第十章--时间管理心理.ppt

小实验 假如每天都给你86400元钱 花不完必须扔掉 不能存款 你会怎么花 第五讲时间管理心理 本章主要内容 时间与管理时间管理的原则时间管理的方法 一 时间与管理 1 时间的概念和特征1 1时间的概念时间是运动着的物质存在的一种客观形式 时间是物质运动的顺序性 间隔性和持续性 是物质运动过程的顺序更替和前后联系的表现 1 2时间的特征 含义和意义 矢量一维性不可储存性公平均等性思考 时间的三个特征给人的启发 有一个有名的三八理论 八小时睡觉 八小时工作 这个人人一样 人与人之间的不同 是在于业余时间怎么渡过 时间是最有情 也最无情的东西 每人拥有的都一样 非常公平 但拥有资源的人不一定成功 善用资源的人才会成功 白天图生存 晚上求发展 这是二十一世纪对人才的要求 2 时间管理与时间观念 时间观念是时间管理的基础 不同的时间观念就有着不同的时间管理内容和时间管理效能 正确的时间观念是对时间本质及其特征的充分认识 深切感受时间的价值 形成视时间为珍贵资源的观念 地上有50元钱 你会不会弯腰捡起来 3 时间管理的重要意义 3 1时间管理对每个人的人生价值的实现有重要影响 正如培根所言 时间是衡量事业的标准 3 2时间管理是管理者工作有效性的前提基础 管理者类型开展时间管理的调查研究 教育培训有助于我国的企事业单位及其管理者提高绩效 具有积极的现实意义 小结 时间的特性有哪些 正确的时间观念是什么 时间管理的重要意义有哪些 二 时间管理的原则 1 积极能动的原则积极能动的原则是指管理者能够主动选择和确立自己的人生价值 并为实现自己的人生价值选择积极的生存发展方式 发扬人性的优点和创见 改善人性的弱点和陋习 善于利用客观环境中的有利条件 能动对待客观环境中的不利因素 积极能动原则就是要人们把自己的时间精力放在影响圈内 在自己有所作为的事情上下功夫 关心圈 影响圈 罗森塔尔效应自我应验预期 theself fulfillingprophecy 2贡献目标的原则 杜拉克说 有效的管理者总是把注意力放在贡献上 他不只是看到自己的工作 而是抬起头来 把目光朝向目标 贡献目标的原则就是要求人们在选择其生命价值或人生价值后 把自己的时间精力集中在自己的优势上 集中在能做什么的影响圈内 贯彻贡献目标的原则 就是要实现正确地做正确的事 使自己成为自我领导者 在时间管理中不仅仅重视效率 而且重视效果 杜拉克 管理是把事情做正确 领导是做正确的事 3计划控制的原则 计划控制原则就是贯彻把首要的事放在首位 统筹安排自己的工作 学习 生活等各种活动 根据个人或组织的目标和使命 确立优先 合理分配时间 并在实施过程中 排除各种干扰 能动应对各种变化 确保计划的圆满完成 3计划控制的原则 计划控制原则就是贯彻把首要的事放在首位 统筹安排自己的工作 学习 生活等各种活动 根据个人或组织的目标和使命 确立优先 合理分配时间 并在实施过程中 排除各种干扰 能动应对各种变化 确保计划的圆满完成 问 给别人出一个主意 你能获得多少元钱 例子贝施莱姆 斯基尔钢铁公司总裁查尔斯 施瓦布与顾问艾维 李25000美元 4实践发展的原则 4 1实践发展的原则就是要求人们或管理者根据外在环境 时代和科技的发展 也据自身角色的发展变化 不断学习新的时间管理的方法和技术 并在实际工作中加以运用 创造 完善 4 2实践发展的原则还意味着时间管理存在个体差异4 3实践发展的原则 就是要求每天进步一点点0 2原理与蝴蝶效应 蝴蝶效应蝴蝶效应是气象学家洛伦兹1963年提出来的 其大意为 一只南美洲亚马孙河流域热带雨林中的蝴蝶 偶尔扇动几下翅膀 可能在两周后引起美国德克萨斯引起一场龙卷风 其原因在于 蝴蝶翅膀的运动 导致其身边的空气系统发生变化 并引起微弱气流的产生 而微弱气流的产生又会引起它四周空气或其他系统产生相应的变化 由此引起连锁反映 最终导致其他系统的极大变化 此效应说明 事物发展的结果 对初始条件具有极为敏感的依赖性 初始条件的极小偏差 将会引起结果的极大差异 蝴蝶效应 在社会学界用来说明 一个坏的微小的机制 如果不加以及时地引导 调节 会给社会带来非常大的危害 戏称为 龙卷风 或 风暴 一个好的微小的机制 只要正确指引 经过一段时间的努力 将会产生轰动效应 或称为 革命 美国气象学家洛伦兹 Lorenz 把亚马逊流域的一只蝴蝶扇动翅膀 会掀起密西西比河流域的一场风暴的这种现象戏称做 蝴蝶效应 意思即一件表面上看来毫无关系 非常微小的事情 可能带来巨大的改变 三 时间管理的方法 1 时间管理方法的发展阶段时间管理方法的发展 大致可分为四个时代 第一代 可以用备忘录和列清单来表示它的特性 第二代可以用日程表和行事历来表示它的特点 这一代反映了一种向前看的尝试 一种安排未来的大事和活动的尝试 第三代可以用ABC分类时间管理法来表示它的特点 它反映现代的时间管理理念 它增添了重要原则 阐明价值 确定优先 其体现了帕莱托原则 20 80定律 即 为获取80 的工作效果 集中时间于20 的关键事情 ABC分类时间管理法 ABC分类时间管理法要求 个人或组织把所面临的所有任务 按其轻重缓急 分为A B C三类 拟定优先次序 抓住影响大局的工作重点突破 分类是以重要性和紧急性为标准 所谓重要性 是指它对于实现总体目标最有意义 对工作的成败有决定性影响 所谓紧急性 是指在时间上刻不容缓迫在眉睫的事件 不如期完成就会造成损失 影响全局 重要的事不见得全是最紧急的 最紧急的事也不一定是最重要的 只有两者兼而有之 才可以列入A类工作 一般重要和一般紧急的工作列为B类 而那些无关紧要的事列为C类 一般而言 A B C三类工作占总工作量的比例分别为20 30 30 40 40 50 而对这三类工作的时间分配量应该倒过来 A类投人60 80 的时间 B类投入20 40 C类就尽量不投人 ABC分类时间管理法重视了目标 价值 注重优先 强调了 效率 为人们进行有效时间管理作出了重要贡献 不足的一面 它主要是一种危机管理 维持不了持久的 效能 第四代则可以用第二方框的方法来表示其特点 把注意力集中在维持和增进关系和取得成果上 其基本思想可以用时间管理矩阵来阐明 时间管理矩阵中的四个方框 第一方框既紧急 又重要 它涉及重要的结果 需要立即加以注意 危机管理 问题管理 第二方框是有效的自身管理的心脏 它处理不紧急但重要的事 诸如建立关系 写个人使命表 作长期计划 锻炼 预防性保养 作好准备 增进能力等 所有我们知道我们需要去做但不知怎么的 却很少抽时间去做的事 因为它们是不紧迫的 2 第二方框的方法2 1第二方框的方法实施步骤第二方框的方法实施是以价值 成果 贡献为中心 以原则为指导 以周为单位组织安排个人的整个生活 其有四个关键步骤 a 认同角色第一步写下你的主要角色 指明你希望经常投入时间和精力的各个领域 b 选择目标 考虑你感到在今后七天里每项角色中你应取得的二至三个重要的结果 这就是目标 目标最好是用结果表达 而非单纯的活动 至少其中有些目标应反映第二方框的活动 注意在选择目标时 不能忘了自我更新 磨快锯子 的活动 主要有身体 智力 精神和社会四个方面 身体方面 营养 锻炼 就医等 智力方面 读书 思考 写作等 精神方面 价值深思 动机激发 娱乐休闲等 社会方面 服务 协作 交往等 c 安排日程你心中带着目标来看下一周 并为达到这些目标作出时间安排 在确定了角色和目标之后 你可以根据你个人及组织的实际情况 能动地把每个目标放到一周中的一个具体日子 d 每日调整有了第二方框的每周安排后 每日计划就会更多地起到调整每日的活动 安排活动的优先次序和应对未预料到的事项的积极作用 2 2第二方框方法实施策略 第二方框方法实施策略 就个人而言 主要有 学会委托 选择忽略 学会说 不 a 学会委托委托对个人或组织来说都意味着成长 是否有委托他人的能力是管理者和生产者两种角色之间的主要区别 b 选择忽略C 学会说 不 要成为一个有效的管理者 进人第二方框 首要的事放在首位并且保证得以持久贯彻 就必须学会对一些不重要的事说 不 以及对自己或他人说 不 小结 简述第二方框法 3 自我诊断的方法 3 1定性的自我诊断法第一步 整理归纳好日常生活和工作中处理时间的若干方式 然后在你每日实际采用的一种处理方式上打 如你有其他的处理方式也可以填上 第二步 对诊断结果进行计算 一般采取评分的办法 对诊断后的结果进行定性分析 第三步 我们在诊断出自己的时间管理的类型后 就要针对自己分数低的 案例 进行有意识的改进 运用分数高的方法进行处理 有意识 有目的地改进处理问题的方式 从而 使时间管理完成由放任管理一自发管理一自觉管理的逐步提高的转变 最大限度地提高时间的利用率和有效性 3 2定量的自我诊断法定量的自我诊断法就是采用工作时间记录 根据工作时间记录对自己时间的实际消耗作出分析 评估 诊断出自己浪费时间的因素 进而能够有针对性地学习消除浪费时间因素的方法 改善自己的时间管理 每日工作时间记录要求做到 1 列举当天要完成的目标或者最重要的任务 2 每15分钟记录一次所进行的各项活动 3 确定每项活动的优先顺序 4 评价各项活动 包括各项活动处理的得失 改善的途径或方法 2 3浪费时间的因素的分析与消除自我诊断法其目的就在于通过定性 定量的方法来发现时间的实际消耗和时间应该分配之间的差异 分析其差异的存在原因 找出自己时间浪费的因素 在找到自己浪费时间因素后 必须花80 的努力对其原因进行分析 并找出解决办法 将各项解决办法按其重要性排列优先次序 会有助于增加采取某些行动的可能性 一项浪费时间因素至少要找到10个原因 这才符合实际 原因又包括 内部的 和 外部的 内部的 是指由管理者自身产生出来的原因 而 外部的 是指由其他人或周围环境产生的原因 4 环境信息法 环境信息法 要求用形象鲜明的格言和警句 造成一种具有强烈的时间观念的外部环境 使人们处于一个持续的兴奋状态 逐步增强时间观念 从而培养进行有效的时间管理的行为习惯 5 科学运筹法 科学运筹法是一种统筹兼顾 科学安排的组织计划或时间计划方法 它的中心内容是通过