应收账款管理办法2016.3

1 6 应收账款管理办法 编者 邓钰丰 一 目 的 为了加强公司对应收账款的管理 避免 减少坏账损失 提高公司的经济效益 制定本办法 二 范 围 本办法适用于参与应收账款管理活动的各相关部门 本办法明确了应收账款的事前 事中 事后控制措施 参与应收账款管理活动的 相关部门的职责 坏账核销管理程序及奖惩条例 三 定 义 应收账款 公司在正常的经营过程中因销售商品 提供劳务等 应向购买单 位收取的款项 本公司按应收账款产生标准 将应收账款分为 账面应收账款 和 合同应收账 款 账面应收账款 已开具发票但尚未收回的款项 合同应收账款 根据合同文本签订的付款方式 逾期未收回的款项 四 原 则 4 1 对应收账款事前 事中 事后全程管控 4 2 谁销售 谁回款 原则 销售部门为应收账款的责任主体 财务部为应收 账款的主管部门 负责组织分析与考核 及时提示问题和防范风险 4 3 应收账款与考核 奖惩机制相结合原则 4 4 集中清收与日常管理相结合的原则 4 5 控制应收账款的催收成本 五 具体措施 5 1 事前控制 签约到发货 实施 5 1 1客户信用评级 建立客户信用评级制度及合理的信用政策 信用评级 主要根据客户的注册资本 财务状况 历史欠款情况等进行不断更新 信 用政策主要包括信用额度和信用期限两方面内容 5 1 2合同条款 销售合同中需明确的条款 1 付款方式需符合客户信用评级对应的政策 超出权限需逐层审批 2 6 2 合同须有条款 买受人未履行支付价款或其他义务的 标的物的 所有权属出卖人 避免客户因破产而将货物作为破产财产 3 合同内仲裁 法律诉讼条款需尽量签订为有利于我方节约催款成本 的方式 5 1 3第三方担保 对于信用评级较低的客户 签署新的销售合同前 需让 对方提供第三方担保 5 2 事中控制 发货 实施到付款期限前 5 2 1合同项目的发货数据 工程实施情况及时更新 销售部门根据合同签 订的付款方式 在应付款项到期前提醒客户付款 5 2 2定期与客户对账 每月将发货数据等关键信息与客户进行核对 并对 未执行完毕的合同项目形成双方认可的纸质文件或电子邮件 5 3 事后控制 欠款到追收 5 3 1应收账款分类 根据客户欠款的具体情况 将应收账款分为 无力付 款 和 故意拖欠 两大类 并配合奖惩机制进行催收 针对 无力付款 情况 尽早通过审计法务部走法律程序减少损失 针对 故意拖欠 情况 需按催款步骤进行追收 供参考的催收方法 讲理法 疲劳战法 激将法 软硬兼施法 等 5 3 2应收账款催收步骤 电话催收 信函通知 派人面谈 需尽量形成应 收账款纸质确认单或录音 诉诸法律 启动债权人申请破产程序 5 3 3集中清收 每年 7 月为公司陈欠款专项清收督导月 广开渠道 多方 清收 千方百计回收欠款 5 3 4风险转移 根据公司需要及金融环境情况 考虑应收账款抵借或让售 融资 六 管理部门与职责分工 6 1 销售部门 6 1 1收集客户基础信息 并提交给营销管理部作为客户信用评级的一部分 6 1 2销售合同条款按照客户信用等级对应的付款方式进行谈判 并将标的 物在付清款项前的所有权归属 仲裁 法律诉讼等条款按要求列入合同 6 1 3对于信用评级较低的客户 签署新的销售合同前 负责提供客户的第 3 6 三方担保资料 6 1 4按客户设置应收账款台帐 详细记录应收账款基础资料 包括每个客 户的信用额度 信用期限 每笔业务的合同编号 经办人员 发货记录 发票和回款记录 以及对账 催收记录 6 1 5根据合同签订的付款方式 在应付款到期前提醒客户付款 6 1 6每月将发货数据等关键信息与客户进行核对 并及时提交开票申请 对未执行完毕的合同发货数据形成双方认可的纸质文件或电子邮件 6 1 7按照应收账款催收步骤 对欠款客户进行追收 需审计法务部协助走 法律程序的 及时提交申请 6 1 8销售人员工作调动 离职时 该销售人员经办或接管的应收账款应作 为主要内容逐笔进行交接 后任销售人员必须接任应收账款清欠责任 发 生逾期呆账 坏账的 应根据具体情况同时追究前任 后任销售人员的责 任 6 2 营销管理部 6 2 1建立并更新客户信用评级 制定合理的信用政策 6 2 2审核合同条款 主要包括付款方式是否符合客户信用等级 合同条款 中是否有标的物在付清款项前的所有权归属 仲裁 法律诉讼是否有利于 公司节约催款成本等 6 2 3对合同项目的发货 开票 到款数据进行及时更新 6 2 4每月检查销售部门的应收账款台帐是否在不断更新 6 2 5根据合同签订的付款方式 在客户应付款项到期前督促销售部门提醒 客户付款 6 3 财务部 6 3 1每季度与有账面应收账款的客户进行对账 并形成双方认可的纸质文 件 每一客户会计年度终结 必须取得欠款人对所欠款的书面确认 6 3 2制作账面应收账款的账龄分析表 并提供给销售部门 营销管理部 审计法务部和公司领导 根据信用政策对数额过大 超过信用期等情况的 应收账款提供预警信息反馈 6 3 3财务部在清查应收账款时 对应付账款应当一并清查 对既有债权又 有债务的同一债权人 应由销售部 采购部共同说明情况 经销售部 采 4 6 购部领导审批后 由财务部进行账务抵扣处理 6 3 4根据公司需要及金融环境情况 考虑应收账款抵借或让售融资 6 4 审计法务部 6 4 1对客户信用评级较低 提供了第三方担保资料的 负责审核并保存第 三方担保相关资料 6 4 2对 无力付款 和 拒不支付 的客户 由销售部门提交书面申请后 走相关法律程序 6 4 3与销售部门协同清收二年以上应收账款 6 5 服务管理部 6 5 1对合同项目的工程实施情况进行及时更新 供销售部门根据工程实施 对应的付款阶段及时催款 6 6 生产检验中心 6 6 1对无工程实施的自有产品发货 负责客户签收回执资料归档保存 作 为应收账款的有效凭证 6 7 采购部 6 7 1对无工程实施的第三方产品发货 负责客户签收回执资料归档保存 作为应收账款的有效凭证 6 8 工程部门 6 8 1对有工程实施的自有产品和第三方产品发货 负责客户签收回执资料 归档保存 作为应收账款的有效凭证 七 坏账核销管理程序 7 1 坏账损失确认原则 7 1 1债务人被依法宣告破产 撤销的 应当取得破产宣告 注销工商登记 或吊销执照的证明 或者政府部门责令关闭的文件等有关资料 在扣除以 债务人清算财产清偿的部分后 对仍不能收回的应收款项 作为坏账损失 7 1 2债务人死亡或者依法被宣告失踪 死亡 其财产或者遗产不足清偿且 没有继承人的应收款项 应当在取得相关法律文件后 作为坏账损失 7 1 3涉诉的应收款项 经人民法院判决 裁定书已生效 或者虽然胜诉但 因无法执行被裁定终止执行的 作为坏账损失 5 6 7 1 4逾期 3 年的应收款项 具有依法催收磋商记录 并且能够确认 3 年内 没有任何业务往来的 在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的 赔偿后的余额 作为坏账损失 7 1 5坏账损失应依据税法的有关规定向主管税务机关申报并经审批后处理 7 2 坏账损失公司内部处理程序 7 2 1销售部门提出坏账核销申请 阐明坏账损失的原因和事实 提供企业 内部证明材料和外部具有法律效力的证明文件 7 2 2财务部核实核销申请后 出具具体意见提交公司董事会或总经理办公 会审定 7 2 3涉及诉讼的坏账损失 由审计法务部委托律师出具法律意见书 7 2 4逾期 3 年以上的应收账款形成的坏账损失 实行账销案存 继续保留 追索权 由销售部门和审计法务部追索 八 应收账款考核与奖惩 8 1 原则 8 1 1应收账款的回款情况与销售提成直接挂钩 8 1 2应收账款分类考核原则 8 1 3应收账款回款后 出力的部门论功行赏 8 2 应收账款分类奖惩标准 8 2 1针对客户 无力付款 有证据表明客户已进入破产程序 或债务人 死亡或者依法被宣告失踪 死亡 款项清收基本无望的陈欠款 按实际收 回金额的 3 对销售部门进行奖励 无证据表明客户 无力付款 的 视 为 故意拖欠 8 2 2针对客户 故意拖欠 已采取诉讼方式并胜诉但回款仍然困难的陈 欠款 经审计法务部 财务部和营销管理部确认事实后 2 个月内收回的 按实际收回金额的 1 进行奖励 奖励对象和比例 销售部门 80 审计 法务部 20 超过 2 个月未收回的 从次月起每