁 信函要分类放置 3 在打电话时 注意 电话要在铃响三声内接电话 要用礼貌用语 如您好等 上班时 间不得占用电话聊天 4 保密 不能对好朋友泄密 不能为了炫耀 泄密 不能因为老 板吵你 赌气泄密 一 关于商务活动中的签字仪式 书上第 389 页 注意 迎客 秘书在大门口迎接 领导在会议室等待迎接 客人应坐在右边 签字厅应整洁 干净 签字桌应为长桌 桌布应为绿色 实现应准备好签字用具 如合同文本 签字笔 吸墨器等 桌上要摆放双方国旗 入座座位 助签人应在主签人的后面 其他随从人员的 位置要注意 合同第一次交换由助签人完成 第二次交换由签字人完成 到最后要照相留 念 注意站的位置 共饮香槟酒互相庆祝 最后谈话要注意 不谈政治 宗教 不问婚否 身子预言 注意 OK 在不同国家的意思不同 二 宴请 注意 场地的选择 点菜时要注意对方有无忌口 迎客的方式 入座的顺序 关于在宴请的 过程中出现的一些聊天注意事项 可能涉及到招标书的准备工作和投标 注意其日期 秘 书要为上司准备好信息资料 电话保密工作 会议通知包括哪些内容 管理上司日志时 若上司日志发生变化 则应当先调整上司日志 再调整自己的日志 然后提醒上司日志已 变化 最后通知对方 并致歉 三 有关商务旅行 详见书上第 397 页 秘书与领导一起出行 可能还有其他人员 注意 做好出行前的准备 拟定出访方案 包括意图和目的 出访时间 地点和路线 费 用情况和简单要求等 仔细看书上 399 页的表格 准备好后要想上司汇报 召开全体出访 人员预备会 给上司提醒 四 有关沟通 可能员工家属来闹事 注意 好好看看书上的第 239 页的沟通策略 这是一个对外的横向沟通问题 秘书有无做到换位思考 耐心倾听 秘书有无做到日常接待 如倒水等 如果对方着急 秘书不可以急 应该有耐心 秘书在接待过程中要注意保密工作 与对方说话时 不能出 现有 让我告诉你 的电话和地址 即在未经领导的授权下 不能说出领导的电话和地 址 对方提出一些要求 秘书要向上级请示 若上级正在开会或接待他人 秘书不能直接 进去向领导说 而应写成便条形式 把领导叫出来汇报 领导在未吱声的情况下 秘书不 应该说出该如何如何决定 关于录像答题技巧 一般 1 看秘书的着装 看是否着职业装 2 办公桌是否整洁 信函要分类放置 3 在打电话时 注意 电话要在铃响三声内接电话 要用礼貌用