第5章报表未来教育全国计算机等级考试二级Access教程-配套ppt课件.ppt

第5 第5章报表 本章要求了解什么是报表了解报表的组成部分了解报表的创建方法掌握在报表中添加分页符和页码掌握在报表中绘制线条和矩阵掌握对报表中的数据进行分组掌握利用报表中的数据进行计算 5 1报表的基本概念和组成一 报表的概念报表是Access中以一定格式表现数据的一个对象 主要用于对数据进行分组 计算 汇总和打印输出 Access数据库提供了3种报表视图 设计视图 用于创建和编辑报表结构打印预览视图 用于查看报表的页面数据输出形态版面预览视图 用于查看报表的版面设置 显示的是报表示例 而非实际打印效果 二 报表设计区在设计视图中 节代表着报表的不同区域 报表的内容是按节进行划分的 一般报表分为五个节 自上而下分别为 2 页面页眉 页面页眉出现在报表每页的顶部 可利用它显示列标题 3 主体 主体节包含了报表数据的主体部分 对报表基础记录来源的每条记录而言 该节重复出现 4 页面页脚 页面页脚出现在报表每页的底部 可利用它显示页号等信息 5 报表页脚 报表页脚只在报表结尾出现一次 可利用它显示报表合计等信息 报表页脚是报表设计的最后节 出现在打印报表最后一页的页面页脚之前 1 报表页眉 在一个报表中 报表页眉只出现一次 利用它可显示徽标 报表标题或打印日期 报表页眉打印在报表第一页的前面 在报表设计5个基本节区域的基础上 用户可以使用 排序与分组 属性设置 组页眉 组页脚 区域 组页眉的数据输出在每组的开头位置 组页脚的数据输出在每组的结束位置 三 报表的分类报表有4种基本类型 表格式报表纵栏式报表图表式报表标签式报表 5 2创建报表创建报表有3种方式 使用 自动创建报表 创建报表 使用 报表向导 创建报表 使用设计视图创建报表一 使用 自动创建报表 自动创建报表是使用数据来源中的所有字段自动生成报表的方法 有纵栏式 表格式两种版面 会自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录 步骤 选择 报表 对象 再单击工具栏中的 新建 按钮 在弹出的 新建报表 对话框中选择 自动创建报表 纵栏式 选择数据来源 然后确定 还可以将已创建好的表 查询或窗体转换为报表 创建 自动报表 可以先选择已有的表或查询 执行菜单 插入 自动报表 命令 也可以单击工具栏上的 新对象 按钮向下的箭头 选择 自动报表 命令打开 自动报表 二 使用 报表向导 创建报表 三 使用 图表向导 创建报表 四 使用 标签向导 创建报表 五 使用 设计 视图创建报表Access中 用户可以在设计视图中根据自己的需要自行设计报表样式 以使报表更加符合要求 也可以在使用自动报表和向导建立好报表后 在 设计 视图中更改 将主体中的标签控件移至页面页眉节 当光标变成手形时拖动 或通过 剪切 命令或借助方向键移动 借助 格式 菜单中的 对齐 大小 水平间距 垂直间距 命令调整各个控件的位置 大小 并通过 格式 属性设置其格式 5 3编辑报表编辑报表主要包括设置报表格式 添加背景图案 添加页码 添加时间日期等 一 设置报表格式Access数据库自带了 大胆 正式 紧灰 组织 和 随意 6种预定义报表格式 在报表的设计视图下 单击 自动套用格式 按钮 然后进行选择 二 添加背景图案鼠标右键单击报表选择器 在弹出的对话框中选择 属性 命令 单击 格式选项卡 设置 图片 属性 三 添加日期和时间在 报表 对象设计视图中打开相应报表 执行 插入 日期和时间 命令 将控件移至页面页脚节中 或者在页面页脚节中添加文本框控件 在文本框中输入对应的日期 时间表达式 以 开头 若在报表中显示日期而不显示时间 则在文本框中输入 Date 若显示年则输入 Year date 显示年月日则输入 year date 年 month date 月 day date 日 为连接字符串的符号 日期 时间表达式及显示结果 四 添加分页符和页码1 在报表中添加分页符在报表中插入分页符 表示其后的内容要另起一页显示 在设计视图中打开相应报表 单击工具箱中的 分页符 控件按钮 选择主体节中需设置分页符的位置并单击 分页符以虚线形式出现 2 添加页码使用 插入 菜单中的 页码 命令 也可用表达式创建页码 Page和pages是内置变量 page 代表当前页号 pages 代表总页数 五 使用节1 添加 删除报表页眉 页脚和页面页眉 页脚通过 视图 菜单中的进行设置 2 改变报表的页眉 页脚或其他节的大小通过鼠标拖动调节 3 为报表中的节或者控件创建自定义颜色通过设置属性表中的 前景颜色 背景颜色 边框颜色 等 可以为报表中的节或者控件创建自定义颜色 5 4报表的排序和分组排序是将记录按照一定的规则进行排序 分组是将具有相同类型的记录排列在一起 并且可以对同组数据进行计算和汇总 5 5使用计算控件一 报表中添加的计算控件计算控件的控件来源是计算表达式 当表达式的值发生变化时 会重新计算结果并输出 文本框是最常用的计算控件 二 报表统计计算在主体节内添加计算控件 然后设置计算控件的 控件来源 为相应字段的运算表达式即可 在组页眉 组页脚节区或报表页眉 报表页脚节区内添加计算字段 对记录的若干字段求和或进行统计计算 这种统计一般是对报表字段列的纵向记录数据进行统计 而且要使用Access提供的内置统计函数完成相应的计算操作 若是进行分组统计并输出 则统计计算控件应该布置在 组页眉 组页脚 节区内相应的位置 然后使用统计函数设置控件源即可 三 报表常用函数报表中的常用函数 5 6创建子报表子报表是包含在其他报表中的报表 合并报表时 两个表中的一个必须是主报表 主报表可以包含子报表 也可以包含子窗体而且能够包含多个子窗体和子报表 在子报表和子窗体中 还可以包含子报表或子窗体 但是一个