Excel表格中数据比对和查找的几种技巧总结

Excel 表格中数据比对和查找的几种技巧表格中数据比对和查找的几种技巧 经常被人问到怎么对两份 Excel 数据进行比对 提问的往往都很 笼统 在工作中 有时候会需要对两份内容相近的数据记录清单进 行比对 需求不同 比对的的目标和要求也会有所不同 下面 Office 办公助手 的小编根据几个常见的应用 环境介绍一下 Excel 表格中数据比对和查找的技巧 应用案例一 比对取出两表的交集应用案例一 比对取出两表的交集 相同部分相同部分 Sheet1 中包含了一份数据清单 A sheet2 中包含了一份数据清单 B 要取得两份清单共有的数据记录 交集 也就是要找到两份清单 中的相同部分 方法方法 1 高级筛选 高级筛选 高级筛选是处理重复数据的利器 选中第一份数据清单所在的数据区域 在功能区上依次单击 数 据 高级 2003 版本中菜单操作为 数据 筛选 高级筛选 出现 高级筛选 对话框 在对话框中 筛选 方式 可以根据需求选取 例如这里选择 将 筛选结果复制到其他位置 列表区域 就是之前所选中的第一份 数据清单 A 所在的单元格区域 条件区域 则选取另外那份清单 B 所在的单元格区域 如下图所示 点击 确定 按钮后 就可以直接得到两份清单的交集部分 效 果如下图 其中两个清单中虽然都有 西瓜 和 菠萝 但是由 于数量不一致 所以没有作为相同记录被提取出来 这个操作的原理 就是利用了高级筛选功能对于匹配指定条件的 记录进行筛选的功能 把两张表中的任意一张作为条件区域 在另 外一张表中就能筛选出与之相匹配的记录 忽略掉其他不相关的记 录 需要注意的是 使用高级筛选的时候务必注意两个清单的标题行 要保持一致 高级筛选中作为条件区域的前提 并且在选取 列表 区域 和 条件区域 的时候都要把标题行的范围包含在其中 方法方法 2 公式法 公式法 使用公式进行比对的方法有很多 如果是单列数据对比比较常用 的函数是 COUNTIF 函数 如果是多列数据记录对比 SUMPRODUCT 函数比较胜任 在其中一张清单的旁边输入公式 SUMPRODUCT A2 B2 Sheet2 A 2 A 13 Sheet2 B 2 B 13 1 并向下复制填充 其中的 Sheet2 A 1 A 13 和 Sheet2 B 2 B 13 是 另一张清单中的两列数据区域 需要根据实际情况修改 公式结果 等于 1 的记录就是两个清单的交集部分 如下图所示 应用案例二 取出两表的差异记录应用案例二 取出两表的差异记录 要在某一张表里取出与另一张表的差异记录 就是未在另外那张 清单里面出现的部分 其原理和操作都和上面第一种场景的差不多 所不同的只是筛选后所选取的集合正好互补 方法方法 1 高级筛选 高级筛选 先将两个清单的标题行更改使之保持一致 然后选中第一份数据 清单所在的数据区域 在功能区上依次单击 数据 高级 出现 高级筛选 对话框 在对话框中 筛选方式选择 在原有区域 显示筛选结果 列表区域 和 条件区域 的选取和前面场景 1 完全相同 如下图所示 点击 确定 完成筛选 将筛选出来的记录全部选中按 Del 键 删除 或做标记 然后点击 清除 按钮 2003 版本中为 全部显示 按钮 就可以恢复筛选前的状态得到最终的结果 如下图所示 方法方法 2 公式法 公式法 使用公式的话 方法和场景 1 完全相同 只是最后需要提取的是 公式结果等于 0 的记录 应用案例三 取出关键字相同但数据有差异的记录应用案例三 取出关键字相同但数据有差异的记录 前面的两份清单中 西瓜 和 菠萝 的货品名称虽然一致 但在两张表上的数量却不相同 在一些数据核对的场景下 就需要 把这样的记录提取出来 方法方法 1 高级筛选 高级筛选 高级筛选当中可以使用特殊的公式 使得高级筛选的功能更加强 大 第一张清单所在的 sheet 里面 把 D1 单元格留空 在 D2 单元格 内输入公式 VLOOKUP A2 Sheet2 A 2 B 13 2 0 B2 然后在功能区上依次单击 数据 高级 出现 高级筛 选 对话框 在对话框中 筛选方式选择 在原有区域显示筛选结果 列表区域 选取第一张清单中的完整数据区域 条件区域 则选取刚刚特别设计过的 D1 D2 单元格区域 如下图所示 点击 确定 按钮以后 就可以得到筛选结果 就是第一张中货 品名称与第二张表相同但数量却不一致的记录清单 如下图所示 同样的 照此方法在第二张清单当中操作 也可以在第二张清单 中找到其中与第一张清单数据有差异的记录 这个方法是利用了高级筛选中可以通过自定义公式来添加筛选条 件的功能 有关高级筛选中使用公式作为条件区域的用法 可参考 本站发布的 另外一篇教程 Excel 中数据库函数和高级筛选条件区域设置方法详解 方法方法 2 公式法 公式法 使用公式还是可以利用前面用到的 SUMPRODUCT 函数 在其中 一张清单的旁边输入公式 SUMPRODUCT A2 Sheet2 A 2 A 13 B2Sheet2 B 2 B 13 并向下复制填充 公式中的包含了两个条件 第一个条件是 A 列 数据相同 第二个条件是 B 列数据不相同 公式结果等于 1 的记录 就是两个清单中数据有差异的