2.公文的体式和种类

4 第二章公文的体式和种类 第一节 公文的体式 公文的体式即公文的内容项目 体 及其结构格式 式 国家行政机关公文处理办法 第十条 公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文 机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 国家质量技术监督局 国家行政机关公文格式 第八条 公文中各要素标识规则 本标准 将组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线 宽度同版芯 即 156mm 以上的各要素统称眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称 主体 置于主题词以下的各要素统称版记 一 眉首部分 包括版头 发文字号 秘密等级 紧急程度 文件份号 签发人等 眉首一般占文件首页的三 分之一到五分之二 用红色横线 党内公文在红线中间加红色五角星 与主体部分隔开 一 版头 是制发公文的机关在印制公文的首页纸上方专门设置的表明公文所属机关的固定标识 位于眉 首上部正中央 发文字号之上 版头的样式有二 一是由发文机关全称或其规范化的简称加 文件 二字组成 这是最常见的版头样式 如 中 共中央文件 广东省教育厅文件 不过 这种样式的版头不可用于报告 请示 批复和一般性 通知 二是在发文机关名称后加圆括号并在其中标注所发公文的文种名称 这种样式的版头比较适合 一般机关单位使用 如 广东省总工会 批复 几个机关联合行文 可用主办机关一家版头 也可并用几家版头 主办单位排在第一位 印有版头的纸称为 版头纸 简称 头纸 一个单位一般印有两种头纸 即上行文头纸和平 行 下行 文头纸 二 发文字号 简称 文号 是一个机关制发公文的顺序号 它可作为某一机关之某一公文的代称 发文字 号的作用有三 一是便于对收文和发文分类登记及分送交办 二是便于查找引用和检查处理 三是 便于收文单位与发文单位之间的联系 发文字号包括机关代字 年号 顺序号 其样式有三 一是 发 号 用于党政领导机关的下行文 如 中发 2006 2 号 粤府发 121 2006 8 号 等 二是 字 第 号 常用于职能部门制发的公文 如 劳政字 2006 第 9 号 等 三是 函 号 这种样式的发文字号中机关代字后紧接带文种性质的字样 函 议案 批复之类的公文常用之 如 国办函 2006 8 号 批复也可用 批 号 的发文字号样式 如 粤府批 2006 2 号 发文字号置于文件名称之下 横线中央上面 几个机关联合发文 只标明主办机关的发文字号 没有版头的公文文号 一般标注在公文标题的右下方 编写发文字号要注意 1 机关代字要避免混淆 如 计划生育委员会 和 计划经济委员会 就不可都用 计委 作为机关代字 2 机关代字要做到与版头 落款 印章四统一 5 3 发 通知 时 不可将 通 字纳入机关代字 如 厂通字 2006 第 2 号 4 年号不可简省 如 1998 不可简为 98 5 年号外应使用六角括号或方括号而不能用圆括号 以便于引用 6 顺序号前不可加 0 以免显得累赘 如 府发 2006 06 号 7 机关代字 年号 顺序号的次序不可颠倒 8 正式公文都要编排发文字号 某些文种如令 公告 通告 布告等可以省略机关代字和 年号 9 联合发文的文号 编主办机关的即可 不必罗列各机关的文号 因为罗列各机关的文号 一是过多地占用版面 显得繁杂 二是看不出主办单位 三是转发 引用时累赘 三 文件份号 也叫 编号 是同一公文的印制份数的顺序号 通常由六位阿拉伯数字组成 标注于眉首的 左上角 一般的写法是 编号 或 NO 秘密公文要求标注份号 且在发文时予以登记 标注份号的目的是便于发文和查对 四 秘密等级 简称 密级 凡是秘密公文 都要标明密级 密级分为 绝密 机密 秘密 三等 带 密级的公文分别称之为绝密件 机密件 秘密件 不带密级的公文称之为普通件 给秘密公文确定 密级 要注意准确 既不要过严 也不要过宽 密级标注于眉首左上角 份号下适中处 使用 3 号 黑体字 标识是 前标密级 后标保密年限 如 机密 10 年 秘密 六个月 绝 密 长期 如果不标注保密年限 则绝密件保密期限为 30 年 机密件保密期限为 20 年 秘密件 保密期限为 l0 年 有密级的文件在发送时 应在封套上加盖与文件密级一致的印记 为了保守国家秘密 带密级 的文件要由机要通讯部门传递 禁止用平信或挂号信邮寄 五 紧急程度 缓急时限 这是指对公文送达和办理所规定的时限要求 分为 急 和 特急 两级 还有限时送达的 也归入特急件一类 紧急程度标于眉首左上角 密级之下 采用 3 号黑体字 同时在寄发公文的信 封上也要标明 不需标注紧急程度的公文称作 平件 公文紧急程度的确定 应力求恰当 尤其注意不要滥用 如果都是急件 特急件 办公部门不 能一下子印制出来 反而影响真正急件的及时处理 六 签发人 向上级党政机关报送审批的公文 重要的要由本机关 本部门的主要负责人签发 主要负责人 外出时 由主持工作的负责人签发 一般事务性的 可由主持日常工作或分管该项工作的领导人签 发 联合行文 需由所有联署机关主管负责人会签 签发人姓名印在发文字号同一行的右端 与发 文字号之间空两个字 打印 签发人 字体与正文相同 二 主体部分 主体部分由公文标题 主送机关 正文 附件 发文机关 成文日期 机关印章 发文范围等 内容项目构成 一 公文标题 公文标题是公文的具体名称 要求准确简明地概括公文的主要内容 完整的标题 由发文机关 事由 用介词 关于 领起 文种三部分组成 这三部分统称为公文标题的 三要素 也有的公 文标题或省去发文机关 或省去事由 或将发文机关和事由都省去 这或者是由于版头中已出现过 发文机关名称 或者是为了突出发文机关或事由 或者是因事由单一而篇幅又短小 故不宜或不必 在标题中写明发文机关或事由 要注意的是 如果是重要公文 即使版头中已有发文机关名称 也 不宜在标题中省略发文机关 这是为了使标题更庄重 以显示公文的重要性 而报告 请示等上行 文和函件之类的平行文则一般不在标题中标明发文机关名称 只在正文之后署名 以表示对受文机 关的尊重 公文标题位于眉首横线之下居中的位置 若无横线则居于眉首下正中 6 公文标题的优劣直接关系着公文能否得到及时 有效的办理 因而我们要予以足够的重视 具 体地说 拟制公文标题要注意以下几点 1 发文机关要写全称或规范化的简称 2 事由 部分要简明 例如有一份公文的标题是 民政部 财政部 国家劳动总局关于国 营农牧场和劳改农场精简退职的老弱残职工是否由民政部门办理原标准工资百分之 救济问题的 批复 一个标题多达六十余字 虽明却不简 既难以醒目 又影响人们对公文内容的理解 同时 看一个标题要花费许多时间 也必然会影响人们使用公文的速度 其实 这一标题中起码可以删除 是否 百分之 一段 这并不损害标题的内容 当然 明而不简不行 简而不明也不行 例如有这样一个公文标题 大学关于 厂废气污染校园的请示 这个标题就存在简而不 明的毛病 本想说 解决 厂废气污染校园的问题 却由于表述过简 造成辞不达意 使人们 从标题中误解成该大学想要某厂废气污染校园 该标题若改为 大学关于解决 厂废气污染 校园问题的请示 就简明了 公文标题中最常见的毛病是在文种前加上一些不必要的词语 这有两种情况 一种情况是在文 种前加修饰词 如 关于 公司经营亏损和违纪问题的审计报告 关于认真抓好抗旱备耕的紧 急通知 关于下达 2007 年 分配指标的联合通知 等 其实这完全是画蛇添足 去掉这些修饰词 并不影响对题意的理解 尤其是第二例 误用公文的紧急程度充当修饰词 更为 不妥 因为倘若 紧急 可按国务院办公厅 2001 年发布的 国家行政机关公文处理办法 的规定 在文件名称 版头 的左上角注明 急 或 特急 字样并在信封上作相应的注明 文件处理部门 自然会根据其紧急程度选择其传递方式 第二种情况是在 关于 后并列几个意思相关的短语 如 市政府关于大力发展钢铁工业 筹建 钢铁公司的请示 市教育局关于开展向 同志学习 争当 式模范教师的活动的通知 等 其实 这前一个标题中删除 大 力 工业 后一个标题中删除 争当 教师 题意不但不受到丝毫影响 反而显得言简意赅 3 几个机关联合发文的标题 如果几个发文机关的名称都写全称 这个标题势必很长 在 这种情况下 可以用简称 主办机关名称写在最后 如 市经贸局 农业局 城建局 科技局 档案局关于加强科学技术档案工作的报告 如果市政府批转这个报告 各机关的名称都写上 标 题过于冗长 则可采取写主办单位的办法 如 市人民政府转发市档案局等 关于加强科学技 术档案工作的报告 的通知 或将原发文机关的名称都省略 如 市人民政府转发 关于加 强科学技术档案工作的报告 的通知 4 在标题和正文内引用其他机关来文的标题 应加书名号 并且要注意把原发文机关的名 称放在书名号内 如 国务院关于当前工作的意见 而不应写成 国务院 关于当前工作的意见 因为我们引用的是一个公文的标题 而不是某机关关于某方面的工作活动 二 主送机关 又叫受文机关 是指发文机关要求对所发公文的内容进行答复或办理的对方机关 除直接面向 社会的 公告 通告 等之外 一般公文都要写明主送机关 上行文 平行文和下行文 批复 等 只写一个主送机关 请示件的主送机关必须是能够正式批复的机关 如某厂写了一份要求对某项产品进行定价的请 示 主送给商业部财务司价格处 这个主送机关就不符合有关规定 因价格处只是部机关的一个办 事机构 尽管这项工作由其主办 但最终批复必须以部的名义行文 因此该请示应主送商业部 向所有下级机关发送的公文 称为普发性公文 它有多个主送机关 这类公文的主送机关可写 通称 如 各 主送下级并列的机关 一般按党 政 军 群的顺序排列 联合发文要主送 几个机关的 机关之间的标点符号要准确 其规则是同类各单位之间用顿号 不同类的各单位之间 用逗号 如 广州市 深圳市外贸局 东莞市 惠州市经贸局 不能写成 广州市 深圳市外贸 局 东莞市 惠州市经贸局 此外 任何公文都不得主送个人 例如 市长 书记 之类 确定主送机关的原则有二 一是隶属关系 二是文件内容和工作确实需要 7 主送机关在标题之下 正文之上的左端顶格书写 并加冒号 下列公文一般不写主送机关 直接面向广大群众的 如通告 公告等 通报情况的 如简 报等 非直接对下行文的 如决定 决议 会议纪要等 三 正文 正文是公文的主要部分 它叙述文件的主要内容 传达发文机关的意图 从内容来看 正文一般可分为开头 主干 结尾三部分 从结构形式来看 正文有三种类型 一是 一统式 即全文只有一层意思 形式上也只有一段 像颁布令 批复 复函 转发性通知 等篇幅短小的公文都采用这种结构形式 二是 因果式 即全文分为两层 第一层为制发本公文 的原由 包括根据 目的 原因 背景 意义等 第二层为施办事项或要求等 多数篇幅较长的 公文都采用这种结构形式 三是 完整式 即开头 主干 结尾三部分齐全 这类公文比较正规 篇幅也较长 像请示 报告 决定 决议 通报等采用这类结构的较多 正文中使用标点符号要注意 三种标号 引号 括号 书名号 前半边不能放在一行的未尾 后半边不能放在一行的开头 七种点号 顿号 逗号 分号 冒号 句号 问号 感叹号 不能放 在一行的开头 省略号 破折号占两格 行首 行尾都可放置 但不可分作两半而将一半置于一 行的末尾 将另一半置于下行的开头 间隔号不能放在行首第一格 且须位于一格的正中央 如 卡尔 马克思 不能写成数学上的小数点 不能把括号写成单书名号 半字横线 一 用于产品等编号 如 粤 168 等 一字横线 一 用于标准号之间的连接或地点的起止 或表示 相关人物 事物的联系等 如 GB9704 一 88 广州一北京 欧洲一地中海地区 双连横线 用作破折号 三者不可混用 由低限到高限的范围号应用 如 168 668 号 而不可用一 字横线 一 正文中序次语和层次序数后面用的标点符号 首先 其次 再次 最后 或 第一 第二 第三 或 其一 其二 其三 等序次语后一律用逗号 用汉字 一 二 作序次语时 后面用顿号 顿号占一个字的位置 用汉字加括号如 一 二 作序次语时 则后面不加标点符号 用阿拉伯数字 1 2 作序次数码时 后面用圆 点 用 1 2 或 作序次数码时 后面不加标点符号 下列情况 在文中不可拆排为两行 用缩写字母表示的名称 如 DGLG 等等 整个数 据 如 99885 数据前后有附加符号 如一 55 80 一 40 等 另外 正文中的分数或分式 为避免多占一行位置 应尽量不用叠式 而用斜式 如 2 5 四 附件 附件是附于正文的材料 是整个公文的重要组成部分 常见的附件有两类 一类是用于补充说 明主件主要内容的 其名称可作为事由列入标题 如发布 转发 印发 批转的文件 可直接附在 主件之后 不必在主件里再作标注 另一类是用于补充说明主件某一方面内容的附件 其名称在标 题中反映不出来 如所附调查提纲 计划 报表 名单等等 需要在主件里标注清楚 之所以要标 注附件 一是便于公文的收发 办理和整理立卷 二是避免因正件与附件分散 难于查对和收集 以致影响档案的完整与利用 要注意的是 附件必须是不附录就会影响公文正件的办理 执行的不可缺少的材料 因此 不 是所有的公文都有附件 公文如有附件 在正文之后 发文机关之上空两格写明 附件 然后按顺序把附件的标 题完整地写上 其格式是 附件 1 2 附件名称不加书名号 末尾也不用标点符号 附件应与主件合在一起装订 如附件因故不能与主件合在一起装订 必须在附件名称后面用圆 括号注明 另发 字样 同时在附件首页左上角注明文件的发文字号 与主件同时发送 五 发文机关 一般称为落款或署名 通常由机关或某一组织署名 少数情况下也可以个人名义行文 如 中 8 华人民共和国主席令 就署上主席的姓名 如果是两个以上机关联合行文 落款要将行文机关一 一列出 并应将主办机关排列在前 发文机关要写全称或规范化的简称 如果是以领导人个人名义 行文的 必须把领导人所代表的单位及职务写上 发文机关写在正文下面 如标注附件 则在附件 下面 右侧 最后一个字比正文缩四个字 有固定版头的文件 落款处可不署发文机关名称 只在成文日期上加盖发文机关印章即可 六 成文日期 成文日期是一项很重要的内容 不容忽略 例如有些法令的颁布生效日期关系到在此之前违法 和在此之后违祛的不同处理问题 某些有关劳保待遇的公文 其日期直接关系到有些人能享受到有 关待遇而另一些人则不能享受的问题 但是 一份公文从起草到发出会出现许多日期概念 到底以 哪一个日期作为成文日期呢 一般地说 凡例行公文如请示 报告 批复 一般性通知 函等以打印成文并发出的日期为成 文日期 凡属于命令 决定或重要通知 因其事关重大 故以领导签发日期为成文日期 同时在公 文末页底端注明实际发出日期 联合行文 以最后的签发机关的签发日期为成文日期 凡属会议通 过的文件 以会议正式通过的日期为成文日期 一些法规生效或执行日期晚于成文日期的 则须在 文末注明生效或执行日期 除 决议 的成文日期以 题注 的形式放在标题下面并用圆括号括住外 其余文种的日期均 写在发文机关名称的下面 成文日期应该用汉文数字书写 且年 月 日齐全 七 机关印章 机关印章跟发文机关 发文时间一起组成公文的生效标识系统 只有两种情况下的外发公文可 不盖机关印章 一是需要人民群众广为知晓而采取登报 张贴等形式公布的公文 二是通过机要渠 道下发并且有专门版头的公文 其余各种外发公文一律要加盖机关印章 否则视为无效 机关印章 要求盖在发文机关名称和日期上 俗称 骑年盖月 现在复印技术普遍应用 人们常常会将那些 对己有用或与己有关的公文复印若干份备用 为了使复印件的日期清晰可见 公文盖章时就得注意 宜将印章下部无字 无图案的空白部分盖在年月日上 盖章是对公文正确无误和严肃负责的一种表 现 因而要盖得端正清晰 不能歪斜或颠倒 机关印章是由上级机关制发的 表示授予它以法定的职权 机关改换或启用新印章 上级机关 要发改换或启用印章的通知给各有关单位 同时在 通知 末尾盖上蓝油印模 告知印章的式样 以便各单位了解 确认 八 发文范围 又称为阅读 传达范围 是指限定文件的发送范围和规定阅读对象 发文范围是根据工作需要和保障机密安全两个方面确定的 标注发文范围的情况有二 一是党 和国家的高级领导机关下发的某些特别重要的机密文件 需要在一定时期内限定阅读对象和传达范 围 二是下属机关层次较多的机关 文件又不只发给下一级时 一般的决议 通知 通报等文件 以及通常的行政性 业务性文件 都不需要特别规定发文范围 下级机关对上级机关行文或平行机 关相互行文 不能规定发文范围 发文范围一般在成文日期左下方 主题词之上加圆括号注明 如 此件发至 级 或 此件发至 级 传达到党内外群众 字体字号与正文相同 三 版记部分 版记部分用于对公文的印发情况加以说明 是公文的附加部分 包括主题词 抄送机关 印发 机关 印发日期 印刷份数等 公函只有主题词 抄送机关和印刷份数三项 会议纪要改抄送为 分送 以示不分机关大小和职务高低 一 主题词 主题词又称叙词 是代表公文内容特征和归属类别的最关键性的词语 也是公文信息输入计算 机中的一种信息符号 标注主题词采用黑体字 般三到五个 位置在公文版记部分横线之上 词与词之间空一格 不用标点符号 函 通报 会议纪要所标主题词 与抄报抄送栏之间不用横线隔开 9 标注主题词 要注意三点 不要任意生造主题词 如果任意生造主题词 将导致不能用计算 机对文件进行主题检索 从而失去标引主题词的意义 在标引地名 单位名时不要使用非主题词 表中的简称 如将 乌鲁木齐市 简称为 乌市 之类 这同样会导致不能用计算机对文件进行主 题检索而使主题词的标引失去意义 主题词的标引要准确 全面 所谓准确 是指标引的主题词 能明确地表达公文的主题 所谓全面 是指标引的主题词能完整地表达公文的主要关节 例如 省人民政府关于做好粮油收购资金供应工作的通知 主题词标为 粮食 油料 通知 就 不能明确地表达主题 应标为 粮食 油料 收购 资金 通知 中共 市委关于 等 同志职务任免的通知 主题词标为 市委 任职 通知 就不全面 漏掉了 免职 这一关节 应标为 市委 任免 通知 二 抄送机关 抄送机关是指需要了解公文内容或者需要协助承办的机关 抄送机关位于主题词的下面 用横线与主题词隔开 三 印发机关 日期 印发机关是指负责印发公文的机关 一般说来 印发机关是发文机关的办公部门 印发日期指 办公部门接稿后打印完成的日期 印发机关 日期位于抄送栏下 左端署印发机关的全称 右端署 印发日期 如 办公室 年 月 日印 若是翻印公文 则须分别在印发机关 印发日期栏下署明翻印机关的全称和翻印日期 用横线与原印发机关及日期隔开 四 印刷份数 印刷份数是指该件公文的总印数 位置一般在印发机关及日期下一行的右端 写 印 作 共 印 份 用横线与印发机关及日期隔开 公函 会议纪要的印刷份数放在抄送或分送栏下一行 的左端 不用横线隔开 翻印公文份数置于翻印机关及日期栏下一行的右端 用横线与翻印机关及 日期隔开 印刷份数是按分发范围包括上报 下发 抄送 留用 存档等计算出来的 印刷份数要计算准 确 既不能少印 又不能多印 少印了不够发 多印了则造成浪费 又不便管理 还容易失密 第二节 公文的格式 公文的格式是指公文的规格样式 亦即公文的外观形式 包括公文的纸张尺寸规格 书写形式 和公文各内容项目的排列顺序 区域划分 字体字号等 通过对公文页面规格样式的统一设计 合 理安排 使公文有一个庄重 鲜明 整齐 美观的外貌 给人以清新悦目之感 既方便阅读 又方 便处理与保管 一 公文的用纸和印装 国家行政机关公文处理办法 第十二条对公文用纸和装订做出了明确规定 公文用纸一般 采用国际标准 A4 型 210mm 297mm 左侧装订 张贴的公文用纸大小 根据实际需要确定 要特别说明的是 如果 附件 是图纸 表格等 无法使用 A4 型纸张 就要将过长 过宽的 部分设法折叠起来 使之等于或小于 A4 型公文纸张 公文根据纸质 可单面也可双面印刷 公文用钉书机装订 一定要钉两处 且要间隔适当距离 二 公文的排印 公文的文字从左到右横排 少数民族文字按其书写习惯排版 各部分项目选用固定的不同型号的字体排印 份号 密级 紧急程度采用三号黑体字印刷 版头用醒目 整齐 庄重的大号仿宋长方字体套红印刷 联合行文的版头 可使用小初号宋体 字套红印刷 下面正中是发文字号和签发人 用四号宋体字印刷 发文字号与签发人之间空两个字的空间 平行文和下行文不标注签发人 则发文字号位于版头下正中位置 10 再下面是一条红线 红线占一行 如果是党内文件 则红线中间缀以红五角星 红线也就以红 五星为中心一分为二 红线下是公文标题 公文标题使用 2 号宋体 副标题使用 3 号宋体印刷 标题字数较多 分两 行排列时 两行要上短下长或上长下短 排列成整齐的两行看上去显得呆板 如果字数更多 则 应考虑分三行排列 排成二短一长 或二长一短 或一短一长一短 或一长一短一长 正文通常用 4 号宋体或仿宋体字印