房地产合同管理办法(定稿版)

山西潞安房地产开发有限公司山西潞安房地产开发有限公司 合同管理办法合同管理办法 试行 试行 二二 一四年八月一四年八月 1 目目 录录 第一章第一章 总 则 2 第二章第二章 合同管理机构及业务部门职责 2 第三章第三章 合同管理制度 3 第一节 合同的签订 3 第二节 合同的会审 6 第三节 重大经营事项的前置审核 9 第四节 合同的履行 10 第五节 合同的变更和解除 11 第六节 合同纠纷的处理 12 第七节 合同专用章管理 13 第八节 合同台账 报表及档案管理 13 第四章第四章 合同管理奖惩 14 第五章第五章 附 则 16 2 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为规范公司的合同管理工作 满足合同管理工作需要 实现公司合同管理的制度化 预防和避免合同纠纷的发生 维护公 司的合法权益 根据国家相关法律 法规及公司有关规定 结合公 司的实际情况 制订本办法 第二条第二条 本办法适用于公司一切合同管理活动 本办法所称的合同业务是指公司在生产 经营活动中签订的建 设工程 物资采购 技术 广告等所有合同的谈判 签订 履行等 行为 第二章第二章 合同管理机构及业务部门职责合同管理机构及业务部门职责 第三条第三条 经营部是公司合同归口管理部门 负责依法对合同 进行统一指导 监督 管理 第四条第四条 经营部主要职责 1 负责国家相关法律法规的宣传 2 建立 健全和完善合同管理办法 3 根据公司采购计划 组织相关部门进行市场调研 4 参与合同洽谈 负责合同的发起 审批流程的调度 合同会 审及建档 保管并按季度移交档案室等工作 5 负责牵头拟定公司重大项目合同文本并组织相关专家对公司 重大事项的合法性 可行性进行论证并出具法律意见书 3 6 负责规范公司合同文本 负责公司合同法律条款的审核 7 参与合同纠纷的调查 调解等活动 8 办理其他合同业务方面的工作 第五条第五条 业务部门主要职责 工程部 负责提交工程发包 材料 设备招标采购计划 负责 审核对方主体资格 技术部 负责提交公司设计 测绘 检测等技术服务合同的签 订计划 负责审核对方主体资格 企划部 负责提交公司广告宣传 制作 策划等宣传服务方面 合同的签订计划 负责审核对方主体资格 办公室 负责提交公司办公用品等业务分管范围内采购合同的 签订计划 负责审核对方主体资格 财务部 负责审核合同的付款方式 付款期限等有关条款 公司分管经理 负责所分管工作范围内招标 采购 合同签订 计划审批及合同的审核批准 总经理 负责全公司所有合同的审核批准 第三章第三章 合同管理制度合同管理制度 第一节第一节 合同的签订合同的签订 第六条第六条 合同的签订应当符合国家法律 法规 政策的规定 符合公司相关管理办法的规定 坚持平等互利 协商一致 公开公 正与诚实信用的原则 4 第七条第七条 凡以公司名义签订的合同 均应加盖公司的合同专 用章 不得用行政章或其它印章代替 公司下属职能部门更不得加 盖本部门行政章或其它印章签订协议 合同 第八条第八条 公司严禁提供任何担保 第九条第九条 公司所有经营业务必须按照市场行为 形成书面 合同 约定 金额在 1 万元以下的除外 严禁未订立合同即实际履行而后补办签订手续的行为 但突发 事故 设备抢修 工程抢险 救灾等特殊情况不能及时签订合同的 须报总经理批准后应急办理 并在一周之内完善相关手续 第十条第十条 合同的主要条款应当齐备和明确 必须包括但不限 于下列条款 1 双方当事人的详细情况 包括名称 地址 电话 法定代表 人 委托代理人 开户银行及帐号 2 标的 3 数量 包括计量方法 4 质量 包括执行标准 5 价款或者报酬 6 履行期限 地点和方式 7 违约责任 8 解决争议的方法 9 合同生效条件 10 签约日期 签约地点 第十一条第十一条 合同的签订 5 1 经营部按照承办部门提交的计划 按照公司相关管理制度规 定或招标的方式确定合作方 牵头组织承办部门及相关部门与对方 初步就合同的相关内容进行业务谈判 与承办部门共同草拟合同条 款 2 合同初步达成一致意见后 经法律顾问审核 承办部门将预 审资料 准入 计划 招标 调研资料 合法有效的资质手续等 经经营部审核后 由经营部将合同及相应资料上传公司 OA 办公系统 发起合同会审流程 合同按公司合同会审流程进行合同会审后 承办部门负责人在 合同中经办人位置签字 经经营部加盖审核章 分管经理 公司总 经理签字后 到办公室加盖合同专用章 合同生效 第十二条第十二条 合同签订注意事项 1 合同中一般不得约定预付款或定金条款 如确需约定 由承 办部门提出书面申请 报总经理批准后方可签订 原则上预付款比 例不得超过合同总价或酬金的 30 定金比例不得超过合同总价或 酬金的 20 2 合同中原则上必须扣留质保金 质量保证期限不得低于半年 质 量保证金不得低于合同总价的 10 低值易耗品除外 法律法规 公司上级单位另有规定的 按相关规定执行 签订合同时由经营部 严格管控 3 订立合同时 约定以诉讼方式解决纠纷的 应在合同中明确 诉讼管辖地或诉讼管辖地的选择方法 约定以仲裁方式解决纠纷的 应明确仲裁委员会 6 4 合同对方原则上必须是单位 签订合同时必须加盖单位的合 同专用章或公章 并由该单位的法定代表人或委托代理人签字 委 托代理人要出示合法有效的授权委托书 并由各部门统一留存 5 公司严禁与个人签订合同 确需与个人签订合同的 须经总 经理书面批示 方可按本办法规定进入合同审批流程 6 合同签订的前提是相关手续必须齐全 计划 招标 调研资 料等 按时签订 否则不予办理 第十三条第十三条 合同文本标准化管理 1 合同的签订一般按公司法律顾问提供的规范文本使用 需要 变更条款内容的 承办部门说明理由 会同经营部共同拟定合同条 款 经法律顾问审核 由经营部最终审定使用 2 对方当事人提供的格式合同 对其中限制我方权利和免除对 方责任的条款 必须经法律顾问审核后 由公司经营部最终审定使 用 第二节第二节合同的会审合同的会审 第十四条第十四条 为强化公司管理 最大限度地防范市场及法律风 险 公司合同的签订执行合同会审制度 第十五条第十五条 公司合同的会审需按照公司内部会审流程及总公 司会审流程执行 第十六条第十六条 合同会审流程 公司内部会审流程 7 1 建设工程合同 工程材料合同的会审流程 经营部 发起并调度 工程部部长 经营部部长 工程分管 领导 经营部分管领导 财务部分管领导 公司总经理 2 其他合同的会审流程 经营部 发起并调度 承办部门部长 经营部部长 承办部 门分管领导 经营部分管领导 财务部分管领导 公司总经理 总公司会审流程 经营部 调度 法律顾问 总公司分管领导 总公司总经理 第十七条第十七条 合同审核实行承办负责制 1 承办部门要按照公司准入条件对签订合同的主体进行资格预 审 对合同的合法性负责 1 审查签订合同当事人是否是经过有关部门批准成立的法人 个体工商户 是否是具备与签订合同相应的民事权利能力和民事行 为能力的公民 审查对方的法人营业执照及年检情况 经营范围 组织机构代 码证 如是否合法注册 是否存在未年检或被吊销营业执照等 相 应资质 对法律法规规定需要具备相应资质条件或经营许可的合同项 目 要根据合同内容审查对方的资质现状 即是否获得相应资质及 目前效力情况 合同主体是个人的 可以要求其提供相应的个人身 份信息 如姓名 身份证号 详细地址 2 审查负责签订合同的单位或个人是否具有相应的合法授权 有无签约权限 8 对对方代理人身份有无代理权 代理权限范围 期限等进行必 要的审查 企业法人的分支机构签订合同时需由法人授权 有担保 人的合同 审查担保人是否具有担保能力和担保资格 必要时进行 工商登记查询 3 审查对方资信能力 业绩 人员等 对对方的履约能力进行必要评估 如根据经营现状 以往合作 情况以及其他客户评价等因素对其履行能力及信用程度进行考量 以保证签约后顺利履行合同 必要时应要求对方提供资信证明 一 般重大工程项目 重要项目或者较大额度的采购合同 应要求对方 出具履约保证金函 2 承办部门对合同条款认真把关 对合同有效性负责 承办部门要按照合同性质对合同主体 标的物 质量 数量 工程造价 承包方式 履约时间 安全等主要条款认真把关 并对 其有效性负责 其他审核部门进行协助审核 法律顾问对合同的法 律文本审核 第十八条第十八条 申请合同会审时应提供下列资料 1 工程招标的全套文件及中标通知书 2 合同对方的资质 资信资料 营业执照 组织机构代码证 资质证 安全生产许可证 税务登记证 个人身份证 出具授权委 托书 单位 个人 等证明材料 3 参加会审部门认为有必要提供的其它相关资料 第十九条第十九条 合同会审的主要内容 1 合同的实质性审查 主要审查合同的实质内容 包括但不限 9 于按照合同性质对合同主体 标的物 质量 数量 工程造价 承 包方式 履约时间 安全等主要条款的审查 2 合同的形式审查 主要对合同文本所涉法律风险进行审查 第二十条第二十条 联营 协作单位以公司名义对外洽谈工程合同除 进行上述合同会审外 工程部还必须对该单位全面履行本合同的能 力进行审查 审查合格后 办理资格准入手续 申请合同会审时 必须如实填写清楚 不得弄虚作假 隐瞒真相 第二十一条第二十一条 会审过程中 审核部门提出明确修改意见的 承办单位应进行修改或继续与对方当事人协商 如修改确实困难 应经法律顾问审核 审核部门最终确认后 方可加盖合同专用章 凡未按规定经审核会签的合同 办公室不得用印 第二十二条第二十二条 合同会审时间 为提高合同审批效率 合同上传 OA 及时审批 参加合同会审部 门自接到合同之日起 审批时间不得超过 24 小时 特殊复杂的合同 与承办部门沟通后 可做相应延长 第三节第三节 重大经营事项的前置审核重大经营事项的前置审核 第二十三条第二十三条 重大经营事项是指公司的重大投资 资产处置 改制改组 公司上市 发行债劵 股权转让 分立 合并 破产 解散及重大招标 合同 担保等 第二十四条第二十四条 公司各有关重大经营事项的承办部门 应当在 立项 调研阶段书面通知公司经营部参加 并将全部材料报送公司 10 经营部 公司经营部安排法律顾问应对相关事项的法律风险及建议 向有关部门出具法律意见书 报公司总经理 第二十五条第二十五条 公司经营部要对重大事项进行全过程参与 直 至该事项的法律程序结束 第二十六条第二十六条 前置审核的方式 1 参加有关重大经营事项的会议或召开与法律审核事项有关的 会议 2 参与有关重大技改 基建工程项目前期调研的活动 3 查阅有关重大经营事项的资料 4 了解有关重大经营事项执行 落实情况 必要时要求有关部 门和单位负责人作出说明 第二十七条第二十七条 公司各部门应当认真执行法律意见书 使其承办 的重大经营事项合法化和规范化 未执行法律意见书的 应当作出 书面说明 报送公司总经理和经营部 并存档备查 第二十八条第二十八条 上述重大事项前置审核通过后 须经公司经理办 公会会议通过 之后 按公司合同会审流程办理合同签署事宜 第四节第四节 合同的履行合同的履行 第二十九条第二十九条 公司签订的各类经济合同 由合同承办部门负 责履行 第三十条第三十条 合同的履行应严格按照相关法律法规和合同中的 相关约定进行 具体程序是 11 1 合同标的业务承办部门或使用部门负责按照公司规定对合同 标的进行验收 对质量与技术是否与合同约定及法律法规的要求相 一致负责 2 合同标的业务承办部门或使用部门按合同约定对合同标的验 收时 如对产品质量 技术要求有异议 按照约定书面向对方当事 人提出异议 3 保修期满 使用部门未提出质量异议的 支付质保金 第五节第五节 合同的变更和解除合同的变更和解除 第三十一条第三十一条 合同签订后不得随意变更或解除 如确需变更 或解除的 按照以下流程办理 由承办部门提出书面申请 分管领 导审核同意后 报总经理批准 将原合同收回交经营部办理变更或 解除手续 第三十二条第三十二条 有下列情况之一 允许变更或解除合同 1 经当事人协商同意 2 由于不可抗力致使合同约定的义务不能履行 3 由于一方在合同约定的期限内没有履行合同 第三十三条第三十三条 合同对方要求变更合同时 必须有书面变更协 议 我公司应在约定的期限内将意见以书面形式回复对方 严禁未 取得对方当事人的书面材料而擅自凭口头约定变更原合同 我公司因故变更或解除合同 应当及时以书面形式通知对方当 事人 说明变更或解除合同的原因并请求对方书面回复 尽快与对 方当事人沟通达成变更或解除合同的协议 12 第三十四条第三十四条 变更或解除合同的通知或协议 一律采用书面 形式 第三十五条第三十五条 在合同履行过程中对方当事人客户名称或主体 资格变更 应提供工商登记机构或原客户单位出具的证明材料 第三十六条第三十六条 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时 合同实施单位应当催促当事人采取有效措施 同时要收集 保存对 方当事人不履行合同的有关证据 及时向公司经营部报告 如遇有不可抗力或者其它原因无法履行合同时 应当及时收集 有关证据 并立即以书面形式通知对方当事人 同时积极采取补救 措施 减少损失 第六节第六节 合同纠纷的处理合同纠纷的处理 第三十七条第三十七条 合同未能按约定全面履行 双方或一方当事人 主张另一方承担违约责任而形成合同纠纷 第三十八条第三十八条 合同履行中非因不可抗力因素出现下列情况之 一的 承办单位应及时通知公司经营部 1 对方拒绝履行 2 对方迟延履行 3 对方履行不适当 4 对方不能履行 但拒不返还定金 预付款 5 因我公司原因 不能接受对方履行 6 其他导致合同纠纷的情形 13 第三十九条第三十九条 发生合同纠纷后 承办单位应向经营部说明与 纠纷有关的事实 并提供相应的书面证据材料 第四十条第四十条 发生合同纠纷后 与对方当事人进行解决合同纠 纷的交涉期间 承办单位未与经营部协商确定 不得向对方出具任 何书面承诺 第四十一条第四十一条 是否就纠纷事宜提起诉讼或仲裁 经营部应提 供以下意见以供公司领导参考 1 法律关系和事实的分析 2 诉讼发生费用的估算 3 诉讼利益得失的判断 第四十二条第四十二条 公司诉讼及仲裁事务报总公司企业管理部 由 企业管理部牵头处理 公司经营部配合 第四十三条第四十三条 公司需要外聘律师的 公司提出申请 由总公 司企业管理部统一负责 第七节第七节 合同专用章管理合同专用章管理 第四十四条第四十四条 公司合同专用章由办公室统一刻制 统一备案 统一发放使用 统一管理 并到总公司企业管理部备案 禁止任何部门擅自刻制各类合同专用章 第四十五条第四十五条 合同专用章由公司指定专人管理 并建立合同 专用章使用台帐 合同专用章管理人员对合同必须严格审核后 方可加盖印章 14 禁止在空白合同上加盖合同专用章 第四十六条第四十六条 合同专用章不得擅自携往外地 合同专用章遗失的 应立即登报声明作废 并将情况向总公司 企业管理部汇报 第八节第八节 合同台账 报表及档案管理合同台账 报表及档案管理 第四十七条第四十七条 公司经营部负责建立公司合同台帐 合同档案 第四十八条第四十八条 合同台账分为电子台账和纸质基础台账 合同 台账应对合同编号 标的类别 标的名称 双方当事人 标的物的 规格和数量 履行期限 履行记录等情况进行登记 第四十九条第四十九条 合同报表内容主要包括合同签订情况 履行情 况 分为合同月度 季度 年度报表 公司合同管理员应按照总公司企业管理部的要求 上报公司合 同报表 经营部每季度末向总经理报送公司本季度合同签订和履行情况 报表 每年初报送上一年度公司合同签订和履行情况报表 第五十条第五十条 公司合同管理人员应将合同及有关材料及时归档 档案材料应包括 合同审批表 合同正本 招标相关资料 客 户营业执照 许可证书等复印件 必须加盖单位公章 客户签约人 员的授权委托书 客户报价材料 变更 解除 异议处理等有关合 15 同履行的往来函件等 第五十一条第五十一条 合同自加盖公司合同专用章起即由经营部留存 经营部每年 3 月份以前将上一年度的合同台帐及合同原件交公 司档案室归档 第四章第四章 合同管理奖惩合同管理奖惩 第五十二条第五