货币资金内部控制制度

货币资金内部控制制度货币资金内部控制制度 货币资金是企业的血液 货币资金管理的好坏 直接关系到企 业的命运 为保障公司资产的安全完整 提高货币资金的周转速度 和使用效益 现根据 会计法 及 内部会计控制规范 等法律法 规 并结合本公司的实际情况 特制定本控制制度 本办法未涉及 的内容参照 会计法 等相关法律及公司其他有关规章制度 注 本控制制度所称货币资金是指本公司拥有的现金 银行 存款和其他货币资金 一 一 货币资金管理的基本原则货币资金管理的基本原则 职责分工制度 涉及到货币资金的不相容职务要求分由不 同的人员担任 形成严密的内部牵制制度 确保办理货币资金业务 的不相容岗位相互分离 制约和监督 不得由一人办理货币资金支 出业务的全过程 收支分开制度 公司的现金收入和现金支出分由不同的财 务人员进行处理 防止直接用于现金支出的坐支行为 内部稽核制度 设置内部稽核单位和人员 建立内部稽核 制度 加强对货币资金的监督 及时发现货币资金管理中存在的问 题 及时改进对货币资金的管理控制 定期轮岗制度 财务人员尤其是涉及货币资金管理的财务 人员实行定期轮换岗位 以减少和降低货币资金管理上舞弊的可能 性 二 二 现金管理现金管理 1 现金的使用范围 工资 津贴 劳务报酬 根据国家规定 颁发给个人的各种奖金 各种劳保 福利费用 向个人收购农副产 品和其他物资的价款 差旅费 1 000 元以下零星支出 人行规定 的其他支出 不属于上述范围的款项支付一律通过银行进行结算 通过税务机关代开的 金额较小的例外 2 现金的收支规定 不得坐支 公司在经营活动中收到的现 金 超过开户银行核定的坐支范围和限额的 应及时送存银行 不 得白条抵库 不准谎报用途套取现金 不准用银行账户代他人存入 或支取现金 不得公款私存 不得设置小金库 任何款项的支付都 必须有符合会计制度的原始凭证作为依据等 3 关于借款的规定 为方便结算 采购员 汽车司机 商检 员 食堂等部门或人员可采用备用金结算 其他人员一律不预借现 金 经办人员应先垫付资金 回来后凭有效单据到财务部实报实销 特殊情况应经总经理及财务总监批准 并于限定日期内结清 并执 行前账不清 后账不借原则 4 出纳人员不得兼管稽核 会计档案保管和收入 支出 费 用 债权债务等现金及银行存款日记账之外的有关涉及货币资金的 账簿账目的登记工作 5 库存现金应日清月结 账实相符 如出现不符 及时查明 原因 三 三 银行结算管理银行结算管理 1 财务部应严格按照 支付结算办法 及 银行账户管理办 法 等国家有关规定对公司银行账户及存款进行管理 2 银行结算纪律 支付结算办法 规定 单位和个人办理 支付结算 不准出租 出借账户 不准签发空头支票 远期支票和 空白支票 不准套取银行信用 3 支付货款管理 公司支付货款必须同时具备采购计划单 增 值税专用发票 原材料入库单 采购合同 5 万元以下可采用灵活 做法 等重要附件 如付款条件不具备的 视同预付货款管理 本 着既安全稳妥 又不影响业务正常进行的原则 对以下几个条件均 符合者 可采取灵活做法 如带款提货等 1 我司充分了解供货方的经济状况和资信 2 供货方与我司有长期业务往来 生产正常 质量稳定 合 作良好 无欠款 3 双方签订有效购销合同 4 预付货款管理 预付货款原则上不予办理 如确有特殊需 要的 由采购部门提出书面申请并附有相应的购销合同 购销合同 必须由供货方负责人签字并加盖其公章 经总经理批准后最多可预 付不超过合同总金额的 30 各有关人员在工作中应严格执行 前 账不清 后账不借 原则 5 票据管理 这里主要指支票 财务部应加强与货币资金 相关的票据的管理 明确各种票据的购买 保管 领用 背书转让 注销等环节的职责权限和程序 按票据类别明细设置登记薄并按序 号使用 定期进行核销 清理 现金支票只限出纳员使用 签发的 支票必须填全各要素 6 银行承兑汇票 以下简称银票 含应收银票 应付银票 管理 为缓解资金压力 节约资金成本 公司鼓励采用银票对外进 行付款 银票应设立登记薄 定期进行核销 清理 由专人视同贷 款管理 并确保在银票到期前 账户有足额资金以备付款 7 流动资金贷款 押汇等融资方式由财务总监及总经理据公 司董事会的授权执行 8 财务每月结账后 出纳应及时与银行进行对账 制定未达 账调节表 查明未达账项原因 并同时交财务经理审核 对于金额 较大的未达账项应及时向财务总监汇报 9 对于公司内部资金划拨及金额较大的对外付款 如超过 20 万元 必须告知财务总监 四 四 网上银行管理网上银行管理 网上银行 简称网银 下同 已成为商业银行服务全面化 个 性化的标志之一 它改变了传统银行的经营模式 打破了传统银行 业务的地域限制 时间限制 为适应新形势的发展 为提高财务工 作效率 我司可应用网银业务 对于网银管理 除正常财务管理外 另特别要求如下 1 三把智能钥匙 记账 复核 管理 分由三人保管 其中 管理钥匙由财务总监保管 视同财务印鉴章进行管理 并 严格保密网银密码 2 在使用对外网银支付功能 如金额超过 5 万元 须经财务 经理确认 3 出纳须每日查询银行账户记录 并核对有关数据 如发现 异常 要及时汇报 五 五 付款签字权限划分付款签字权限划分 1 总原则 所有的付款都必须附有相关人员签过字的单据 并执行至少两个人签字原则 其中必有一个是经办人 一个是审批 人 最低一级签字付款权为总经理 公司付款实行一票否决制 2 签字顺序 仅限于公司正常的生产经营活动 经办人员 部门经理 分管副总 总经理 财务审核时要审核经办人员 代 办人员不能担任经办人员 3 如副总经理 或助理 是经办人员 则由总经理签字 如总 经理是经办人员 经营方面由经营副总签字 生产方面由生产副总 签字 其它方面由财务总监签字 4 公司筹建期间付款管理 根据公司 授权委托书 日常基 建活动由项目小组负责管理 和工程有关的付款也由项目小组审批 签字顺序 经办人员 财务 复核 审批 对于工资 招待费 电 话费 办公费 差旅费等日常零星费用支出参照上述 1 2 3 4 管 理 5 对于如对外投资 购买 5 万元以上的固定资产 借出资金 融资 生产经营中的异常付款 重大的非正常的生产经营付款等实 行经理室集体决策 并上报公司董事会或董事长审批 6 公司不对任何单位和个人进行担保 特殊情况应经总经理 室研究决定 并上报公司董事会审批 7 审批人应当根据公司有关授权规定 在货币资金授权范围 内进行审批 不得超越审批权限 对于超越审批人授权范围的货币 资金业务 经办人员有权拒绝办理 并及时向有关领导汇报 六 六 银行账户 印鉴章管理银行账户 印鉴章管理 1 财务部在银行开立账户必须由财务总监确认 2 一个银行只设立一个账户原则 如因税务机关要求等原因确 有必要在同一个银行设立另一个账户的除外 3 财务印鉴章 包括财务专用章 法定代表人章 由财务部两 个人分别保管 印鉴章原则上不得离开财务部 不得外借 如确有 必要 必须经财务总监批准 同时有财务人员跟随 并严格执行两 个人保管原则 印鉴章带出公司时 保管人员应妥善保管 并确保 印鉴章在自己的能力控制范围之内 4 所有需盖财务印鉴章的单据原则上由本公司填写 并且不得 有空白项 如遇特殊情况须要对方填写或有空白项的 要经有关 副 总经理确认 七 财务部有权拒付如下单据的款项财务部有权拒付如下单据的款项 财务人员在工作中应坚持原则 遵纪守法 廉洁自律 严格遵 守财务规章制度 在付款过程中 财务人员有权过问与财务有关的 任何问题 对于不符合签字手续或附件不符合要求的业务 财务人员有权 要求经办人员及时更正 对于不符合国家及公司有关规章制度的经 济业务 财务人员应敢于坚持原则 坚决予以抵制 并同时向有关 领导反映 对于如下款项 财务人员有权拒付 1 签字不符合要求的单据 2 附件不齐的单据 3 不符合公司资金管理规定的款项 4 违反银行 税务等国家有关规定的款项 5 其它不正常的款项 八 八 监督检查监督检查 公司建立对货币资金业务的监督检查制度 定期 一季度一次 不定期的进行检查 并出具书面检查报告 主要检查内容 1 货币资金业务相关岗位及人员的设置情况 2 货币资金授权批准制度的执行情况 3 财务印鉴章及智能钥匙的保管情况 4 票据的管理情况 5 银行日记账 对账单 未达账等 对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节 应 当及时采取措施 加以纠正和完善 九 附注九