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常用公文写作规范与技巧 2012年7月 艺术创作为抒发主观感情 反映社会现实生活而进行的写作 抒发情怀 有感而发 应用写作为处理公务或个人事务而进行的写作 面向实际 奉命而作 引题 公文 狭义 公文 广义 通用公文 专用公文 科技 财经 外事 求职 法律文书等 事务文书 计划 总结等 法规文书 规章 办法等 法定公文 党政机关公文 引题 课程内容 公文概述 公文格式和行文规范 常用公文写作技巧 课程内容 公文概述 公文格式和行文规范 常用公文写作技巧 一 公文概述 7 报告 通报和交流情况 指导布置和商洽工作请示和答复问题 公布法规和规章 重要工具 特定效力规范体式 传达贯彻党和国家方针政策 党政机关公文 实施领导 履行职能 处理公务 一 公文概述 一 公文的定义 文书 法定公文种类 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要集团公司最常使用公文文种 10种 决定 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要等 可根据职责权限和实际情况选择使用 一 公文概述 二 公文的种类 绝密机密秘密 收文发文 上行文下行文平行文 按紧急程度 一般公文 特急 急件 普通电报 特提 特急 加急 平急 一 公文概述 二 公文的种类 由特定的作者制定和发布 履行法定程序 符合党和国家的方针政策和法律法规 依法行政和进行公务活动的重要工具 具有规范的文体 结构和格式 具有法定的现行执行效用 具有法定的权威性 具有鲜明的政治性 具有实用的工具性 具有特定的程式性 具有严格的时效性 一 公文概述 三 公文的特点 课程内容 公文概述 公文格式和行文规范 常用公文写作技巧 依据 含义 原则 公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式 当有者必须具备 不当有者不得出现 2012年6月29日发布党政机关公文格式 GB T9704 2012 版记 文尾 二 公文格式和行文规范 一 公文的书面格式 Textinhere 主体 版记 文尾 公文书面格式 二 公文格式和行文规范 一 公文的书面格式 一 眉首 包括公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人六个要素 二 主体 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名和成文日期 公文生效标识 附注七个要素 三 版记 包括抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 二 公文格式和行文规范 一 公文的书面格式 眉首 主体 版记 二 公文格式和行文规范 一 公文的书面格式 构成要素发文机关名称 关于 事由 的 文种要求主旨鲜明 重点突出 文字简洁 格式规范中共中央办公厅国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知关于中国邮政政研会2011年度政研成果获奖情况的通报事由 是标题的关键部分 表述行文意图 一般用动宾短语或偏正短语来表述 文种 是公文标题中最重要的要素 每一个文种都体现着一种严格的权限 不可混淆使用 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素1 标题 书写格式红色分隔线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 排列方式根据内容可作调整 应当使用梯形或菱形 上下等长 直尺 上短下长 正梯形 上长下短 倒梯形 正递式 宝塔 倒递式 倒宝塔 上下短中间长 梭子 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素1 标题 常见问题 1 文种混用请示报告函请示 适用于向上级机关请求指示和批准报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素1 标题 请示与报告请示与请求批准的函 常见问题 2 题不达意事由不清 关于征订 邮政职工新知手册 的通知 题意不准 关于申请一台电脑的请示 表意不明 关于是否加入xxx协会的请示 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素1 标题 常见问题3 用词重叠关于转发国家外国专家局办公室 关于印发 外国文教专家违法违纪通报管理办法 的通知 的通知修改 转发国家外国专家局办公室关于印发 外国文教专家违法违纪通报管理办法 的通知关于转发教育部办公厅 关于做好2010年普通高等学校应届毕业生入伍预征工作的通知 的通知修改 转发教育部办公厅关于做好2010年普通高等学校应届毕业生入伍预征工作的通知 改正方法 弄清什么才是要转发的文件 其中间转发层次可以省略 如果原件中有 的通知 三字 因转发一词的使用已限定文件的文种为通知 不必再在原件标题后加 的通知 三字 如果原件标题中有介词 关于 原则上不在 转发 批转 一词前再次使用 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素1 标题 练习关于转发中国邮政集团公司 关于转发人力资源和社会保障部办公厅 关于做好十二五期间职业技能鉴定工作的意见 的通知 的通知 正确 转发人力资源和社会保障部办公厅 关于做好十二五期间职业技能鉴定工作的意见 的通知 常见问题4 滥用符号标题中除法规 规章名称加 外 一般不加标点符号 但可以在并列的词或词组中间加空格或特殊词语用引号 括号 如 关于印发 中国邮政企业形象管理手册补充规定 第2号 的通知 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素1 标题 主送单位指公文的主要受理单位 写作要求 1 应当使用全称或规范化简称 同类型机关统称 标题下空1行顶格写作 2 单位不止一个时 名称按系统先外后内 先大后小的顺序排列 不同类且非并列关系的机关中间用逗号隔开 同类型 相并列的机关中间用顿号隔开 末尾加全角冒号 3 普发性文件的主送单位 以集团名义发文表述为 各省 自治区 直辖市邮政公司 集团公司各部门 直属各单位 中国邮政储蓄银行各省 自治区 直辖市分行 计划单列市分行 各省 自治区 直辖市邮政速递物流有限公司 个别省公司不发时的写法 各省 自治区 直辖市邮政公司 不含XX XX XX公司 一般应避免 各相关单位 的写法 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素2 主送与抄送 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位 写作要求 1 应当使用全称或规范化简称 2 单位不止一个时 名称一般按系统先外后内 先大后小的顺序排列 抄送单位之间用逗号停顿 结尾用句号 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素2 主送与抄送 正文 总体要求必须和标题文种相吻合 基本原则掌握每一种公文文种的适用范围 规范要求1 语言规范2 序号合规3 数字合标4 名称标准5 引据齐全6 标点正确 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素3 正文 1 语言规范用书面语而不用口语 用事务语体而不用文学语言做到 庄重 平实 准确 精炼 严谨 规范词法 常用雅语 敬语 强调语句法 常用 将 字句 常用省略句 常用缩略语章法 分条列项段首撮要引述依据 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素3 正文 2 序号合规结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 一 XXXXX 一 XXXXXXX1 xxxxxxxxx 1 xxxxxxxxxxx字号字体 正文用3号仿宋体字 正文中小标题 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三 四层用仿宋体字 字数行数 一般每页22行 每行28个字 行距30磅 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素3 正文 3 数字合标公文中的数字 除部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩的语句中的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 同时注意不要分列两行 错用举例 该用阿拉伯数字错用为汉字 20世纪90年代 错写成 二十世纪九十年代 该用汉字错用为阿拉伯数字 党的十八大 错写成 党的18大 第一 二 季度 写成第1 2 季度等 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素3 正文 4 名称标准专用名称的表述 地名 人名 国家名 机关党派等名称用规范写法 均以报刊 新闻联播或新华社译名为准 名称在文稿中第一次出现 应用全名 如名字太长 需在文内用简称 要用习惯用法或规范化简称并在第一次出现之后用括号注明 以下简称 第一次出现的县市名称前应冠以所属省份名称 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素3 正文 5 引据齐全公文中经常引用上级文件名称 应先引来文机关名称 再引文件名称 后用圆括号标引来文字号 如 根据中国邮政集团公司 关于xxxxxxxx的通知 中国邮政 2012 15号 精神 现将xxxxxxx 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素3 正文 6 标点正确以 标点符号用法 为依据 正确使用标点符号 同时注意 标题中的标点符号小标题中的标点符号 独立成段的小标题后无标点符号 小标题后接着排印内容 小标题末尾用句号 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素3 正文 附件 一是正文只起批准 发布 印发 转发 批转作用 其内容很短 公文的主要内容是附件 二是只是补充说明正文某一方面内容的事件材料 图表 统计数字等资料 附件说明 在正文下面空一行左空2字标注附件的顺序号和名称 序号使用阿拉伯数码 附件名称不加标点符号 名称较长需回行时 与上一行附件名称的首字对齐 附件 1 XXXXXXXXXXXXXXXXX2 XXXXXXX附件应在左上角第一行顶格标识 附件 和序号 3号黑体字 序号和名称应和附件说明前后一致 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素4 附件和附注 附注 标注公文印发传达范围等需要说明的事项 一般单位行文在请示 意见 具有请示意味的函等文种中标注联系人姓名 电话等 其它文种原则上不用标注 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素4 附件和附注 在成文日期之上增加发文机关署名 在正文 或附件名称 下空2 3行成文日期是公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 起草公文时一般不需要填写 OA办公系统套红取号时自动带入 但要注意 成文日期在发文机关署名下一行 右空4字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 如 2012年6月10日 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素5 发文机关署名和成文日期 上不压正文 下不离日期 骑年盖月 端正清楚 上距正文一行之内 印章下弧无文字采用下套方式 印章下弧有文字采用中套方式 二 公文格式和行文规范 二 公文的书面格式要素6 印章 公文行文依据 二 公文格式和行文规范 三 公文的行文依据 公文行文标准 中共中央办公厅国务院办公厅关于进一步精简文件和简报的意见 中办发 2012 16号 中明确规定 文件要突出思想性 针对性和可操作性 严格控制篇幅 做到主题鲜明 重点突出 结构严谨 表述准确 语言精练 高质量的公文是正确的内容和完美的形式的和谐统一 语言精练 表述准确 二 公文格式和行文规范 四 公文的行文标准 课程内容 公文概述 公文格式和行文规范 常用公文写作技巧 2 了解领会领导意图 3 5 抓住 一个中心 和 三个基本点 4 研究和掌握公文写作的基本规律 1 掌握党的方针政策和国家的法律法规 三 常用公文写作技巧 一 公文的写作要素1 基本要求 全面准确的掌握第一手材料 向下行文 向上行文 三个基本点为什么要做 目的 意义 根据 原因 怎么做 方法 措施 注意事项 做成什么样 标准 要求 及附带的考核 验收 奖惩等 三个基本点我们做了什么或我们为什么要做怎样做的做得怎么样及体会 效果和经验 一个中心 以上级精神 领导意图和客观实际来确定中心 明确思路 收集观点和材料 思维的定向性 思维的程式性 反映的同一性 4 1 2 3 思维的群体性 三 常用公文写作技巧 一 公文的写作要素2 思维特性 四个要素 三 常用公文写作技巧 一 公文的写作要素3 写作要素 主旨 文章的 灵魂 言之有理 材料 文章的 血肉 言之有物 结构 文章的 骨架 言之有序 语言 文章的 细胞 言之有文 思路 结构 目的 文种承启语 事项 前言 主体 结尾 依据 要求 三 常用公文写作技巧 一 公文的写作要素4 写作思路 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作 通知 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 文种特征 标题 一般由发文机关 事由和文种三要素构成 转发 批转 发布性的 由发文机关名称 被批转 转发 发布 的文件 法规或规章名称和文种三要素构成 特殊情况的可写明性质 如紧急通知 补充通知等中共中央办公厅国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知转发中国银监会办公厅关于加强邮政储蓄机构组建期间储蓄资金案件治理工作的通知关于国庆节期间举行升国旗仪式的紧急通知 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 通知的正文 因种类不同 在格式和写法上有所差别 一般由开头 主体 结尾三部分组成 开头主要交代通知原由 依据 主体说明通知的具体事项 结尾提出执行要求 内容单一的 篇段合一 内容较多的 分条列项 正文 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 正文 批转 转发 发布性通知批转 转发类通常包括三层内容一是表明对被批转 转发 文件的态度或转发文件的背景 目的 二是强调阐述批转 转发 该文件的重要性和必要性三是提出贯彻执行的希望或要求 一段话或若干条段 发布类通常包括两层内容一是交代对发布 印发 颁布 的文件 法规或规章的意见及相关事项说明二是提出贯彻执行的希望或要求这一类通知印发 转发的对象均作为正文 不作为附件 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 正文 指示性通知指示性通知通篇为指示性内容 一般是向下级布置某项工作或要求下级完成某项任务 一般篇幅较长 通常包括三部分内容开头说明通知缘由 背景 依据 目的等 主体说明通知事项 内容上有针对性 切实可行 结构安排上 分条列项或加小标题 结尾提出执行要求文中大量使用 必须 要 不得 等模态词语 表意明确 语气坚定 不容置疑 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 正文 会议通知开头 会议缘由 召开会议的原因 根据 目的以及召开会议的机关和会议名称等主体 会议事项 8个主要要素直接分条列项写出会议起止时间 会议地点 会议内容和任务 主要议题 参会人员的条件和人数 报到时间和地点 准备材料 会议费用 其它事项等结尾 结束语 特此通知 或不再另写 自然结束 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 正文 任免通知正文一般包括两部分 一是说明任免根据二是说明任免决定行文时要注意 任免包括了任职 免职 既任又免等几种情况 要区别情况 写清被任免人员的姓名和职务 至于任免原因 一般不展开说明或发表议论 以体现通知决定的权威性 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作1 通知 写作要点提示 一 要讲求实效 切忌滥发通知 发通知的目的在于指导推动工作的深入开展 要确有必要 讲求实效 二 要具体明确 切忌笼统含混 要做到主旨明确 结构严谨 用语通畅 具有可操作性 三 要把握通知的内在逻辑结构 通知原由 通知事项及执行要求 四 用语庄严郑重 不容置疑 大量使用祈使句 五 要及时行文 切勿延误 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作 请示 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作2 请示 文种特征 1 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 2 在实际工作中 遇到需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 标题 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作2 请示 请示的标题可以使用发文机关 事由 文种的形式 也可以使用事由 文种的省略形式 如 关于申报中国邮政信息备份中心监控及消防系统改造项目投资计划的请示 请示标题关键是写好 事由 要简明概括写出请示的核心内容 事由 表述 动词所表示的动作行为必须是发文机关的行为 如无动词 则用 关于xxxxx事项 问题 的请示 表述 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作2 请示 主送机关 单头主送 负责受理和答复请示的直属上级机关只有一个 请示只能按照隶属关系直接向主管上级机关呈送 不得向无隶属关系的机关请示 更不能多头主送 否则会互相扯皮 不利于问题的解决 除上级领导直接交办的事项外 不得直接呈送领导者个人 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作2 请示 正文 开头 请示缘由 交代请示缘由 指请示事项的相关背景 无法解决的问题和难点 请示事项的性质或意义等 如政策依据 事实依据 目的 背景等 要求高度概括 理由充分 主体部分 请示事项 交代请示的事项 即请求上级指示 批准的具体内容和要求 也是陈述缘由的目的所在 可以分条列项 注意条目间的逻辑关系 提出的请求要集中明确 合情合理 既要考虑必要性 又要考虑可能性 语言既要简明扼要 清楚明白 还要注意行文语气 选用词语要谦敬 分寸得当 结尾 请求 妥否 请批示 当否 请批复 可否 请批准 以上如无不妥 请批转有关单位执行 等 关于追加国家统计局承担课题经费的请示集团公司领导 我部委托国家统计局承担的 城市居民电信消费行为调查 课题已顺利结束 并于1月16日通过评审专家组评审 评审组一致认为 该课题取得的调查数据真实有效 为正确认识和把握电信市场消费状况提供了重要参考依据 研究报告质量较高 提出的有关资费和市场营销的政策 策略 具有一定的指导性和操作性 本课题在立项时确定的调查对象为分布于3个省份的1050个样本户 并商定了12万元的课题经费 为了使调查样本更具代表性 调查结果更加真实地反映实际情况 后决定将样本数量翻番 达到6个省份的2100户 经费相应增加到24万元 经协商 追加的12万元经费于结题后一并付清 因时间和程序问题并基于双方的互相信任 没有重新签订技术服务合同 但此事同时征得了新技术发展部相关领导的同意 目前 除已经支付的6万元前期费用外 还需支付国家统计局课题组6万元合同余额和12万元的追加经费 共计18万元 壹拾捌万元 妥否 请指示 市场经营部二OO二年一月十七日 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作2 请示 案例分析 三 常用公文写作技巧 二 常用公文写作2 请示 写作要点提示 一 要准确理解请示的行文对象 请示的行文对象必须是具有隶属关系的上级机关 二 香烧一股 佛敬一尊 一文一事 不能多头主送 三 要把握请示的内在逻辑结构 为什么要请示 请示什么问题及提出请求 四 要事前行文