建筑施工企业实施知识管理的具体方法及注意事项

建筑施工企业实施知识管理的建筑施工企业实施知识管理的 具体方法及注意事项具体方法及注意事项 崔颖颖收集整理 1 1 背景背景 随着知识经济时代的到来 人类社会的存在和发展越来越 多的依赖于知识的更新与发展 而与之相适应的管理模式 也发生了根本性变革 著名未来学家托夫勒在他的 权利 的转移 中分析指出 人类历史上权利的来源已经从暴力 财富转移到知识 企业知识资源将成为与人力 资金 能 源等并列的资源 并且成为企业的第一生产要素 随着环境的变化和需求的升级 现代工程建设项目正朝着 大型化 规模化 现代化的方向发展 项目的复杂度较之 以往呈指数级倍增 在市场竞争不断加剧的情况下 工程 项目的投资 质量 进度需要通过更严格的监控和管理 才有可能赢得一线生机 更重要的是 工程技术人员及管 理人员在参与项目施工与管理的过程中 积累了大量的工 程经验及项目体会 这些隐性知识若不能及时广泛地在企 业内进行交流与共享 就会出现相同的错误重复犯 决策 和执行效率低下 难以适应急剧变化的市场竞争 中国大型建筑施工企业在国际建筑施工企业市场上虽拥有 一定市场份额和较好的质量口碑 但与发达国家的建筑施 工企业相比 无论是效率还是效能都存在着巨大的差距 其根本原因之一在于我国建筑施工企业欠缺对于知识有效 的管理 知识资源在数量和质量上跟国外同行差距很大 有明显的知识劣势 我国建筑施工企业如果想在全球化竞 争中谋得一席之地 必然要将知识资源视为核心竞争力并 进行有效的管理 充分发挥其作用与价值 2 2 知识管理的概念知识管理的概念 知识管理作为一个较新的管理概念 与建筑施工企业是紧 密相连的 不仅因为建筑施工企业自身拥有大量的知识资 源 还有他们在施工过程中积累的大量隐性知识 什么是知识管理 知识管理专家 Yogesh Malhotra 认为 知识管理是当企业面对日益增长的非连续性的环境变化 时 针对组织的适应性 组织的生存和竞争能力等重要方 面的一种迎合性措施 本质上 它包含了组织的发展进程 并寻求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力 以 及人的发明能力这两方面进行有机的结合 知识管理中心 Knowledge Management Center 认为知识管理是在企业 管理实践中 将知识作为一种核心资源进行有效识别 获 取 存储 传递 利用和创新的过程 是各类组织的基础 管理 企业要有效地实施知识管理 还要明确知识管理的基本原 则 美国 Tomas H DavenPort 教授将知识管理实施的原则 归纳为十个方面 基于对建筑施工企业的研究与分析 我 们将建筑施工企业实施知识管理的基本原则确定为以下几 个方面 1 知识积累的原则 无论对于企业和个人 知识积累就是知识管理的基础 企 业必须重视积累运营过程中的所有信息和知识 避免由于 项目结束和人员流动导致的知识流失 同时还要建立面向 知识的技术基础 形成企业知识库 构建企业知识系统 成立专门的知识管理机构 2 知识交流的原则 在建筑施工企业内部构建有利于知识交流的氛围 更有助 于知识在施工技术人员中 管理人员之间有效地流动 融 合和升化 推进知识的创新 3 知识共享的原则 建筑施工企业要有一个使信息和知识尽量公开 每个员工 都能快捷的共享知识和信息的环境 企业必须在激励制度 和补偿制度价值观中避免知识共享的无偿性 促进建筑施 工企业知识共享文化的形成 4 知识创新的原则 企业必须通过持续的创新活动来开发独特的知识 实现企 业知识的螺旋上升 营造核心竞争力 提高知识创新能力 5 知识应用的原则 建筑施工企业在开展其知识管理时必须根据建筑施工企业 的实际 将知识的利用融入到企业工程项目建设的招投标 施工 预算维修等环节中去 最终实现企业知识资源的价 值 3 3 施工企业与知识管理施工企业与知识管理 建筑施工企业生产经营的特点由建筑产品的特点所决定 与其他工业产品相比较 建筑产品具有体积庞大 复杂多 样 整体难分 不易移动等特点 从而使建筑施工除了一 般工业生产的基本特性外 还具有下述主要特点 1 生产的流动性 主要是指施工单位和施工工具随着施工 地点的转移而变化 2 产品的形式多样 建筑物因其所处的自然条件和用途的 不同 工程的结构 造型和材料亦不同 施工方法必将随 之变化 较难实现标准化 3 施工技术复杂 建筑施工常需要根据建筑结构情况进行 多工种配合作业 多单位交叉配合施工 所用的物资和设 备种类繁多 因而施工组织和施工技术管理的要求较高 这些特点决定了建筑施工企业是一个以项目为主体的组织 在项目的运营过程中需要管理大量的正式和结构化的显性 知识 同时也会利用与产生大量的经验 技巧 诀窍等隐 性知识 一般来讲 建筑施工企业的知识可以分成三类 专业 行业知识 包括管理信息 建筑标准 建设规则 技术指南和产品数据库等 组织知识 建筑施工企业公司内部的知识 包括一些商业 信息 流程信息和人员信息等 也包括人员能力 项目经 验以及与其他公司的合作情况等 项目知识 组织内最重要的知识 并且具有很重要的再利 用价值的项目经验 解决问题的方法 最佳实践等 但是 通常这些类型的知识没有以正确的方式存储和再利 用 导致企业无法利用这些知识解决问题或者进行创新 由于建筑施工需求的庞大 使得这些建筑施工单位在获得 并完成一个项目之后 几乎没有时间去回顾和整理该项目 的经验以及资源 又投入到下一个项目中去 这样很多良 好的经验被掩埋 新人只能自己摸索 很多失败的教训也 被一遍遍的重复发生 如何解决这些问题 从根本上提升企业效率 需要系统引 入知识管理的方法 4 4 知识管理在施工企业的实施知识管理在施工企业的实施 建筑施工企业知识管理的实施主要遵循以下步骤 其中达 成共识 显性知识 隐性知识的应用规划 以及整个体系的 持续运营 是施工企业知识管理实施的关键环节 图1 知识管理步骤 4 14 1 达成知识管理共识达成知识管理共识 建筑施工企业的知识管理实施 推广和运营的基础是在知 识管理的认识理念上达成共识 如下图所示 知识管理共 识实现知识管理目标和发挥知识管理价值非常重要的一点 也是知识管理推行能否成功和持续优化的重要保障 图2 中国第二代知识管理 知识管理的理念共识也需要一个循序渐进 螺旋上升的过 程 在普及时间 普及范围 普及深度等方面都需要不断 的加深和细化 才有可能让知识管理成为每一位知识型员 工的好帮手 因此知识管理理念的普及将伴随知识管理应 用的深化不断深化 将是一个长期体系化的工作 4 24 2 知识管理现状调研及诊断知识管理现状调研及诊断 对建筑施工企业的知识管理现状调研及诊断是了解和挖掘 企业知识管理问题 挖掘潜在需求 建立科学预期和风险 预判和规避的一个重要环节 常用的调研诊断的方法和调研维度如下图所示 图3 调研方式与调研维度 4 34 3 知识管理战略规划知识管理战略规划 建筑施工企业的知识管理战略规划需要从员工 流程 客 户和产品几个角度进行考虑 图4 战略维度 通过确定企业知识管理目标和愿景 结合企业知识管理现 状 制定知识管理总体战略以及行动策略 例如 某建筑 施工企业的知识管理战略如下 图5 企业知识管理战略示例 4 44 4 知识管理组织架构规划知识管理组织架构规划 组织架构是知识管理项目实施成功的组织保障 作为一项深 刻的管理变革 建筑施工企业知识管理组织架构建立是知识 管理项目实施成功的必要条件 知识管理并非一次性的信 息化项目 它是一个必须持之以恒推进的企业转型任务 需要全公司上至最高领导 下至基层员工一致认可其重要 性和必要性 并聚集各层次的力量集体推进 因此 在知 识管理实施的过程中 知识管理专职岗位的设置和相应组 织架构的建立是知识管理实施的基础工作 但是 仅仅新 设一个首席知识官 Chief Knowledge Officer 的岗位或 者指定某人负责知识管理 不足以推动知识共享文化的建 立 无法保证企业知识管理项目的成功 所以知识管理的 组织架构设置必须是包括高层 中层和基层的整体组织架 构 并通过他们的共同推动促进整个组织知识型员工的全 面参与 通常 建筑施工企业知识管理组织架构搭建包括以下工作 确定公司级 成员单位级 部门和项目级知识管理专业 人员组成 确定不同层级知识管理专业人员素质和能力要求 确定不同层级知识管理专业人员考核激励方式 4 54 5 知识管理内容规划知识管理内容规划 知识管理中涉及到显性知识和隐性知识的管理 在建筑施 工单位 显性知识指那些可以表达为语言和文字的内容 载体为各类文档 图纸 视频 音频等形式 隐性知识指 尚无法用语言和文字清晰表达的内容 通常存储在知识型 员工的大脑中的知识与经验 知识管理内容规划包括对于显性知识的梳理 厘清显性知 识的存量和工作中应该产生的显性知识增量 并对其进行 有效的分类和权限设定 便于用户重复使用 对于隐性知 识的梳理包括厘清知识型员工特殊的知识能力 在需要相 应知识的时候可以找到该员工 即 知道谁知道 Know who 同时 知识管理内容规划中要建立促进隐性知识显 性化的环境 加速隐性知识显性化的过程 针对以项目型为主的建筑施工企业 我们还需要需要首先 分析其工作方式的特点 根据一般的原则 可以按照阶段 将项目分为 项目启动前 项目实施中和项目实施后三个 阶段 图6 项目知识分析 4 64 6 知识管理系统规划知识管理系统规划 知识管理系统是一个大的概念 指知识管理中利用到的软 件 功能的集成 在业务系统中已有知识管理的功能和工 具 所以知识管理系统需要集成这些功能和工具 再加入 知识管理所需要的专有的功能 通常认为 知识管理系统 的主要功能包括知识库 知识地图 知识社区等 对于建筑施工企业 知识管理系统规划特别需要考虑项目 与知识管理的结合 让知识管理的应用综合运用到项目流 程中 在业务流程中更好的发挥知识管理的作用 4 74 7 知识管理运营推广知识管理运营推广 知识管理工作需要长期开展并且需要在不同阶段开展各种 推广活动 对于建筑施工企业的知识管理推广工作 必须 要建立一套完善的知识管理培训体系 通过培训解决员工 不知道 的问题 要真正把握住知识管理项目实施中的 人 这一核心 企业必须不断管理变革 对各层人员进 行培训 使 知识 真正落到人心 管理 切实管到实处 培训对象如部门负责人和业务骨干和操作人员等不同层次 的人员对培训的需求是不一样的 把培训体系活动溶入推 广规划中 5 5 施工企业知识管理的常见问题施工企业知识管理的常见问题 建筑施工企业实施知识管理有几个常见问题 1 建筑施工企业知识管理没有引起高层领导的普遍重视 在建筑施工企业 赶进度 抓效益的文化下 往往忽视了 企业知识管理 对于大部分建筑施工企业而言 知识管理 还是 新生事物 2 建筑施工企业信息化程度较低 由于建筑施工企业作业 的特点 大部分建筑施工企业的信息化程度低 相应的业 务管理系统 职能管理系统匮乏 较低的信息化水平和基 础管理能力的低下 在很大程度上制约阻碍了企业知识管 理的步伐 3 建筑施工企业在项目实施中涉及角色多样 上下游关联 复杂 技术领域很广 决定了其知识管理实施必然的复杂 性和多样性 建筑施工企业的知识管理不是企业某部门的 单独活动 它需要企业各部门的全力协作并能基于不同业 务采用不同的方式方法 本文作者为知识管理中心 Knowledge Management Center 高级咨询顾问 首发于 施工企业管理 杂志 参考文献参考文献 1 The Construction Building and Real Estate Research Conference of the Royal Institution of Chartered Surveyors Held at Dauphine Universit Paris 2 3 September 2010 2 Laura Tupenaite Lo