管家婆辉煌版完整培训教程

第四部分第四部分 功能介绍功能介绍 前面三部分主要介绍 管家婆 的操作流程和日常帐务处理 本部分是在这个基 础上重点介绍 管家婆 的功能特点和操作技巧 可以理解成 熟能生巧 的过程 为方便读者 本部分是按照 管家婆 主菜单的结构分别介绍各功能的 用户可 按照章节标题直接在相应的主菜单下找到 第一章第一章 系统维护部分系统维护部分 第一节第一节 用户配置用户配置 作为一套通用性较强的软件 管家婆 所有功能中某些功能针对某个行业比较实 用 而针对其它行业却没有太大的实用性 这就是我们提供 用户配置用户配置 原因 用户 可以根据自己的需要 打开 或 关闭 某个功能 从而更方便地使用本软件 在主菜单 系统维护 超级用户 用户配置 中 我们提供了用户配 置的管理 注 注 本功能必须以 超级用户 的身份进入 管家婆 才能操作 注意注意 在我们不断为用户提供的 在我们不断为用户提供的 管家婆管家婆 升级版中 很多新增功能都是可以配升级版中 很多新增功能都是可以配 置的 建议您做完软件升级后 仔细看看置的 建议您做完软件升级后 仔细看看 用户配置用户配置 中新增了哪些功能 中新增了哪些功能 第二节第二节 用户口令及权限设置用户口令及权限设置 用户口令及权限设置 用户口令及权限设置 财务数据对于任何一个公司来说都是非常重要和敏感的 利用该功能为操作员设置登录 管家婆 的密码和使用的权限范围 以达到保证数据 安全的作用 首先在 系统维护 超级用户 权限管理 中 添加新操作员 然后 在 权限权限 中 如下图 确定新操作员使用 管家婆 软件的权利 说明 说明 以某个操作员的身份进入 管家婆 系统后 其身份自动记录在录入的单据中 该记录任何人均无法修改 以便于管理者跟踪和监查 注意 注意 管家婆管家婆 缺省用户身份是缺省用户身份是 超级用户超级用户 超级用户超级用户 拥有所有的权限 并且拥有所有的权限 并且 超级用户超级用户 缺省密码为空 所以在第一次进入系统后必须为缺省密码为空 所以在第一次进入系统后必须为 超级用户超级用户 设置密码 设置密码 密码设置必须是数字或字母 区分大小写 不能为中文 第三节第三节 月结存月结存 月结存信息表月结存信息表 会计中 月结存 的概念是 以某一时间作为本月财务的最后日期 同时本月发 生的凭证将改变财务报表 管家婆中 月结存 的概念是 以当前经营历程中最后一笔单据 单据日期最大 为断点 保存所有帐表及明细帐 便于进行每月比较 注 管家婆中每一笔单据过帐注 管家婆中每一笔单据过帐 后立刻改变相关的报表 后立刻改变相关的报表 管家婆 一个会计年度中 起止时间由用户自行决定 只允许做 12 次月结存 月结存信息表 月结存信息表 月结存信息表 让您 见树木也见森林 充分掌握财务管理进度 包括内容 期初建帐日期 最后一笔单据过帐日期 即过帐单据中 日期 最大的单据 每次 月结存 的起 止日期 每 月 的单据数量 即有多少张原始凭证 经验之谈经验之谈 无论是技术人员 还是直接用户 如果要去了解一套完全陌生的 无论是技术人员 还是直接用户 如果要去了解一套完全陌生的 管管 家婆家婆 帐本 第一步就是查看此表帐本 第一步就是查看此表 第四节第四节 年结存年结存 我们以商品 ABC 举例 说明 年结存 的作用 例 商品例 商品 ABC 期初量 期初量 10 经营历程经营历程增增 减量减量余量余量 98 01 01 进货515 98 01 05 销售87 这时我们开始做年结存 年结存后本年末数据 7 就直接作为下年期初 备注 备注 将 库存商品 应收应付款 现金银行 借进借出商品 固定资产 和 待摊费用 本年度的合计值作为下一个会计年度的期初值 清空所有帐本的明细帐和 经营历程 中的单据 根据以上两点 如果要查询 年结存 前的数据资料 请用户在做 年结存 前一定要备份数据 以便在查询时恢复之用 第五节第五节 系统重建系统重建 我们以商品 ABC 举例 说明 系统重建 的作用 例 商品例 商品 ABC 期初量 期初量 10 经营历程经营历程增增 减量减量余量余量 98 01 01 进货515 98 01 05 销售87 操操 作作对经营历程对经营历程 基本信息基本信息 的改变的改变 操作后的期初量操作后的期初量建建 议议 用用 途途 系统重建 A 清除期初值选择 清空所有帐本及经营历 程 0只保留基本信息 重新建帐 系统重建 B 不清除期初值选择 基本信息原样保留 10保留基本信息及 所有期初数据 选择是否保留草稿无无可以将过帐单据 复制成草稿 保 留草稿 提示 提示 如果您连 基本信息 都要完全重建 请用 管家婆 安装盘覆盖原路径完全 安装一次即可 第六节第六节 单据格式配置单据格式配置 管家婆 提供了四种票据格式 见下图 选择了某种单据格式后 用户还可以选择每个项目是否显示和修改显示内容 第二章第二章 录帐部分录帐部分 第一节第一节 单据录入技巧单据录入技巧 1 快速录入的技巧 模糊检索 快速录入的技巧 模糊检索 录入商品 往来单位等信息时 除了按 Enter 键或双击鼠标调出基本信息选择外 管家婆 提供了以下更方便的录入方式 如果在 商品全名 里 录入 长虹 二字 系统将列出在商品名中含有 长 虹 字段的商品 以供快速选择 如果在 商品编码 里 录入 100 系统将列出在编码中含有 100 字段的 商品 以供快速选择 如果在 购买单位 里 录入 成都 系统将列出在往来单位中含有 成都 字段的往来单位 以供快速选择 如果在 经手人 里 录入 张 系统将列出在职员中含有 张 字的职员 以供快速选择 注 1 如果需要以 编码 的方式录入 购买单位 和 经手人 请选择 用户配 置 录帐配置 之 录入单据时 单位 经手人按编号查询 注 2 如果按编号找不到满足条件的信息 本系统将调出所有基本信息供选择 效果 同按 Enter 键一样 注 3 模糊检索功能和按编号录入的方式适用于 管家婆 所有单据 2 自动添加摘要 自动添加摘要 如果没有在 摘要 中录入任何汉字 管家婆 将很 智能化 的构造一段文字 说明单据的作用 有用户希望既能保留 自动摘要 又能在单据中写些补充说明 这就是单据中 附加说明 的用处 3 单据编号单据编号 自动生成 请参阅自动生成 请参阅 用户配置用户配置 单据查询时 如果知道某笔单据的 单据编号 系统可快速的查出该笔单据 4 录单时添加基本信息 录单时添加基本信息 录单时 有时会出现录入的信息在 基本信息 里没有 为提高录单速度 可直 接在弹出的菜单中添加新的信息 如图 而不用返回到 基本信息 菜单中添加 5 单据行数可以设置 请参阅 单据行数可以设置 请参阅 用户配置用户配置 第二节第二节 业务草稿业务草稿 一张单据录入完毕后 可以选择保存成草稿 即本笔单不会影响帐表的变化 也 可以把已经过帐的单据复制成草稿 在业务草稿中有 批量过帐批量过帐 的功能 用户可以把审核后的全部单据一次性批量 过帐 而不必一张一张地过帐 这样大大提高了工作效率 具体使用 在业务草稿中 按住鼠标左键不放 拖动鼠标 将草稿标 兰 即选中这些草稿 或按住 Shift 键 同时按上下键可得到同样效果 点击 批量过帐 按钮 确认后系统将选中的草稿全部过帐 第三节第三节 经营历程经营历程 经营历程 中除能够查询所有过帐的单据外 还具有以下功能 红字反冲 自动产生一笔业务单 完全反冲该笔单产生的所有帐目 自 动产生的反冲单将附加在当前经营历程的最后一笔单据之后 修改单据 单据中往来单位 商品名称及数量 金额作为核心记帐要素 在过帐后绝对不允许修改 但是 单据的摘要 经手人系统允许修改 复制单据 将选定的单据 复制到 业务草稿 中 经营历程中的单据 保持不变 该功能的妙用该功能的妙用 如果您不小心将一张有如果您不小心将一张有 1515 行的销售单录入错了一个数据并过了帐 并且采用了行的销售单录入错了一个数据并过了帐 并且采用了 红字冲帐红字冲帐 的办法来弥补这一错误 现在 利用的办法来弥补这一错误 现在 利用 复制单据复制单据 的功能 将这张错误的功能 将这张错误 的单据复制到草稿中 然后再在草稿中调出这张单据 修改错误的地方 重新过帐 的单据复制到草稿中 然后再在草稿中调出这张单据 修改错误的地方 重新过帐 这样 免去了重复录入这张单据的工作量 这样 免去了重复录入这张单据的工作量 第四节第四节 红字冲帐红字冲帐 在单据录入过程中我们无法保证数据绝对的正确性和准确性 但往往在单据过帐 后才发现错误 管家婆 为保证帐目的安全性 不允许在原单据上直接进行修改 任 何的帐目变动都需要有痕迹 因此 管家婆 提供了 红字冲帐 的功能 只有对 错误的单据进行 红字冲帐 后 再重做一笔单据 才能够完整的修改一笔错单 选中需要反冲的单据 单据呈兰色显示 单击 红字反冲 冲帐后的单据呈红色 显示 注 使用 单据重排 功能可以过滤掉 红字反冲 的单据 注意注意 管家婆管家婆 为保证帐目的安全和准确 不允许为保证帐目的安全和准确 不允许 红字冲帐红字冲帐 已经已经 月结存月结存 的单据 的单据 第三章第三章 查帐部分查帐部分 第一节第一节 库存上下限报警库存上下限报警 库存上下限报警 库存上下限报警 对监控滞销商品和畅销商品特别有效 用户即可设置某一仓库报警 又可设置合计仓库报警 具体使用具体使用 首先在 查帐 库存商品 商品上下限报警量设置 中设置某个仓库中 商品的上限或下限报警量 其次在 库存商品数量上下限报警 中查询是否有报警商品 如果有报警商品可 以自动生成 进货单 报损单 报溢单等单据 第二节第二节 库存盘点库存盘点 实际工作中仓库管理人员提供的商品数量统计和电脑库存帐不可能完全一致 当 发生这种情况时我们就做报损报溢单 但在一些行业中 如服装行业 这种情况相当 普遍 特别是月底盘点时工作量相当大 如果仍然采用业务单据中的报损报溢单显得 力不从心 为此我们提供了库存盘点的功能 可以对某个仓库的部分或全部商品进行 自动盘点 增加或减少电脑库存帐 打开 库存盘点 表 在需要报损报溢的商品处输入 实际数量 鼠标双击该商 品 在输入完毕并确认无误后按 盘盈盘亏盘盈盘亏 键 此操作将所有 库存数量 和 盘点 数量 有差异的商品自动生成报损或报溢单保存在 业务草稿 中 在用户确认过帐 后才对帐务产生影响 第三节第三节 往来对帐往来对帐 操作 操作 1 查帐 往来分析 往来对帐 2 查帐 应收应付 往来对帐 管家婆 提供了一种非常实用的 对帐 功能 将与某往来单位的所有物流与 钱流的往来业务 以清楚而通俗的方式将一笔笔的业务排列出来 然后 打印出来 传真给对方 这是中小企业的典型对帐方式 请注意 收款 钱流业务 与销售 物流业务 的并存 特别注意第 4 行 第 5 行 这相当于将会计帐本与库房帐本作大 拼集 这种功能在目前的所有管帐软件中是唯 一的 往来对帐 中提供了收付款结算管理功能 该功能是以 后台 的方式 在 往来对帐 中编组 记录每笔款与某笔单据或某件商品的结算对应关系 具体操作 方法是 1 进入 往来对帐 报表后 使用 组号设置组号设置 为有相关业务关系的单据 或 部分单据行 编上同样的组号 例如 一笔销售单与针对该笔销售的收款单 编为同样的组号 2 为了更直观地显示已编组的单据 使用 单据重排单据重排 并选择 按组号排序 之后系统将自动把同一组的单据排列在一起 同时不同组号的单据用不同颜 色来区分 第四节第四节 往来分析往来分析 帐额分析帐额分析 按应收款及应付款的范围 查询往来单位 了解往来单位的往来帐款 减 少财务风险 输入应收款或应付款的上下限 系统按此条件查找符合的单位 选择筛选的范围 从当前单位中筛选 或 从所有单位中筛选 选择是否 显示应收应付款均为零的单位 帐龄分析帐龄分析 按某段时间是否与我公司发生业务关系 筛选往来单位 帐龄分析主要用于分析应收款 分析哪些单位是 活跃的 那些单位是 不活跃 的 帮助企业关注呆帐 死帐等 帐龄分析为针对某段时间 这里对其他查询条件说 明如下 本时间段内无往来关系的单位 主要用于查看 呆帐 或近期不活跃单位 本时间段内有往来关系的单位 主要用于查看 近期活跃 的单位 往来关系 的定义 何为有业务往来呢 有业务往来 只是我们的口头禅 本身没有一个准确的定义 我们根据对中小企业的特点的分析 发现绝大部分 业务往来 是针对销售 进货 收款等三种业务 所以 在基于 针对多数 不要复杂 的原则 在本系统中 我们向用户提供了几个最常用的选择 第五节第五节 进货分析进货分析 需求背景需求背景 许多企业对进货情况非常关注 需要对进货做详细地分析 进货盘点 将商品进货数量和金额以线性表的方式罗列出来 可以选择罗列所有商品 或某类商品 含税条件 可以选择统计所有进货 包括含税和不含税 含税进货 不含税进货 这 样就可将含税和不含税分别统计 查询条件 可以以往来单位 仓库 经手人来查询进货 并选择是否包含进货退货及 借转进货 第六节第六节 单品分析单品分析 操作操作 销售分析 月销售状况 销售月报表 中提供了 单品分析单品分析 功能 需求背景 需求背景 比如 对于软件销售店而言 一定非常关心如下数据 杀毒软件销售 KV300 的利润占自己全部软件销售利润的百分之多少 管家婆 的销售占全部 财务商务管理软件类 的销售的百分之多少 管家婆 豪华二期新增的商品 单 品分析 就是告诉我们这些数据的 例如例如 下表为某商品 任我行进销存管理软件 的销售与利润分析表 其中 本类商 品 指商品 任我行进销存管理软件 的直接上层分类 全部商品 指整个商品 基本信息库中的全部商品 第七节第七节 进销存变动表进销存变动表 进销存报表 用于查询任一时间段任一时间段中 全部仓库 或 某个仓库 所有商品的 出入仓库情况出入仓库情况 其基本内容有 上期存上期存本期入本期入本期出本期出本期存本期存 表格配置表格配置 因为商品出入库绝非只有进货或销售 还有很多其他情况 所以 一张完 备的商品 进销存报表 应包括很多详细出入库的项目 如下图 管家婆 特别为 您提供了如下自己选择显示内容的机会 经验之谈经验之谈 对于 管家婆 软件中 太宽 的表格 可以在 打印 操作时 将表格 转存为文本文件或 DBF 文件 word 或 Excel 打开文件 再选择 横向 及旋转 90 度 打印 即可 这样 一张大表格就可以由很多张打印纸拼接出来 第八节第八节 含税管理含税管理 需求背景需求背景 对税比较重视的中小企业 想了解含税进货 销售多少 其中税金多少等 含税处理是一个复杂的问题 涉及面较广 下面我们分三个步骤来说明 配置 录入 查询 关键词关键词 价税合计 是指不含税金额与税额之和 即含税金额 配置配置 要进行含税处理 首先要做一些相关配置 进入菜单 系统维护 单 据 格式配置 可以选择四种单据格式 其中含税的有两种 税票格式 A 标准的税票格式 录入商品的数量 单价 金额 税率 税额 并可按标准税票格式打印 税票格式 B 实用的税票格式 在实际业务中 成交金额往往是价税合计 需会计手工反算单价和金额 比较麻烦 本格式提供了一个功能 直接录入价税 合计 自动反算单价和金额 减轻了工作量 选择了单据格式后 用户还可以选择每个项目 列 是否显示 点击 修改名称 修改显示内容 如 在服装行业中 往往把 商品规格 改为 颜色 商品型号 改为 尺码 在窗口的下面可以设置每张单据的缺省税率 如 增值税设为 17 录入录入 设置好 税票格式 单据后 录入进货 销售单时 自动显示出相应的单据 格式 其录入细节和 简单格式 单据大同小异 下面就两种税票格式录入的特殊之 处做介绍 税票格式 A 标准的税票格式 用户只需录入商品的数量 单价 税率数量 单价 税率 而金 额和税额自动运算出来 且不能修改 它们之间的运算关系如下 数量 单价 金额 金额 税率 税额 单据右下角的合计金额 每行金额累计 每行税额累计 税票格式 B 实用的税票格式 用户只需录入商品的数量 税率 价税合计数量 税率 价税合计 而单价 金额 税额 税后单价自动运算出来 且不能修改 它们之间的运算关 系如下 数量 单价 金额 金额 税率 税额 金额 税额 价税合计 单据右下角的合计金额 每行含税金额累计 查询查询 对含税进货 销售的查询在两个地方 进货分析 销售排行榜 进货分析 参见后面的 进货分析 部分 销售排行榜 新的销售排行榜增加了税额和价税合计的统计 并添加了 含税条件 选 择 含税条件 可以选择统计所有销售 包括含税和不含税 含税销售 不含税销售 第九节第九节 保质期管理保质期管理 需求背景需求背景 如食品 医药等行业都十分需要保质期处理功能 备注备注 必须选择 手工指定 成本核算法后 才能使用保质期管理 必须在期初库存商品中输入保质期 该功能才生效 必须在进货时输入商品的保质期 该功能才生效 配置配置 在 单据格式配置 中选择录入保质期和备注 录入录入 录入期初时 在保质期栏中输入库存商品保质期到期时间 格式例如 1999 06 01 录入单据时 在保质期栏中输入进货商品保质期到期时间 格式例如 1999 06 01 注 保质期时间为商品的到期时间而非一般所理解的注 保质期时间为商品的到期时间而非一般所理解的 1 年 两年的概念 年 两年的概念 查询查询 进入菜单 查询 库存商品 库存商品保质期查询 首先选择一 个仓库 再输入在过多少天就过保质期 筛选商品 可根据用户的要求筛选表格中的商品 去掉不需要的 天数选择 设置库存商品保质期到期提前报警天数 如 提前报警天数为 7 当前日 期为 1999 06 22 则表示列出所有保质期在 1999 07 01 到期的库存商品 第十节第十节 滞销商品表滞销商品表 需求背景 需求背景 在关心哪些商品销售得好的同时 也需要了解哪些商品销售得不好 尤其是 库存量又比较大的商品 在销售不好时 更需要及时进行处理 以加快资金流通 配置 配置 对什么是滞销商品 各个企业的看法不一 系统提供了判断什么样的销售状 况算是滞销的四个办法 供您选择 第十一节第十一节 商品销售分布表商品销售分布表 需求背景 需求背景 在查询销售状况时 有时想要查询一个或一类商品在各个仓库里的销售情况 以 对各个仓库的销售情况进行比较 配置配置 点击 选择仓库 按钮可以配置显示一级仓库还是显示所有子仓库 在辉煌版中 仓库可以分类 显示一级仓库是指只显示这个商品在一级仓库的销售数量 二级 三 级仓库就不显示了 而显示所有子仓库则是指显示这个商品在所有子仓库的销售情况 不显示类仓库 第十二节第十二节 万能万能 单据查询单据查询 需求背景 需求背景 当您想要查看一类单据 或者是和一个往来单位有关的所有单据 或者是和 一个商品有关的所有单据 甚至是用任意条件的组合来查询单据 您都可以用这 个功能来达到您的目的 这个功能还有一个用处就是当您想要查看一张单据 而 又找不到时 您能使用您所能想起的任何信息来帮助您找到它 如何使用 如何使用 在 万能查询 中录入过滤信息 其中往来单位 经手人 商品 仓库 单据类型如果没有录入就表示全部 其余的都是用模糊查询 第四章第四章 其它部分其它部分 第一节第一节 物价管理物价管理 说明 A 该功能允许 筛选 出部分商品 并按您所需要的 表格格式 列出这 些商品的清单表 说明 B 对每一个商品 都有 编码 库存量 售价 进价 等若干种信 息或属性 如此多的信息 如果排在一个大表格里 必然使查看该表格时要作很多 滚动 非 常不方便 所以 本系统在此处允许您添加 定义 保存您所需要的表格格式 即可以按 您的需要生成新的表格 这样一来 每次所筛选出的商品就直接 套装 在指定的表 格中 因为较常用 商品报价表 与 商品进价表 是系统缺省定义好的 第二节第二节 生产模板生产模板 该功能将 管家婆 里的 拆卸或组装 生产 拆卸或组装 生产 单据做成了模板的形式 如果生 产某种商品所要的原材料是固定不变的 而该商品又要经常生产 这时你可以做一个 生产该商品的模板 每次你要生产该商品时 只需调出该模板即可生成该商品的 拆拆 卸或组装卸或组装 单据 这样就避免了每当你要生产该商品时都要去做一张 拆卸或组装拆卸或组装 单据 它大大的减少了你的录入 鼠标单击辅助功能菜单下的 生产模板管理生产模板管理 弹出 模板列表模板列表 如下图 单击 新增新增 键弹出 配料单配料单 在 模板名称模板名称 栏输入该配料单的代号如 001 如 图 在 生产商品 栏处双击鼠标或鼠标单击手指图标弹出商品选择菜单如图 双击所选商品 如下图 在 出库商品全名出库商品全名 栏处双击鼠标或鼠标单击手指图标弹出商品选择菜单如图 双击所选商品 输入配套数量 如下图 单击存盘退出存盘退出退出该界面 返回到 模板列表模板列表 中 如图 这样就使商品生产组装的定单模式化 每次生产该商品只需单击生成草稿生成草稿图标 弹出 生产加工单生产加工单 如图 在 出入库仓库出入库仓库 栏单击手指图标选择仓库 在 计划生产份数计划生产份数 栏输入所需生 产该商品的个数 确认后单击 存入草稿 图标退出 完成退出后 系统自动将此笔业务作成 拆卸或组装 生产 拆卸或组装 生产 单 存入 业务草业务草 稿稿 第三节第三节 客户价格跟踪管理客户价格跟踪管理 价格跟踪是指系统能自动记录对某一特定往来单位 某种商品的最近售价 同时 显示该商品的最近进价 并能在录帐时自动调出来使用 在 辅助菜单 下点击 客 户价格跟踪 如下图 如果信息很多 可按商品名称 客户名称等条件查询 如需使用该功能 可在 用户配置 之 查帐配置 中设置 注意 注意 当价格跟踪开关打开以后 系统记录的价格跟踪记录会越来越多 逐渐影 响系统性能 此时您可以对价格跟踪进行整理 到 辅助功能 之 客户价格跟踪 在这里 您可以用 删除一类 功能来删除一类 一个单位或商品对应的所有的价格 跟踪记录 也可以直接删除一条记录 第四节第四节 进货订货管理系统进货订货管理系统 需求背景 需求背景 比如 您的某些商品库存不足时 需要进货 这时 可能您已经向供货商订货了 只是货还没有到 也可能还没有订货 进货订货系统 就是用于管理您订了哪些货 订了多少 到了多少 再结合您的库存 您就能确定是否还需要进货 如何使用 如何使用 首先在您订货的时候 先要录入订货单 订什么商品 订多少 从什么单位 订的 然后在您收到货的时候 录订货收货单 什么货到了 到了多少 在您想了解共订了什么货 都到了多少的时候 就用 订货统计 功能 订货统计 功能可以用两种方式来查询 按商品方式 统计出每一个商品共 订了多少货 到了多少 按往来单位方式 统计出从每一个往来单位共订了多 少钱的货 到了多少钱的货 点击 查询方式 按钮来改变查询方式 用 进货订货查询 可以查看以前的订货单 第五节第五节 航天金穗配置航天金穗配置 增值税专用发票的开具是企业销售业务的一部分 与其它销售业务步骤 如订货 发货和结算等 密切相关 在运行了销售系统的企业 增值税发票开具所需的原始数 据完全可以从销售系统中得到 从而避免再次录入数据到防伪税控系统中所做的重复 劳动 航天金穗是企业用来开具防伪增值税票的专用软件 但在开具税票时要求每次重 复手工录入销售业务数据 在 管家婆 辉煌版中可以使用数据接口将销售业务数据 转到硬盘上一个数据文件中 在使用航天金穗系统 V4 1 时 可以用它的 开票数据传 入 功能从这个文件中将数据读入 从而避免了数据的重复录入 但要正常使用这个数据接口 在管家婆系统中须进行如下工作 销售单录入时必须要录入单据编号 在基本信息中录入购货方单位的纳税登记号 长度为 15 地址 电话 开户银行 及帐号 只能用含税销售单 税率必须为 0 06 0 13 0 17 中的一种 在基本信息中建立好商品的单位和规格 如果要在开票时打印复核人和收款人 请到 管家婆 的 辅助功能 下的 航 天金穗配置 中设定 在销售单中 业务草稿 经营历程中都可以点击 航天金穗 按钮将选中的这张 销售单数据转到管家婆目录下的 BILL TXT 文件中 然后可以进入 航天金穗 系统 用 接口管理 之 数据接口 之 开票数据传入 指定 BILL TXT 文件 所在路径 将数据接收到航天金穗中 就可以开票了 在管家婆目录下的 BILL TXT 文件可以随时删除 管家婆生成接口数据时能自动创建这个文件 同一 张单据可以多次传送 但以最后一次为准 若某张单据在航天金穗中已经开票 再次传送也不能修改在金穗系统中的数据 航天金穗 系统 4 1 以上才有 开票数据传入功能 因此 航天金穗 4 1 以前 的版本不能使用数据接口 第六节第六节 在线帮助在线帮助 我们一共搜集了近百个和 管家婆 相关的问题 放在在线帮助中 以便用户进 行模糊查询 如 用户输入 打印打印 两个字 那么所有和打印相关的问题都会罗列出 来 具体使用 具体使用 菜单 帮助 在线帮助 第七节第七节 打印功能打印功能 在打印单据或报表时 各单位的情况不一样 表格要求也不一样 在 管家婆 打印管理中单击打印键 出现 打印管理器打印管理器 如图 单击打印预览进入文件打印预览状态 屏幕上方有一排工具栏 如图 打印表头 打印表头 单击表头 弹出表头设计表 可以增加表尾内容 设计表头 表尾字体及 大小 单击打印选项设置 弹出选择公司信息框 选择所需打印信息 设置完成后单 击保存按纽 表格设计和表头设计大致相同 可参照表头设计方法 横向打印 横向打印 在管家婆软件中 有一些打印内容是很宽的 如含税进货 销售单 库存分 布状况表等 这样一来很可能打印机的宽度不够 为此我们提供了横向打印功能 可 在一般宽度的纸上打印很宽的报表 具体使用 进入打印预览后 在打印设置中 修 改打印属性 选择横向打印 第八节第八节 自动备份自动备份 自动备份 自动备份 管家婆 系统每隔三天自动在其安装目录下的 Autobak 子目录中做一个数据备 份 注意 注意 自动备份 功能绝对不能取代 手工备份系统 Backup 其安全性远远低于 后者 它只能是 Backup 的超级替补 第五部分第五部分 管家婆管家婆 系列软件系列软件 第一章第一章 汇总版汇总版 一 简介一 简介 管家婆汇总版 是基于 管家婆豪华版 V6 1 及以上版本的汇总软件 应用于 汇总各独立核算的帐务 生成的报表令用户对各个分公司的库存 销售 进货 应收 应付 现金银行 费用 收入 固定资产以及各种单据的统计等信息一目了然 报表 还可以按照用户不同需要进行配置 滤掉不需要的信息 利用这些丰富的报表 用户 可以同时看到各个分公司的数据和它们的合计值 进行横向的对比 利用强大的排序 和筛选功能 用户可以进行纵向的对比和快速的定位自己所关心的信息 二 软件安装二 软件安装 运行 1 号盘中 Setup exeSetup exe 文件 按照系统提示完成安装 注意注意 使用 管家婆 V6 1 版软件的用户 需要把汇总版安装目录下的 Backup exeBackup exe 文件拷贝到 管家婆 安装目录下 覆盖原来的 Backup exeBackup exe 把新的 Backup exeBackup exe 文件发给使用 管家婆 软件的分公司 操作同上 三 操作步骤三 操作步骤 汇总版主界面如下图 第一步 备份分公司数据 各分公司将 管家婆 数据备份后 并通过 EmailEmail 或其它方式传给总公司 第二步 恢复分公司数据 1 1 分公司注册分公司注册 在 分公司注册 菜单中 单击 分公司登记 弹出分公司登记对话框 如下图 所示 添加分公司 添加分公司 把各分公司名称注册到汇总软件的系统库中 修改分公司 修改分公司 修改已经注册到汇总软件系统库中的分公司的信息 删除分公司 删除分公司 把已经注册到汇总软件系统库中的分公司删除 同时删除分公司的所有 数据 注意注意 需要汇总某一分公司的数据 必需先在这里注册该分公司 如果总公司也使用 管家婆 建议首先注册总公司 在以后的汇总过程中 基 本信息 是以总公司为基准 汇总版是以第一个注册的分公司数据为基准 2 2 分公司数据的装入 分公司数据的装入 在 分公司注册 菜单中 单击 分公司数据装入 弹出如下窗口 首先选择需要装入数据的分公司 然后单击装入分公司数据 最后选择备份数据 所在的路径 如下图所示 确定后 系统将备份数据恢复到本系统为该公司分配的目录下 表格中同时显示 该公司的建帐日期 最后录帐日期 单据数量及明细帐数量 注意 注意 所有注册到本系统的公司都必需装入数据 否则系统在汇总时将会因为找 不到数据而出错 不要手工修改或删除汇总软件目录下各分公司所对应的子目录 第三步 汇总查询 汇总查询 菜单下包括下列数据汇总查询 库存状况库存状况 销售分析销售分析 固定资产固定资产 现金银行现金银行 进货分析进货分析 费用支出费用支出 应收应付应收应付 其他收入其他收入 单据统计单据统计 四 应用实例四 应用实例 应用背景 假如一个家用电器经营企业总公司设在北京 广州 上海 深圳各有一个 独立核算的分公司 总公司和每个分公司分别用一套 管家婆 软件管帐 北京总公 司还需要经常了解各地分公司的经营情况并进行综合的横向和纵向对比 这就需要在 北京总公司安装 管家婆 汇总版来完成 汇总准备 1 首先 每个公司都将 管家婆 数据备份 分公司用 E mail 或其它方式将数据 备份传给北京总公司 2 北京总公司恢复各分公司数据 进入汇总版 点击 分公司注册 再点击 分公司登记 依次添加北京总公司 广州 上海 深圳分公司 在 分公 司注册 菜单下 点击 装入分公司数据 将所有注册到本系统的公司数据 依次装入 系统会显示各分公司的建帐日期 最后录帐日期 单据数量及明细 帐数量 汇总查询 点击相应项目的汇总查询快捷键即可 信 息 分公司数据汇总时 用户要特别注意基本信息的匹配问题 每个分公司的基本信息与北京总公司完全相同 建立基本信息 在期初建帐时 将北京总公司的数据备份 用 EMAIL 等方式将此 备份发到各分公司 分公司将此数据备份恢复到管家婆中 再作系统重建 就得到与 总公司完全一致的基本信息 汇总 点击数据汇总按纽 系统无需任何基本信息匹配就可以直接汇总 各分公司的经营范围 经营品种不同 基本信息不完全一致 建立基本信息 各分公司建立自己的基本信息 汇总 点击数据汇总按纽 汇总版先自动以第一个登记的北京总公司的基本信息 数据为基准来匹配其他分公司的基本信息 再进行汇总 所谓基本信息匹配 实际上就是把这些不同的基本信息按照一定的方法把它们和 一套基准数据联系起来 使它们能在最终的汇总结果中体现出来 而不至于发生信息 遗漏的错误 例如 我们以北京总公司的数据为基准来进行分公司数据汇总的过程中 广州分 公司的商品 A 被发现不存在于总公司的基本信息中 如果不进行信息匹配就继续汇总 在最终生成的报表中就不会出现 A 商品 从而发生信息的遗失 数据就不准确了 在 本系统中基本信息匹配有三种匹配方法 1 匹配到根目录 匹配到根目录 选定 A 商品 然后点击 全部匹配到根目录 按纽 这表示把 A 商品添加到 基准数据的第一层 汇总表格生成后 可以在第一层中看到 A 商品的信息 而且 本操作也把所有未匹配商品一次性全部添加到基准数据的第一层 2 批量匹配 批量匹配 选定 A 商品 然后点击 批量匹配 按纽 此功能类似于 1 不同的是 在这 里你可以选定某一类 这表示把 A 商品匹配到你选定的这一类下 汇总表格生成 后 可以在你指定的这一类下看到 A 商品的信息 批量匹配也允许用户一次匹配 多个未匹配商品 3 指定匹配 指定匹配 选定 A 商品 然后点击 逐个匹配 按纽 你可以选定某一种商品 如 B 和 A 匹配 这表示把 A 商品和你指定的商品 B 等同起来 汇总表格生成后 你就看 不到 A 商品 但是 B 商品的数据就是 A 和 B 的总和 指定匹配主要用于 A 和 B 同义但不同名的情况 这种情况比较常见 第二章第二章 信息搬移工具信息搬移工具 一 一 功能介绍 功能介绍 1 同级信息前后次序的调整如 某一商品由于很少发生相关业务 被排在同类产 品的最后 随着时间的推移与之相关的业务愈来愈多 而由于该商品偏后的位 置 有关单据录入时商品查找时间将较长 从而影响工作较率 此时使用该工 具将此商品调整到同类商品中较前的位置将有效的提高您单据录入速度 2 整类信息的搬移 如 在 管家婆 系统刚建立时将往来单位按其业务发生的 频繁程度进行了排序并录入 但随着市场的变化 这一顺序已发生了很大的变 化 急需对其加以调整 以提高系统工作效率 该工具即能很好的完成这一调 整任务 3 同级信息分类 如 由于市场的进一步开拓 您经营的商品品种日渐繁多 需 要对商品进行分类管理 此时光靠 管家婆 本身的功能已不能完成这一调整 但借助于 搬移工具 即能圆满完成这一任务 二 工具的安装二 工具的安装 将软盘或光盘中 move exemove exe 文件拷贝到 管家婆 安装路径下 使用时双击该文件 即可 如 管家婆 安装路径为 c graspc grasp 只需将该文件拷贝到 c graspc grasp 目录下 则 该文件的路径为 c grasp movec grasp move 三 基本操作方法三 基本操作方法 1 查找信息 鼠标单击 基本信息 菜单 选中其中欲搬移的一类 基本信息 此时屏幕 下方将出现此类信息第一级中的内容 如需继续向下查找可单击左侧窗口中该信 息旁的文件夹 即左边黄色小图标 在右半屏幕将显示其下一层内容 如单击信 息旁的加号 其下一级内容将显示在该信息的下方 技巧 要快速打开某类信息并显示其子级的内容 只需双击其左侧的文件夹 技巧 要快速打开某类信息并显示其子级的内容 只需双击其左侧的文件夹 2 选择信息 选取单条信息 用鼠标单击该信息 使之便为深兰色亮条 同时选取相邻的多条信息 单击选定该区域的第一条信息 然后按住 ShiftShift 键再单击区域中最后一条信息 所选信息均变为深兰色即表示选取成功 同时搬移不相邻的多条信息 按住 CTRL 键 然后单击要选用的每条信 息 所有选中选信息均应变为深兰色 取消选定区域 请单击工作表中其他任意一非选定处 1 剪切 选取 操作 菜单中的 剪切 命令 或直接使用工具条上的 剪切 快 捷键 系统即会将选中信息存入缓冲区中等待搬移命令 技巧技巧 操作中使用鼠标右键 会使操作更简便 如 在剪切或搬移信息时将鼠标操作中使用鼠标右键 会使操作更简便 如 在剪切或搬移信息时将鼠标 移至欲操作的信息处 再按鼠标右键即会自动弹出移至欲操作的信息处 再按鼠标右键即会自动弹出 操作操作 菜单 菜单 2 搬移 将光标移至欲搬移到的目的地的后一条信息上 再调用 操作 菜单中的 搬移移到该节点之前 之下 命令 或直接使用工具栏中的 搬移 快捷 键 确认后 系统将会自动完成你的搬移任务 四 操作实例四 操作实例 案例案例 1 1 如一副食品批发商 将商品分为如一副食品批发商 将商品分为 酒酒 饮料类饮料类 食品类食品类 在 在 酒酒 饮料类饮料类 中又中又 分为 分为 白酒白酒 啤酒啤酒 饮料饮料 由于开始使用 由于开始使用 管家婆管家婆 时是夏季 该类中以啤酒时是夏季 该类中以啤酒 的销量最大 因此该类中商品的排列顺序为的销量最大 因此该类中商品的排列顺序为 啤酒啤酒 饮料饮料 白酒白酒 而随着季节的 而随着季节的 变化 啤酒的销量渐减 而白酒的销量增加 为了单据录入方便欲将变化 啤酒的销量渐减 而白酒的销量增加 为了单据录入方便欲将 白酒白酒 搬到搬到 啤酒啤酒 之前 可按如下步骤操作 之前 可按如下步骤操作 1 1 进入工具系统 从 进入工具系统 从 基本信息基本信息 菜单中调出菜单中调出 商品货物商品货物 屏幕下方即会出现第一 屏幕下方即会出现第一 级的两类商品名 即级的两类商品名 即 酒 饮料类酒 饮料类 和和 食品类食品类 2 2 双击 双击 酒 饮料类酒 饮料类 左方的图标 屏幕的右半部表格中将列出此类下的三个子左方的图标 屏幕的右半部表格中将列出此类下的三个子 类 即类 即 啤酒啤酒 饮料饮料 白酒白酒 3 3 单击 单击 白酒白酒 待其变为深兰色亮条后 再调用 待其变为深兰色亮条后 再调用 操作操作 菜单中的菜单中的 剪切剪切 命令 命令 4 4 移动光标到 移动光标到 啤酒啤酒 上 而后调用上 而后调用 搬移到该节点之前搬移到该节点之前 命令 确认并执行后命令 确认并执行后 即可完成即可完成 白酒白酒 与与 啤酒啤酒 的位置互换 的位置互换 案例案例 2 2 以上例中食品批发商为例业务刚开始时 经营的啤酒类中只有青岛啤酒厂的产品 以上例中食品批发商为例业务刚开始时 经营的啤酒类中只有青岛啤酒厂的产品 种类较少 因此未作近一步细分 如今随着业务范围的扩大 经营的啤酒已远不止一种类较少 因此未作近一步细分 如今随着业务范围的扩大 经营的啤酒已远不止一 家的产品 种类也达到上百种 为了方便管理也为了提高家的产品 种类也达到上百种 为了方便管理也为了提高 管家婆管家婆 单据录入速度 单据录入速度 欲将啤酒类商品按各生产厂家再分类 其操作步骤如下 欲将啤酒类商品按各生产厂家再分类 其操作步骤如下 1 1 进入进入 管家婆管家婆 在 在 基本信息基本信息 之库存商品的啤酒类中添加各厂家名 如录入之库存商品的啤酒类中添加各厂家名 如录入 青岛啤酒厂青岛啤酒厂 录入完成后退出系统 录入完成后退出系统 2 2 进入搬移工具 按上例方法调出进入搬移工具 按上例方法调出 啤酒类啤酒类 商品 以商品 以 青岛啤酒厂青岛啤酒厂 的产品为的产品为 例 选中所有该厂的产品 同时移动光标并按下例 选中所有该厂的产品 同时移动光标并按下 Shift Shift 或或 Ctrl Ctrl 键将这键将这 些商品置于深兰色阴影中 些商品置于深兰色阴影中 而后 调用 而后 调用 剪切剪切 命令 并执行 命令 并执行 3 将光标移到将光标移到 青岛啤酒厂青岛啤酒厂 处 再调用处 再调用 操作操作 菜单中的菜单中的 搬移到该节点之下搬移到该节点之下 命令 确认并执行后有关商品即可移到命令 确认并执行后有关商品即可移到 青岛啤酒厂青岛啤酒厂 的分类中 的分类中 注意 注意 1 本工具只能用在 管家婆 V5 1V5 1 以上的版本 否则不能运行该工具 2 为了防止信息搬移过程中出现突然丢电等异常情况而破坏原系统数据 请在使 用该工具前先作数据备份 以供出错时恢复之用 第三章第三章 查询版查询版 一 一 功能简介 功能简介 管家婆 查询版是 管家婆 软件的辅助工具 无需加密狗就能够进行各种帐 表 单据的查询及打印工作 但不能录入单据 二 二 使用步骤 使用步骤 1 1 安装查询版 安装查询版 请参考 如何开始 的 安装 部分 2 2 备份备份 管家婆管家婆 数据 数据 请参考 如何开始 的 数据备份与恢复 部分 3 3 备份数据恢复到查询版 备份数据恢复到查询版 请参考 如何开始 的 数据备份与恢复 部分 4 4 运行查询版运行查询版 注意 注意 管家婆 正式版和查询版的版本必须一致 数据才能够正确恢复 三 应用实例 三 应用实例 1 1 在公司有专职的人员使用在公司有专职的人员使用 管家婆管家婆 录帐 老板希望回到家中可以查看当天的录帐 老板希望回到家中可以查看当天的 经营情况 只需要在家里电脑中安装一套查询版就可以免去多购买一套软件的经营情况 只需要在家里电脑中安装一套查询版就可以免去多购买一套软件的 开支 或经常拔插加密狗的麻烦 开支 或经常拔插加密狗的麻烦 2 2 老板出差在外 希望能查询公司最近的帐务 在随身携带的笔记本电脑或异地老板出差在外 希望能查询公司最近的帐务 在随身携带的笔记本电脑或异地 的电脑上安装一套查询版 再接收从公司传来的备份数据即可查帐 的电脑上安装一套查询版 再接收从公司传来的备份数据即可查帐 第六部分第六部分 网络版安装及补充说明网络版安装及补充说明 第一章第一章 网络版安装网络版安装 一 网络版安装的系统要求 网络版安装的系统要求 服服 务务 器器 运行环境 MicrosoftMicrosoft NTNT MicrosoftMicrosoft Windows98Windows98 C P U 586 奔腾及以上 内 存 32M 硬 盘 软件安装需 100M 硬盘空间 工作站 工作站 运行环境 MicrosoftMicrosoft Win95 Win98Win95 Win98 C P U 586 奔腾及以上 内 存 8M 硬 盘 软件安装需 10M 硬盘空间 二 网络版安装方法网络版安装方法 相对单机版来说 管家婆 网络版的安装要复杂些 请您按照以下的步骤来进行 连通网络 连通网络 首先保证整个网络畅通 服务器可用 WINNTWINNT 或 WIN98WIN98 工作站可为 WIN95WIN95 或 WIN98WIN98 下面我们就以服务器用 WINNTWINNT 工作站用 WIN95 为例对系统 的安装进行详细说明 服务器安装 服务器安装 管家婆 辉煌网络版系统共 2 张 3 英寸盘软盘 安装时将 1 1 盘 插 入 A 驱动器 或 B 驱动器 在 WindowsWindows NTNT 在中选择 运行 即可 进入系统安装 由于 管家婆 的安装非常简单 且每一步都有提示 因此 你只需根据系统提示操作 即可顺利完成安装 具体步骤如下 1 1 在 WINDOWSWINDOWS NTNT 主界面上 选择 开始 运行 屏幕弹出如图所示的对话框 在 打开 下拉列表框中键入 A A 或 或 B B setup exe setup exe 然后单击 确定 按钮 管家婆 网络版系统将开始安装 如下图 2 2 网络版进入安装程序后 将进一步提示用户选择 安装服务器 或 安装工作站 见下图 用户选定后系统即自动根据其选择分别进行下一步安装 注 此处请选定注 此处请选定 安装服务器 另 在服务器上一定不要选择安装工作站否则会出错 安装服务器 另 在服务器上一定不要选择安装工作站否则会出错 3 3 输入安装路径 输入安装路径 安装方式确定后 系统提示输入安装路径 缺省路径为 C C GRASP GRASP 如图所示 输入安装路径确认无误后 单击 下一步下一步 根据系统提示完 成安装工作 以上工作完成后 管家婆 网络版在服务器上的安装已基本完成 但要正常使用 尚需对服务器进行如下配置 4 4 配置服务器 配置服务器 在服务器上安装 管家婆 网络版结束后 系统会自动在服务器上按用户选定的 路径生成 管家婆 目录 例如 C graspC grasp 在这个目录下有运行 管家婆 所必须的 全部文件 其中 管家婆 网络系统全部的数据文件 包括工作站所使用的数据 都 放在 管家婆 下的 DataData 子目录中 如前例 C grasp dataC grasp data 中 在服务器上设定 管家婆 数据共享 在服务器的 NT 平台上运行 NTNT 资源管理器资源管理器 单击 管家婆 目录 并在 文件 菜单中选择 属性 栏 即可跳出 管家婆 目录的属性页 单击其中的 共享 页 设定 管家婆 共享名 如共享名设为