联合行文报告格式

1 / 25联合行文报告格式文件签发人：20001 号 局 局关于的请示：，2 / 25，。附件：1. 2. 年月日主题词： 抄送：。 办公室 年月日印发上行文请示或报告格式上行文亦即向国务院报送的请示或报告。其文头在眉首区要留出供国务院领导批示签署意见的空白区，因此眉首区比一般公文为大。这种格式要求在一般公文格式的眉首区3 / 25整体往下移 55mm，以保证发文机关名称与版心上边沿距离80mm。由于上行文要由行文机关负责人签名，签名位置与发文字号在同一水平线上，为此发文机关的字号就不能放在正中位置，应左移至版心左边缘空一个字位置标识。负责人及其签名在版心右边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用3楷体。签发人与签发人姓名之间用冒号分隔。如上行文或下行文中有几个单位联合行文，则其格式与上、下行文格式相同，同是在发文机关名称栏应把多个机关名称顺序列上，后加文件二字，居中摆放。如联合行文单位过多，则要注意保证第一页有正文，如保证不了就只好缩小发文机关名称的字号。在联合行文时主办机关应列在第一位。单位领导人签名在联合行文时与机关名称排列一致。这时红色反线下移。多个单位联合行文，其发文字号只有一个，也就是主办单位的发文字号。下行文联合行文不需标识签发人和签发人姓名，因此其发文字号应列在中间。4 / 25主体区 包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关盖章、成文日期、附注等栏目。公文标题 标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。如标题字数太多可分一行、二行、或三行标识。采用字体字号为 2 号小标宋体。标题标识一般要包括三要素，即发文机关名称、事由、文种三部份内容。其中，发文机关名称除“请示”文种需严格标识外，其他文种有时可省略。发文机关名称标识时要用全称或规范化简称。事由应把公文的主题内容高度概括成简明扼要的一段话，说明全文要点。文种则按新办法规定的 13 种文件选用标识。标识标题时除要注意美观、对称外，还要注意标题中的用词和引用书名、人名、数字等不要分离。标题中除引用书名号或政治术语要加引号外，一般不用标注标点符号。主送机关也就是受文办理机关。要标识机关的全称或规范化简称。主送机关标识在标题下空一行字位置，左侧顶格标识，后加冒号。如碰到主送机关太多，则要注意必须保证首页有正文。在这种情况下其主送机关可在此栏标几个，5 / 25后加括弧说明其余主送见版记，然后将其余主送机关放置于版记处， “抄送”上一行标识。正文在主送机关下一行字左侧空二个字标识。正文要求文字简练、明了，用词正确、概括，每自然段开始左侧空二个字书写。正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位全采用公制计量单位。但在标识词语中的序数词时，其数字标识仍采用中文大写。如“七上八下” 、 “五颜六色”等词。印章公文生效标识。但用印时要注意防伪。除油墨防伪外，印章盖章位置很重要，要求印章与正文之间不允许再加内容，因此控制印章与正文间 35mm 内盖章。由于这位置比较难掌握，则可控制在正文下一行字距范围内盖章。这样正文下也不好加文字内容了，保证了防伪。另外要求印章必须盖在成文时间上即印章应压成文年月日几个字上，防止空白印章。成文时间 指公文被领导批准发布的时间。其年、月、日的标识，在国家行政机关公文中要标识为中文大写即“二一年十一月二十一日” ，不能称为“2001 年 11 月 21 日” 。6 / 25这是一个特殊要求。一般公文的年、月、日标识位置在图文右侧距右侧空 4 个字的位置标识。联合行文常见的问题及对策摘要联合行文是机关的一种重要行文方式。它是指两个或两个以上的平级机关和单位为处理同一事项而共同发文，其目的在于使各联办单位步调一致，协同合作，从而增强公文的权威性，有效地精简文件，提高办事的效率。由于联合行文需要各个联办同单位的协调配合，其所涉及的内容事项较为复杂，因而必须按 照特定的规范要求行事，方能顺利实现行文的目的。尽管如此，仍有很多行政机关不按照特定的规范行文，导致联合行文多种问题的出现。本文根据一些常见的问题做一浅析，并对相应的问题提出合理化的对策，以规范和指导联合行文处理工作。 关键词 联合行文 问题 对策国家行政机关公文处理办法第十六条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合。然而，从实践来看，当前不少机关或单位在联合行文方面尚存在许多问题，直7 / 25接影响了工作的正常开展和公文处理的规范化建设。这些问题之较常见者，大体有以下几个方面：联合行文各相关格式要素的标识不合规范。主要表现在：1.各联办单位的排列次序不当。按照办法的规定，联合行文时应将主办机关的名称排列在前。但在实践中，有些联合行文却违反了这一规定，如县林业局拟就制止乱砍滥伐森林一事与县公安局联合行文，按规定其版头部分应将县林业局的名称排在前面，但在正式行文时却按职能大小把县公安局排列在前，显欠规范。顺便提及的是，如系行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关和人民团体联合行文，则要注意按规定依照党、政、军、群的顺序排列，而不可拘泥主办机关排列在前的做法。2.发文字号多。发文字号作为一份文件区别于其它文件最简明的代码, 犹如人的姓名, 一般一份文件只需一个, 多了反而容易引起混乱, 不便于文件管理。 党政机关公文处理工作条例规定“ 联合行文, 一般只标明主办机关的发文字号” , 而办法则明确限定, “ 联合行文, 只标明主办机关发文字号” 。相对而言, 条例的规定有点8 / 25宽松, 但“ 一般” 之外的只能是极其特殊的情况, 正常情况下就应该标注一个文号。但是, 这一例外规定被极少数基层机关滥用, 不但一些党内文件存在一文多号现象, 而且党政联合行文和行政机关联合行文中一文多号问题更为严重。有的参与发文单位, 或为了便于文件存档查检, 或为了显示对工作重视, 竟然对凡参与发的文件都标注该机关的发文字号, 以至一些文件出现多个文号，显得极其繁琐，也有悖规定。3.对成文时间的确定和标识不合规范。联合行文时，因其文稿需经各方的领导同志签署意见并签字， “中转”时间可能较长，那么成文时间如何确定？办法中明确规定；“联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。 ”但在实践中有些联合行文却以主办单位领导人的签发日期为准，是有悖规定的；还要注意对于成文时间的标识必须依照国家行政机关公文格式的规定写公元全称，而且要用汉字数字；如系两个机关联合行文，应将成文时间拉开，左右各距版心 7 个字，以便加盖印章。加盖印章时要将主办单位印章在前，两印章间互不相交或相切，相距不能超过 3mm；如系三个以上机关联合行文，则要将各联办单位名称在正文与成文时间之间列出，每排最多排 3 个印章，最后如余一个或两个印章，均居中排布，然后在其右下侧标9 / 25识成文时间。这些标识规定可以说是非常清楚的，但从实际情况来看，有些联合行文却没有循此执行，特别是在有关的尺寸规格以及对数字的使用上，存在的问题就更多。仍以前文县林业局和县公安局的联合行文为例，其在文尾落款部分将两个单位的名称一并列出，同时分别加盖公章，而其成文时间却使用了阿拉伯数码，这显然是与格式的规定相抵触的，应当加以更。14.用印不符合规范。对于联合行文的用印，应当视其行文方向的不同而有所变化。 办法规定：“联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。 ”其中，对联合上报的公文作出只加盖主办单位印章的规定，目的在于简化手续，提高工作效率，但实践中不少上行文唯恐不加盖印章就显得不够郑重或者不负责任，于是就无一遗漏地全部加盖。例如省公安厅所属的五所人民警察学校因进行教育体制改革和布局结构调整一事联合向省公安厅政治部行文，其在文尾落款处并列署有五所警校的名称，而且分别加盖公章。这种做法是不规范的，应当按规定只由主办单位加盖公章即可。10 / 25联合行文各单位的级别不具有对等性。联合行文的各个单位之间必须是同一级别，这是联合行文应当遵循的一条重要原则。对此， 办法第十六条明确规定，据此可以看出，联合行文的各单位之间必须是同级关系，亦即对等关系，级别高的单位不能与级别低的单位联合行文。但在实践中，有些联合行文却违反这一原则，例如市区人民武装部为了做好 2002 年秋季的征兵工作而与市政府联合行文，其中人民武装部虽然是独立的法人单位，但其级别要比政府低，故而二者不可联合行文，应以人民武装部的名义单独行文为妥。如能以政府的名义行文，则更为理想。2联合行文的单位过多过滥。既然是联合行文，当然其主体至少要有两个，但最多是多少却没有明确的量化限制。尽管如此，也要注意把握其必要性与适度性。 办法第十三条规定：“行文应当确有必要，注重效用。 ”联合行文时尤应遵循这一原则，而决不能不视具体情况，不看有否必要，只是为了广造声势，扩大影响，动辄以联合行文形式发布，其结果只能事与愿违，贻害工作。如果涉及的联办单位太多，故而可只标识主办11 / 25单位一家的版头，而将其他协办单位名称纳入标题或者公文的开头部分，就显得较为科学、合理了。联合行文所用文种不够恰当。尽管联合行文的方向是多向性的，但其所涉及的公文种类却相对较为稳定。属于联合行文的公文名称，通常是“通知” 、 “决定” 、 “报告”和“函”等等。行文时必须根据行文的目的、联合行文各单位的职权范围和与受文单位之间的行文关系准确确定使用相应的文种，不可粗疏。实践中，有些联合行文却没有这样做，例如某市三大百货商场拟联合举办“迎新春商品交易洽谈会” ，向市有关单位行文，其标题为关于联合举办“迎新春商品交易洽谈会”的通告 ，这里用“通告”文种是不恰当的，因为它是下行文，用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项，具有强制性质，而告知有关单位举办商品交易洽谈会，联合行文的各单位与受文单位之间属于不相隶属的关系，所以不能使用“通告” ，而应用“函” 。3成文环节多, 影响工作效率。由于联合行文的单位多, 以致文件从起草到发出, 要经过12 / 25诸多环节。文件起草前, 要由联合行文单位讨论协商, 达成一致意见后, 明确主办单位起草, 起草后要送联合行文的各单位领导会签, 会签打印后, 还必须送各单位盖章方可发出。环节多, 手续多, 严重影响了办事效率, 以致有的文件, 从起草到发出需要两个月的时间。受文单位处理文件时“撞车”现象多。联合行文制发后, 相对应的受文单位领导必须签批。但由于各单位领导的工作方法、领导水平和协调能力各不相同, 以致签批意见时经常出现“ 撞车” 现象, 影响了文件的顺利贯彻落实。4二、解决联合行文常见问题的措施一是对照相关要求, 规范格式。格式是公文的“ 门面” 。保证一份公文的格式规范得体, 既是条例和办法的基本要求, 也是维护公文的权威性, 维护发文机关形象的现实需要。各级机关必须增强13 / 25严肃性, 减少随意性。党的机关行文要严格遵循条例 规定的行文规则和格式要求, 行政机关行文要严格遵循办法规定的行文规则和格式要求； 党政联合行文必须同时符合条例 和办法 的各项规定, 从严掌握。如, 党政联合行文标注文号, 就必须按办法办事，严格做到一文一号。特别需要指出的是, 2000 年 1 月起实施的国家行政机关公文格式, 是强制性国家标准, 对行政机关文件格式作了详尽的规定, 各级行政机关都应该认真贯彻，狠抓落实, 坚决杜绝格式不规范的文件出笼。 二是把握“确有必要”的原则, 严格控制联合行文的数量。充分认识文件的重要程度与是否联合行文、参与行文单位的多少没有必然联系, 走出“联合行文份量重” 、 “单位越多越好”的误区。在办理联合行文中要坚持“ 党政分开”的原则, 应该党的机关行文的, 就不要拉上行政机关, 不要搞“ 拉郎配” 。应该行政机关行文的也不要拉上党的机关, 长期性、全局性、战略性工作必须党政联合行文的, 才考虑联合行文, 阶段性、局部性、事务性工作由行政机关行文即可, 以减少不必要的联合行文。要坚持“ 确有必要” 的原则, 克服形式主义、文犊主义,从实际需要出发, 14 / 25实事求是, 凡可联合发可单独发的文件一律单独行文, 可参与可不参与的单位一律不作为联合行文单位。即使上级部门的联合行文也不要照套照搬照转。5三明确主次关系, 尽可能地由联合行文主办单位对各个部门批办文件。 主办单位对各个部门收文后, 要主动与协办单位协调, 听取他们的意见, 提出贯彻落实的办法。协办对各个部门,则要注意主次分明, 一般应在主办对各个部门提出协商意见后, 再根据文件内容提出本部门的贯彻意见,以避免“撞车”现象的发生。四是完善制度, 强化监督。各级党委、政府办公室(厅）要建立公文规范化处理检查、评比、监督制度, 将有关情况列为办公室工作考核的内容, 加强对下级机关公文处理的业务指导和管理。对不符合规定的公文, 应要求下级机关重新制发, 并定期通报情况, 督促下级机关尽可能少发文, 发短文, 规范发文。参与联合行文的单位也要增强责任意识, 相互监督, 共同把关；不必要参与发文的, 要坚持原则不参与, 发现文件格式有错的, 要及时采取补救措施。总之, 要通过共同努力, 切实解决联合行文中存在的间题, 提高公文处理工作的质量15 / 25和效率, 努力实现机关公文处理工作的科学化、制度化、规范。6结束语联合行文存在的常见问题, 危害极大,不可小视。一方面, 既影响发文机关形象, 又影响文件的权威性和严肃性。另一方面, 还影响工作效率。增加联合行文的数量和单位, 势必增加发文的环节, 相对延迟发文时间, 影响文件及时有效地发挥作用同时,也给一些不必要的受文单位增加了工作负担,造成了许多无效劳动, 浪费了领导和机关的时间如果受文单位相互扯支, 或是对文件的办理意见不一致，更是直接影响文件顺利落实, 甚至会贻误工作。因此，对于联合行文常见的问题应采取有效的措施，加以制止，以提高联合行文的办事效率，规范和指导联合行文处理工作。参考文献1. 栾照钧，栾瑞光.党政机关公文格式要点解析M.秘书之友，201616 / 252.岳海翔.联合行文常见病误浅析M.中国公文写作研究会秘书处，XX3.陈龙.公文联合行文应注意的问题M.南京师大人文院，XX4.陈文峰.基层联合行文中的”四多“现象及对策M.江苏省射阳县委办公室，20015.于龙.与行政机关联合行文主题问题浅析M.6.邓克坚.当前联合行文存在的问题及的对策M.秘书工作杂志，1997附件 1：国家行政机关公文处理办法国发200023 号 2000 年 8 月 24 日第一章 总 则17 / 25第一条 为使国家行政机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。第二条 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。第七条 各级行政机关的办公厅是公文处理的管理机构，18 / 25主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。第八条 各级行政机关的办公厅应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。第二章 公文种类第九条 行政机关的公文种类主要有：(一)命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告19 / 25适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告20 / 25适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。批复适用于答复下级机关请示事项。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要21 / 25适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中， “绝密” 、 “机密”级公文还应当标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、 “急件” 。其中电报应当分别标明“特提” 、 “特急” 、 “加急” 、 “平急” 。发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。22 / 25上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中， “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机