应急救援资料和档案管理规定

1 山西教场坪集团玉岭煤业有限公司山西教场坪集团玉岭煤业有限公司 应急救援资料和档案管理规定应急救援资料和档案管理规定 一 一般管理规定一 一般管理规定 一 总则 一 总则 1 为加强应急救援资料和档案管理工作 充分发挥档案作用 全面提高档案管理水平 有效地保护及利用档案为公司发展服务 特制定本管理规定 2 应急救援资料和档案 是指公司从事应急救援管理以及其 他各项应急救援活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字 图 纸 影像等不同形式的历史记录 3 安检科应保证经办文件的系统完整 各种附件一律不准抽存 结案后及时归档 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接 办人员交接清楚 不得擅自带走或销毁 4 应急管理留存的资料和档案必须内容真实 管理规范 标 识清晰 便于查询 二 资料和档案管理责任 二 资料和档案管理责任 1 管理责任人 组 长 李生福 2 成 员 谢 旻 刘 刚 程良柱 李 林 职 责 1 按照有关规定做好资料和档案的收集 整理 分类 归档 等工作 2 按照归档范围 要求 将文件材料按时归档 3 工作人员应当遵纪守法 忠于职守 努力维护公司档案 的完整与安全 2 存放地点 应急管理资料 图纸 和档案的存放地点设在我 矿档案室 三 文件和资料的收集 发放管理 三 文件和资料的收集 发放管理 1 公司指定安检科技术员负责文件和资料的收集 发放管理 2 文件和资料的收集由经办人员负责整理 交矿长审阅后归 档 3 文件和资料的发放由安检科技术员统一发放 按要求及时 发放至有关部门 四 归档范围 四 归档范围 1 重要的会议材料 包括应急救援会议的通知 报告 决议 总结 典型发言 会议记录等 3 2 有关应急救援各项管理制度 3 应急救援预案和各类图纸 4 和上级部门发生的文件及各类手续 5 应急救援预案的更新修订记录 6 宣传教育计划 培训计划 救援物资 器材 设备清单 7 各类应急救援演练的方案 计划 总结 8 本公司与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 9 其他需要存档的资料 五 归档要求 五 归档要求 1 档案质量总的要求是 遵循文件的形成规律和特点 保持 文件之间的有机联系 区别不同的价值 便于保管和利用 2 归档的文件材料种数 份数以及每份文件的页数均应齐全 完整 3 在归档的文件材料中 应将每份文件的正件与附件 印件 与定稿 请示与批复 转发文件与原件 分别立在一起 不得分开 文电应合一归档 4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 跨年度的总结放 在针对的最后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开幕年 5 档案文件材料应区别不同情况进行排列 密不可分的文件 4 材料应依序排列在一起 即批复在前 请示在后 正件在前 附件 在后 印件在前 定稿在后 其它文件材料依其形成规律或特点 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列 6 案卷封面 应逐项按规定用钢笔书写 字迹要工整 清晰 六 档案利用 六 档案利用 1 公司档案只有公司内部人员可以借阅 借阅者都要填写 借阅单 报主管人员批准后 方可借阅 2 档案借阅的最长期限为两周 对借出的档案 档案管理人 员要定期催还 发现损坏 丢失或逾期未还 应写出书面报告 报 矿长处理 3 必须严格保密 不准泄露档案材料内容 如发现遗失必须 及时汇报 追求责任 4 不准拆卷及任意抽 换卷内文件或剪贴涂改其字句等 不 得任意摘抄或复制案卷内容 如确有需要 必须经领导批准才能摘 抄或复制 5 必须爱护档案 保持整洁 不准在档案材料中写字 划线 或作记号等 6 不准转借 必须专人专用 5 7 用毕按时归还 如需延长借阅时间 必须通知档案管理人 员另行办理续借手续 二 特殊管理规定二 特殊管理规定 一 留存的电子类资料和档案 一 留存的电子类资料和档案 1 建立与健全管理体制 1 电子类资料和档案是我矿开设的一种独立的档案门类和载 体 它和其他档案一样 应加强领导 电子类资料和档案从形式到 归档的管理过程中 由专人统一负责 2 留存的电子类资料和档案统一归矿兼职救护队管理 存放 于矿兼职救护队办公室 为应急救援电子档案办公室 3 电子类资料和档案应按制度严格要求 妥善管理 确保其 不散失 不损毁 不失真 从而保证电子类资料和档案的完整 真 实和有效利用 4 电子类资料和档案实行集中统一管理 档案室要配备与业 务部门兼容的计算机系统 使归档的电子类资料和档案能有效机读 档案人员应忠于职守 熟练地掌握计算机系统的使用技能 组织编 制归档电子类资料和档案的各种检索工具 积极主动提供服务 充 分发挥归档电子类资料和档案的作用 6 2 电子类资料和档案的归档方式 1 电子类资料和档案的归档方式主要包括逻辑归档和物理归 档 根据本单位工作实际 主要突出物理归档 2 各部门根据归档要求 在应归档电子类资料和档案产生时 打上相应的标记 把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中 办理完毕的电子类资料和档案应在规定期限内进行物理归档 把带 有归档标识的电子类资料和档案进行分类 信息类和环境类 组盘 填写必要著录项目 编制机读记录和要存放载体的编号 3 归档的电子类资料和档案要编制简要检索工具 其基本 著录项目为 序号 题名 责任者 文号 每份文件机读时间及 位置 密级 保管期限 硬件和软件环境等著录内容 归档电子类 资料和档案的著录应符合国家档案著录规则基本要求 3 电子类资料和档案的移交与保管 1 电子类资料和档案在每年六月份前将上年度的应归档的电 子类资料和档案向档案部门归档 移交时做到数据完整 内容准确 利用安全 编目规范 帐目一致 手续清楚 移交清单一式二份 交接双方签字后各执一份 2 档案室负责电子类资料和档案归档前的监督 指导工作 以及归档检查验收和接收后的统一编目 保管 开发利用 做到外 7 观完好 整洁无损 记录的字节数 检索条目等著录项目与登记一 致 确保上机测试无病毒和百分之百的准确率 3 入库的电子档案 每两年要机读抽查一次 发现问题及进 补救 4 随着计算机技术和设备的更新 发展 对库存电子档案进 行同步更新复制或补救新版本 旧版或有问题的载体仍需保存三年 5 保管电子档案的装具要求有防光 防尘 防磁 防有害气 体的设备 温度控制在 14 24 相对湿度控制在 45 60 4 电子类资料和档案的提供和利用 1 封存的电子档案不外借 利用时使用复制件 联网利用要 有安全保密防范措施和可靠的监管保障 2 销毁电子档案 需经本单位档案鉴定小组 分管领导批准 编制销毁清册 监销人 销毁人签名盖章 二 应急管理涉密的图纸 资料和档案 二 应急管理涉密的图纸 资料和档案 1 档案室应由专人管理 其他人未征得管理人员同意 不得随 意进入 2 档案管理人员要认真贯彻执行公司相关制度 严禁泄露档案 8 材料中的秘密 3 借阅档案必须登