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文档简介
永乐软件中电子文件归档操作指南 赣榆县档案局 一 如何修改永乐软件中的保管期限表 打开永乐软件后 请点击 系统 按钮 在下拉菜单中点击 系统维护 在系统维护代码表维护中 选择保管期限8 注意 前面小手必须指向8这栏 再点击工具栏上的 新增 按钮 修改相对应的数值 将代码值8改为9 将显示值25年改为30年 将保管期限8改为保管期限9 修改结束 点击 保存 按钮 打开文件级管理 保管期限下拉框就已经有了30年这个选项了 二 如何在电子文件目录上链接相应的电子文件 1 打开永乐文档一体化软件 2 检索出要添加电子文件全文的文件级目录 并点击其题名 3 点击工具栏上的 全文标识 按钮 点击全文标识 4 从打开的对话框中选择所需要添加的电子文件 选择对应的电子文件 再点击打开 5 点击 打开 按钮 确定所选择的电子文件 点击保存 6 保存所进行的操作 再次点击文标识 7 再次点击 全文标识 按钮 点击打开 8 从弹出的对话框中 点击 打开 按钮 9 计算机会自动打开所添加的电子文件 三 如何修改链接错误的电子文件 点击转成卡片式按钮 1 打开永乐文档一体化软件 点击工具栏 卡片式 按钮 1 删除原来链接的路径 2 删除后保存 2 在卡片式状态下 检索出链接错误的文件级目录 3 在全文标识后面的对话框内删除原来链接的电子文件路径 4 删除后点击工具栏上的 保存 按钮 保存所进行的操作 1 再次点击全文标识 2 重新选择链接 5 再次点击 全文标识 按钮 6 从弹出的对话框中选择新的电子文件后 点击 打开 按钮 1 修改后新的路径 2 再保存 7 在全文标识的对话框内可以看见新的电子文件的路径 8 点击 保存 按钮 对修改后的结果进行保存 1 点击全文标识 2 点击打开 9 点击 全文标识 按钮 从弹出的对话框中点击 打开 按钮 10 计算机自动打开新链接的电子文件 备注 1 该操作须在 永乐文档一体化 软件中进行 操作前应把归档文件的目录输入计算机 然后再添加电子文件全文 2 文件归档后 只需要对保管期限为永久和定期为30年的目录添加电子文件全文 定期为10年的目录不需要添加 3 添加的电子文件全文 不论是办公自动化软件中形成的 还是将纸质文件扫描后形成的 都须要将该文件重新命名与归档后目录档号一致 例 赣档 2006 18号关于印发 2006年全县档案教育培训计划 的通知归档后的档号 020420060020bgs0001其相应的电子文件应重命名为 020420060020bgs0001 4 在归档工作结束后 应将电子目录从软件中导出 和所对应的电子文件一起刻录成光盘保存 一式三份 各单位要在保管期限表中另给所形成的光盘一个目录号 不要归档到声像实物档案中 5 未使用 永乐文档一体化 软件的单位 也应当将在其他软件环境中形成的电子目录 符合DB32 505 2002标准 和相应的电
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