外勤岗位工作流程(文字版)

基本要求 本指导书用于指导和规范员员工在从事外勤业务时的操作 员工必须严格按照本指导 书相关规定执行工作操作程序和要求 不得有任何省略 疏忽 偏差和有悖于本指导伟规 定和要求的情况发生 在工作执行过程中 如因特殊情况或客户的特殊耍求以至发生有悖 于本指导书规定要求或本指导书未列明操作程序 员工应将有关情况和要求报告部门经 理 在征得部门经理或更高级主管领导批准同意后再执行这类特例操作程序 同时 员一 应将这种特例操作的记录和相关领导的批准间愈记录保留在业务档案内以兹证明 登轮准备 船舶到港前详阅单船作业计划衰和来往函电 了解阶拍来港任务 装却货是否有特殊 要求以及委托方 船方中请办理事项 以及其它有关方 租船人 货土 的具体要求 港 口使费及其它有关费用的创分情况和要求 从调度处了解掌握船舶作业计划的几体安排 以及各项委办事项安排落实情况 各妥办理船舶进口手续所孺的各种表格 收齐应转交船方的各类文件 船舶俏件 邮件及 货运单证 同时 对于节次来港的船柏应准备一份 服务指南 交般长并在单船工作记录本上做好记 录 对外 籍船员的船舶送英文报纸 3 0 登轮工作 3 粉舶靠泊后 外拗业务员至少每工作日登轮一次 修理般舶每 日登轮一次或根据船 长要求时间登 轮 3 2 首次登轮时 应与船长核实索要以卜信息 井在单船工作记录本上作记录 1 船舶规范 2 船舶抵港时间 检疫通过时 I a 如有 3 引水登轮时间 如有 4 靠泊 系浮和抛作业锚地时间 5 进口手续办妥时间 6 装 却作业开始时间 7 船舶抵港存油水 8 船舶抵港吃水 9 船舶吊杆负荷 10 船的吨税证书有效期成靳办的期限 川 般方其他委办事顶 12 书面递接装 卸准备就绪通知书 3 3 索取或协助船方填报足够份数的卜列单据 以便及时代船方办理进口手续 旅游船或其 他特殊般须 登轮联检的除外 A 总申报单 B 货物巾报单及进口核货消单 过境货脸单 如有 C 船用物品中报单 D 般员物品中报单 E 船员名单 F 旅客名单 如有 G 肮海健康中报书 卫检已上船办手续者除外 H 卫生检疫巾请表 来自境外般舶 船柏动植检佼申报表 编 李 P rZ SD 一 侧洲肛 版本号 冰扣 g 修订次数 O 发布日期 2 仪拍旧 8 忍 O 生效 l 一 1 期 2O 的心曰 30 澎 10 一一一一一一一一一一一 2 塑型丝竺少 0 朋月白概况表 K 外籍般舶以及来自境外的中国籍船舶上港的离港证 其巾进口载货清单 过境货舱单 如有 船员名单和旅客名单 如有 吨税复印件 加舶概况表至少要留一份存档 L 应海事部门要求需船方提供的其它特殊文件 如 船舶安全检杏报告 符合证明 犯 安全 管理证奋 S 优 最低配员证书等 M 船舶吨税中报单 如需征吨税 登轮证中请等 3 4 记录船方委办事项并及时安排 办完后在单船记录本上以 J 标识 3 5 记录送交船方的信件 邮件 各类电报的总数 信函或物品应由船长签收 4 0 卸货船 4 1 从船长或船公司及其代理人 对方港 处取得进口载货清单及货物积载图等有关卸货单 证后 应认真 核对单证是否完整 单证显示本港卸货的总重量 集装箱船的箱量 是否与计划卸货数相 符 4 2 将核对过的进口载货清单 货物积载图 危险品清单等有关卸货单证交装卸作业区 理 货公司及公 司有关部门进口业务员 船方如有拆加固 扫舱等特殊作业申请时 应及时转作业区安排 井在单 船 T 作记录本上做好记录 4 3 对 T 危险品船帕 将海事局批准的 船铂载运危险品货物申报单 到本一份交般长鉴 收 并在单 般工作记录本上傲好记录 4 4 对于委托人或朋长坚持要求凭正本提单卸货的船舶 将计划调度从收货人处取得经正确 背朽的正本 提单交船长 并取得船长签字的收据 一时提交正本提单有困难时 应通过计划调度与委 托人乒船 长和收货人联系协商 确定是否以提供保的或通过银行担保来变通解决 4 5 船长如有随船单证需转交收货人时 应带问交调度转收货人或其代理 并在交接记录台 帐上作好记 录 5 0 装货般 5 装货消单 危险品清单及有关货物资料 交船长 大副凭此配载 集装箱船舶的装箱 消单 海关关 封由班轮部及时送交船长 外理和集装箱公司签收 装货清单 危险品申报单 应留底存 档 5 2 散货的装货配载图由船长 大副绘制签字 转交装卸作业区单船指导员 件货的配载图 由船长 大剐 绘制签字 分别转交装卸作业区和外轮理货公司 集装箱船配载图由集装箱公司绘制 交 船长 大 副签字 分别转装卸作业区 外轮理货公司 进出口箱位图交调度转箱运部 并留存 5 3 船方中请供应材料进行铺垫 加固 绑扎隔枪等项工作时 应立即与公司调度和财务部 单般航次结 算员联系 落实备用金后及时安排 通免影响装货作业 5 4 向船长索取足够的空白提单 若无空白提单 需使用外代无抬头提单格式 则般长必须 写出书面申 请 并在申请中标明承运人的全称 将船方提供的空白提单或使用外代无抬头提单格式的 中请及时 转交或通知计划调度 书面中请应存档 5 5 般长委托外代签发提单 应甘先征得公司经理同惫 如同愈 刻须由船长出其 签发提 单授权 l 弓 并及时通知计划调度 签发提单授权书 须留底存档 6 0 装卸准备就绪通知书 6 1 晓却准备欢绪通知书应按委托方的要求及其提供的货物买卖合同 租船合同或港口般舶 速遗协议条 欺来签粉接受 通常情况下 外肠业务员以如 身份来签 翅却准各就绪通知书 l 代表港方 船方与港方签有速遣协议 2 代表买 卖方 买卖合同对船期 交货期 装 z 卸速率有奖罚规定 其中一方委托外 代做代理或 是第二委托方时 3 代表程租 期租 租船人 编号 PY 刀 SD 一和月 l 版本号 入为 g 修订次数 0 发布日期 么刃别口夕加生效日期 夕以均心以加 4110 6 2 船长要求外勒业务员协助制作通知书时 准备就绪通知书 否则由船长自行制作 船舶低达合约规定的地点 2 船的进口联检己通过 3 船舶己具备立即开始装卸的条件 4 在合约规定的办公时间内 在征得船长认可后方可以使用外代提供的周定格式的装卸 通知书的递接应符合卜列条件 6 3 如有关利益方未委托我司代接 则可今服第 5 2 中所列的 个条件 我公司仅以船舶代理 的身份 签署 SAG 日盯 ONL 丫 通知书签妥后 交船长副本两份 如委托方需要 正本由船务调度郎寄戚转送 并至少留 一份存档 装却时间事实记录 根据委托人或其他胎舶运拍有关的关系人的要求 按职有关合约的规定纳制时间衰 首先 琪写固定 的项目 再详细记录般的抵港至作业结束期间的有关朋舶装卸的所有事实及其起始时间 效却时间 事实记录须至少包括以下项目和时间 月舀 nUI 6 7 7 l 船舶抵达长江 n 卜锚时间 2 上海引水登轮时间 如有 3 船舶抵达宝山锚地时间 4 长江移 l 水登轮时间 如有 5 船伯到港 下锚或直接书泊时 j 6 船舶通过检疫或联检时间和备妥通知书递接时间 7 靠泊 系浮筒及移泊时间 8 开始装卸及装卸进行时间 9 坏天气记录 10 非作业停工时间及原因 摊天与船长 装卸作业区核对事实记录应记续的各顶内容及发生时间 对井共同签署装卸时间事实记录 托方 装却作业完毕后 与船长核 至少一份交船长 留底存档一份 余卜的交调度传真或邮寄给委 月乙八 U 1 T8 8 经检疫部门批准后 递交给海事部 fJ 中请应写 要求排放的时间 经海事批准后 通知船方 井 8 2 姗方委办事项 压舱水的排放 般方禽排放压枪水时 必须由般长提交书面申请 明压舱水的数饭 装载的位置 从何处何地载入 在单船 f 作记录本上作好记录 各类证 15 的申办及有关顶目的检验 接委托人 船长的书面巾请后 般拍种类适胶证书 船舶吨税证书 卫生控制证书 水尺公估计最证 占 联系办理有关的船拍证书或安排有关顶日的检验 这包括 各类船体设备及其损坏检脸 各类货物及其损坏检验 各类货舱 封舱 干舱检验 B c l E F G 将朽面中请及时转交有关单位并在单粉三 作记最本上记吸清楚 水尺公估和货脸检脸的转面中请及时转交公司润度安排 肋时催促并与姗方落实进展情况 常握情况 申请应留档各杳 将收到 Z 取 编号 Fyz sD 一切理 I 版本号 r2009 修订次益 O 发布日期 洲扣 g 幻口匆 生效日幼 2 仪冷心份知驯 O 扬州外枪代理有限公司外勤操作肉位柑导书 回的有关证书或报告交船长 在单船工作记录本上作记录 井将副本一份交船长签收后存 档 待收 到商检山几的水尺公估和货能检较证书后转公司船务调度业务员邮寄委托人 般东 8 3 般铂供应 接里委托方 粉长关于嫩油 淡水 伙食 船用物料以及其它物资供应的书面申请后 应 立即与 公司财务部般舶航次结算员联系落实备用金情况 在备用金己到帐或委托方书面证实索汇 有把握的 情况卜 将委托方或船方的书面申请转给供方 同时列明供应的内容和明确耍求 随时联 系督促 供方按时办妥相关乎续后保质供应 与船方核实供应悄况 尽量防止因供应而延误般期的 悄况发 生 并在产船 几作记录本上记录 如有必要 应做好供方评定记录 8 4 污油水的处理 般长应写山书面申请 并注明污油水的数里 种类 将中请转给公司指定的并持有海事部 门颁发的 许可证的供方 经海事部门批准后方可安排接收 排放中请应在单船档案中留一份备查 并在单船 l 作记录本乌记录 8 5 船内自修理 接受委托方 船长关于船舶需在港进行修理的书面申请后 先口头通知供方 派员登轮进 行项目检 查及修理费用估价 与公司财务部联系落实备用金情况 获确认后 再将书面中请转有关 供方 外 助应随时掌握修理的进度 以进免船期损失 并作好单船工作记录 8 6 土机检修 船长需提出书面申请 中请中注明主机检修的起始时间 并与作业区确认检修期间无移泊 计划后 外勤业务员将申请转交海事处批准后 方可通知般长实施 并作好单船工作记录 8 叨火作业 船长填报明火作业申请表 注明明火作业的位置范围 起始时间及安全措施 作业人员资 质证明 经海事处批准后 船舶方可实施 外勤应掌握明火作业的实施与结束时间 并在单船 T 作 记录上作 好记录 8 6 船长借支 借支须得到委托方的书面确认 落实备金用到帐后方可办理 外勤应消楚借款的数教和货 币种类 填报借支申请并经财务结算人员 部门经理刹公司土管经理审批后交财务郁 需注明取款 时间 交 欲时应由船长在借据 一式四份 签字益般章 两份斟本交船长 正本及一份副本取回交 财务 一 份副本存档备杏 并在单粉工作记录本上作好记录 8 9 船员就医 8 9 1 接到船长按公司规定格式城写的诊病中请书后 按约定或耍求的时间安排车辆接患病 般员 陪同船员到指定医院就医 同时将船员患病情况及时汇报检痰部门 就医结来后视 需要将船员送问船 并将医生诊断证明书交船方 同时 通知财务部及时绪制陪同费收据 单 特殊病情需特殊治疗时 应 立即通知船长 委托方 在取得般长 委托方同玄后再进行 6 2 船负一旦需住院戚特殊治疗 应通知医院估算医疗费告公司财务部对外索汇医疗费 以及可能产生的出院后的遗返费用 船员住院期间应至少每周探视一次或电话与院方联 系 R 9 3 船员病情严重必须接受手术治疗并有风险时 应立即通知般长 委托方 手术前送院 共求签字时 应让手术者本人或船长 委托方人员签字 8 9 4 遇危重病员应尽一切力量联系并及时报告船务部经理 同时告知公司主管经理 未抵 达或未经检疫部门办理其它进口手续 病员需抢救时 应先通知联检单位 征得同意后 方可将病员接卜船 8 9 5 对卜述船员就医的中请应留档一份 交财务一份 并作好相应的单船工作记录 8 10 船员登轮手续 8 10 1 根据委托 经营人 Z 船长的指示 视需要准时到机场 码头迎接登轮接班船员 8 0 2 视边防 海关需耍 带接班船员去边检办理出境登轮手续和海关的行李杏脸 中国 幼的外派船 员登外轮时 应持有外派船员授权单位介绍信 出境证明去边防 海关办理山境手续 编号 阿刀 S 卜一一阅邝 I 版本号 2009 修订次教 O 发布日润 2 仪拍月曰 30 生效日 期么沁别以从拍尽 10 扬州外轮代理有限公司外勤操作肉性相导书 8 10 3 将接班船员来本港登轮的情况 在一个工作日内通知财务部 以便向委托方 经营 人索汇 函件转递 凡送交船方的信件 文件 应记录其种类和数爹 以供日后查询 转交重要的信函 邮件 汇 软单或物品 应由船长签收 凡船方交寄 交发的信函 电传 传真 应请其填写邮寄申请并在单船工作记录本上注明 其种 类和数量 快递邮件交公司船舶服务部 普追平信 挂号信 电传 传真交调度 并作好 交接记 录台帐 期租船的交船与还船 接受船东 租般人关于办理期租交 还船手续的书面申请 船东 租船人须至少提供以下信息 A 租船人 船东全称 B 交 还船时间 地点及其他条件 C 存油水旦 船舶状况的检验耍求 如需要 根据船东 租船人的要求 安排船检于适当的时候进行存油水数量 船舶状况的检捡 按 要求 存 汕水数检 wlJ 报告应列明检验日期 时间以及日消耗量 以便正式咬夕还船时折算出当时 的存油 水量 检验结束后 应及时取回检验报告 根据检验报告缮制交 还船证书 如在长江口还船 则须按船长抵长江口时发来的电传中 所告油 水数量 缮制交 还船证书 证书至少应包括以下内容 A 船名及船国籍 B 租船人或船东全称 C 交 还船时间 地点 D 交 还船当时船状况及存油水数 交 还船证书制妥后 由外勤业务员与船长分别代表租船人和船东共同签署 除船长所需 份数外 已经签署过的证书应及时交公司船务调度转寄 转送委托方 至少保留一份证书及检验报 告存档 备查 海事处理 一旦接到船长 船东或船舶经苦人发出的船舶发生海事的信息 应尽快查明下列情况 A 船上是否存在人身伤害 B 是否因碰撞 搁浅或触礁山现油污 C 是否需要救助 D 是否因碰撞而使船舶 码头 货物权坏及损坏的大致情况 E 是否需要陆地人员到姗进行抢修 应立即向船务部经理 公司总经理汇报查明的清况并告委托方 如需救助 由船务部经理联系海事局 港口有关单位会同船长材订救助方案 外勤负责现 场协 助方案的实施 迅速联系有关部门 如消防队 医院 海事 船检 商检 修理厂家等 按然船长要求或 港口当 局的决定 采取行动 实施救助方宝 并山调度迅速转告委托方 协助船长与有关单位签订救助协议 接受船长向外代递交的救助各项委托或处理海损事故 委托 将船长递交的海事报告 海损事故报告转交海事签证 签证后交还船长 若与一艘中国绮船只发生碰掩 应尽快联系征询该轮船东的处理惫见 将愈见转委托方 井将 委托方的意见转告中国船东 若有关方耍求提供现金 银行 信用祖保形式 则应及时转青委托方 并协助处理担保事 宜 可应委托方书面要求 参与事故有关方的协商 协商情况及时告委托人 船长 可应委托方书面授权 参与海事主持下的调解 代表委托人才般长签署海损事故处理结案 文件 编号 PyZ 匀一帕用版本号 2 阅 g 修订次致 O 发布日期 洲父冷心以扣生效日期么沁 翻以从扣 71 O 一一一一竺竺丝巡些塑丝些鱼料些巡到匕 二 8 13 11 8 13 12 8 14 8 14 8 14 2 8 15 8 15 1 8 15 2 氏 15 3 8 15 4 l 2 8 15 3 并将结果告委托人 船长 可应委托方书面授权 参与诉讼 将有关文件送达委托人 船长 并办理签收手续 海事处理的全过程应在单船工作记录本 上作 好记录 海事声明签证 收到船长递交的海事声明及所附肮海 轮机日志复印件 般方签字盖章 后 应及时转交 海事 部门办理签证 一般情况下 船长应在船舶抵港 24 小时内和开始卸货前递交 遇特殊情况 无法及时递交时 应电话通知海事部门 取得其超时限办理的允诺 海事声明签妥后 应及时回交船长 并留存一份剐本在单般档案中 船员死亡及普后处理 接到船长 委托方发出的船舶在来港途中或在港口发生船员死亡的通知后 要求船方报告 死亡原 因 病死 意外死亡 并及时报告检验检疫局 意外死亡应报告边检 公安局 根据有关 当局耍 求或船长 委托方的申请安排法医鉴定死亡原因 根据委托方指示和有关当局规定 安排死亡船员尸体火化或间运故国 注惫娜重死者所属 国的 民族习惯 遇到善后处理开支较大的情况 应及时通知肘务部般拍航次结算员追加各用金 尸体的山口与骨灰的转运 尸体出口 委托上海外轮供应公司办理此项业务 需备妥以下文件 法医证明 B 公七七 C 检疫局出具的灵枢转送证明 D 如异地出口需当地海关关封 骨灰的转运可由公司船舶服务部办理以 S 侧 L 邮每 处理过程和处理结果应在单船工作记录本 L 作好记录 9 买卖般舶交接 9 1 接到买方 卖方代理买卖船舶交接 含废钢船 委托 应了解以下内容 l 买方 卖方全称 2 所买 所卖船帕的船名国抽及其规范 3 交 接加舶条件 付款条件 朋舶状况 交 接船柏时间 地点 4 离般船员遭返耍求 登轮般员安排耍求 5 费用划分 9 2 根据从委托人 船长处收到的信息 联系买 卖双方落实交 接计划 通知财务向委托 方索汇备用金 9 3 根据买方 卖方的要求 联系安排买方人员登轮进行船况查脸按计划事先代办买方船员 登轮手续 卖方船员离般登陆及入境住宿 遭返等手续 9 4 根据买方 卖方的耍求 接备妥交接通知书 收到卖方交船令后 联系双方确定交接时 间 并按 时参加交接仪式 让双方在交接证书上签字 交接证书正本双方各执一份 剧本单船存 档 9 5 在船舶交接后 立即安排有关当局对船舶进行内部安全检查 9 6 外劫对姆日接办的业务在单船记录上作相应记录 10 0 船伯开肤手续 10 1 从船务调度 港口作业区调度处了解船舶作业预计完工时间 联系船长证实是否所有 船舶证书齐备 编号 PYZ SD 一 Q 份 l 版本号 2 阅 9 修订次数 0 发布日期 200 勃瀚护 30 生效日期 2 的 黝阅门 08110 拐州外枪代理有限公习外 橄作闷性柑牛书 有效 特别是吨税证书 般方委办的一切事项是否都办妥 尚未办妥的 lJ 落实何时可办 妥 特别是 供应 加水及修理等 船员归般令是否己下达 10 2 向船长了解核实本航次靠港期间 有无船员 旅客变动 有无供应免税品 如有 l 向 船长索耍交更 后的船员旅客名单和船舶物品申报单 10 3 船舶开航前 24 小时内 收集或协助船长城写好以下单证 去有关枪班机关办理出口手 续 凡总申报单 B 货物中报单及山 n 毅货清单 C 船员名单 0 旅客名单 E 卫检检疫申请表 F 航海健康申报衰 如卜港为国外 G 船行国际航线出境自查报告表 中国籍船舶填 10 4 船舶开航前 24 小时 由船方填写代理提供的开航报告 代理豁掌握船舶预计开航时间 及船舶吃水 情况井转告调度 以便根据船舶吃水倩况安排相应的出江引水 同时 及时告知船长有关 船舶开毓 清况 10 5 将出日货物的有关单证与人剐 般长核对 如有不符 即更改 加