报告管理程序

1 目的目的 通过对检测报告的管理 确保实验室准确 清晰 明确和客观 地报告每一项检测或一系列的检测的结果 并符合检测方法中规定 的要求 2 适用范围适用范围 适用于检测报告的管理控制 3 职责职责 质量负责人负责执行本程序 检测人员负责检测报告的编制 报告签发人员负责检测报告的签发和修改 档案管理员负责检测报告的发放和副本的存档 以及报告的日常 监督管理 4 控制程序控制程序 4 1 检测报告要求 对公司外部签发的检验报告的要求 一般要求 本实验室检验报告的内容应包括客户需求的 为说明 检测结果所需以及检测方法要求的全部信息 特殊要求 当需对检测结果作出解释时 还应有特殊要求 当需 对检测结果作出解释时 且含抽样结果在内的检测报告还应另有特殊 要求 在客户允许的情况下可适当简化 对公司内部签发的细菌检验报告的控制要求 本实验室细菌检验报告的内容应包括公司需求的 为说明检测 结果所需的全部信息 可适当简化 4 2 检测人员负责制定检测报告 每份检测报告应至少包括下列 信息 a 标题 例如 检测报告 b 实验室的名称和地址 进行检测的地点 如果与实验室的地 址不同 c 检测报告证书的唯一性标识 如系列号 和每一页上的标识 以确保能够识别该页是属于检测报告的一部分 以及表明检 测报告结束的清晰标识 d 客户的名称和地址 e 所用方法的识别 f 检测物品的描述 状态和明确的标识 g 对结果的有效性和应用至关重要的检测物品的接收日期和进 行检测的日期 h 如与结果的有效性和应用相关时 实验室或其他机构所用的 抽样计划和程序的说明 i 检测的结果 适用时 带有测量单位 j 检测报告批准人的姓名 职务 签字或等效的标识 k 相关之处 结果仅与被检测物品有关的声明 未经实验室书面批准 不得复制 全文复制除外 检测报告 4 3 解释和说明 4 3 1 当需对检测结果作出解释时 除 4 1 中所列的要求之外 检 测报告中还应包括下列内容 a 对检测方法的偏离 增添或删节 以及特殊检测条件的信息 如环境条件 此项内容要符合 测试方法确认程序 b 需要时 符合 或不符合 要求和 或规范的声明 c 适用时 按 测量不确定度评估程序 评定测量不确定度的 声明 当不确定度与检测结果的有效性或应用有关 或客户的指令 中有要求 或当不确定度影响到对规范限度的符合性时 检测报告 中还需要包括有关不确定度的信息 d 适用且需要时 提出意见和解释 e 特定方法 客户或客户群体要求的附加信息 4 3 2 当需对检测结果作解释时 对含抽样结果在内的检测报告 除了 4 2 和 4 3 1 所列的要求之外 还应包括下列内容 a 抽样日期 b 抽取的物质 材料或产品的清晰标识 适当时 包括制造者 的名称 标示的型号或类型和相应的系列号 c 抽样地点 包括任何简图 草图或照片 d 列出所用的抽样计划和程序 e 抽样过程中可能影响检测结果解释的环境条件的详细信息 f 与抽样方法或程序有关的标准或规范 以及对这些规范的偏离 增添或删节 4 4 检验报告的拟制检验报告的拟制 4 4 1 检验人员根据检验结果和客户的申请及合同的有关规定 拟制检验报告 4 4 2 检验人员拟制好检验报告后 应与原始记录认真核对 4 4 4 检验报告由授权签字人最终审核 4 4 5 检验报告经审核签字后发放 4 5 报告的发放 存档和修改报告的发放 存档和修改 4 5 1 检验报告签发后交档案管理员通知客户领取或寄发 并 将副本存档 检验报告一式二份 一份发给客户 一份由实验室资 料管理员归档保存 4 5 2 档案管理员负责检验报告的传递和登记 并记录交接日 期 报告书编号 所附其他单证等内容 4 5 3 采用电子方式向客户传递结果报告时 应按照 数据控 制程序 要求进行 保证传递的完整性和保密性 4 5 4 检验报告的修改 4 5 4 1 质量负责人对全实验室的报告的规范化进行监督检查 对不符合要求的报告发出更改通知 并监督整改 4 5 4 2 对已发出的检验报告 如果需要作出实质性的修改 应由实验室主任批准并追加签发一份修改后的检验报告书 并填写 检验报告修改