应收帐款管理制度4

应收帐款管理制度应收帐款管理制度 一 发送对象 一 发送对象 公司各部门及各直营分店 二 适用对象和事项 二 适用对象和事项 本办法适用于规范公司各销售单位应收账款管理 并实行财务监管 三 职责归属三 职责归属 财务中心 负责拟订 修改本办法 对公司各销售部门信用管理执行情况 和应收账款管理情况进行监督 分析和督促 各销售部门 负责对本部门客户信用制度的执行进行全面落实和管控 协 助财务中心做好应收账款监管工作 法律事务部 负责协助财务中心和相关销售部门的死账拟定追偿方案 并 协助向客户进行追偿 其它相关部门 负责对客户在信用管理 应收账款管理方面与本部门存在 关联关系的情况进行确认和审核 提出建议和意见 四 背景和目的四 背景和目的 应收账款是公司流动资产的重要组成部分 是资金占用主要项目之一 应 收账款管理不善将降低资金有效使用率 增加公司的经营风险 影响经营效益 在行业规范未完全形成之前 授信销售将还会持续于公司一定的发展阶段 为 了更好对应收账款进行规范管理 强化控制与监督 合理规避潜在风险 加快 公司资金流的运转 经公司研究决定制定发布本办法 五 管理及监督体系五 管理及监督体系 一 销售部门监督管理 1 应收账款管理是公司经营管理的重要组成部分 也是销售部门经营管理 的一个主要方面 2 各销售部门应收账款的管理绩效是衡量各销售部门经营管理成果的一个 重要指标 3 各销售部门必须认真指导与协助各直属部门及人员的应收账款管理和控 制工作 4 各销售部门应对各直属部门的应收账款履行审核 审批 追踪与回收的 责任 5 应收账款管理作为部门管理业绩 部门主管工作能力与管理水平考评的 一个重要指标 6 各级销售部门主要负责人应严格按照公司 信用管理办法 把好信用销 售关口 根据 信用管理办法 合理授信 对本部门的应收账款履行审核 追 踪与回收的责任 是本部门应收账款管理的主要责任人 7 对于客户有信用请求时 要严格按照公司的 信用管理办法 规定的程 序 申请信用标准 信用期限并签订 购销协议 8 销售业务人员应对已有信用客户进行实时信用调查 评估 对于降低或 无信用的客户要申请降低信用标准或取消对该客户的信用销售政策 9 各销售部门及业务经办人员必须履行对应收账款的追踪与回收 10 信用销售过程中应建立并取得合法的欠款凭据 交指定会计人员进行 保管 11 业务经办人员在清对好经手应收账款的同时 必须配合好会计进行的 往来对账工作 二 财务中心及会计人员监督管理 1 财务中心及会计人员督促各销售部门及人员严格遵守公司的 信用管理 办法 和应收账款管理方面的政策 2 财务中心负责对各销售部门人员及会计人员培训应收账款相关的知识 强化财务意识观念 3 会计人员要如实反映销售部门的应收账款状况 对有问题或存在疑问的 欠款要及时查明原因 并及时将结果反馈给相关部门主管 4 会计人员应及时做好与销售业务人员及客户的对账工作 掌握应收账款 的现状 避免坏账产生 督促相关人员即时跟进 消除隐患 5 会计人员应做好应收账款账龄分析 及时向财务总监和销售部门主管反 馈异常情况 必要时拟订分析报告并提交至上级及总经理 6 会计人员应协助销售业务人员定期清理应收账款 对异常账务及时上报 处理 并提出追究相关人员责任的建议 六 应收账款对账六 应收账款对账 为加强公司应收账款的对账管理工作 保障公司利益 明确公司与客户的 债权 债务关系 促进双方保持长期稳定的合作关系 对于存在未结清的应收 账款必须与客户进行往来对账 一 对账对象 1 内部对账 会计人员同销售部门业务人员对账 会计人员每月月初及月 中打印 客户应收余额确认表 由业务人员确认其负责的客户的应收余额 2 外部对账 会计人员同客户对账 对期末余额不为零的客户必须要求同 客户对账与确认 对期末余额为零的客户 其中包括只余下结款后的尾数或价 差的客户 可以选择签订了合同或往来比较频繁的客户进行核对 一般情况下 要求每月至少核对一次 对确实有困难的客户 经财务总监同意可以跨月清对 但至少每季度核对一次 对于签订了合同的客户 按合同约定时间对账 二 对账内容 对账涉及的项目包括 期初余额 本期销售商品金额 本期收款金额 退 货金额 运费 包括对方代付或我司代付 订金 客户的预付货款 促销赠 送 税金 折价 质量赔偿 应付账款 我司采购 等 其中本期退销商品金 额及本期收款金额是主要项目 对账余额基本公式为 期初余额 本期销售商品金额 本期收款金额 退货金 额 我方代付运费 对方代付运费 促销赠送 税金 折价 质量赔偿 应付款 本期 应收款余额 三 对账方式 对账单的传递可通过传真 上门 邮寄和电子邮件的方式 外部对账过程 可通过传真 电话等方式同客户核对 确认无误后 要求客户加盖单位财务章 并签名后回传或回寄 内部对账过程则由会计人员与业务人员进行核对并签字 确认 四 对账要求 1 内部对账 会计人员每 4 号和 19 号给业务人员打印上月和截止本月 15 号的 客户应 收余额确认表 业务员应在收到 客户应收余额确认表 的 2 天内跟会计人 员核对清楚 在核对无误的 客户应收余额确认表 上签名确认其负责的客户 的应收余额 并将确认好的 客户应收余额确认表 交还给会计人员 2 外部对账 会计人员在编制客户的 往来明细确认表 之前必需确认本公司账务无误 往来明细确认表 的编制和与客户关于应收账款的往来必须以公司全称 分 店以在工商局注册的名称为准 的形式出现 而不能采取个人名义 往来明细确认表 的期初余额应为上次确认的应收余额 核对本期销售 数量及金额时 以 ERP 系统内审核后的销售增值税发票为准 核对本期收款金 额时 以我公司出纳出具的收款凭证为准 退货额以公司仓库实际收到退货时 在 ERP 系统中录入的退货增值税发票明细为准 运费以双方协商并经财务中心 审批的金额为准 促销赠送按公司的促销通知执行 税金根据客户实际开票额 按业务人员跟客户确认的税点计算 但不得低于公司规定的标准 折价以财务 中心最终审批的折价金额为准 质量赔偿以公司各相关部门审批的质量事故报 告单为依据 应付账款以应收对账截止日期时 我公司尚欠对方应付货款余额 为准 无论对账过程如何 各项目调整后最终的余额应与对方达成一致 并由 双方进行确认 客户应当在 往来明细确认表 送达至客户的 3 天内应当核对确认完毕 对于客户收到 往来明细确认表 后置之不理或 3 天后还没有回传或回寄 或 存在差异又不找我公司会计人员复核的情况 会计人员要适时进行跟踪并要求 客户在 1 天内对完后回传或回寄 若在会计人员 2 次催促下仍不盖章签名回传 或回寄的客户 会计人员要通知相关业务员人出面跟客户沟通 要求客户在 1 天内盖章签名回传 往来明细确认表 客户对我们的往来明细有异议的 会计人员要要求客户列出有出入的账目 然后一一查找原因核对 并于当天反馈给相关业务经办人 确保核对无误 若 是销售单据有误的要即时予以修改 补单 若有退货等未入账的要即时补入账 属质量事故折价 折扣的 相关业务人员应在问题发现 1 天内进行申请审批交 会计人员入账 若属于我公司在下一会计期间入账 调整的账目 会计人员要 在对账单予上以说明 并重新打印 往来明细确认表 给客户确认 会计人员要妥善保存好客户回传的 往来明细确认表 及业务人员确认的 客户应收余额确认表 财务中心审计部不定期对往来对账与确认情况进行 审计 七 应收账款清收七 应收账款清收 应收账款必须根据签订的 购销协议 在规定的授信期内向客户清收完 毕 以保证资金快速回笼 降低资金占用 规避经营风险 一 正常应收账款的清收 1 正常应收账款是指经过公司评估能够在约定的期间内完整的得以清收 没有发现任何异常现象的未清收应收账款 2 当客户约定或承诺付款期即将到达时 业务经办人要主动联系客户 确 认在约定的时间客户的支付能力 在确认无异常后 应当在根据 购销协议 要求客户在约定或承诺的时间之前支付款项 3 各销售部门在清算应收账款时 要尽量减少收取支票冲账 确实需要以 支票进行结算的 到期日离收取日时间不得超过 10 天 远期支票仅限于替换欠 条 不得在支票入账期以前进行冲减应收账款的账务处理 远期支票 最迟入 账时间不超过 30 天 的收取必须经主管同意 口头 书面均可 金额不得超 过 2 万元 超过 2 万元的必须报一级部门主管核准 二 异常应收账款的清收 1 对于未按期收回的应收账款均属异常应收账款 包括违反信用政策超期 或超额的欠款 呆账 死账等 超过授信期 3 个月以上为呆账 6 个月以上为 死账 上报数据中要包含现在有业务往来 但每月余额中有呆 死账在滚动的 部分 未达六个月期限但客户已明确表示不付或有明显的迹象显示无法回收 的应收款项也属死账范围 2 当客户非正当原因拒绝确认 往来明细确认表 或当客户确认 往来明 细确认表 后 但在授信到期没有付款表示时 应立即停止发货 并通知部门 主管 启动预警机制 由部门主管同业务经办人一起催收 3 对于符合呆 死账条件的应收账款必须上报 呆 死账业务经办人填写 呆死账申报表 经部门主管审核后报财务中心和总经理审批 4 呆死账申报表 经办人一栏必须有业务经办人签字确认 不得出现空 缺 对于不能明确划分具体经办人的 经办人一栏由所在销售部门主管签字确 认 5 会计部对 呆死账申报表 内容进行核实后报财务总监审批 超过 3000 元以上的需要总经理审批 6 呆死账申报表 经公司审批后确定为死账的 各销售部门须将相关债 权凭证上交至会计部项目会计 1 处 把死账从责任部门转至总部 由财务中心 法律事务部 责任部门相关人员一起商讨具体死账追讨方案 责任部门主管及 人员必须全力配合相关工作的开展 7 对于造成呆账 死账欠款损失的责任部门和人员 必须承担相应的责任 8 欠款损失是指与某一笔应收账款相关的所有费用与损失 具体包括 尚 未清收的应收账款 超出正常收款费用之外的收款费用 如 差旅费与汇款手 续费等 正常收款时间与实际收到欠款日期之间的资金占用利息 按应收账 款金额每日千分之一的利率计算 实际收回的抵债实物按照当时的市场价格 公司采购价 进行评估或折价入库差额及退回商品所产生的费用等 三 员工调动 离职应收账款的交接 1 各销售部门人员在工作调动 离职等情况下必须办理所经手的未清零应 收账款的移接交手续 2 对于在授信期内的应收账款 且没有明显迹象显示回收将会存在异常的 清收责任直接根据交接手续的办理移至工作承接人 但在交接时必须办理好同 客户对账确认手续 有回收异常显示或工作承接人拒绝接交的 由部门主管核 实具体情况 经确认可以交接的 部门主管负担保责任 经部门主管确认也不 承接的或已经到期尚未清收完毕的应收账款责令该员工限期收回 限期内的暂 时不办理工作调动或离职手续 限期外的转交法律事务部处理 3 特殊情况下 经公司销售主管部门 财务中心 人力资源部审核同意 对不能如期收回到期应收账款的员工 由该员工签名确认后 可以先办理调动 手续 但该员工继续承担这些欠款收回的责任 4 对于存在应收账款交接内容的工作承接人要对接交的应收账款仔细核对 在核对无误后签名确认 以明确责任归属 5 对离职过程中 不配合公司办理以上应收账款移交手续的 报告人力资 源部后 移交法律事务部按照法律程序处理 6 对销售部门主管出现工作调动或离职的 部门主管要对调动或离职前本 部门所有应收账款办理移交手续 7 财务中心审计部负责对销售部门主管调动或离职前的审计 销售部门主 管要积极予以配合 在离任审计没有完成前 部门主管暂时不予办理工作调动 或离职手续 四 销售折扣与折让 1 销售折扣与折让一般是指为了维护客户持续合作关系 在正常销售之外 给予一定的优惠或让利 公司目前主要用于处理零星结算差额 返还销售包含 的客户佣金等 2 公司原则上销售只计净额 对于包含客户佣金的销售在我司入账时需要 剔除佣金部分 因特殊原因 对方的对账需求等 确实需要入账金额包含佣金 的 则必须在业务洽谈阶段形成文件 提出申请报财务中心和总经理审批后 置会计部备案 3 销售折扣与折让需要由销售部门组织人员填写 销售折扣与折让申请表 分店填报不缩位 经业务经办人签字确认和部门主管审核后 报财务中心 审批 八 应收账款其它特殊事项八 应收账款其它特殊事项 一 应收账款的增加 1 代客户支付相应的货款 费用按照公司现行的制度要求处理 提交付款 申请单或支付证明单 经审批支付后直接增加客户的应收账款 2 因查款确认客户归属错误 需要在两个客户之间进行调整 由经办人提 出申请填写 应收账款调整申请单 经会计 出纳人员核实确认后 报财务 中心审批 再根据审批意见增加原冲减客户的款项同时减少客户的实际应收账 款 3 退款包括退还多收款 退票退汇 支票换现 付回扣款等 所有退款都 需填写 付款申请单 或 支付证明单 经财务中心审批后方可退款 支票 换取现金具体处理方法参见 分店支票换现金处理办法 二 应收账款的减少 1 因质量问题需要冲销客户应收账款的 按公司已经发文的 商品质量事 故 索赔 处理制度 处理 2 公司与供应商有双向业务来往时 会同时产生应收账款和应付账款 或 根据实际需要 可以将应收账款转给某供应商时 由业务经办人填写 应收冲 应付申请单 报财务中心审批后直接冲减应账款 三 坏账准备金 1 坏账准备金是为合理规避应收账款风险 经公司批准按照一定比例进行 计提用来备抵坏账损失的准备金 2 公司现行规定营销中心按月末应收账款 不含预收款 余额的 15 计提 坏帐准备金 国际贸易部按月末应收账款 不含预收款 余额的 5 计提坏帐准 备金 月度承担应收账款较上月波动金额相应比例的提取额 3 经批准的死账损失 作为坏账转销 在扣除当事人承担部分之后冲减该 部门已计提的坏帐准备金 4 已确认死账并转销的应收账款后期又收回的 应按实际收到的金额增加 坏账准备的账面余额 四 应收账款风险金 1 应收账款风险金是指为了促使各销售部门更好的合理控制应收账款 及 时进行清收 根据该部门年度终了尚未结清的应收账款的余额的 10 绩效责 任书特殊规定除外 从年度部门主管 绩效责任书能明确到业务代表的为业务 代表 的应发奖金中扣留 作为应收账款风险的备抵 以应发奖金总额 50 为 限 2 应收账款风险金在上年度应收账款清收完毕之后 由当事人填报 应收 账款风险金返还申请表 注明清收明细情况 经财务中心核实报总经理审批 后方可返还支付 3 应收账款风险金已经扣减了死账承担部分的 返还时只返还扣减后的余 额 以此督促销售部门主管谨慎授信 九 应收账款分析九 应收账款分析 应收账款管理的水平来自于分析和评估 在当前公司尚存在信用销售模式 的情况下 分析工作十分重要 通过实际应用的总结 最主要的分析有两个方 面 账龄分析和回款率分析 账龄分析主要是对应收账款风险状况进行评估 一般而言 客户逾期拖欠 账款时间越长 账款催收的难度越大 成为呆坏账损失的可能性也就越高 公 司相关会计人员及销售部门相关人员必须要做好应收账款的账龄分析 密切注 意应收账款的回收进度和出现的变化 检查客户信用制度的执行情况 通过对应收账款的账龄分析 可以掌握这些信息 有多少客户在信用期限 内付款 有多少客户在信用期限过后才付款 有多少客户赊销额度超过了信用 额度 有多少应收账款拖欠太久 可能会成为坏账 如果账龄分析显示各部门的应收账款的账龄开始延长或者逾期未付的客户 所占比例逐渐增加 那么就必须及时采取措施 调整信用政策 努力提高应收 账款的收现效率 对尚未到期的应收账款 也不能放松监督 以防发生新的拖 欠 回款率分析是一个动态分析指标 主要可以看出当期的回款情况 分析销 售部门回款力度及客户质量 其内容为 回款率 当月收回应收款金额 当期实 际增加应收款金额 十 责任承担与罚则十 责任承担与罚则 1 违反 信用管理办法 产生应收账款的 按 信用管理办法 相关规定 处罚 2 违反上述规定和要求 未造成损失的 罚扣责任人绩效 2 分 次 3 未经部门主管同意 擅自收取客户远期支票的 除了要求责任人及时追 回款项外 并按照支票金额日息千分之一的利率从成交之日起计算责任人的滞 纳金并扣绩效分 2 分 次 4 对于收取支票到期后非特殊原因不能入账直接与客户进行更换 这种形 式上合规实为远期支票的行为视为弄虚减应收账款行为 一经发现 罚扣责任 人绩效分 5 分 次 5 在公司制度范围内 没有违规行为因客户自然失信的情况下形成的应收 账款损失 由全部信用核准人 多级审核需要审核人平均分摊 承担损失的 10 具体业务经办人承担损失的 20 其余部分计入该部门当年的坏帐损失 从该 部门的坏帐准备金中扣除 并按次扣除责任人和部门主管绩效分 1 分 次 6 对未申请信用额度或超出信用额度但经过了销售部门主管审批同意后造 成的应收账款损失 由部门主管承担损失的 20 具体业务经办人承担损失的 30 其余部分从该部门计提的应收账款风险金中扣除 并按次分别扣除责任人 绩效分 2 分 部门主管 5 分 7 对未申请信用额度或超出信用额度的客户同时