数字档案馆建设方案

青岛市区市数字档案馆建设方案 青岛市档案局 馆 2003 年 12 月 淮南子档案业务交流网 整理 青岛市数字档案馆已于 2003 年 8 月 20 日通过了国家档案局组织的科技成果鉴 定 并与当日在国内第一个正式投入运行 按照青岛市档案信息化发展计划 的 总体要求以及数字档案馆建设理论 我市所属 12 个区市综合档案馆应相继建成 数字档案馆 与市数字档案馆组成两级数字档案馆群 建设青岛市 档案资源信 息 数据库 实现数据充分共享 资源互相利用 为数字青岛 数字区市 数 字园区建设服务 为我市各级政府开展电子政务建设 实施电子公文归档工程 提供有力的 保障 为各级档案馆实现现代化管理 大力开发档案信息资源 提 升我市档案信息化建设水平 提供强有力的技术支持 一 数字档案馆建设现状 2001 年 国家档案局将青岛 深圳确立为数字档案馆建设的试点城市 2002 年 以来 杭州市档案馆 天津开发区档案馆 江苏电力公司档案馆等也逐 步开始 试点建设数字档案馆 国家档案局于 2002 年 12 月份在深圳召开了数字档案馆 建设现场演示会 2003 年 8 月 青岛市数字档案馆通过了国家档案局组 织的 科技成果鉴定 鉴定认为 该研究课题的完成 进一步推动了我国数字档案馆 理论和技术的研究 应用 课题研究成果在档案信息化建设领域达到了国内领 先 水平 对数字档案馆的工程建设起到了示范作用 具有较高推广应用价值 同日 青岛市数字档案馆在国内第一个正式投入使用 受到了国内媒体的关注 得到了 国内同行的认可 区市 县 数字档案馆建设 目前已经提到了议事日程 浙江省萧山区档案馆 在数字化 信息化 网络化建设方面取得了较大成效 包括广东省顺得市 广 州 市白云区 深圳市福田区和宝安区等在内的档案馆正在积极筹措 有的已经 取得了不少的进展 山东省济宁市档案局在其档案信息化建设规划中 提出了 在 2006 年全市各级综合档案馆基本建成数字化档案馆的计划 并通过 两办 印发 二 区市数字档案馆建设的基本依据 在青岛市建设区市数字档案馆 形成两级数字档案馆群 具有以下优势 1 环境优势 青岛市作为我国沿海开放城市和计划单列城市 经济比较发达 市委 市政府对信息化建设极为重视 并于 1996 年 6 月专门成立了青岛市委市 政府计算 机中心 正局级事业单位 承担青岛市电子政务管理 统筹 协调 推进和 技术管理职能 九五 期间 青岛市宏观决策和办公信息服务网络系统工程 金宏工程 获得了国家信息化建设示范工程 2002 年青岛市开始实施国 家电子政务试点示范工程 经过多年建设 青岛市电子政务建设创造了独具特 色的 四统一分 体制和 强核 辐射 模式 建设了 4 个应用平台 即网络平 台 软件平台 安全支撑平台 政务信息网站平台 其中网络平台上连国家 省办公网络系统 下连青岛市各级乡镇机关 全部市直机关均可通过宽带连接 到市委市政府计算机中心 实现了全市网络信息的互联互通 2 基础优势 青岛市各级机关 企事业单位计算机使用 网络连接普及率较高 档案工作自上个世纪 90 年代中期即开始运用计算机管理 开展数据库建设 多 年来 青岛市档案局依靠自己的力量 先后开发了 DOS WINDOWS 环境下运 行的多个版本的机关档案管理系统 综合档案馆计算机管理系统 实施文档一 体化管理 馆室一体化管理 形成了统一标准建设的档案数据库 十五 以 来 青岛市在国内率先制定了档案信息化发展计划 并采取有利措施督促各级 档案馆 室开展目录数据库建设 档案全文扫描 电子文件收集归档工作 各 综合档案馆已经与 2003 年 9 月全部实现了馆藏档案案卷目录 文件目录计算机 检索 全市文件级目录数据库总量达 470 万条 目前 12 个区市档案馆已经有 9 家购置了服务器 主要业务人员基本实现了每人 1 台计算机开展工作 全部购 置了扫描仪 刻录机等基本设施 建立并发布了档案网站 网页 通过政务 网络 金宏网络 与市档案馆实现了高速连接 3 技术优势 青岛市档案信息化建设从上个世纪 90 年代初期起步 经过 10 年 的建设发展 培养了一支较高素质的信息化干部队伍 拥有独立知识产权的档 案管理软件 特别是青岛市数字档案馆工程建设项目通过国家档案局组织的科 技成果鉴定 并在国内第一个正式投入使用 使我们积累了大量的建设数字档 案馆的技术 经验和方法 纵上所述 青岛市建设区市级数字档案馆 具备了 环境 基础 技术和财力的可行性 它必将推动整个青岛市档案信息化建设向 更高水平迈进 形成以青岛市数字档案馆为核心的两级数字档案馆群 实现档 案信息资源充分共享 为青岛建设国际化大都市提供优质 高效的信息服务 三 建设方案 青岛市区市级数字档案馆建设理论和方法 将按照青岛市数字档案馆建设模式 开展 即构建四个基础设施平台 建设两个大型数据库 开发四个综合管理系 统 制订一系列操作标准 规程 培养一支档案信息化建设队伍 一 基础设施建设 1 数字档案信息传输平台建设 网络传输平台主要由局域网络 政府网络和 Internet 互联网络三个平台组成 局域网络平台 承担数字档案馆内部数据采集 数据处理 数据利用等主要 业务工作 所有保密信息只能在局域网络处理 严格控制使用人员 确保档案 信息安全 局域网络平台应与 internet 网络实现物理隔离 数据交换采用移动 硬盘等介质实现 局域网络平台与政府网络应物理隔离 必要时可以有机连接 实现数据交流 传输 局域网主要采用主干网 楼层网加子网的三级系统结构 主干网采用 100Mbps 交换式快速以太网技术 楼层网和子网采用 10 100Mbps 速率的交换型快速以太网 既能充分满足当前需要又符合未来发展趋势 主干 网 楼层网和子网应实现无缝连接 政府网络平台 连接各区市市委市政府计算机中心 实现数字档案馆与进馆 单位档案室网络连接 同时 融入青岛市电子政务网络系统 金宏网络 政府网络平台是档案系统广域网骨干传输系统 其网络结构主要以政府网为传 输干线 以档案馆为一级网络中心 连接各进馆单位档案室 进馆单位档案室 主要以宽带网络方式接入档案馆网络中心 进行档案信息的查询 上传与下载 国际互联网络平台 数字档案馆连接 Internet 国际互联网的外部网络平台 承担档案信息发布 档案信息在线利用等工作 该网络平台可以通过区市政府计算机中心统一出口实现 也可以直接通过连接 ISP 服务商实现 2 数字档案信息采集平台建设 区市数字档案馆主要建设电子目录采集平台 全文数据采集平台等 承担数字 档案信息的日常采集工作 目录采集平台主要承担馆藏各种档案资料目录数据的采集 进馆单位数据采 集等工作 实现每人 1 台计算机联网工作 政府网络和局域网络 按照分工开展目录数 据接收 录入 检查等工作 全文数据采集平台主要包括馆藏纸质档案采集 扫描 电子档案数据采集 接收 照片档案采集 扫描或接收 多媒体档案采集 接收 制作 资料信息采集 接收 等平台 区市数字档案馆一般可以配备高速扫描仪 1 台 普通扫描仪 2 台以上 建立小 型的全文采集工作室 配备音视频信息系统 开展多媒体信息的采集 编辑 制作 3 数字档案信息存储管理平台建设 区市数字档案馆存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器 1 台 NAS 结 构全文存储管理服务器 1 台 磁带备份系统 1 套 光盘刻录机 1 部 断电保护 UPS 系统 1 套 SQL SERVER 数 据库系统 1 套 Windows2000 Advance Server 服务器操作系统 1 套 承担数字 档案信息的存储管理和信息发布工作 4 数字档案信息应用平台建设 馆内应用平台建设 基本实现每人 1 台计算机 安装 综合档案馆数字信息管理 平台 通过网络连接服务器 实现数字档案信息的查阅利用 编辑研究等功 能 国际互联网档案信息发布和在线利用平台建设 即网站建设 区市数字档 案馆 internet 国际互联网络网站建设可以充分利用区市政府计算机中心的网络 资源 或青岛档案信息网资源 将档案主页挂接在计算机中心或青岛市数字档案 馆的服务器上 也可以租用服务器资源或自己购买服务器 利用自己的网络出 口 服务器放 在本单位或实行服务器托管 政府网络信息服务平台建设 利用 1 台服务器和 1 台全文存储服务器 连接政 府网络来实现 主要用于接收电子政务产生的电子公文数据 接收通过机关档 案 管理系统整理完毕的电子档案数据 浏览下载各种有价值的数据信息 开展 档案信息发布 档案信息在线利用工作 可以实现网上文档服务功能 代替实 体文档服务 中心 保密信息不在网上传输 二 档案信息数据库建设 区市数字档案馆规划构建两个大型信息数据库 档案目录数据库 全文数据库 这二个数据库集中存储了数字档案馆的所有数据信息 考虑到大容量的数据存 储和管理是整个数字档案馆的基础 因此 针对档案馆数据的特征 我们分别 采用大型的关系数据库来保存管理其业务及条目数据 如档案目录 以达到易 管理 易 检索利用的要求 用非结构化的文件方式存储其全文数据 如照片 多媒体 可以达到大容量 1TB 不依赖于现有平台和系统 易扩展的要求 1 档案目录数据库 该数据库主要存储著录标引产生的以二维数据表方式存放 的档案二次文献 主要包括档案资料案卷级 文件级目录 人名索引 详见附 表二 数字档案馆目录数据库主要数据来源包括馆藏档案资料目录数据 各 进馆单位档案目录数据 2 全文数据库 档案全文数据库包括纸质档案资料数字化形成的图像数据 照 片档案数字化形成的图像数据 馆藏录音带 录像带数字化后形成的多媒体信 息 移交进馆的电子档案数据 重要资料信息数据 三 数字档案信息管理系统 考虑到区市档案馆的规模 人员以及所承担的业务 其数字档案馆管理系统主 要应包括以下几个方面的内容 1 机关档案管理系统 按照文档一体化 馆室一体化建设的考虑 应对机关档 案进行前瞻性控制 按照电子文件与纸质文件 四同步 的管理模式 实现标 准 统一 数据共享 目前青岛地区可使用 易初档案管理系统 在青岛市数字档 案馆鉴定中得到认可 或依据文件中心 电子政务管理需要重新开发软件系统 2 综合档案馆数字信息管理平台 该平台由市档案局牵头 云果公司开发 崂 山档案馆试点 主要包括电子档案接收 档案资料编目 在线检索利用 库房 动态管理 档案资料征集 档案信息编研 数据报表打印 档案数字化 系统 维护等功能 经过一段时间试运行后 应再增加部分功能 提高版本 可以满 足区市数 字档案馆建设需要 3 档案信息发布系统 网站 目前各区市开发建立的网站和网页 需要增加 目录查阅 文档服务 在线利用等基本功能 加强可维护性 通过完善后可作 为数字档案馆的信息发布系统 4 电子公文接收管理系统 如何接收电子公文 需要从目前使用的电子政务系 统 OA 系统等多方面考虑 鉴于目前各自为战的状态 我们应开发灵活的接 口系统 读取 接收电子文件信息 并根据各区市电子政务工作发展情况及时 完善 基本实现电子公文的实时移交 网上业务指导和开展网上立卷归档工作 四 数字档案馆理论 标准及操作规程建设 标准化 规范化是数字档案馆建设的重要前提和基础 区市市数字档案馆有关 理论 标准 规程可以参照青岛市数字档案馆制订的标准开展 不足部分相应 添加 主要包括以下内容 青岛市电子档案管理技术标准 青岛市电子文件归档与管理规范 青岛市文书档案目录数据库交换标准 档案文件开放控制办法 数字化声像档案著录规则 档案资料数字化标准 光盘载体档案封面标注格式 磁性载体档案整理规则 纸质档案数字化操作规程 照片档案数字化操作规程 缩微档案数字化操作规程 录音档案数字化操作规程 录像档案数字化操作规程 多媒体信息采集操作规程 文件目录数据信息采集质量标准 以上标准由市档案局制订 人名信息 采集标准 四方档案局制订 馆藏档案资料数字化范围 开发区档案局制订 婚姻档案采集标准 市北区档案局制订 文件中心管理规程 崂山档案局制订 五 人才队伍建设 数字档案馆要求馆内业务人员不仅掌握传统档案管理的技术 技能 还要具备 现代化 数字化 网络化管理的基本技能 拥有较高水平的信息化管理人才 至 少应配备 2 名计算机专业人才 负责网络和应用系统管理维护 具体掌握网 络技术 网站建设维护技术 数据库应用技术 档案资料数字化技术 多媒体 采编技术等 等 其它工作人员应能够独立操作计算机 掌握网络应用技能 档 案管理系统操作技能等 四 区市数字档案馆关键技术解决方案 1 数据库选择 目录数据是区市数字档案馆主要的 需要反复查询的数据 选择何种数据库系 统管理目录数据 是我们首先应提出的主要问题 本着节约 实用 通用的原 则 建议选用 SQLSERVER2000 50 用户以上 数据库管理系统 主要原因是微 软公司是世界上最大软件公司 其数据库产品具有稳定性好 安全性 强 查询 速度快 投入较低的特点 非常适合作为档案行业的主数据库系统 2 服务器选择 服务器是数字档案馆的关键设备 是各个平台建设的基础 关系到数据安全 检索利用速度等多个环节 要求连续不停机运行 按照数字档案馆规划 至少 应 购置 2 台较高性能的企业级服务器 1 台用于馆内局域网络系统 支撑档案 信息管理服务 1 台用于政务网络信息服务 支撑政务网络电子公文归档 机 关电子数据 接收和政府网络信息发布利用 文档服务 网站服务 以为政府 机关服务为目的 建立网上电子文件服务中心 3 全文数据信息存储服务器选择 区市数字档案馆所有数据主要包括以二维数据表方式存储的目录数据 各种档 案全文数据 图像 文本等 和多媒体数据 全文数据是数字档案馆的基础数 据 数据量庞大 要求存储性能安全 可靠 具有扩展功能 我们建议采用清 华紫光光盘镜像服务器解决 该服务器采用 NAS 结构 直接连接在网络交换机 上 且 可以海量信息存储的需要 其性能价格比比光盘塔 柜 等设备更具优 势 多媒体数据则全部以 MPEG2 文件方式一式两套保存在光盘上 4 电子文件接收 电子文件接收包括以下几个方面 一是实时将各机关电子文件接收到文件中心 二是每年统一接收机关 易初 档案管理系统整理完毕的电子目录和电子文 件 经过筛选后开放利用 第一种模式突出了实时性 但文件不全 需要再整理 第二种模式是必须整理好的电子目录及档案 但不能及时利用 如何解决这个 问 题 需要认真研究 5 数据共享利用 如何实现市档案局和各区市档案局之间数据充分共享 使得在政府网络上能够 检索到青岛市各级数字档案馆得开放数据 是下一步要解决的主要问题 它涉 及到不同数据库 不同平台之间互相连接 本方案