档案资料管理制度5

1 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 企业标准企业标准 档档案案资资料料管管理理制制度度 1 1 起草与发布起草与发布 本标准由公司工程部提出并归口 本标准主要起草人 本标准审核人 本标准批准人 本标准于 年 月 日首次发布 2 2 目的目的 本标准规定了公司形成的各类档案 包括 工程档案 物资采购档案 商务合同档 案 会计档案 电子档案 人事档案 实物档案等的管理标准 3 3 适用范围适用范围 适用于公司总部及项目部档案资料的管理 4 4管理职责管理职责 4 14 1 工程部 负责组织对项目部工程档案的形成 整理 移交工作进行检查 盘点 负责对归档的资料进行编目 录入 贮存 负责档案室管理 做好档案的借阅和利用工作 4 24 2 综合部 负责行政公文 函件的收发记录 资料归档管理 负责公司资质证照的和管理和归档 负责办公类固定资产资料的管理 整理 移交存档 负责人事档案的管理 整理 移交存档 4 34 3 商务部 负责商务资料的管理 整理 移交存档 负责商务函件的收发记录 资料归档管理 2 4 44 4 物资部 负责物资采购资料的管理 整理 移交存档 负责物资采购函件的收发记录 资料归档管理 负责公司工程设备 工器具档案资料管理 整理 移交存档 4 54 5 财务部 负责会计档案的管理和归档 5 5管理内容管理内容 5 15 1 工程档案 4 1 14 1 1 归档的工程文件宜为原件 4 1 24 1 2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程技术规范 标准和规程要求 4 1 34 1 3 工程文件应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水等 不得使用易褪色的书写材料 如 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 4 1 44 1 4 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续完备 4 1 54 1 5 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大 耐久性强的纸张 图纸一般采用蓝 晒图 竣工图应是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 4 1 64 1 6 所有竣工图均应加盖竣工图章 4 1 6 14 1 6 1 竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术 负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 4 1 6 24 1 6 2 竣工图章示例如下图 3 人人人 人人人 人人人 人人人人 人人人人人人人人人 人人人人 人人人人人人 80 20202020 1577777 50 4 1 6 34 1 6 3 竣工图章尺寸为 50mm 80mm 4 1 6 44 1 6 4 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 应盖在图标栏上方空白处 4 1 6 54 1 6 5 利用施工图改绘竣工图 必须标明变更修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布 置等有重大改变 或变更部分超过图面 1 3 的 应当重新绘制峻工图 4 1 6 64 1 6 6 不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 GB 10609 3 89 统一 折叠成 A4 幅面 297mm 210mm 图标栏露在外面 4 1 74 1 7 工程文件的立卷 4 1 7 14 1 7 1 立卷可采用如下方法 1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件 施工文件 竣工图 竣工验收文 件和影像资料等 2 施工文件可按单位工程 分部工程 专业 阶段等组卷 3 竣工图可按单位工程 专业等组卷 4 竣工验收文件按单位工程 专业等组卷 4 1 7 24 1 7 2 立卷过程中宜遵循下列要求 1 案卷不宜过厚 一般不超过 30mm 4 2 案卷内不应有重份文件 不同载体的文件一般应分别组卷 4 1 7 34 1 7 3 卷内文件的排列 1 文字材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的印本与定稿 主体与记录不能分开 并按批复在前 请示在后 印本在前 定稿在后 主体在前 记录在后的顺序排列 2 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 3 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 4 1 7 44 1 7 4 案卷的编目 编制卷内文件页号应符合下列规定 1 卷内文件均按有书写内容的页面编号 每卷单独编号 页号从 1 开始 2 页号编写位置 单面书写的文件在右下角 双面书写的文件 正面在右下角 背面在 左下角 折叠后的图纸一律在下角 3 成套图纸或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内代替卷内目录 不必重新编写页码 4 案卷封面 卷内目录 卷内备考表不编写页号 4 1 7 54 1 7 5 卷内目录的编制应符合下列规定 1 卷内目录式样宜符合本规范附表的要求 2 序号 以一份文件为单位 用阿拉伯数字从 1 依次标注 3 责任者 填写文件的直接形成单位和个人 4 文件编号 填写工程文件原有的文号或图号 5 文件题名 填写文件标题的全称 6 日期 填写文件形成的日期 7 页次 填写文件在卷内文件首页之前 8 卷内目录排列在卷内文件首面之前 4 1 7 64 1 7 6 案卷封面的编制应符合下列规定 1 案卷封面印刷在卷盒的正表面 同时采用内封面形式 案卷封面的式样宜符合附表的 要求 2 案卷封面的内容应包括 档号 案卷题名 编制单位 起止日期 密级 保管期限 5 共几卷 第几卷 3 档号应由分类号 项目号和案卷号组成 档号由档案保管单位填写 4 案卷题名应简明 准确地提示卷内文件的内容 案卷题名应包括工程名称 专业名称 卷内文件的内容 5 编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者 6 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期 7 保管期限分为永久 长期 短期三种期限 永久是指工程档案需永久保存 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命 短期是指工程档案保存 20 年以下 同一案卷内有不同保管期限的文件 该案卷保管期限应从长 4 1 7 74 1 7 7 案卷可采用装订与不装订两种形式 文字材料必须装订 既有文字材料 又有图 纸的案卷应装订 装订应采用线绳三孔左侧装订法 要整齐 牢固 便于保管和利用 4 1 7 84 1 7 8 案卷装订 1 案卷可采用装订与不装订两种形式 文字材料必须装订 既有文字材料 又有图纸的 案卷应装订 装订应采用线绳三孔左侧装订法 要整齐 牢固 便于保管和利用 2 装订时必须剔除金属物 3 案卷装具一般采用卷盒形式 4 卷盒的外表尺寸为 310mm 220mm 厚度为 30mm 5 内封面采用牛皮纸板封面 6 卷盒及内封面应采用无酸纸制作 7 案卷脊背的内容包括档号 案卷题名 4 1 84 1 8 工程竣工文件的归档 4 1 8 14 1 8 1 在工程竣工验收前 将形成的有关工程档案报建设单位归档 4 1 8 24 1 8 2 工程档案资料至少编制三套 两套 其中一套为正版原件 移交给业主单位 一 套报送公司档案室归档 4 1 8 34 1 8 3 移交档案时 应编制移交清单 双方签字 盖章 后方可交接 5 25 2 文书档案 6 5 2 15 2 1归档原则 凡本公司各部门 单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均需归档 如 会议文件 工作总结 统计报表 收文 发文等 由各部门兼职档案员负责整理 并按 规定向档案室移交 5 2 25 2 2归档要求 凡属归档范围的文件材料 文件形成单位的兼职档案员均应作初步的分类整理 并 保证文件材料的齐全 系统和完整 归档的文件材料必须是碳素 蓝黑墨水书写的原件 或打印件 凡不符合归档要求的 档案人员有权拒收 并督促其完善后再归档 5 2 35 2 3归档时间 办理完毕的文件材料 要求于次年二月底前移交给公司档案室 5 2 45 2 4归档手续 归档时 移交人要填写 档案资料移交清单 接收人详细清点 认真核对 准确无 误后在移交清单上签字 5 2 55 2 5归档范围及保管期限 5 2 5 15 2 5 1凡本单位形成的 具有查考利用价值的文书档案材料 均应按规定归档 详 见 文书档案归档范围及保管期限表 5 35 3 会计档案 5 3 15 3 1归档原则 会计档案是指会计凭证 会计账薄 财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映 我公司经济业务的重要史料的证据 具有十分重要的经济价值的和证据作用 公司所形 成的会计档案 应由财务部门负责整理 保管 5 45 4 电子档案 各单位 部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交 并按档案 管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体 移动硬盘和光盘 上 5 4 15 4 1归档电子文件以部门或项目为单位整理 5 4 25 4 2电子档案编号规则 文书类电子档案 年度 盘号 小流水 方式进行编号 工程类电子档案 工程 代码 盘号 小流水 5 55 5 人事档案 5 5 15 5 1收集范围 5 5 1 15 5 1 1在人事管理工作中形成的履历表 简历表 各类人员登记表等材料 5 5 1 25 5 1 2考核 考察 鉴定材料 5 5 1 35 5 1 3学历 学位及相关材料 专业技术职称评定相关材料 创造发明科研成果相 关材料 5 5 1 45 5 1 4党团组织建设工作中形成的有关材料 7 5 5 1 55 5 1 5表彰奖励材料 5 5 1 65 5 1 6处分材料 包括复查材料 免于处分的处理意见 5 5 1 75 5 1 7录用 聘用 转业 工资 等材料 5 5 1 85 5 1 8干部任免 调动材料 5 5 1 95 5 1 9录用定级 辞职辞退 退休材料 5 5 1 105 5 1 10健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料 5 5 1 115 5 1 11个人劳动合同 6 6档案借阅档案借阅 6 16 1 借阅档案时 必须填写 文件借阅登记表 注明借阅单位及期限 6 26 2 外来单位借阅档案时 应持单位介绍信 写明借阅范围及用途 经公司领导批准 方可借阅 6 36 3 借阅的档案不得私自拆 散 涂改 转借 复制 违者严肃处理 需摘录 复印时 应经档案员同意后方可进行 6 46 4 重要的证件 一律不准借出档案室 若有特殊情况 则应经公司领导批准后 方可 借阅 7 7档案库房管理档案库房管理 7 17 1 库房内严禁存放易燃易爆品及食物 严禁吸烟 做好防盗 防火 防潮 防光 防 虫 防磁 防污染工作 库房内消防器材要定期检查 经常保持完好 7 27 2 保持库房清洁卫生和通风良好 7 37 3 非本室工作人员严禁进入库房和私人会客 工作人员下班前要检查门窗是否关好及 电源是否切断等 7 47 4 工作人员对新增加和借出的档案要进行必要的加工整理和清点核对 及时入库 7 57 5 工作人员工作变动时 要由档案主管负责监督 交接双方认真清点核对 及时办理 交接手续 8 档档案案归归档档范范围围及及保保管管期期限限表表 序号序号文件材料归档范围文件材料归档范围文件产生文件产生 部门部门 文件主管文件主管 部门部门 归档归档 日期日期 保管保管 期限期限 备注备注 一 一 固定资产档案固定资产档案 1 11 1工程机械及工器具工程机械及工器具 1 1 1工程机械及工器具台帐 调配单物资部物资部1 年移交一次长期 1 1 2 工程机械随机文件 设备图册和说明书 设备 合格证 装箱单和配件目录 设备安装规程等 物资部物资部即归长期 1 21 2办公类固定资产 含车辆 办公类固定资产 含车辆 1 2 1办公类固定资产 含车辆 管理台帐 调配单综合部综合部1 年移交一次长期 1 2 2 随机文件 说明书 发票 复印件 保修卡 登记证等 综合部综合部即归长期 二 二 工程档案工程档案 2 12 1 工程前期文件工程前期文件 2 1 1 招标文件 招标文件评审 投标工作计划 投 标书 投标书评审 商务部商务部 一年移交 一次 长期 2 1 2中标通知书 合同 正本 商务部商务部即归永久 扫描 后归 档 2 1 3 施工组织总设计工程部工程部 工程竣工后一 个半月 长期 2 1 4工程总开工报告项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 22 2施工过程文件施工过程文件 2 2 1工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 2 施工组织设计 方案及报批文件 施工计划 施工技术及安全措施文件 施工工艺文件 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 3原材料及构件出厂证明 质量鉴定 复验单项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 4建筑材料试验报告项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 5 设计变更通知 工程更改洽商单 材料代用核 定审批手续 技术核定单 业务联系单 备忘 录等 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 6 施工定位 水准点 导线点 基准线 控制点 等 测量 复核记录 地质勘探 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 7 土 岩 试验报告 基础处理 基础工程施工 图 桩基工程记录 地基验槽记录 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 8施工日记 大事记项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 9隐蔽工程验收记录项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 10 各类工程记录及测试 沉降 位移 变形监测 记录 事故处理报告 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 11系统调试 整定记录项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 12绝缘 接地电阻等性能测试 校核记录项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 13 材料 设备明细表及检验记录 施工安装记录 质量检查评定 事故处理报告 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 14操作 联动试验项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 15电气装置交接记录项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 2 16中间交工验收记录 工程质量评定项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 9 序号序号文件材料归档范围文件材料归档范围文件产生文件产生 部门部门 文件主管文件主管 部门部门 归档归档 日期日期 保管保管 期限期限 备注备注 2 2 17工程质量检查 评定项目部项目部 工程竣工后一 个 半月 长期 2 2 18交工验收记录证明项目部项目部工程竣工后一 个半月 长期 2 32 3设备 材料采购出厂质量合格证明 送货单设备 材料采购出厂质量合格证明 送货单项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 42 4工程后期文件工程后期文件 2 4 1电力质量监督中心站质量监督检查报告项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 4 2工程竣工验收申请表 原件 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 4 3 并网验收报告 项目竣工验收报告 原件 工 程审计报告 项目部项目部即归永久 扫描 后归 档 2 4 4业主方管理性文件项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 4 5工程竣工图 蓝图 二次设计图纸项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 4 6设备图项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 4 7竣工资料移交签证书 原件 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 永久 2 4 8工程技术总结 工程总结 工程大事记项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 2 4 9 工程现场图片 项目全景 精品工艺 领导视 察 重要节点 有关设计变更 签证的隐蔽工 程 项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 无压 缩文 件 2 4 10获得市 省 部级荣誉证书 标牌 锦旗项目部项目部即归长期 2 4 11竣工资料电子版项目部项目部 工程竣工后一 个半月 长期 三 三 文书及其它档案文书及其它档案 3 13 1 综合部综合部 3 1 1 公司重要会议文件材料综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 2 公司工作计划 总结综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 3 年度公司大事记综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 4 新增 修订 修改的公司企业管理制度 手签 版原件 综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 5 各基层单位上报的年度工作总结综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 6 文秘 机要 保密工作材料综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 7 企业管理创新获奖材料综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 8 公司收 发文综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 9 公司与外单位签订的合同 协议 协议书等文 件材料 综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 10 公司内部出版物综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 11 公司上报的各种材料综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 12 人事档案 员工简历 转正评价 劳动合同 辞职 退 记录 身份证 学历证复印件 彩 色照片等 综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 13 公司职工花名册综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 14 公司人员分布表 月度 综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 15 公司各类职业 执业 资格 职称登记表综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 16 公司人员职业 执业 资格资格职称证书综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 17 劳动争议处理材料综合部综合部 1 年移交一次 永久 10 序号序号文件材料归档范围文件材料归档范围文件产生文件产生 部门部门 文件主管文件主管 部门部门 归档归档 日期日期 保管保管 期限期限 备注备注 3 1 18 各类劳动工资养老保险资料综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 1 19 企业资质证照 荣誉证书 实物 综合部综合部 即归 永久 3 1 20 企业资质 年审申报材料综合部综合部 1 年移交一次 永久 3 23 2 市场部市场部 3 2 1 工程投标一览表市场部 市场部1 年移交一次 10 年 3 33 3 商务部商务部 3 3 1 分包合同一览表商务部 商务部1 年移交一次 永久 3 3 2 总包合同一览表商务部 商务部1 年移交一次 永久 3 3 3 总包合同决算书商务部 商务部1 年移交一次 永久 3 3 4 分包合同决算书商务部 商务部1 年移交一次 永久 3 3 5 分包合同 报价书 合同评审记录 3 3 6 总分包类商务往来文件及收发文记录商务部商务部 1 年移交一次 永久 3 3 7 分包商一览