会计档案分类标准

档案管理规范及系统操作手册 目目 录录 1 苏宁电器股份有限公司会计档案 资料 分类实施细则苏宁电器股份有限公司会计档案 资料 分类实施细则 1 2 苏宁电器股份有限公司会计档案归档范围与保管期限苏宁电器股份有限公司会计档案归档范围与保管期限 4 2 1 会计档案归档范围 4 2 2 会计档案保管期限及密级分类 5 2 3 会计档案密级 7 1 苏苏宁宁电电器股份有限公司会器股份有限公司会计计档案 档案 资资料 分料 分类实类实施施细则细则 第一章总则第一章总则 第一条第一条 本实施细则规定了苏宁电器股份有限公司会计档案 资料 分类原则 分类 方法 案卷格式 标签格式及档案资料编目的基本范围 档案管理规范及系统操作手册 第二条第二条 本实施细则适用于苏宁电器会计档案 资料 的归档 分类管理 类目标识 和组织案卷等管理 第三条第三条 本实施细则依据国家档案相关规定结合本企业档案 资料 内容及形成特点 保持档案 资料 之间的有机联系 便于档案的管理与利用 第二章会计档案具体分类第二章会计档案具体分类 第四条第四条 根据处理业务内容 将会计档案设置为九类 即 01 凭证类 02 工商税务资料类 03 供应商对账 结算类 04 客户对账 结算类 05 主数据类 06 会计报表账册类 07 银行类 08 辅助台帐类 09 历史预决算管理类 第五条第五条会计档案分类对应的业务类型 分类号 会计档案分类规则采用字母与数字相结合的方式 首个字母 k 为会计类档案第一个的 拼音小写字母 第二个字母为每个档案库分类的库号 最后一个字母是阿拉伯数字的 的排序 三者组合构成分类号的唯一性 档案库分类业务类型分类号 凭证 10 ka1 凭证 11ka2 凭证 12ka3 凭证 13ka4 凭证 51ka5 内部往来凭证ka6 凭证 14 附件 ka7 销售单据ka8 01 凭证类 a 内部领用提货单ka9 02 工商税务资料类 b 工商资料kb1 档案管理规范及系统操作手册 抵扣联kb2 退货折让kb3 税务资料办理kb4 存根联kb5 开换增值税专用发票资料kb6 供应商对账单kc1 结算清单kc2 退货确认书kc3 拖机单kc4 确认函kc5 03 供应商对账 结算类 c 授权委托书kc6 收货单kd1 验收单kd204 客户对账 结算类 d 客户对账单kd3 供应商选择ke1 价格文件ke205 主数据类 e 会员资料ke3 06 会计报表账册类 f 会计报表账册kf1 银行对账单kg1 07 银行类 g 银行开户 销户kg2 各类台帐kh1 总部与分公司对账表kh2 总部与分公司转账通知单kh3 总部与分公司三方转账协 议 kh4 固定资产盘点kh5 其他现金盘点表kh6 物流运费单kh7 08 辅助台账类 h 总账代结费用确认函kh8 档案管理规范及系统操作手册 各类报告kh9 各类签收件及交接清单kh10 09 历史预决算管理类 i 预决算报表ki1 第六条第六条 案卷编号与标识 会计档案采用年度 月份 公司代码 分类号 保管期限和流水号 六位流水 来整 理编目资料 第七条第七条 会计档案档号生成规则 公司代码 年度 月份 分类号 保管期限 流水号的模 式生成档案号 1 分类号 由会计档案首个字母和业务类型代码组合而成 如会计档案凭证类 分类号为 ka1 2 保管期限 分为 3 年 5 年 10 年 15 年和永久 在档案管理系统内分别对 应字母为 C E J O 和 Z 3 年度 采用四位阿拉伯数字标识 4 月份 统一用 01 12 两位数标识 5 流水号 采用六位流水号标识 盒号生成规则 以库为流水编号 由年度 月份 分类号 保管期限 流水号生成 因 档号生成规则和盒号生成规则相同 所以为区分开来 在盒号的前面增加大写字母 H 来区分 如 1001 公司 2 月 凭证 10 档号为 1001 2009 02 ka1 D 盒号为 H 1001 2009 02 ka1 D 第八条第八条 会计档案层级结构 会计档案 一级 档案库 二级 盒号 三级 册号 四级 档号 五级 2 苏苏宁宁电电器股份有限公司会器股份有限公司会计计档案档案归归档范档范围围与保管期限与保管期限 2 1 会会计计档案档案归归档范档范围围 一 说明 档案管理规范及系统操作手册 会计档案 会计档案是会计凭证 会计帐簿 会计报表等会计资料以及财务管理过程 中相关资料的总称 它是记录和反映经济业务的重要资料和证据 具体会计档案归档范围参见下列附表 会计档案归档清单 xls 凭证类档案的业务类型按凭证号码段来区分 二 新增档案类型 对新增业务类型 需入档案系统归档的 主管部门为会计管理部 并由会计管理部提 供相应的管理规定与规范 具体内容下发后 由档案管理部执行 2 2 会会计计档案保管期限及密档案保管期限及密级级分分类类 会计档案分为永久 定期两类 定期保管期限分别为 为 1 年 2 年 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年五类 各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起 针对上述每个保管期限 设定特定的标识 分别为 大写字母 A B C E J O Y 永久档案标识为 大写字母 Z 附件会计档案分类表 保管期限及密级如下 一级类目一级类目二级类目二级类目业务类型业务类型保管期限保管期限 标识标识名称名称 标标 识识 名称名称 标标 识识 名称名称标识标识名称名称 ka1凭证 10O15 年 ka2凭证 11O15 年 ka3凭证 12O15 年 ka4凭证 13O15 年 ka5凭证 51O15 年 ka6内部往来凭证O15 年 ka7凭证 14 附件 O15 年 ka8销售单据E5 年 01凭证类 a ka9内部领用提货单O15 年 kb1工商资料Z永久 kb2抵扣联J10 年 k 会计档案 02 工商税务资料类 b kb3退货折让J10 年 档案管理规范及系统操作手册 kc4税务资料办理J10 年 kb5存根联E5 年 kb6 开换增值税专用发票 资料 E5 年 kc1供应商对账单J10 年 kc2结算清单E5 年 Kc3退货确认书E5 年 Kc4拖机单E5 年 Kc5确认函E5 年 03 供应商对账 结算类 c Kc6授权委托书E5 年 kd1收货单E5 年 kd2验收单E5 年04客户对账 结算类 d kd3客户对账单E5 年 ke1供应商选择C3 年 ke2价格文件C3 年05主数据类 e ke3会员资料J10 年 06会计报表账册类 f kf1会计报表账册Z永久 kg1银行对账单J10 年 07银行类 g kg2银行开户 销户J10 年 kh1各类台帐J10 年 kh2总部与分公司对账表E5 年 kh3 总部与分公司转账通 知单 E5 年 kh4 总部与分公司三方转 账协议 E5 年 kh5固定资产盘点E5 年 kh6其他现金盘点表E5 年 kh7物流运费单E5 年 kh8总账代结费用确认函E5 年 08辅助台账类 h kh9各类报告E5 年 档案管理规范及系统操作手册 kh10 各类签收件及交接清 单 E5 年 09 历史预决算管理类 i ki1预决算报表E5 年 2 3 会计档案密级会计档案密级 会计档案密级分为公开 秘密 机密 绝密四类 一 公开指在一定时期内所有财务资料 二 秘密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知 如果泄露将给企业的生产经 营造成一定影响和损失的财务资料 三 机密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知 如果泄露将给公司 造成严重影响和损失的财务资料 四 绝密指涉及的内容在一定的时期内不对外披露的 只能为相关的极少数人所知 如果泄露将给公司造成重大影响和损失的财务资料 档案管理系统内密级用对应的标识标明 公开 秘密 机密和绝密 对应的标识为 00 01 02 和 03 以此标识来区分密级 根据会计档案的业务类型 具体密级 档案库业务类型密级标识 凭证 10公开00 凭证 11公开00 凭证 12公开00 凭证 13公开00 凭证 51公开00 内部往来凭证公开00 凭证 14 附件 公开00 销售单据公开00 01 凭证类 a 内部领用提货单公开00 工商资料秘密01 抵扣联公开00 退货折让公开00 税务资料办理秘密01 02 工商税务资料类 b 存根联公开00 档案管理规范及系统操作手册 开换增值税专用发票公开00 供应商对账单机密02 结算清单机密02 退货确认书秘密01 拖机单秘密01 确认函秘密01 03 供应商对账 结算类 c 授权委托书秘密01 收货单公开00 验收单公开00 04 客户对账 结算类 d 客户对账单公开00 供应商选择公开00 价格文件秘密0105 主数据类 e 会员资料秘密01 06 会计报表账册类 f 会计报表账册机密02 银行对账单秘密02 07