文秘技师考核培训资料习题答案

第一章 绪论 1 1 文秘资料员工作的性质性质 服务性 辅助性 机要性 群众性 综合性服务性 辅助性 机要性 群众性 综合性 2 如何处理经常性与突发性经常性与突发性工作的关系 一是善于一是善于 转转 一旦突发性工作来临 就要有充分的思 想和心理准备 自如工作 结束后 又要有条不紊地抓 经常性工作 二是善于二是善于 变变 胆识兼备 随机应变 三是善于三是善于 统统 统筹兼顾 全面安排 不能顾此失彼 3 三个服务三个服务 和和 四个转变四个转变 其内容是什么 为直接领导服务服务 为相关的各级领导服务服务 为人民群众服务众服务 从偏重于简单的办文办事转变转变为既办文办事又出谋划策 从单纯地收发传递信息转变转变为综合处理信息 从单纯老经验办事转变转变为实行科学化管理 从被动服务转变转变为力争主动服务 4 文秘资料员如何提高自己的文字表达能力和口语表达文字表达能力和口语表达 能力能力 一是要做到条理分明 表达准确一是要做到条理分明 表达准确 二是要应对迅速 自如 二是要应对迅速 自如 三是说话得体三是说话得体 四是口齿清楚 四是口齿清楚 5 5 结合实际 简要谈谈文秘资料员的素质要求素质要求有那几个 方面 职业道德 忠于职守 廉洁奉公 严守机密 平等待人 甘当配角 政治素质 政治上坚定 思想上敏锐 忠诚积极 实事 求是 遵纪守法 作风素养 联系群众 开拓进取 勤奋工作 讲求效率 知识素养 较深厚的理论基础 较高的政策水平 扎实 的基础知识 精湛的专业知识 广博的社会常识 技能素养 较强的写作能力 较好的口头表达能力 较 高的出谋划策的能力 干练的办事能力 一定地组织管 理能力 第 2 章 公文写作 1 行政机关公文 是具有特定效力特定效力和规范体式规范体式的文书 2 我国行政机关公文有 1313 种 3 发文字号有发文机关代字发文机关代字 年号和发文顺序号发文顺序号组成 4 公文主题部分包括标题标题 主送机关 正文正文 附件说明附件说明 发文机关署名发文机关署名 印章 附注等 5 公文主送机关位于标题下空一行一行 6 公文成文日期的书写位置是右空四字右空四字 7 7 通报分表彰性通报 批评性通报表彰性通报 批评性通报 情况通报 8 报告事项报告事项中不能夹带请示事项 9 以下有关 请示 说法错错的 可同时请示多件事 但 不能超过三件 10 任免通知 属于通知 正确的正确的 11 公文的发文机关标志可回行 正确的正确的 12 制发公文的目的和要求 一般由行文对象及行文内容行文对象及行文内容 确定的 13 公文签发说法正确 报告 必须标注签发人姓名 14 不适宜用函 北京市人民政府就 XX 发电厂建设问 题向国家计委申请 15 秘级和保密期限 3 3 号黑体 右上角第一行 号黑体 右上角第一行 16 联合发文 标在前的机关是主办机关 主办机关 17 向非同一组织系统的任何机关发送的文件属于平行文平行文 18 综合性总结报告的正文开头通常采用的方法是 概概 述基本情况述基本情况 19 某县人事局向县直属各单位下发某县人事局向县直属各单位下发年终考核工作通知 抄报于该县政府办公室 分析 正确 根据 国家行政机关处理办法 有关 规定 向下级机关的重要行 文 应抄报上级机关 目的 是为了让上级了解情况 避免出现工作中的被动情况 20 市 区区属图书馆属图书馆为办好图书事业 满足该区群众 读书的要求 特向区政府请示增加 经费 并将该请示抄 送该区人事局 劳动局 物价局 财政局 分析 错误 抄送单位应当是与该请示事项有关 的单位 人事局 劳动局 物价局 与区图书馆申 请经费无关 不应将该请示抄送给他们 21 某县农林局农林局写例行报告 一向县政府汇报 1995 年全 年工作 二在报告中请示了 1996 年增建农机站的事项 三建议对困难地区减免乡政府提留费用 分析 错误 报告中不能夹带请示 且公文应 一 文一事 22 市 区职工大学是受区政府和市成人教育局双重领 导的单位 该职工大学就明年需增加教育经费一事 特 向两个上级机关请示 分析 错误 请示只能够有一个主送机关 若是 双重领导机关 则需要向处理 该事务的机关请示 另一 机关应为抄报机关 23 某部关于几起重大火灾事故的 通报通报 国务院办公厅关于发布 行政机关公文处理办法 的 通知通知 某大学关于报送某省教育厅今年招生工作的 报告报告 某省财政厅关于同意某大学新建教学楼的 函函 某研究所关于要求改变拨款待遇的 请示请示 24 XX 大学就某 XX 系学生 XXX 擅离学校 违反学校纪律 给予警告处分一事发出文件 使全校师生周知 标题标题 XX 大学关于 XX 系学生 XXX 擅自离校的处分决定 25 某省人民政府发文要求所属单位认真贯彻执行国务院 调整纺织品价格的规定 以便保持市场的稳定 标题标题 某省人民政府关于贯彻执行国务院调整纺织品价 格的规定的通知 26 某县工业局为请求购置防暑设备的经费 特向该县财 政局制发文件 标题标题 某县工业局关于申请购置防暑设备经费的函 27 某省财政厅对省弄农业厅申请批准拨款购置办公设备 的来文制发复文 批准对方的请求 标题标题 某省财政厅关于同意省农业厅申请购置办公设备 经费的函 28 国家某局就当前农业基层土地管理人员队伍的现状 和存在的问题向国务院行文汇报 并对如何进一步加强 这支队伍的建设提出了具体的建议 标题标题 国家某局关于加强农村基层土地管理人员队伍的 意见 29 XXXX 大学为了整顿学校的教学秩序大学为了整顿学校的教学秩序特发文作出具体规 定 要求全校师生周知并遵守 标题标题 XX 大学关于整顿学校的教学秩序的条例 30 关于报送二二 0000 五年五年下半年工作计划 报送二 00 五年下半年工作计划 是事由 根据这 份公文的内容 应该是一份上行公文 文种应该是报告 可以修改为 某某某关于报送二 00 五年下半年工作计 划的报告 31 关于精神文明精神文明单位十项达标评比标准 从公文内容看 应该使用下行文中的 通知 行文 关于精神文明精神文明单位十项达标评比标准 可以作为 通 知 的 附件 处理 标题中同时存在标点符号的错误 可以修改为 某某关于开展评比精神文明单位十项达 标活动的通知 若活动已经开展 又可以修改为 某 某关于印发开展评比精神文明单位十项达标活动评比标 准的通知 32 某某省交通基建管理局关于申请审批高等级公路水 泥混凝土路面接缝技术研究可行性报告的函 这份公文是写给上级机关的 应该使用请示 而不应 该使用函 可以修改为 某某省交通基建管理局关于 要求审批高等级公路水泥混凝土路面接缝技术可行性研 究报告的请示 33 国务院批转林业部关于各省 自治区 直辖市年森 林采伐限额审核意见的报告 这是一份转发性的通知 被转发的是一份 报告 应该在报告后面加上 通知 这一文种名称 也可以去 掉 报告 将 的 移至意见前 让意见直接充当被转 发文件的文种 可以修改为 国务院批转林业部关于 各省 自治区 直辖市年森林采伐限额审核意见的报告 的通知 或 国务院批转林业部关于各省 自治区 直 辖市年森林采伐限额审核的意见的通知 34 关于呈报石油化工厂土建增设附属工程的请示报告 请示和报告两个文种不能混用 这样使上级机关不 便于处理 有时甚至贻误工作 可以修改为 关于石 油化工厂增加土建附属工程项目的请示 35 某大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不 准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕 业生分配工作的几点意见 这个标题长达57 个字 从事由概括准确 清楚的角 度 可以修 改为 某大学关于认真贯彻中央纪委某某 号通报精神搞好应届毕业生分配工作的意见 或 某某 大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见 36 某县人民政府关于粮食问题的请示 这个标题没有说清请示的具体事项是什么 粮食问 题 是什么问题呢 是价格 收购 供应 还是调运 储备呢 从标题上不能知道真正意图 其关键问题是中 心词 问题 没有限制 比较含混 造成事由笼统 词 不达意 可以修改为 某县人民政府关于粮食收购和 储备有关问题的请示 将下面通讯改写为通报 5 将下面通讯改写为通报 共青团全国铁道委员会文件 1998 1998 号 关于表彰李坚同学舍己救人 英勇献身的通报 各所属单位 李坚同学是西昌铁路中学学生 刚满 14 周岁 1998 年 5 月 2 日 星期天 李坚和另外四名小朋友在 河边玩耍 忽然张昆同学不慎落入水中 李坚当即跳下 水去营 救 张昆得救了 而李坚却献出了年轻的生命 根据李坚的英雄事迹 共青团四川省委决定 授予 李坚为 优秀少先队员 并根据他生前要求 追认他为 共青团员 同时号召全国铁路系统和省内各地的小朋友 向李坚同学学习 做一个有理想 有道德 无私无畏的 好孩子 印章 印章 一九九八年五月二十八日 第 3 章 行政事务文书写作 1 同是计划 往往选用不同的名称 这是因为内容内容的差 别决定的 2 制定计划要在深入细致调查研究的基础上进行 确定 的目标 措施应该是经过努力就能做到的 因此 计划 应具有可行性可行性 3 凡事预则立 不预则废 讲的是计划计划的作用 4 集体或个人对一定时期内的任务预先设想 部署 安 排的一种应用问题是计划计划 5 从拟写格式来讲 生产 经营计划多采用表格与条文表格与条文 结合的形式结合的形式 6 计划个人的署名 应写在正文右下方正文右下方 7 7 计划正文包括前言 主体和结尾 其中主体部分要写 清的内容的是计划的任务 目标 措施 步骤任务 目标 措施 步骤 8 下面那一要素不是不是计划必须具备的 范围范围 9 总结的写作一般是使用第一人称第一人称 10 10 不属于总结标题的 中学生的昨天 今天和明天中学生的昨天 今天和明天 11 总结是计划执行的结果结果 12 挖掘内部潜力 实现扭亏为盈 文章式标题文章式标题 源头防范 标本兼治 我省纠风工作取得阶段性成效 正副双标题正副双标题 省教育厅关于教师资格认定工作的总结 公文式公文式 13 13 规范性文书有 章程 条例 规定 办法章程 条例 规定 办法 14 14 简报期号的左下方是编发单位名称 编发单位名称 15 15 报核是简报的主体部分 由标题和正文组成 由标题和正文组成 16 一般来说 规划是带有全局性的 长远性的和方向性 的计划 17 计划主要是靠制定者独立思考 发挥想象 反复推敲 制定出来的 X X 18 计划的主体内容概括起来是做什么 怎么做 要做到 什么程度 19 综合总结是对某一阶段各项工作的全面回顾 分析和 评价 20 XX 省煤炭厅 2010 年度工作总结 是一个专题总结 的标题 X X 21 专题经验总结的内容一般不包括存在的问题或教训 22 每一期的简报都一定要加上编者按语或内容提要 X X 23 一份简报的报核部分只能刊发一篇文章 X X 24 修改后正确的正确的 XX 县国民经济和社会发展五年规划规划 二 00 九年至二 0 一 0 年工农业余教育事业计划计划 XX 大学二 000 年招生工作计划计划 XX 公司关于第一季度销售方案方案 第第 4 4 章章经济文书写作经济文书写作 1 合同书只要经当事人各方签订都具有法律效力 2 合同书的标题一般由合同性质和文种构成 3 合同书正文的基本内容就是对当事人权利和义务的约 定 X X 4 合同书对各方履约的时间 地点 方式都应有详细具 体的约定 5 合同书没有违约责任条款也不会影响当事人维护自己 合法权益的结果 X X 6 合同书尾部应当有当事人的签名 印章和与履行合同 有关的当事人信息 7 意向书一经签订也和合同书一样具备法律效力 X 8 合同书的时效性比意向书长 9 招标邀请书不必写明邀请单位的称谓 10 投标文书应具有公开性和竞争性特点 X X 11 合同约定履行标的的一方有权从对方获得价酬 这体 现了订立合同的 公平原则平原则 12 订立合同最典型的形式是 合同书合同书 13 13 合同书约定的基本内容是 当事人的权利和义务 当当事人的权利和义务 当 事人的基本信息事人的基本信息 14 合同书约定的核心内容是 标的与价酬 数量与质量 标的与价酬 数量与质量 履约的地间地点 违约责任履约的地间地点 违约责任 15 在合同书的首部和尾部中可以省略的要素是 签约地签约地 点点 16 只约定经济合作的目的 项目 方式 没有具体细节 的契约文书 其性质为 意向书意向书 17 意向书是签订正式合同的 基础和依据基础和依据 18 可行性研究报告的正文通常包括概述 论证论证 结论 附件四个部分 第第 5 5 章章 宣传文书写作宣传文书写作 1 消息的 5 个 W 代表的是什么意思 何时 何地 何人 何事 何故何时 何地 何人 何事 何故 2 分析公示与通知的区别 一 通知是公文 公示是党政机关 企事业单位 社一 通知是公文 公示是党政机关 企事业单位 社 会团体等事先预告群众周知 会团体等事先预告群众周知 二 通知是已经决定的事情 公示内容没有决定 需二 通知是已经决定的事情 公示内容没有决定 需 要征求群众意见要征求群众意见 三 通知不需要监督 属于告知 必须坚决贯彻执三 通知不需要监督 属于告知 必须坚决贯彻执 行 公示需标明接受监督的电话 地点 时间等 接受行 公示需标明接受监督的电话 地点 时间等 接受 群众监督意见 群众监督意见 第六章第六章 文书工作文书工作 1 公文草稿在签发之前进行的全面核查与修正的活动称 为 审核审核 2 文稿审核是文稿 缮印缮印 前的最后一道文字工序 3 校对属于发文处理程序中 缮印缮印 环节的重要步骤 4 所谓承办是按照文件要求或领导批示 具体处理文件具体处理文件 的工作 5 催办是对文件办理情况的 督促检查督促检查 6 不属不属于文书处理的是 文书组织文书组织 7 发文处理程序中的审核是指对草拟的文稿进行 审查审查 8 8 属于发文处理程序的是 A 签发 签发 B B 封发 封发 C C 用用 印印 9 9 文书登记的形式中包括 A 簿式登记 簿式登记 B B 卡片式登卡片式登 记记 10 文书处理包括 A 收文处理 B 发文处理 11 属于收文处理环节的是 A 拟办 C 催办 12 属于发文处理环节的是 B 审核 D 签发 13 催办的方法有 A 电话催办 C 发函催办 14 文书承办工作的内容包括 C 撰文答复 D 办理具 体事宜 15 文稿审核中发现的 可以直接修改 A 错字 B 漏字 C 不对的符号 D 不对的标点 16 文书工作的基本要求有哪些 准确 周密 确保质量 及时 迅速 注重时效 精简 求实 注重效用 安全 可靠 确保国家机密 认真 负责 加强统一管理 17 文书处理应遵循的基本原则是 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密 18 按照收 发问处理程序 结合自身工作实际自行设计 收 发文处理程序图 收文 签收 登记 初审 拟办 批办 承办 传阅 催办查办 答复注办 归档 发文 酝酿拟稿 审核和登记 签发 复核 缮印 校对 用印或签署 登记分发 装封 发送传递 19 文书归档新规则是 整理单位 以 件 取代 卷 保管单位 以 案盒 取代 案卷 分类方式 以 年度 机构 问题 保管期限 取代 六个特征 第 7 章 档案管理 1 机关档案工作的基本任务 基本原则是什么 其作用 概括起来主要有哪两点 任务 任务 对本机关各部门形成的各种文件材料的收集 整 理 立卷和归档工作 进行指导和监督 集中统一管理 机关各种门类和载体的档案 积极提供利用 为机关各 项工作服务 在统一领导 分级管理的原则下 各专业 主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指 导 按规定向档案馆移交应进馆的档案 办理领导交办 的其他有关档案业务工作 基本原则 基本原则 统一领导 分级管理 作用 作用 查考机关工作的依据 历史凭据作用 科学研究 的基础和条件 2 如何鉴定档案 档案管理的内容有哪些 鉴定 鉴定 甄别各种档案的价值 挑选各种有价值的档案 并根据档案对今后各方面可能起的作用 确定其保管期 限 把已失去价值的档案剔除销毁 内容 内容 档案收集 档案整理 档案的鉴定 档案的提供 利用 档案的保管 第第 8 8 章章 办公室事务管理办公室事务管理 1 1 接电话的行为 不适宜的是 应随时使用手机在飞机应随时使用手机在飞机 上 饭店里 大剧院等进行联系 上 饭店里 大剧院等进行联系 2 2 接打电话是不正确的 受到通话对方极大的责难 应受到通话对方极大的责难 应 针锋相对回击 针锋相对回击 3 3 文员在接打电话时 正确的做法是 在电话机旁随时在电话机旁随时 放着电话记录单和笔 一有留言就能立即记录下来 放着电话记录单和笔 一有留言就能立即记录下来 4 4 文员应遵守的电话礼仪 那个不适宜 打出电话 而打出电话 而 对方无人接听 等铃声响了二 三下可挂电话 对方无人接听 等铃声响了二 三下可挂电话 5 5 哪标准不是文员分拣邮件应遵守的 按私人公务标准按私人公务标准 分拣分拣 6 文员在拆邮件时 不正确的 拿到信件后再桌子上磕拿到信件后再桌子上磕 几下 然后用手撕开几下 然后用手撕开 7 7 文员如果误拆了非本公司的信 应该 在信封上注明在信封上注明 误拆误拆 写上自己的姓名的缩写 并把信封重新封好并 写上自己的姓名的缩写 并把信封重新封好并 退回去 退回去 8 8 将同文多页沿边取齐后均匀错开 从首页到末页 在 页边加盖一完整公章 可以证明文件各页确实是同时形 成 以杜绝日后篡改之嫌疑 这是 骑边章骑边章 9 值班人员不应该做 签发文件签发文件 10 10 文员在进行办公室布置时 那些行为不适宜 较大的较大的 物品凡在稍高于眼光平行的层面上 用标签贴在各种物物品凡在稍高于眼光平行的层面上 用标签贴在各种物 品的下方 品的下方 11 办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度 12 文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致 可以 出具空白介绍信 X X 13 值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志 直 接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理 14 面对突发事件 值班人员有时在领导人未指示前就 要采取临时应急措施 15 办公室人员值班工作的制度有交接班制度 请示报告 制度和安全 保密制度 但没有岗位责任制度 X 16 列入保密范围的公文 应在产生的同时 由制文机关 确定密级和保密范围 密级和保密期限的变更和解密 17 办公室的灯光照明要避开自然光 最好用人工灯光 X X 18 在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机 效果不受 影响 X X 第第 9 9 章章 会议工作会议工作 1 会议日程多采用 表格表格 2 形式比较随意 气氛轻松的大型宴会的布局为 星点星点 型型 3 3 会议纪要的内容为 会议情况简述与会议主旨阐发会议情况简述与会议主旨阐发 4 属于会议参考性文件的是 调查报告调查报告 5 会议文件的分发需要注意 适时适量适时适量 分发 6 会议的交流性和指导性文件是 会议简报会议简报 7 7 会议善后工作的一项重要内容是 会议反馈会议反馈 8 会议名称应根据 会议主题会议主题 来确定 要名副其实 9 组织会议的新闻报道工作时 要注意内外有别 掌握 信息 保密性保密性 10 会议文件格式的设计要坚持 规范性规范性 的原则 11 会议的程序安排应做到 议题要具体议题要具体 12 涉及三方以上代表的谈判 会场一般采用 正方形 正方形 圆形圆形 13 13 保密性较强的议题一般放在会议的 后面后面 14 会议 议程议程 是对会议所要通过的文件 所要解决的 问题的概略安排 常冠以序号将其清晰地表达出来 15 会议文件的归档应 遵守档案制度遵守档案制度 16 16 会议记录是 编写会议纪要的重要资料编写会议纪要的重要资料 17 17 制定会议的议程首先要明确 会议的目标会议的目标 18 18 会后不需要立卷归档的文件资料是 重份文件重份文件 19 19 会议签到工作是 掌握会议报到状态掌握会议报到状态 的重要手段 20 确定会期应该考虑 A A 会议内容会议内容 B B 会议重要性会议重要性 D D 会议议题会议议题 21 21 会后总结工作做到 A A 及时及时 B B 全面全面 C C 公正公正 D D 客观客观 会议经费预算包括 A A 场地租金场地租金 B B 设备费设备费 C C 培训费培训费 D D 交通费交通费 22 22 选择会场应考虑 A A 会场大小会场大小 B B 会场远近会场远近 C C 会会 场环境场环境 D D 会场设备会场设备 23 23 会后反馈的形式有 A A 口头催询口头催询 B B 书面检查书面检查 C C 实地检查实地检查 D D 实地催询实地催询 24 24 组织记者招待会应该有充分的会议准备 包括 A A 会议内容会议内容 B B 会议日程会议日程 C C 会场安排会场安排 D D 会议规模会议规模 25 25 开采用马蹄型布局有 A A 团拜会团拜会 D D 新闻发布会新闻发布会 26 会议纪要目的 A A 作为传达惯彻会议精神的依据作为传达惯彻会议精神的依据 B B 上报有关主管部门上报有关主管部门 C C 会议交流和指导性文件会议交流和指导性文件 D D 向有向有 关机关转关机关转发 27 27 会议纪要的内容包括 A A 会议精神会议精神 B B 会议议题会议议题 C C 会议成果会议成果 28 28 会议名称一般由以下几部分组成 A A 会议主办单位会议主办单位 B B 会议时间会议时间 D D 会议主题会议主题 29 下列文件属于会议主题或指导思想的集中体现的是 A A 工工 作报告 作报告 中心发言中心发言 30 会议规模和规格的确定依据是 A A 会议内容会议内容 B B 会议议题会议议题 C C 会议主题会议主题 D D 会议人数会议人数 31 对于一些大中型会议 秘书应当协助服务员做好的工 作有 A A 维持会场秩序维持会场秩序 B B 人场验证与收票人场验证与收票 32 会议的安全保卫工作包括 A A 防止火灾等意外事故的发生 防止火灾等意外事故的发生 B B 保证场内人员的安全 保证场内人员的安全 C C 做好会议保密 做好会议保密 D D 加强对场内各种设备的保密 加强对场内各种设备的保密 检查检查 33 33 会议记录的要求 B B 完整 完整 D D 准确 准确 34 34 拥有合法性的一份会议记录需要具有 A A 记录员签 记录员签 名名 B B 正式代表签名 正式代表签名 35 35 会议期间产生的文件有 B B 会议总结报告 会议总结报告 D D 会 会 议记录议记录 36 选择恰当的会议地点要考虑的因素有 A A 交通便利 交通便利 B B 会场大小应与会议规模相符 会场大小应与会议规模相符 C C 良好的设备配置 良好的设备配置 D D 场地租借的成本合理 场地租借的成