控制办公费用实施办法

1 关于控制办公费用的实施办法关于控制办公费用的实施办法 物业管理公司 根据公司 2015 年 1 月 15 日经理办公会议提出的 开 源节流 控制费用 的相关要求 为进一步确保在当前严 峻的生产经营形势下 最大限度的提升效益 节省开支 现以压缩非生产性开支为举措 培养全体员工养成崇尚节 俭 节能降耗的忧患意识和责任意识 倡导 节约就是盈 利 成本就是效益 的理念 努力减少不必要的开支和浪 费 结合公司实际情况 特拟定本办法 一 控制日常开支 持续降低费用 一 控制日常开支 持续降低费用 一 日常办公费用方面 一 日常办公费用方面 办公用品 具 办公家具 办公设备 低值易耗品等 办公及后勤物资统一归口物业管理公司统筹管理 物业管 理公司应从采购管理到报废处置实行全程管理 严格责任 严控费用 按标准配备 按定额发放 1 强化采购管理 从源头严控费用 1 批量的办公及后勤物资采购按照公司招投标管理 办法执行 零星常用办公用品通过招标 议标确定供应商 采用定期询价 调价机制 货比三家 务求价廉质优 2 部分不常用或专业性强的特殊材料以及各部门计 2 划外临时急需的办公用品 具 按程序审批后 由使用人 配合物业管理公司采购人员 2 人以上 按照质优价廉的 原则 直接去市场采购或订购 凡未经物业管理公司审核 备案 擅自采购的办公用品 具 物业管理公司一律不予 办理入库手续 3 常用办公及后勤物资 根据库存量及消耗水平情 况 实行定时集中采购 确保不压库不缺货 2 强化领用管理 按定额严控费用 1 各部门必须指定专人为资产管理员 负责本部门 的办公用品 资产管理 领用 预算 计划 等 资产管 理员每月 25 日前按实际需要向物业公司申报下月预算 填 写申购预算表 未按要求申报领用计划或非资产管理员领 取 一律不予发放 2 严格按照人员定额标准 20 元 人 月 执行 文 件盒 计算器 订书机 起钉器 直尺等可公用办公用品 原则上两年内不得再领 笔芯 笔记本 铅笔等低值易耗 品限量领用或以旧换新 并根据部门性质 人数限定办公 用品领用数量 按量报备发放 各部门可根据办公用品使 用的缓急程度统筹合理安排计划 确保不超定额标准 3 核定的费用实行 增人增费 减人减费 各部 门增人或减人 其费用根据人员变动情况进行调整 人员 数量按人力资源部核定为准 凡调出或离职人员在办理手 3 续时应将所领用物品 除一次性办公用品外 如数归还 4 物业公司在每月 25 日前统计各部门当月物品领 用数量和费用 定额使用 定额管理 减少重复配置 并 结合公司企务公开于每季度末对各部门的办公用品费用汇 总情况进行通报 从而达到控制费用的目的 3 提倡无纸化办公 充分利用 OA 系统 邮件传递接 收文件资料进行办公 修改文稿要尽量使用电子媒介在电 脑上进行修改 减少重复打印次数 降低纸张消耗 尽量 避免不必要的材料打印 复印 必要材料一律采用双面打 印 非公开 非重要文件也可使用二次纸 4 合理减少配置 洗手间公共区域不再摆放卫生纸 和擦手纸 有重大活动或会议时 按需在重要区域摆放 每季度 120 元劳保费已包含职工个人用手纸 毛巾 香皂 等日需劳保用品 除部门公共区域保洁用品外一律不得领 用 二 食堂费用方面 二 食堂费用方面 1 食堂管理人员随时考察了解食堂原材料市场信息及 价格变化情况 并根据价格波动 适时对承包商调整饭菜 价格 2 确定器具合理损耗或破损率 制定餐厅器具损耗管 理办法 损耗过高时 超额部分由承包商赔偿 提高服务 员的责任意识 从源头减少破损率 降低费用 4 4 定期抽检库存 食堂管理人员定期对食堂库存进行 抽检 避免食品过期造成浪费 5 厉行节约 制止浪费 监督员工平时就餐食用情况 养成按需打饭的习惯 避免铺张浪费 三 招待费用方面 三 招待费用方面 1 住宿方面 撤消房间内一次性拖鞋及矿泉水的摆放 客人有需要时可向服务人员领用 各类布草或床上用品到 更换周期 尽量不选择高档品牌成品 可根据实际情况采 取定做的方式 2 餐饮方面 配合综合办公室制定方案 合理降低客 饭标准 对于外来工作交流的一般工作人员可安排员工餐 3 会议方面 普通会议取消笔记本 文件袋等会议用 品 可适当备用一定数量稿纸和笔 并将每次剩余用品进 行存放 认真记录领用和使用数量 以便下次会议使用 四 维修及水电费用方面 四 维修及水电费用方面 1 增加公共区域霓虹灯电路回路 非重要节日减少霓 虹灯数量 节约电能 2 充分利用自然光照 天气状况良好时 可不开灯或 开一组灯进行办公 减少照明能耗 离开办公场所时间较 长和下班时要随手关灯 关空调等设备 3 加强各部门班后的安全巡查 及时发现跑冒滴漏现 5 象 杜绝长明灯 长流水 下班后每楼层东西面只允许各 留一组照明灯 以确保安全 节假日关闭一部电梯 降低 电能及设备损耗 五 小区费用方面 五 小区费用方面 1 通过时规开关和增加电路回路的方式 根据天气状 况和人流情况 分时段调整路灯数量 节约用电 降低能 耗 2 水 暖 电全部实施分户改造 将其全面推向市场 达到减少管理费用及公司垫资周转目的 3 采用先进技术 工艺 整合资源 减少人员配置 降低人工费用支出 二 提升维修利用率二 提升维修利用率 1 设施设备 办公家具等资产能维修使用的 尽量维 修使用 提升使用率 减少新购量并进行合理调配 2 加强对各类废旧物资及淘汰设备的管理 把废旧物 资和设备能回收利用的继续利用 提高重复利用率 不能 实现二次利用的按程序统一进行变卖处置 三 具体实施要求 三 具体实施要求 开源节流是公司节约成本 提升效益的一项重要举措 需要公司全体员工的共同努力 各部门要组织员工认真学 习公司关于开源节流 控制费用的一系列管理办法 树立 开源节流意识 自觉养成厉行节约 艰苦