对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法(2)

1 对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法对外援助成套项目技术资料归档整理与移交办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为规范对外援助成套项目 以下简称成套项目 技术资料的归档整理工作 明确移交验收标准 建立完整 有效的成套项目档案系统 保存与成套项目有关的重要历史 资料 满足成套项目建成后的运营 维修 改 扩 建 以及后 评估和研究开发利用的需要 根据有关规定 结合成套项目 的特点 制定本办法 第二条 制定本办法的依据为 建设工程文件归档整理 规范 GB T50328 2001 建筑工程资料管理规程 北京市 地方标准 DB11 T695 2009 对外援助成套项目管理办法 商务部 2008 年第 18 号令 商务部关于印发等八个规范性文件的通知 商援发 2008 533 号 商务部关于印发 对外援助成套项目技术资 料管理规定 的通知 商援发 2010 453 号 以下简称 技术 资料管理规定 及 电子文件归档与管理规范 GB T 18894 2002 第三条 成套项目技术资料是对成套项目在准备和实施过 程中形成的具有保存价值的各类技术文件和反映项目准备和实 施情况的有关载体的总称 分为纸质文件和电子文件 涵盖了 重要的经济技术资料和记录项目实施过程中重要环节 重要 2 阶段 重大事项的图片和音像资料 第二章第二章 职职 责责 第四条 商务部国际经济合作事务局 以下简称经济合 作局 是商务部授权的成套项目归档资料管理部门 负责制 定有关实施管理方面的规章制度 收集 检查 保管 研究及 开发成套项目资料 对有关单位在成套项目资料收集 归档 保管过程中的工作进行监督 检查 必要时对归档整理人员 进行培训和现场指导 督促有关成套项目实施单位按有关规 定和合同约定移交资料 对于未在规定期限内移交资料的单 位及时催交 第五条 承担成套项目招投标 考察 勘察设计 设计监 理 施工 施工监理 中期验收和竣工验收的各有关单位是 成套项目原始资料的形成单位 除须按照国家建设部门及其 他有关部门的要求收集并保管规定的资料外 还必须按商务 部的有关规定和合同的约定收集 整理并移交招投标 考察 勘察设计资料 施工资料 监理资料 中期验收和竣工验收 资料 技术合作等资料 并妥善保管备份资料 备份资料的 所有权和使用权归商务部所有 凡有分包内容的成套项目 由总承包单位负责汇集 整 理各分包企业编制的全部资料 并对此负全责 第六条 设计监理单位和施工监理单位应分别对设计 3 单位和施工单位成套项目的归档资料实施监督和检查 第七条 成套项目实施单位负责人及项目技术组负责 人应对资料管理工作高度重视 建立岗位责任制 并制定相 应的检查 考核措施 指派专门人员负责资料的收集 整理和 归档工作 并督促其认真领会 掌握 技术资料管理规定 及 本办法的要求 第三章第三章 资资料的形成与收集料的形成与收集 第八条 各有关单位在施工过程中 应以商务部核准的 工程项目划分为依据 随进度 按专业进行系统收集 并形 成种类齐全 份数足够的所有原始资料 第九条 纸质资料形成的要求 一 归档资料所载内容必须真实 准确 完整 与成套 项目实际相符合 具有可追溯性 其深度必须符合国家有关 工程勘察 设计 施工 监理和验收等方面规范 标准和规程 二 成套项目实施过程中所需填写的各种表格 采 用本办法中规定的表格样本 见商务部经济合作局网站 最 新资讯 援外业务 援外成套项目档案管理 网页 商务部经济合作局对外援助成套项目技术资料的有关配 套表格 第一批 本办法未涵盖的其他表格 则参照采用 国家有关部门或本行业规定的标准表格 4 三 归档资料应在签署意见 签名 盖章处 如实填写 且 字迹清楚 不得代签 四 归档的文字资料应采用 A4 幅面 297mm 210mm 耐久性强的纸张 并采用 耐久性强的书写材料 如碳素墨水 蓝黑墨水 不得使用易褪色 如纯蓝墨水 圆珠笔 铅笔和复 写纸 的书写材料 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖 章手续完备 五 竣工图纸的编制要求 竣工图是成套项目中最重要的工程档案 是成套项目运 行 管理 维修 加固和改 扩 建等的重要依据 因此竣工图 的编制单位和有关人员必须高度重视 严格按国家有关规范 的要求编制竣工图 确保竣工图的真实性和有效性 1 竣工图随工程进度编制 不得滞后 2 凡按施工图施工 未发生设计变更的 在施工图图签 附近的空白处 逐张加盖并签署竣工图章 图章样本见附件 1 3 凡发生一般性设计变更的 且图面变更量未超过 1 3 的 可在施工图上直接改绘 并注明修改的依据 逐张加盖 及签署竣工图章 4 凡发生重大设计变更的 及图面变更量超过 1 3 的 应重新绘制竣工图 并逐张加盖及签署竣工图章 5 设计变更和工程洽商记录是编制竣工图的主要依据 5 因此 设计变更和工程洽商记录应按专业分类 并在上面注 明修改图纸的图号 6 凡一条设计变更记录涉及到多张图纸的 每张图纸均 应做相应的变更修改 7 设计代表 施工技术组总工程师 施工监理工程师必 须严格依据设计变更和工程洽商记录 审核竣工图纸 以确 保竣工图符合国家规范要求 真实反映成套项目竣工验收时 的实际情况 第四章第四章 资资料的料的归归档整理档整理 第十条 成套项目竣工后 各有关单位应及时按照本办 法规定的具体内容和分类方法 详见附 2 1 2 5 对收集的 资料进行归档整理 并向商务部经济合作局移交 第十一条 归档资料 竣工图文件除外 共编制两套 正 本一套 副本一套 每套均由纸质资料和规定的电子版资料 组成 正本移交经济合作局 副本由移交单位代商务部实行 异地保管 竣工图文件编制一式三套 正本移交经济合作局 一套 副本由移交单位代商务部实行异地保管 另一套副本移交驻 受援国使馆经商机构保管 第十二条 正本归档资料必须为原件 确实不能提供原 件的 可以复印件代替 但必须注明原件存放处 产品质量 6 证明文件的复印件须加盖原件存放单位的公章 制作归档资 料副本时 如原件份数不足 可以使用正本资料的复印件 五五五 归归档档资资料的料的组组卷卷 第十三条 组卷的原则 一 文字资料和图纸原则上不能混装 如有必要混装组 卷的资料 应该文字资料在前 图纸在后 二 遵循资料形成的自然规律 保持卷内资料的有机联 系 三 在按照上述原则的组卷条件下 卷内资料应按商务 部核准的项目划分及形成时间有机地进行编排 系统地组卷 1 工程图纸按专业组卷 同专业的图纸按图号顺序排列 2 工程质量验收资料应按检验批 分项 分部 子分部 和单位工程 子单位 顺序逐级编排组卷 3 钢筋 水泥 砂石等公用材料的有关资料应单独组卷 4 单位工程的归档资料总量超过 20 卷的 应编制总目 录且独立成卷 第十四条 案卷编制 一 案卷构成 7 案卷应由封面 卷内目录 卷内资料 备考表和封底构 成并按此顺序装订 案卷封面 卷内目录和备考表的样本详 见附件 3 至 5 二 案卷页码编号 1 每卷页码独立编号 卷内有书写内容的资料均按页面 编号 页号从阿拉伯数字 1 开始 编写在页面的右下角 背面 如有内容 编写在背面的左下角 折叠后的图纸一律编写在 右下角 2 案卷封面 卷内目录 卷内备考表 封底不编写页号 3 成套图纸或印刷成册的文件材料 自成一卷的 原有 目录可代替卷内目录 已有页码的不必重新编号 第十五条 案卷规格与装订 一 案卷规格 案卷封面 目录 备考表 封底均应采 用 70g 以上 A4 幅 297mm 210mm 尺寸的书写纸张制作 图纸统一折叠成 A4 幅面 小于 A4 幅面的要用 A4 白纸衬托 二 不同幅面的图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 GB 10609 3 89 统一折叠成 A4 幅面 图标栏露出外面 三 案卷厚度 文字资料以近 40mm 为宜 图纸资料以 40 mm 60mm 为宜 考察 勘察报告 中期验收 竣工验收 报告必须独立成卷 四 包括文字和图纸在内的所有零散资料均必须整齐 8 牢固装订成卷 装订前应剔除金属物 建议采用线绳左侧三孔 装订法 订结打在背面 装订线距左侧 20mm 上下孔距中 孔 80mm 避免装订线压占页面上有图 文内容的部分 必要 时 装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸 自然成册的资料不必另行装订 但不得带有金属装订物 不得以塑料装订物打孔活页装订 第十六条 案卷的装盒 资料移交前不必装盒 正式移交后在经济合作局使用中 国对外援助成套项目档案专用装具统一装盒 第六章第六章 电电子文件收集与整理子文件收集与整理 第十七条 电子文件的收集 电子文件包括以下两类 一是有关文字资料和图纸的电 子版本 见附件 2 1 2 5 中电子文件移交相关部分 二是反 映项目实施各方面情况的音像和图片资料的电子文件 归档 移交内容和分类目录见附件 6 第一类电子文件最终版确定并印制相应纸质文件后 应 立即将最终版的电子文件存入专用的暂存存储器中 其它无 关电子文件不得与此混存 或刻录成盘 妥善保管 供电子 文件归档整理时使用 必要时 向本单位档案部门进行临时 归档备案 第二类电子文件形成后应立即在不同的存储介质中备 9 份 在纸质资料正式装订前 应按本办法的有关要求制作电 子文件 尤其是需扫描成电子文件的纸质资料 如图纸类 电子文件的存储格式要求如下 一 文字型电子文件以 XML RTF TXT 为通用格式 移交时要求转化为 PDF 格式 二 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的 图像电子文件 收集时应将其转换成通用格式 如无法转换 则应将相关软件一并收集 扫描型电子文件以 JPEG TIFF BMP 为通用格式 三 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电 子文件 收集时应注明其软硬件环境和相关数据 四 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体 链结技术制作的文件 应同时收集其非通用格式的压缩算法 和相关软件 视频和多媒体电子文件以 MPEG AVI RMVB 为通用格式 五 对用音频设备获得的声音文件 应同时收集其属性 标识 参数和非通用格式的相关软件 音频电子文件以 WAV MP3 为通用格式 六 对通用软件产生的电子文件 应同时收集其软件型 号 名称 版本号和相关参数手册 说明资料等 专用软件产 生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件 如不能转换 10 收集时则应连同专用软件一并收集 第十八条 电子文件的整理 一 对拟刻入光盘的电子文件进行归档鉴定 对其真实 性 完整性 有效性进行检验和审核 二 对照纸质文件逐一核对 确保电子文件与相应纸质 文件的内容及其表现形式一致 存储格式满足本办法的要求 三 对归档电子文件的基本技术条件进行检测 检测各 电子文件所依赖的硬件环境的有效性 软件环境的有效性 有无病毒感染等 四 按附件 6 的分类目录存储检验合格的音像 图片电 子文件 必要时增加子条目 第十九条 电子光盘的刻录及包装要求 一 文字 图纸 音像图片等三类电子文件不能在同一 张光盘中混装 须分别刻录在不同的光盘上 二 竣工图电子文件以有手签 盖章的纸质竣工图为对 象 扫描形成电子文件 三 如果电子文件是由自行开发的软件形成的 应将该 软件与相关数据一同刻录进光盘 四 选用高品质一次性可读写 CD 或 DVD 光盘 禁止 选用可擦写光盘 五 电子文件要求一式三套 移交经济合作局两套 第 11 三套由档案移交单位代商务部保管 使用权归商务部所有 竣工图扫描电子版文件制作四套 其中一套连同纸质资料一 起移交驻受援国使馆经商机构保管 六 移交的光盘应使用硬盒包装 并在表面贴上标签 样本见附件 7 标明项目名称 光盘编号 该盘所载文件的 类别名称 七 刻录光盘时 应使用该项目的名称和序号对其命名 光盘内应附有说明该项目基本情况的 WORD 文档 音像 图 片资料刻录时 应按照附件 6 的分类办法在盘内建立相应的 文件夹进行存放 每段音像 每幅照片应使用能反映其内容 的文字说明来命名 图纸类资料应按照单位工程 专业类别 分别建立相应的文件夹 第七章第七章 资资料的移交料的移交 第二十条 各有关单位应在办理完项目对外移交手续 后 30 个工作日内向经济合作局移交归档资料 第二十一条 全部纸质资料和电子文件的归档整理结束 后 应制作 对外援助成套项目资料移交书 和编制 移交资 料明细表 移交书和明细表各一式三份 格式见附件 8 和附 件 9 一 接收单位按有关规定验收移交资料 如果发现存在 问题 向移交单位提出书面整改意见 经移交单位最大限度 12 地弥补了存在的缺陷后 办理移交手续 二 如果所移交的资料经整改后仍存在严重的缺陷问 题 若不能补充所缺资料 则应书面说明原因 并提出整改 措施 由单位负责人签字盖章 第二十二条 任何单位或个人不得私自保存应移交归 档的资料 也不得以任何理由拒绝移交归档资料 任何人不 得涂改 伪造移交资料 一经发现 将追究其责任 第八章第八章 附附 则则 第二十三条 本办法适用于新建房屋建筑工程类成套项 目的技术资料管理 本办法中未涵盖的归档资料 及其他工程 类项目的技术资料 以本行业的规定和标准为依据 进行归 集和整理 第二十四条 对外援助技术合作项目的技术资料归档 整理与移交 参照本办法执行 第二十五条 本办法由经济合作局负责解释 第二十六条 本办法自颁布之日起施行 关于印发商务 部经济合作局对外援助成套项目资料归档整理与移交办法 试行 的通知 商合促信发 2009 19 号 同时废止 附件 1 竣工图章式样 2 援外成套项目资料移交目录 13 3 案卷封面式样 4 卷内目录式样 5 卷内备考表 6 音像 图片资料分类目录 7 光盘盒标签 8 对外援助成套项目资料移交书 9 移交资料明细表 二 0 一一年三月二十五日 附件 1 14 竣工图章式样竣工图章式样 竣竣 工工 图图 此栏填写编制单位名称 设 计 代 表 施工组总工程师 施工监理工程师 编 制 时 间 年 月 日 70m m 1315 60mm 8888 35mm35mm 15 附件 2 1 援外成套项目资料移交目录援外成套项目资料移交目录 招 议 标单位移交资料 电电子文件移交子文件移交 序号序号移交移交资资料名称料名称移交移交资资料内容料内容 纸质资纸质资料料 移交数量移交数量 数量数量格式格式 备备注注 1 考察 勘察和设计任务 招 议 标 投标资料 1 2PDF 2 2 施工任务招 议 标 投 标资料 1 2 PDF 3 3 施工监理任务招 议 标 投标资料 1 2 PDF 4 援外物资任务招 议 标 投标资料 1 2 PDF 5 其他项目招 议 标 投 标资料 1 招 议 标书 2 投 标 书 3 招标用工程量清单 4 答疑文件 5 评标报告 6 施工预算书 如有 7 标底文件 如有 1 2 PDF 16 附件 2 2 援外成套项目资料移交目录援外成套项目资料移交目录 考察 勘察和设计单位移交资料 电电子文件移交子文件移交 序号序号移交移交资资料名称料名称 纸质资纸质资料料 移交数量移交数量 数数 量量格格 式式 备备注注 1 可行性研究报告 考察报告及附件 1 2PDF 2工程勘察文件及附件1 2 PDF包括实测原始地形图 3初步设计图纸及其说明 1 经审定 4施工图纸及其说明 1 2DWG经审定 5竣工图纸及其说明 1 2 TIFF JPEG BMP 含设计变更洽商 审批记录 6设计计算书 1 7概算书 调整概算 1 经审定 8音像 照片 2 通用 格式 内容详见 本办法附件 6 9其他资料1 17 附件 2 3 援外成套项目资料移交目录援外成套项目资料移交目录 施工单位移交资料 电电子文件移交子文件移交 序号序号移交移交资资料名称料名称 纸质资纸质资料料 移交数量移交数量数数 量量格格 式式 备备注注 1施工准备文件1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 2施工现场准备文件1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 3开工 停工和复工报告1 4地基处理记录1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 5设计变更记录1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 6 施工材料 设备 预制 构 配 件质量证明文件 复试试验报告 1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 7施工试验记录1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 8施工记录1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 9 设备 产品质量检查和 安装记录 1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 18 10技术交底记录1 含施工组织设计交底 专项施工方案技术交 底和分项工程技术交 底 11隐蔽工程验收记录 1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 12 工程质量分级验收 自 检 记录 1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 13施工日志1 14 受援国政府工地代表或 监理工程师签认的施工 凭据 通知 会议纪要等 文件 1 15 工程质量事故和安全 事故处理记录 1 16贯标资料1 内容详见 商援发 2010 453 号文规定 17音像 照片2通用格式 内容详见 本办法附件 6 18其他资料1 19 附件 2 4 援外成套项目资料移交目录援外成套项目资料移交目录 施工监理单位移交资料 电电子文件移交子文件移交 序序 号号 移交移交资资料名称料名称 纸质资纸质资 料移交料移交 数量数量 数量数量格式格式 备备注注 1监理规划和监理实施细则1 2开工 停工 复工报审 批 表1 3 入场分包单位核验记录 1 4 入场人员 施工机械 设备材料 核验记录 1 5 主要设备材料国内验货记录 1 6监理旁站方案及记录1 7 见证记录 封样记录 1 8 监理日志 1 9 监理月报 项目非正常实施情况的监理专报 1 10 监理会议纪要 1 20 11 监理通知 指令及回复 1 12 一般设计变更审批单 1 13 重大设计变更审核情况记录 1 14 工程款拨付通知单 审核单 1 15 施工合同管理事项审核记录 1 16 施工监理工作总结 1 17 音像 照片 2通用格式 内容详见 本办法附件 6 18 其他资料 1 21 附件 2 5 援外成套项目资料移交目录援外成套项目资料移交目录 验收单位和技术合作单位移交资料 电电子文件移交子文件移交 序号序号移交移交资资料名称料名称 纸质资纸质资料料 移交数量移交数量 数量数量格格 式式 备备注注 一一 中期中期验验收收报报告告 1 2PDF 1 工程概况表 1 2 工程中期验收总结 1 3 主体工程质量验收记录 1 4 中期验收证明书 1 5 其他资料 1 二二 竣工竣工验验收收 1 2PDF 1 工程概况表 1 2 工程竣工验收总结 1 3 单位 子单位 工程质量 验收记录 1 4 竣工验收证明书 1 5 竣工验收备案表 包括各专项 验收认可文件 1 22 6 工程质量保修书1 7交付使用财产总表和财产明 细表 1 8 音像 照片 2通用格式 内容详见 本办法附件 6 9 其他资料 1 三三 技技术术合作合作资资料料 1 验收报告 1 2PDF 2 工作总结 1 3 音像 照片 2通用格式 内容详见 本办法附件 6 4 其他资料1 23 附件 3 案卷封面式样案卷封面式样 档 号 项目名称 资料种类 案卷题名 编制单位 编制时间 密 级 保管期限 共 卷 第 卷 注 1 项目名称 填写项目名称的全称 2 资料种类 选择填写考察设计资料 施工技术资料 施工监理资料 中期质检 竣 工验收资料 3 案卷题名 填写本卷卷名 包括专业名称和卷内主要文件内容 若项目分为多个单 位工程 应写上单位工程名称 4 编制单位 填写本卷编制单位的名称 5 编制时间 归档整理工作完成时间 6 保管期限 按要求填写永久 长期 7 档号 密级等由接收单位填写 24 附件 4 卷内目录式样卷内目录式样 序号序号文件题名文件题名日日 期期页页 次次备备 注注 注 1 序号 以一份文件为单位 从阿拉伯数字 1 依次标注 2 文件题名 填写文件标题的全称 3 日期 填写文件形成的日期 4 页次 填写文件在卷内所排的起始页号 最后一份文件填写起止页号 5 备注 填写需要说明的问题 6 目录编制不宜太粗或太细 以方便查找为原则 25 附件 5 卷内备考表卷内备考表 附件 11 标签样本标签样本 本案卷共有文件材料 页 其