完整会议流程ppt课件.ppt

1 完整会议流程 2 序言人最难的就是 向内看 从内修 当静下心来学习这篇文章时 您会发现您身边的一切都已悄然改变 不用去问 跟着自己内心最真实的感觉去做就好 会议流程 3 一 凡是会议 必有准备在三星 永远不开没有准备的会议 会议最大的成本就是时间成本 会议没有结果就是对公司的犯罪 没有准备的会议就是一场集体谋杀 所以 在三星重大的会议由事先检查制度 没有准备好的会议必须取消 在会议前 必须把会议材料提前发给与会人员 与会人员要提前看材料做好准备 不能进了会议室才开始思考 会议流程 4 二 凡是会议 必有主题在三星 开会必须要有明确的会议目的 为会议准备的PPT前3页PPT 必须显示会议主题 没有主题和流程的会议 就好比让大家来喝茶聊天 浪费大家的生命 会议的主题 要事先通知与会人员 会议流程 5 三 凡是会议 必有纪律在三星 开会设一名纪律检查官 一般由主持人担任 在会议前先宣布会议纪律 对于迟到要处罚 对于会议不按流程进行要提醒 对于发言带情绪要提醒 对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚 对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚 会议流程 6 四 凡是会议 会前必有议程在会议之前要有明确清楚的会议议程 会议经营人员要在会前书面发给各参加会议的人员 使他们能了解会议的目的 时间 内容 使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关的工作 每一项讨论必须控制时间 不能泛泛而谈 海阔天空 会议流程 7 五 凡是会议 必有结果开会的目的就是解决问题 会议如果没有达成结果 将是对大家时间的浪费 所以每个人都要积极的参与到会议议程中来 会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言 会议时间最好控制在1 5 2小时之内 太长的时间会超过人的疲劳限度 会议主持人要设置时间提醒 现在还有60分钟 还有30分钟 还有10分钟 会议的决议要形成记录 并当场宣读出来确认 没有确认的结论 可以另外再讨论 达成决议并确认的结论 马上进入执行程序 会议流程 8 六 凡是开会 必有训练三星把培训看成是节约时间成本的投资 可使员工快速成长 培养员工 让员工减少犯错 提升技能 本质是提高了时间价值 三星 有专门针对如何开会的培训 对每个层级的员工都有足够的 会议训练 而许多企业缺乏这样的培训 如何开会 如何主持 如何记录 如何跟踪 如何对待分歧 如何会场汇报等等 这些必要的训练 会让公司的会议变得高效 开会难免有意见不一或争论 如果处理不好 就会影响开会效果 适当采用一些艺术和技巧 就会化险为夷 例如要尽量做到在会上公然称赞 私下批评 在会中要做到就事论事 对事不对人 争论时也要尊重别人 不可恶意批评别人 对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞 对意见不同的也要注意措词 不能伤害别人的自尊 特别是有上级人员参加时更要注意 千万不能为了体现自己而贬低他人 有时候要采取民主集中制模式 开放心胸 容纳意见 要开放自己的心胸去倾听别人的意见 不要被自己固有的立场所左右 不要将你的结论强加于人 如果你要公布既定的政策 决定 要事前说明不容讨论 需要与会人员议论的一定不能是既定的决议 会议流程 9 七 凡是开会 必须守时设定时间 准时开始 准时结束 准时开始 准时结束实际上就是尊重别人的时间 开会一定要准时 并要对每个议程定个大致的时间限制 一个议题不能讨论过久 若不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题 如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员 使他们有思想准备 会议流程 10 八 凡是开会 必有记录一定要有一个准确完整的会议记录 每次会议要形成决议 会议各项决议一定要有具体执行人员及完成期限 如此想决议的完成需要多方资源 一定要在决议记录中明确说明 避免会后相互推诿 影响决议的完成 这点特别重要 企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病 由于会议没有形成决议 导致会议的作用没有体现出来 更会让一些管理人员误认为开会没有意义 直接影响其不想开会或者参与开会 会议流程 11 九 凡是散会 必有事后追踪记得 散会不追踪 开会一场空 加强稽核检查 要建立会议事后追踪程序 会议每项决议都要有跟踪 稽核检查 如有意外可及时发现适时调整 确保各项会议决议都能完成 很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯 企业的高层也缺乏这样的要求 会议流程 12 十