公司会议制度

会议管理制度 试行版 会议管理制度 试行版 第一条 第一条 根据公司制度化 精细化管理要求 为进一步规范会 议内容和程序 提高公司的办公质量和工作效率 建立健全决策机 制 提升公司运营水平 特制订本制度 第二条 第二条 会议要求 一 会议应根据实际工作需要召开 着眼于有效沟通 协调公 司内部各方面关系 解决问题 安排部署工作 二 会议应注重质量 提高效率 会前应做好充分准备 做到 充分沟通 心中有数 对议而不决的事项提出解决的原则与方法 各类会议力求精干 高效 工作进展和安排应明确 具体 量化 杜绝空谈和形式主义 三 讲求实效 会议议定的事项 布置的工作任务 提出的办 法措施 与会人员要按照职责分工传达 贯彻 落实 力求取得具 体成果 四 严格会议纪律 会议主办部门应加强会议管理 做好会议 安排 与会人员应认真准备 准时参会 不得缺席 特殊情况必须 在会议倡导者或会议主持人同意的情况下可指定他人代表代为参会 第三条 第三条 本制度适用于公司及各部门的工作会议和专业会议 如公司领导工作例会 总经理办公会 公司销售例会 公司专项会 议 部门例会等 第四条 第四条 会议地点公司依据现行状况确定为公司会议室 501 食堂 窑岭门店会议室 凡需使用以上会议室 各部门必须提前报 备以会议计划 统筹报备时间为准 第五条 第五条 本制度将各种会议归纳分类为公司级会议 部门会议 公司级会议涵盖 公司领导工作例会 总经理办公会 跨部门技术 专题会议 公司专项工作会议 以上会议由行政人事部统一安排 通知 部门会议涵盖 部门技术分析会 部门销售分析会 部门例 会等本部门人员参与的会议 以上会议由会议组织部门自行安排 跨部门讨论 协调 沟通或非正式会议不受此制度约束 第六条 第六条 公司各类会议及其安排如下 一 公司工作例会 一 公司工作例会每周召开一次 于每周的第二个工作日下 午 16 30 召开 二 公司工作例会出席人员为公司领导成员 各部门负责人 会议由副总经理主持 副总经理和总经理因故不能出席时 授权公 司其他领导成员主持 三 公司工作例会的主要内容是 会议主持人通报重要事项 各部门负责人报告本部门上周工作情况 对照上周会议安排 逐条 逐项检查落实完成情况 提出需要公司协调解决的问题和工作建议 提出下周工作安排方案 与会人员讨论有关事项 会议主持人安排 和部署下周公司整体工作并宣布议定事项 四 公司工作例会由行政人事部组织和记录 议定事项形成 公司工作例会会议纪录 由行政人事部起草 行政人事部经理审 核后 由总经理或主持会议的其他公司领导签发 二 公司专项会议 公司专项会议是公司各部门负责人依据公司工作部署和要求 按照工作分工或受总经理委托 就专项工作召开的办公会议 专项会议由总经理或公司部门负责人召集和主持 有关部门负 责人参加 会议由专项工作主办部门负责组织和记录 行政人事部配合 会议议定事项形成 专项会议纪录 由专项工作主办部门起草 会 议主持人审核 签发由行政人事部备案存档 三 总经理办公会 一 总经理办公会不定期召开 由总经理根据需要决定召开 总经理办公会议题由公司领导成员提出 或由公司各部门提出建议 后 由总经理确定 公司领导成员对议题如有意见或建议 可在会 前提出 二 总经理办公会研究决定公司重大事项 主要内容 1 审议公司的发展战略 中长期规划 年度计划 审批重大投 资项目 资产重组和对外合作项目 2 审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏 损方案 3 审议公司业绩考核 薪酬分配方案和基本工资制度 4 研究公司内部管理体制 组织机构设置与调整方案 5 研究公司重大改革方案和部署 6 审议通过公司重要规章制度 7 研究决定公司生产经营和管理中的重大问题 8 讨论公司年度工作报告 听取公司各部门的工作汇报 9 总经理认为应研究审议的其他问题 三 总经理办公会参加范围为 公司领导成员 根据会议议 题 公司相关部门负责人参加 总经理主持会议 总经理办公会议 出席人员为公司领导成员 列席会议人员为各部门负责人 四 总经理办公会议定事项形成 总经理办公会纪要 由行 政人事部根据会议记录起草 报总经理签发 五 总经理办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人 员阅研 六 总经理办公会的材料 记录 纪要均为公司涉密文档 由行政人事部设立专人妥善保存 并于下一年度的三月底前归档 查阅会议材料 记录 纪要须经公司总经理批准 四 公司技术型分析例会 一 公司技术型分析涵盖技术和销售两种 每月召开一次 于每月的 1 日至本月 25 日之间召开 具体日期由公司总监决定 二 公司技术型分析例会由销售总监或技术总监主持 相关 部门经理 主管 助理等相关人员参加 总经理根据需要出席 销 售总监因故不能出席时 授权销售经理或销售主管主持 行政人事 部依据会议需要可安排人员列席会议 三 公司技术型分析例会由会议组织部门指定专人负责记录 议定事项形成 公司技术型分析例会纪要 由记录专员起草 经总 监或其他会议主持人签发 副本送行政人事部备案 五 部门例会 一 部门例会 由各部门自行安排 或由各部门负责人根据 工作需要决定 但必须服从公司统一安排 开会时间 参会人员等 不得与公司级会议冲突 二 部门例会由各部门负责人主持 该部门全体员工参加 三 部门例会的主要内容是 部门负责人传达公司会议精神 通报公司近期总体工作安排和面临的问题 每名员工汇报上周工作 情况 提出工作中遇到的困难和问题 解决建议和本周工作安排 与会人员讨论有关事项 部门负责人提出部门下周工作要点 具体 安排和有关要求 四 部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录 会议记录 应载明会议主持人 议题 发言概要 工作要点及时限要求 第六条 第六条 会议计划与统筹 一 每月 25 日前 如遇节假日 则顺延至下一个工作日 行政人事部应与各部门协调确定下月计划召开的各类公司级会议 统一报总经理审批后 会同公司领导工作例会 部门例会 编制 公司月度会议计划 并以周为单位制定 公司周会议安排时间表 于下一个月第一个工作日前以邮件形式将两份表格发放给公司领 导和各部门负责人 并在大蚂蚁上公布 二 凡行政人事部已列入 月度会议计划 的会议 如需改期 或遇特殊情况需安排新的临时会议时 会议主办部门应提前 2 天完 成会议提议和会议申请手续 在行政人事部领取 会议异动申请表 并报请行政人事部调整会议计划 未经行政人事部同意 任何人不 得随意打乱正常会议计划 三 会议安排的原则为 小会服从大会 局部服从整体 临时 会议服从例会 各类会议的优先顺序为 总经理办公会 公司专项 会 公司工作例会 公司技术型分析例会 部门会议 因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制 第七条 第七条 会议准备 一 会议通知遵照以下规定 1 已列入 月度会议计划表 的会议 月中无调整的 不再另 行通知 由会议主办部门按计划表直接通知参会人员 2 属下列情况之一者 按 谁主办 谁通知 的原则进行会议 通知 1 未列入月度会议计划而临时提拟的会议 2 虽然已列入月度会议计划 但需对会议议题 需准备的会 议资料 会务安排等作特别说明 3 其它主办人认为应另行通知的情况 3 会议通知期一般应提前一个工作日以上 通知对象为与会人 和会务服务提供部门 4 会议通知形式一般为会议通知单 电话通知 邮箱通知 大 蚂蚁通知同时进行 5 收到会议通知单的与会者 应签字确认 会议通知单 无 法送达本人时可由该部门人员代为签收 并签字确认 二 会议的其它准备工作遵照以下规定 1 会议主办部门应提前一个工作日准备好会议资料 如会议签 到表 会议议程议题 提案 汇报材料 计划草案 决议决定草案 与会人应提交资料 发言人名单 列席会议部门等 落实并布置 会场 准备好会议所需的各种设施 用品等 2 公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政人事部负责 第八条 第八条 会议组织 一 会议组织遵照 谁主办 谁组织 的原则 二 会议主持人须遵守以下规定 1 主持人应不迟于会前 20 分钟到达会场 检查会务落实情况 做好会前准备 2 主持人一般应于会议开始后 将会议的议题 议程 须解决 的问题及目标 议程推进中应注意的问题等 进行必要的说明 3 会议进行中 主持人应根据会议进行中的实际情况 对议程 进行适时 必要的控制 并有权限定发言时间和中止与议题无关的 发言 以确保议程顺利推进及会议效率 4 属讨论 决策性议题的会议 主持人应引导会议作出结论 对须集体议决的事项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见 5 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序 实施部门 达成 标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确 即确定负责人 追踪人 督办人 三 参会人员须遵守以下规定 1 应准时到会 并在 会议签到表 上签到 2 会议发言应言简意赅 紧扣议题 3 遵循会议主持人对议程控制的要求 4 属工作部署性质的会议 原则上不在会上进行讨论性发言 5 遵守会议纪律 与会期间应将手机调到振动或静音状态 会 议期间不允许接听电话 如须接听 请离开会场 6 做好本人的会议纪录 四 会议记录 公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责 记录 会议记录应遵守以下规定 1 以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录 根 据需要整理会议纪要 2 会议记录应尽量采用实录风格 确保记录的原始性 3 对会议已议决事项 应在原始记录中括号注明 议决 字样 4 会议原始记录应于会议当日 会议纪要最迟在一个工作日内 呈报会议主持人审核签名 5 负责会议考勤记录 并报会议主持人核准 6 做好会议原始记录的日常归档 保管工作 及时将经主持人 核准的 会议签到表 的考勤记录报行政人事部考勤人员 五 会议纪要和会议记录的发放 传阅 归档 1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定 并由 行政人事部存档备查 2 各部门的会议记录 由本部门常设会议记录员负责日常归档 保管 同时将一份副本送行政人事部统一归档备查 3 会议记录为公司的机要档案 保管人员不得擅自外泄 其调 阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行 第九条 第九条 会议跟进 一 会议决议 决策事项需要会后跟进落实的 按照部门职责 分工由主办部门跟进落实 会议主持人另有指定的 尊从主持人指 定 二 会议跟进的依据以会议决议 纪要及会议原始记录为准 三 行政人事部负责会议议定事项的督办和催办 定期检查会 议决议 纪要及会议记录及落实情况 并将督办和催办情况报告会 议主持人 并将作为考核当事人工作的依据 四 部门会议的跟进落实 督促检查工作由各部门自行安排 第十条 第十条 公司级会议的保密 一 与会人员要严格遵守保密纪律 不得将会议内容 讨论的 有关情况向外泄露 二 会议议决事项 应严格保密 除按规定履行职责需要外 与会人员不得外传会议讨论和议决情况 三 故意泄漏 传播会议有关情况的 视负面影响的大小作出 相应处罚 第十一条 第十一条 管理权责和处罚 一 行政人事部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督 二 会议主办部门负责会议的组织工作 并有权对违反本制度 的行为提出处罚 三 公司所有处罚以缴纳 快乐基金 形式体现 快乐基金 由行政人事部管理 财务部监督 基金 累加至 500 元 行政人 事部在报请公司总经理审批后提取 快乐基金 并用于公司员工福 利活动 并对基金使用情况张榜公布 三 迟到 早退 缺席 1 迟到 参会人员在会议规定召开时间未到会的 计为迟到 2 早退 凡参加会议人员 如未经主持人同意在会议结束前离 开会场的 计为早退 3 缺席 凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假 未批准而不参加会议的 计为缺席 4 参会人员接听电话后 因紧急情况必须离开者 需向会议主 持人请假 主持人同意后方能离开 否则按缺席处理 四 处罚 1 无正当理由迟到 早退每次需缴纳 快乐基金 5 元 2 无正当理由缺席每次需缴纳 快乐基金 20 元 3 会场关闭或操作手机导致手机响铃的该参会人员需缴纳 快 乐基金 5 元 4 会场接听电话的该参会人员需缴纳 快乐基金 10 元 5 参会人员离开会场接听电话 时间不得超过 10 分钟 由会 议记录人员计时 超过 10 分钟的该参会人员需缴纳 快乐基金 5 元 6 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的 以上 快 乐基金 的缴纳由传达人承担 并每次需缴纳 快乐基金 10 元 第十二条 第十二条 附则 一 本制度由行政人事部负责解释 二 凡本制度未明确规定的奖惩 按 员工手册 有关规定执 行 三 本制度由总经理办公会审议通过 经总经理批准后生效 自颁布之日起执行 会议布置注意事项 1 会议开始前一小时开始布置会场 2 若有需要 使用楼梯在会场墙壁挂设横幅 3 将四人桌移至墙边 中间会场将长条桌子按照每张间隔 60 80 厘 米的间隔摆放 4 每张长条桌配三张红色凳子 5 会场前方离墙壁四米处并排摆放两张长条桌作为主席台 铺设桌 布 摆放投影仪 笔记本电脑 设置麦克风 6 使用排插 将音响 投影仪 笔记本电脑连接至电源 7 开启音响 笔记本 激光笔 投影仪进行测试 8 会议需要使用的 PPT 等资料要在会场布置开始前拷入笔记本电脑 避免临时拷取资料 对电脑内的资料进行预先的播放 确认文件都 可正常读取 设立 PPT 讲解提醒钟专人负责 9 若需使用投影仪 在会议开始前放下窗帘 10 按照参会人数 提前一天准备签到表 并在布置会场时摆放在桌 面提供签到 签到表在会后由行政部收回 存档 会议通知单必须 提前 2 天发放 并请参会人签字确认 会务开始前 3 小时电话提醒 11 若有需要 在桌面按照领导职务摆放桌卡 按座次发放会议资料 12 会议结束后 清理会场水杯 文件 将桌椅恢复原样 将相关 文件 签到表等回收存档 归还投影仪 笔记本 麦克风 排插等 设备并做好记录 附 1 会议通知会议通知 谨定于 年 月 日 午 时 分 于 召开 会议 请准时参加 随本通知送提案书 份 若有提案请填写后于开会前提交 此致 先生 女士 具体事宜请与 先生 女士 联系 部门 电话 召集人 会议异动申请表会议异动申请表 申请人申请人申请部门申请部门 会议名称会议名称更改时间更改时间 更改事由 更改事由 行政人事部意见行政人事部意见 附 2 会议考勤表会